Un altro piccolo mistero: la verifica alla data (e le tecnologie quantistiche) – a cura Notaio Ugo Bechini

Si va al rogito tra pochi giorni, e la copia autentica di procura (od il Certificato di Destinazione Urbanistica) che il Cliente ha fornito reca una firma digitale basata su un certificato ad oggi scaduto. Inutilizzabile, quindi: L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione (CAD, articolo 24, comma 4bis). Se ne domandi al notaio (o al Comune) un nuovo esemplare.

Di rado i Clienti si rassegnano. Uno dei miei si produsse anzi in un diversivo degno di von Clausewitz: e se il notaio fosse morto? Scongiuri a parte, l’Archivio Notarile può emettere una nuova copia; digitale, se occorre. Ricorre più spesso un’altra obiezione: ma allora a cosa serve la verifica alla data? Quell’opzione che consente di eseguire una verifica della validità della firma ad una data manualmente introdotta dall’utente.                                                                                            

Scartiamo subito, in quanto inficiata da clamorosa circolarità logica, l’illusione secondo la quale, se la copia (o il certificato) reca la data del 16 febbraio 2022, si può fare una verifica a quella data. Non possiamo trarre dal documento da verificare elementi decisivi per la verifica stessa.

S’immagini invece che la procura del nostro esempio pervenga al notaio, qualunque sia il mezzo, prima della scadenza del certificato. Ritengo la si possa usare anche dopo la scadenza, in quanto il notaio è sicuro dell’anteriorità del documento rispetto alla scadenza stessa. A mia personale opinione il notaio può infatti basarsi su una simile certezza soggettiva, lasciando analitica traccia (mi è capitato di scriverne direttamente in atto) delle circostanze che lo conducono ad usare un documento scaduto. Ovviamente preferibile la prova oggettiva garantita dalla marcatura temporale (o timestamping), che sul sistema notarile è operazione facile come la firma; è di certo una buona idea apporre un bel timestamping su ogni documento in arrivo, se d’impiego non immediato. Un equivalente è l’immissione in un sistema di conservazione a norma.

Beninteso: se in sede di verifica alla data emerge che prima della data di riferimento il certificato è stato espressamente revocato (eventualità eccezionale, ben diversa dalla fisiologica scadenza) il documento è comunque inutilizzabile. E se il software di verifica avvisa di non poter controllare se vi sia stata una revoca (può capitare: sono technicalities legate all’implementazione dei protocolli che all’uopo si impiegano, noti come CRL ed OCSP) il documento, nel dubbio, va egualmente scartato.

Per l’ennesima volta non si può però sfuggire alle domande che da decenni ci accompagnano: perché mai ci poniamo con i documenti digitali tutti questi problemi, che non ci sfiorano quando abbiamo a che fare con la carta? Perché mai la scadenza del certificato travolge la validità di documenti anteriori?

I documenti cartacei posseggono caratteristiche che nei secoli abbiamo imparato ad impiegare a fini di sicurezza. A cominciare dalla carta stessa, naturalmente, ma anche inchiostri, sigilli, timbri, buste, modalità di spedizione e recapito. Tutto ciò manca nel documento firmato digitalmente, la cui genuinità è appesa ad un unico elemento matematico: la firma, appunto. Sin dagli albori della firma digitale si teme che nuove tecnologie possano in qualche modo scoprire la chiave segreta, quella celata nella nostra smart card, consentendo ad un impostore di produrre documenti che possiamo anche definire falsi, se vogliamo, ma assolutamente indistinguibili da quelli genuini in quanto prodotti col giusto procedimento matematico, anche se avviato dalle mani sbagliate. Meglio attribuire una scadenza ai documenti basati su meccanismi crittografici suscettibili di essere sconfitti, e quindi potenzialmente inaffidabili sul medio termine.

Sono discorsi che si fanno però da oltre vent’anni, e la tecnologia killer ancora non s’è vista. Non sarà venuto il momento di rilassarsi un poco?                                                                                          

Direi di no. Tutto fa pensare che l’assassino sia già tra noi: è la tecnologia quantistica. Se ne parla diffusamente da diverso tempo, ma prendo a prestito dall’Università russa di Novosibirsk il sintetico claim con cui promuove un master in argomento: Quantum computing challenges existing cryptography methods. La sfida non tranquillizza; la geografia non aiuta. Se volete la mia opinione, non abbasserei la guardia.   

 

Ugo Bechini, notaio in Genova, torna con queste righe su un argomento che frequenta da oltre vent’anni ormai: Contiene atto notarile, per la scadenza vedere sul tappo, è infatti apparso su Federnotizie nel maggio 2001, e si ispirava largamente al volume del notaio Raimondo Zagami,
Firma digitale e sicurezza giuridica, apparso l’anno precedente per i tipi di CEDAM. Sul tema il più recente Studio CNN 1-2017/DI, Il documento
digitale nel tempo
, a firma dei notai Sabrina Chibbaro, Michele Manente ed Eugenio Stucchi.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

 

Il sito web dello studio notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo e Dott.ssa Anna Lisa Copetto

Negli ultimi anni il modo di esercitare la professione notarile è profondamente mutato: oltre alla capacità di proporre soluzioni valide sul piano tecnico giuridico, è diventato ormai un imperativo saper adeguare modalità e strumenti di relazione e di interazione con una clientela che, sul punto, pretende molto di più di quanto si aspettasse in un passato nemmeno poi così lontano. Da questo punto di vista, il sito web dello studio porta con sé tutta una serie di opportunità ma anche di insidie che il Notaio deve saper governare. Naturalmente anche la comunicazione web, come tutta la comunicazione dello studio notarile, è assoggettata al rispetto della deontologia professionale.

Un’adeguata presenza sul web può garantire visibilità ad una generalità di potenziali clienti e quindi rappresenta probabilmente oggi il principale alleato nella comunicazione esterna della professione notarile. Ma l’obiettivo si raggiunge solo se lo strumento viene gestito con consapevolezza e con cognizione di causa. E la cosa non è poi così scontata come può sembrare. Capita, infatti, di imbattersi spesso in siti web standardizzati, assolutamente inadeguati o non aggiornati in termini di contenuti e di stile espositivo. Ancora non di rado si rinvengono siti approssimativi, che non rispecchiano l’identità dello studio, scarni di informazioni utili all’utente e insufficienti in termini di possibilità di interazione con lo studio, che è invece ciò che il cliente si attende.

Il sito web dello studio è allora insieme una chance e una trappola. Tutto dipende dalla visione, dalle risorse economiche, dall’impegno e dal tempo che il Notaio decide di mettere in campo.

A seconda del tipo d’investimento che si è disposti a fare, non solo in termini di progettazione ed implementazione,  ma soprattutto in termini di manutenzione e aggiornamento, il sito web può assolvere a diverse funzioni: può fungere da semplice vetrina, attraverso la quale lo studio si limita a statuire la propria esistenza nell’ambito del mondo virtuale, ma può anche diventare uno strumento di differenziazione  rispetto ai propri competitor, laddove si introducano significativi elementi di innovazione nella modalità di relazione e interazione con il cliente.

Ad esempio, accedendo ad una sezione riservata del sito, il cliente o l’agenzia immobiliare potrebbe da un lato essere parte ancora più attiva e proattiva del processo di realizzazione della prestazione professionale, conferendo ordinatamente e tempestivamente documenti, dati, informazioni. D’altro lato, il cliente acquisirebbe libero accesso alla sua pratica, potendo così esaminare i suoi documenti o scaricarne copia, in qualsiasi momento e da qualunque luogo si trovi. Con evidente beneficio per tutti: per lo studio notarile che può rendere più efficienti i processi di lavorazione della pratica, e per il cliente può reperire ciò che gli occorre in tempo reale.

Un ulteriore valore aggiunto può essere rappresentato dalla disponibilità di una serie di informazioni volte all’approfondimento di alcune tematiche ritenute utili per il target di clientela di riferimento dello studio. Si tratta di predisporre materiale tecnico scientifico, meglio se con un taglio divulgativo, che può essere proposte sia in formato di documenti da consultare e/o scaricare, sia – e questo è più interessante – in formato di video o podcast da ascoltare o visualizzare in qualunque momento a mezzo di uno smartphone.

Pur animato da buone intenzioni, lo studio notarile però non riesce sempre a trarre giovamento dal sito web che ha magari faticosamente messo a punto. Le cause principali che rendono un sito web poco frequentato e delle quali è opportuno tenere conto sono normalmente:

  • L’autoreferenzialità dei contenuti (il CV del Notaio, il parco collaboratori, l’elenco delle prestazioni erogate interessano poco al potenziale cliente)
  • La scarsità d’informazioni realmente utili per il potenziale cliente, che dovrebbero già costituire l’assaggio dell’approccio e della qualità professionale di quel particolare studio notarile
  • Un non curato posizionamento nei motori di ricerca,
  • La staticità ovvero il mancato continuo aggiornamento dei contenuti,
  • La scarsa attualità e personalità del layout grafico,
  • La poca linearità nella logica di navigazione,
  • La lentezza o la difficoltà di navigazione,
  • La mancanza di possibilità d’interazione con i visitatori

Per ovviare a questi problemi, è quanto mai opportuno affidarsi a esperti del settore. Succede, infatti, molto di frequente che il professionista aspiri ad avere un proprio sito e ambisca, come per altri aspetti organizzativi di studio, al fai da te e che poi non riesca a dedicargli il tempo necessario, rimandando tutta una serie di aspetti per mesi se non per anni e così il sito dello studio rimane statico se non incompiuto. E’ preferibile quindi ricorrere a figure professionali in grado di gestire tutti gli aspetti che riguardano la progettazione e la messa in funzione del sito web. Più specificatamente, lo studio dovrebbe affidarsi ad un web master per la progettazione, lo sviluppo e la manutenzione del sito (un po’ come se fosse l’ingegnere per una costruzione), il web designer per la messa a punto dello stile e della grafica (l’arredatore d’interni, per mantenere la metafora) e, soprattutto, avvalersi dell’assistenza continuativa di un seo specialist per garantire un buon posizionamento del sito nei motori di ricerca (un sito favoloso ma poco visibile è inutile). Per gli studi di nuova generazione o che intendono fare un ulteriore salto nel mondo del web, vale la pena considerare l’idea di affidarsi ad un social strategist per dare visibilità al sito anche sui social network più importanti, quali Facebook, LinkedIn, Twitter, Youtube.

Qualunque sia la scelta strategica che lo studio notarile intende operare, è importante costruire un sito ad hoc, coordinato con gli altri elementi che caratterizzano lo studio e in linea con l’immagine che lo studio vuole dare di sé, coerentemente che con altri strumenti di comunicazione di cui lo studio si avvale.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant  e Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Assistenti generalisti o specialisti? – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Gli studi notarili sono tipicamente organizzati in due modelli fondamentali. Il modello basato su assistenti generalisti e il modello basato sugli specialisti.

Nel modello basato su assistenti generalisti, a ciascun assistente viene assegnato un certo numero di pratiche e l’assistente le segue in tutte le fasi. Dal colloquio, alla raccolta della documentazione, alla collazione della bozza, alla relazione con il notaio prima durante e dopo la stipula. Il generalista si occupa anche della messa a repertorio, del Modello Unico Notarile, della domanda tavolare (ove dovuta) e degli altri adempimenti successivi alla stipula.

Nel modello basato su assistenti specialisti, ciascun assistente si occupa invece di una parte del processo di erogazione della prestazione notarile, per tutte le pratiche dello studio. E così abbiamo assistenti specializzati nei colloqui e nella stesura degli atti, spesso addirittura divisi tra immobiliaristi e societari ed assistenti specializzati nelle fasi successive come repertorio, adempimenti successivi. Quasi sempre la funzione di fatturazione e amministrazione è affidata ad una persona specializzata, la quale talvolta assolve anche al compito di formulare i preventivi e di predisporre i conteggi delle imposte.

Storicamente il modello più diffuso è quello degli specialisti. Uno studio notarile che si sviluppa da zero ha da subito bisogno di un addetto al repertorio, agli adempimenti e alla fatturazione. Sono incombenze di cui la maggior parte dei Notai non si occupano. Solo quando lo studio raggiunge una soglia critica di atti da elaborare ci si dota di assistenti con maggiori competenze giuridiche e relazionali che possano dare una mano al Notaio a predisporre gli atti più semplici e a gestire i primi contatti con la clientela.

Il punto di svolta nella forma organizzativa dello studio notarile è avvenuto con l’informatizzazione degli adempimenti, e più in particolare con l’avvento del Modello Unico Notarile. Essendo i dati utili al modello unico nella disponibilità del soggetto che ha predisposto la bozza, ed essendo il recupero dei dati ai fini dell’adempimento guidato dal computer, l’economia derivante dalla conoscenza dell’atto e del suo contesto da parte del generalista tende a superare il rischio di errori che meritava una seconda lettura a freddo da parte dello specialista.

La scelta di avere assistenti generalisti o specialisti crea quindi due strutture organizzative molto diverse tra loro, quella di uno studio verticale, con tanti “piccoli notai” in batteria rispetto ad una struttura orizzontale, più simile ad una “catena di montaggio” di fordiana memoria.

La struttura orizzontale consente una elevata specializzazione e quindi una grande velocità e precisione nell’esecuzione dei compiti assegnati. Talvolta una prolungata permanenza in una mansione ripetitiva può indurre demotivazione o financo burnout.   

La struttura orizzontale ha anche il difetto che talvolta gli atti si perdono nei meandri dello studio perché non c’è un process owner che sia responsabile dell’atto dall’inizio alla fine. La struttura verticale può indurre a maggiore superficialità nelle soluzioni. Tuttavia, è più flessibile e meglio si adatta alle stagionalità, ai picchi di lavoro, alle assenze improvvise, alle sostituzioni di maternità.

La struttura verticale richiede però di trovare e selezionare individui con una cultura di base più ampia, una maggiore capacità relazionale e di apprendimento, e un investimento formativo, addestrativo e di ritenzione dei talenti molto maggiore da parte dello studio notarile. Soprattutto in fase iniziale.

Spesso mi viene posta la domanda di quale sia la forma migliore per uno studio notarile.

Orizzontale o verticale? Non abbiamo dati conclusivi in merito. Quello che si può affermare è che se uno studio è ben organizzato e le persone sono motivate e produttive non ci sono grandi differenze in termini di produttività, finché tutto funziona. I problemi sorgono quando viene a mancare una o più persone dotate di professionalità rare come addetti al repertorio, agli adempimenti, alla tassazione, ai rapporti con gli enti preposti alla sorveglianza. In questi casi la superiorità del modello verticale risalta immediatamente all’occhio.  

Molti Notai sognano quindi di trasformare uno studio di specialisti in uno studio di generalisti. Questa è una grossa sfida perché non sempre lo specialista è in grado di svolgere ulteriori compiti, magari più difficili sul piano tecnico come un esperto di adempimenti che dopo vent’anni di menage deve apprendere l’arte della stesura.

In altri casi accade il contrario, cioè si finisce con l’aggiungere compiti più noiosi e di precisione che rallentano e disturbano come quando un addetto alla stesura si ritrova a svolgere un adempimento informatico, che spesso vive come un bastone tra le ruote rispetto alla situazione precedente.

La presenza di operatori generalisti che si dividono tra la relazione col cliente e il lavoro di back office impedisce la concentrazione e spinge di solito lo studio a immaginare dei momenti in cui il generalista possa esimersi dai colloqui, dalle mail e dalle telefonate per poter svolgere i compiti che richiedono uno straniamento come la stesura vera e propria o l’esame e lo studio di situazioni particolari.

In ogni caso un’eventuale operazione di job enlargement andrebbe lungamente preparata e gestita con il singolo collaboratore perché dal punto di vista psicologico l’allargamento delle mansioni induce la sensazione di dispersione, perdita di tempo, e di disorientamento degli addetti creando stress e demotivazione.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Il futuro delle assemblee da remoto nel periodo post emergenziale – a cura Notaio Veronica Ferraro

 A pochi mesi della scadenza del termine di applicazione dell’art. 106, secondo comma, D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020, che ha rivoluzionato il modo di tenere le assemblee in funzione di una situazione pandemica particolarmente complicata, occorre chiedersi quale sarà il futuro delle assemblee da remoto e quale sarà l’atteggiamento del notariato in merito.

Con l’inizio della pandemia e del c.d. periodo emergenziale si è manifestata l’esigenza di evitare, da un lato, gli assembramenti con il consequenziale aumento di contagi e dall’altro lo stallo societario. In questa circostanza il Notariato ha dimostrato di essere al servizio delle esigenze della collettività in modo dinamico e moderno aprendo la possibilità che le assemblee delle società e degli altri enti associativi potessero svolgersi a distanza.

Partendo dal dettato normativo dell’art. 2370, comma quarto, c.c., entrato in vigore tempo prima del periodo emergenziale, che consentiva allo statuto della società per azioni di consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione e l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, il Consiglio Notarile di Milano ha approvato, prima ancora dell’entrata in vigore del D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020 (c.d. “Cura Italia”), la Massima 187 che ha sicuramente fatto molto discutere ma ha anche dato una risposta dinamica e rivoluzionaria ad una situazione senza precedenti.

La massima consentiva – ove consentito dallo statuto o dalla vigente disciplina – l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione della totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, a condizione che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione si trovassero il segretario verbalizzante o il notaio. Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi, secondo il Consiglio notarile milanese, di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse, pertanto, non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere un verbale postumo senza parti, con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.

Poco dopo l’uscita della Massima 187, sempre per far fronte al periodo emergenziale, è entrato in vigore il D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020, che, all’art. 106, secondo comma, ha recepito i medesimi principi della Massima e ha dato la possibilità – anche in deroga a quanto previsto dallo statuto sociale – che gli avvisi di convocazione delle  assemblee  ordinarie  o straordinarie delle società di capitali, delle società cooperative e delle mutue  assicuratrici consentissero l’espressione  del  voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea anche esclusivamente  mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che venisse  garantita l’identificazione  dei  partecipanti,  la   loro   partecipazione e l’esercizio del diritto di voto e senza in ogni caso la necessità  che si trovino nel  medesimo  luogo,  ove  previsto dallo statuto,  il  presidente,  il segretario o il notaio.

Il termine di applicazione della suddetta disposizione, originariamente fissato al 31 luglio 2021, è stato posticipato più volte fino all’ultimo posticipo al 31 luglio 2022 per cui occorre domandarsi oggi se, scaduto tale termine, le assemblee possano continuare a tenersi esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione o meno.

Sul punto si registrano opinioni discordanti.

Alcuni autori, interpretando in modo letterale l’art. 2366 c.c. che impone di indicare nell’avviso di convocazione il luogo di svolgimento dell’assemblea, l’art. 2370 c.c. che consente un intervento a distanza, ma in presenza anche di una riunione fisica e l’art. 2363 c.c. che impone di convocare l’assemblea nel comune del luogo ove ha sede la società, sostengono che vi sia nell’ordinamento un vero e proprio divieto di svolgimento delle riunioni esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione. Alla base di questa interpretazione c’è anche un forte timore di discriminazione dei soci dettata dal fatto che non tutti hanno le competenze e gli strumenti necessari per usufruire di queste modalità tecnologiche.

Di diverso avviso il più innovativo Consiglio notarile di Milano con la Massima 200 secondo cui sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione.

La massima in esame si concentra quindi sulla possibilità che la clausola statutaria, oltre a consentire genericamente l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, preveda espressamente che l’organo amministrativo abbia la facoltà, in sede di convocazione, di prevedere che l’intervento possa avvenire esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.

Occorre chiarire che dette norme procedimentali sono finalizzate a garantire un efficiente svolgimento dei lavori collegiali e sono quindi applicabili, come conseguenza logica, anche per le riunioni degli altri organi sociali anche in mancanza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocarlo solo mediante mezzi di telecomunicazione.

Questa massima, che si inserisce in un filone interpretativo che ha da tempo caldeggiato la tenuta mediante mezzi di telecomunicazione delle assemblee, nella sostanza consente di continuare ad utilizzare la modalità da remoto anche una volta terminato il periodo emergenziale, comportando – tra l’altro – una notevole riduzione dei tempi e dei costi per le imprese e consentendo a ciascun soggetto interessato di poter partecipare personalmente invece che a mezzo di delegati.

Sicuramente questa impostazione sarà unanimemente condivisa ma è importante ricordarsi delle parole pronunciate all’ultimo Congresso Nazionale del Notariato da parte del Ministro della Giustizia Marta Cartabia: “Ma proprio sulla pandemia vorrei fare una piccola riflessione. Anche in quella situazione, soprattutto nei momenti più drammatici, più bui, più chiusi di tutta la fase della pandemia voi notai avete rispettato il vostro dovere con dignità e onore, come dice la Costituzione, anche quando continuare a prestare il vostro servizio ha richiesto una grande abnegazione. Io ho apprezzato profondamente la flessibilità del notariato che, ancor prima degli interventi di emergenza, ha saputo reinventarsi, aprendo per esempio alla possibilità di organizzare le assemblee a distanza per le società di capitali e altri enti associativi. Un esempio della capacità di essere al servizio delle esigenze della collettività in modo assolutamente dinamico, moderno e sempre all’avanguardia.”.

Veronica Ferraro, Notaio in Torino.

L’analisi SWOT per lo studio notarile – Una guida scientifica ai buoni propositi – a cura Dott.ssa Anna Lisa Copetto

A ciascuno di noi è capitato almeno una volta di avventurarsi in un progetto che non ha poi dato i risultati sperati. Al netto di circostanze particolarmente sfortunate e sciagurati imprevisti, il più delle volte la causa dell’insuccesso ha a che fare con una analisi preliminare non idonea a darci le informazioni per capire su cosa esattamente dovevamo puntare,  fin dove potevamo spingerci e quali sarebbero stati i rischi che contrastare.

Nell’affrontare qualunque tipo di progetto (una fusione con un altro studio, l’avvio di un piano di comunicazione esterna, ecc.), si rivela molto utile la analisi SWOT, acronimo dei termini inglesi Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Si tratta di uno strumento di pianificazione strategica che può essere utilizzato per stabilire quale sia la miglior strategia possibile stante le caratteristiche delle variabili (di un progetto, di un’idea, dello studio stesso, ecc.) sui cui lo studio può incidere e le caratteristiche dell’ambiente esterno con cui ci si interfaccia e che subisce (uno specifico  cliente, un potenziale partner, il mercato).

Più precisamente, l’analisi swot ci invita a individuare, una volta stabilito l’obiettivo che vogliamo raggiungere:

  • i punti di forza, ovvero quei fattori interni positivi che costituiscono un vantaggio competitive per l’iniziativa;
  • le debolezze, ovvero quegli ostacoli interni che possono compromettere il successo dell’iniziativa;
  • le opportunità, ovvero quelle condizioni esterne che, se correttamente interpretate e sfruttate, permettono di raggiungere l’obiettivo;
  • le minacce, ovvero quelle condizioni esterne che potrebbero intralciare il raggiungimento dell’obiettivo.

 

                                                                            La matrice swot

 

La corretta combinazione dei succitati punti facilita la valutazione dell’effettiva raggiungibilità di uno specifico obiettivo (acquisire nuove quote di mercato, costituire uno studio associato, stabilire una nuova partnership, ecc.) e la definizione delle  possibili strategie applicabili più idonee.

La formulazione della strategia si deve basare sulla risposta alle seguenti domande:

  • Come possiamo valorizzare e sfruttare i punti di forza?
  • Come posso contenere i punti di debolezza e trasformarli in punti di forza?
  • Come posso sfruttare le opportunità offerte dall’ambiente esterno?
  • Come possono contrastare le minacce dell’ambiente esterno?

In particolare le nostre strategie potranno essere di quattro tipi diversi.

  1. Le strategie Forze/Opportunità, volte a sfruttare le opportunità che ben riescono a far leva sulle forze dello studio. Si tratta in genere delle strategie più agevoli e meno costose da affrontare e anche di quelle potenzialmente più immediatamente produttive. Per esempio sfruttiamo le competenze linguistiche per accompagnare le imprese straniere che vogliono investire in Italia.
  2. Le strategie Debolezze/Opportunità che consistono nel migliorare, nel superare le debolezze per poter sfruttare appieno le opportunità offerte dal mercato. Queste strategie possono richiedere investimenti materiali o immateriali consistenti, pertanto sono più difficili da perseguire. Per esempio impariamo la fatturazione elettronica, in cui siamo deboli, per cogliere l’opportunità di assistere i clienti nella materia in questione.
  3. Le strategie Forze/Minacce servono ad affrontare le minacce identificando la maniera di utilizzare le proprie forze per ridurre la vulnerabilità. Si tratta di un utilizzo “coraggioso” e stancante delle proprie risorse, che quindi va deciso con cautela.
  4. Le strategie Debolezze/Minacce sono strategie che prendono atto della propria debolezza rispetto a precise minacce. In questo caso, le strategie possono implicare la pianificazione di manovre difensive per evitare che le debolezze dello studio ne accrescano la vulnerabilità verso le minacce esterne.

Per stendere una buona matrice swot non è necessario ritirarsi per un fine settimana in un monastero per uno studio matto e disperatissimo. Sarà sufficiente dedicare all’impresa non più di una mezza giornata, purché senza distrazioni di alcun tipo e con il massimo della concentrazione possibile.  È possibile anche lavorare in due tempi, richiedendo anche ai propri collaboratori un contributo in differita. In tal caso, la sintesi delle notizie ritratte dalle matrici raccolte aiuterà a capire quanto simili o distanti sono le visioni di ciascuno e a rilevare meglio i punti di debolezza che la Direzione dello studio non percepiva come tali o i punti di forza magari un pochino più scricchiolanti di quanto pensasse.

L’analisi SWOT andrà utilmente ripetuta periodicamente, ad esempio una volta l’anno, per confrontare le matrici dei vari anni e valutare l’effettiva capacità dello studio di interpretare e agire il cambiamento necessario a rimanere efficacemente sul mercato.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Come rilevare i carichi di lavoro nello studio notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Abbiamo sottolineato in un precedente contributo l’importanza di misurare i carichi di lavoro all’interno dello studio notarile, per consentire al Notaio di ottenere la massima efficienza ed equità nell’allocazione delle risorse.

Esistono vari metodi di rilevazione dei carichi di lavoro, alcuni sono indiretti in quanto prevedono il confronto dello studio con l’esterno, mentre altri prevedono una diretta rilevazione delle quantità lavorate o dei tempi di lavorazione, solitamente mediante sistemi informatici. 

Una prima modalità di rilevazione, semplice ma per certi versi meno attendibile per le tante variabili in gioco, è rappresentata dal confronto con i propri colleghi sui “numeri” dello studio (ove questi vengano elaborati): numero delle persone full time equivalenti impiegate in studio, numero dei clienti serviti, numero di atti a repertorio e raccolta, fatturato, ecc. Tali confronti possono fornire ovviamente solo delle indicazioni di massima ma possono risultare efficaci quando le differenze sono importanti. Pensiamo, ad esempio, allo studio notarile che rileva un numero di atti nettamente inferiore rispetto al collega che magari ha una struttura molto più leggera sul piano delle risorse impegnate. È evidente che il dato di per sé ha un significatività limitata se non viene incrociato con altri dati (banalmente, la tipologia di atti di cui trattasi), ma offre lo mossa per  avviare approfondimenti mirati nel proprio studio.

Una seconda metodologia, più attendibile sul piano dei risultati, è rappresentata dall’utilizzo di una scheda cartacea o di un foglio elettronico nel quale registrare quelli che sono i tempi dedicati alle varie attività associate ai clienti durante una giornata lavorativa da parte dei singoli addetti. Il timesheet, appunto. Si tratta di uno strumento che può trovare una applicazione campionaria, anche per brevi periodi ciclici all’interno dell’anno, ad esempio della durata di un paio di settimane, soprattutto in strutture meno complesse.

Con l’aumentare della complessità interna dello studio e quindi dei dati che si vuole andare ad analizzare, la rilevazione a campione può non risultare del tutto efficace. Inoltre, l’alimentazione manuale del dato può talvolta rappresentare  un elemento di rischio per l’affidabilità dello strumento, laddove l’addetto non  sia preciso  o tempestivo nell’aggiornamento del documento di rilevazione.

Una ulteriore modalità è rappresentata dal ricorso ad un software gestionale dedicato che, con dei timesheet calibrati sulle effettive esigenze di indagine e il più possibile automatizzati nella rilevazione dei dati, consente di registrare e monitorare i tempi delle attività dei professionisti e collaboratori nell’arco della giornata. Al momento della rilevazione, il software deve consentire di associare il tempo a ciascuna delle dimensioni di governo (attività, pratica, cliente, partner di riferimento, ecc.), l’applicativo quindi produce in automatico  i report di sintesi. Il timesheet, oltre a fornire tutta una serie di informazioni di natura più prettamente economica, fornisce anche  una serie di dati oggettivi  utili nella definizione dei  tempi standard  per le diverse attività oggetto di controllo e anche nella definizione di come allocare le risorse. Ovviamente, per ottenere questo, è necessario depurare i dati raccolti da eventuali elementi di straordinarietà. Il timesheet è molto comune negli studi legali e commerciali mentre trova minore applicazione negli studi notarili, dove non di rado viene vissuto come un ulteriore fardello. Inoltre non tutte le professionalità riescono a segnare con precisione le attività svolte: si pensi alla segreteria generale, che funge da accoglienza fisica e telefonica e che spezzetta la propria attività in mille rivoli.

Negli studi dove gli assistenti notarili sono specializzati in un’unica funzione si può anche procedere in via indiretta, purché gli assegnatari delle pratiche risultino dalle rilevazioni della suite informatica utilizzata per la gestione degli atti. In questo modo si riesce a verificare ex post la quantità di atti prodotta dal singolo collaboratore nel periodo di tempo considerato.

Come è stato possibile evidenziare, il ricorso a strumenti informatici è senza dubbio la via più efficace per la rilevazione dei carichi di lavoro.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

COMUNIONE DE RESIDUO. COMPROPRIETA’ O DIRITTO DI CREDITO? – a cura Notaio Vincenzo Spadola

La cassazione Civile, Sezioni Unite, con sentenza del 17 maggio 2022 n. 15889, risolve il contrasto.

Tralasciando i dettagli di una vicenda intricata e rimanendo alla questione principale, il caso si può riassumere nel modo seguente.

Il caso.

I coniugi Tizia e Caio costituiscono una srl avente ad oggetto un’attività commerciale in realtà svolta solo dal marito.

Dopo l’inizio dell’attività societaria i due coniugi, in comunione legale dei beni, acquistano con molteplici atti vari immobili da destinare all’attività della società; in tutti gli atti, tranne uno, risulta essere unico acquirente Caio, stante la dichiarazione di Tizia che gli immobili sono destinati all’esercizio della professione di Caio.

I coniugi si separano e Tizia adduce che gli immobili acquistati da Caio in realtà sono caduti in comunione, con diritto di Tizia alla comproprietà sui predetti immobili nonché su quanto sugli stessi edificato, e sostiene altresì di essere comproprietaria, per metà, anche di tutti i beni mobili dell’impresa del coniuge, ivi compresi gli utili e gli incrementi nonché la partecipazione della società interamente intestata al medesimo coniuge (poiché questi aveva sottoscritto tutte le quote di nuova emissione per effetto di un’operazione di abbattimento del capitale sociale e di contestuale ricostituzione).

Il processo.

La vicenda è sfociata in vari giudizi, sia innanzi al Tribunale di Cagliari sia davanti alla Corte d’Appello della stessa città.

Il Tribunale di Cagliari dà ragione a Tizia e dichiara l’attrice proprietaria del 50% dei beni immobili oggetto del contendere.

La Corte d’Appello accoglie le ragioni del marito Caio e dichiara che, per effetto dello scioglimento della comunione de residuo, Tizia è titolare di un diritto di credito corrispondente al 50% del valore dei beni costituenti l’impresa esercitata a titolo personale da Caio.

La questione viene rimessa alle Sezioni Unite chiamate a dirimere il contrasto, emerso nella giurisprudenza della Corte, circa la natura del diritto vantato dal coniuge non titolare dell’azienda sui beni dell’azienda stessa condotta dal coniuge imprenditore, se cioè esso debba intendersi quale diritto reale (comproprietà dei beni dell’azienda) oppure diritto di credito (al controvalore della quota di un mezzo dei beni dell’azienda).

La sentenza

Le Sezioni Unite, dopo un’ampia panoramica della vicenda processuale e un interessante preambolo ove si dà conto diffusamente delle due opposte interpretazioni, quali emerse nella giurisprudenza della Corte e fra gli studiosi che si sono occupati del tema, dispongono nel senso della natura di diritto di credito, affermando il seguente principio: “Nel caso di impresa riconducibile ad uno solo dei coniugi costituita dopo il matrimonio, e ricadente nella cd. comunione de residuo, al momento dello scioglimento della comunione legale, all’altro coniuge spetta un diritto di credito pari al 50% del valore dell’azienda, quale complesso organizzato, determinato al momento della cessazione del regime patrimoniale legale, ed al netto delle eventuali passività esistenti alla medesima data”.

 

Le motivazioni.

Le argomentazioni a sostegno della decisione sono le seguenti.

La finalità dell’istituto della comunione de residuo è di garantire un equilibrato contemperamento fra l’esigenza di uguaglianza delle sorti economiche dei coniugi in relazione agli eventi verificatisi dopo il matrimonio e quella di assicurare al singolo coniuge un adeguato spazio di autonomia nell’esercizio delle proprie attività professionali o imprenditoriali e in generale nella gestione dei propri redditi da lavoro come pure dei frutti ricavati dai beni personali; soddisfare, cioè, il bilanciamento tra il principio solidaristico, che dovrebbe informare la vita coniugale (art. 29 Cost.), da un lato, e la tutela della proprietà privata e della remunerazione del lavoro, dall’altro (artt. 35, 41 e 42 Cost.).

L’individuazione dei beni oggetto della comunione de residuo si trae dall’art. 177 c.c., lett. b) e c), e dall’art. 178 c.c., differenti però nella loro formulazione letterale: l’art. 177 prevede che i beni “costituiscono oggetto” della comunione, se ed in quanto esistenti all’atto dello scioglimento; nell’art. 178 c.c. i beni destinati all’esercizio dell’impresa costituita da uno dei coniugi dopo il matrimonio e gli incrementi dell’impresa, anche costituita precedentemente, “si considerano oggetto”.

Non si può trascurare l’esigenza di coordinare le novità introdotte dalla riforma del diritto di famiglia e il preesistente impianto codicistico che nelle sue linee fondamentali è volto a privilegiare l’autonoma e libera disponibilità delle risorse, nonché il principio della circolazione dei valori e il mantenimento dei livelli di produttività, che non possono soffrire ostacoli eccessivi per effetto della scelta in favore del regime della comunione legale.

Inoltre, e con specifico riferimento ai beni di cui all’art. 178 c.c., si pone anche la finalità di non coinvolgere il coniuge non imprenditore nella posizione di responsabilità illimitata dell’altro, assicurando a quest’ultimo la piena libertà d’azione nell’esercizio della sua attività d’impresa.

Il legislatore ha inteso garantire, finché dura la comunione legale, al coniuge imprenditore il potere di gestione dell’impresa, con facoltà di investire a suo piacimento gli utili e disporre liberamente dei beni e degli utili aziendali.

Le considerazioni che precedono, dalle quali è dato ricavare come le esigenze solidaristiche familiari siano state in parte reputate recessive a fronte dell’esigenza di assicurare il soddisfacimento di altri concorrenti diritti di pari dignità costituzionale, inducono a prediligere la tesi della natura creditizia del diritto sui beni oggetto della comunione de residuo, tesi che, senza vanificare in termini patrimoniali l’aspettativa vantata dal coniuge sui beni in oggetto, tra l’altro garantisce la permanenza della disponibilità dei frutti e dei proventi e dell’autonomia gestionale, quanto all’impresa, in capo all’altro coniuge, evitando un pregiudizio altresì per le ragioni dei creditori, consentendo in tal modo la sopravvivenza dell’impresa, e senza che le vicende dei coniugi possano avere una diretta incidenza sulle sorti della stessa.

 

Depongono a favore di tale conclusione gli inconvenienti che la diversa tesi della natura reale del diritto presenta, precisamente:

l’insorgenza di una comunione anche sui beni mobili e immobili confluiti nell’azienda pone evidenti problemi nei rapporti con i terzi che abbiano avuto rapporti con l’impresa individuale del coniuge;

si avrebbe un incremento dei legami economici fra i due coniugi proprio quando e, anzi addirittura, proprio “perché” si sono prodotte vicende che, secondo la stessa previsione legislativa, ne dovrebbero invece comportare la cessazione;

il passaggio automatico dei beni comuni de residuo dalla titolarità e disponibilità esclusive del coniuge al patrimonio in comunione si tradurrebbe in una menomazione dell’autonomia e della libertà del coniuge stesso, che il legislatore ha, invece, inteso salvaguardare nella fase precedente allo scioglimento;

il carattere ordinario della comunione che verrebbe in tal modo a determinarsi, oltre ad incidere sulle regole gestionali della stessa, porrebbe il problema per la stessa sopravvivenza dell’impresa, posto che, in assenza di una specifica previsione che contempli una prelazione a favore del coniuge già imprenditore, all’esito della divisione, ove il complesso aziendale non risultasse comodamente divisibile, ben potrebbe chiederne l’attribuzione il coniuge non imprenditore, ovvero, in assenza di richieste in tal senso da parte dei condividenti, si potrebbe addivenire alla alienazione a terzi;

nel caso di morte del coniuge non imprenditore, che determina lo scioglimento della comunione legale, si verrebbe a creare la comunione sui beni di cui all’art. 178 c.c., tra il coniuge imprenditore e gli eredi dell’altro coniuge, che ben potrebbero essere anche estranei al nucleo familiare ristretto;

non facilmente conciliabile con la natura reale del diritto la previsione secondo cui cadono in comunione anche gli incrementi, che per la loro connotazione, in parte anche immateriale, mal si prestano a configurare una comunione in senso reale sui medesimi.

Quanto alla formulazione letterale degli artt. 177 e 178 c.c., uno dei principali argomenti a favore della natura reale, proprio la circostanza che in quest’ultima norma il legislatore abbia utilizzato il verbo “considerare”, piuttosto che “essere”, denota un’ambiguità semantica che, ancor più che essere sintomatica di un’incertezza, potrebbe essere invece ricondotta ad una precisa volontà di sottoporre la comunione de residuo, e specialmente quella di impresa, ad un regime normativo diverso da quello ordinario; così come non si rivela insormontabile il richiamo, da parte dei sostenitori della natura reale, alla mancata disciplina all’interno dell’art. 192 c.c., tra i rimborsi e le restituzioni dovuti tra coniugi al diritto di credito spettante al coniuge non imprenditore, potendosi obiettare che in realtà l’omissione si giustifica per la esaustività della disciplina della comunione de residuo nelle norme appositamente dettate.

Vincenzo Spadola,  Notaio in Parma.

FATTISPECIE RILEVANTI IN MATERIA DI DECADENZA DALLE AGEVOLAZIONI PRIMA CASA E RIACQUISTO ENTRO L’ANNO – a cura Notaio Elena Peperoni

In tema di agevolazioni tributarie per l’acquisto della “prima casa”, il comma 4, ultimo periodo, della nota II bis all’art. 1 della Tariffa, Parte 1, allegata al d.P.R. n. 131 del 1986, dispone che la relativa decadenza è evitata se il contribuente, pur avendo trasferito l’immobile acquistato con i benefici fiscali prima del decorso del termine di cinque anni dall’acquisto stesso, entro un anno dall’alienazione acquisti un altro immobile, da adibire ad abitazione principale.

Ciò significa che i predetti benefici fiscali previsti per l’acquisto della “prima casa” possono essere conservati soltanto se l’acquisto sia seguito dalla effettiva realizzazione della destinazione dell’immobile acquistato ad abitazione propria; ne consegue che la decadenza dall’agevolazione “prima casa”, prevista dall’art. 1, nota II bis), comma 4, della Tariffa, parte prima, allegata al d.P.R. n. 131 del 1986, può essere evitata ove, entro un anno dall’alienazione di tale bene, si proceda all’acquisto di un altro immobile da adibire a propria abitazione principale. Pertanto, il contribuente può conservare l’agevolazione solo se trasferisca la propria residenza nel nuovo immobile, a differenza di ciò che avviene per l’acquisto della prima casa, ove è sufficiente stabilire la residenza nel Comune in cui è ubicato il bene.

Il requisito della destinazione del nuovo immobile ad abitazione principale deve intendersi riferito al dato anagrafico e non meramente fattuale, per cui non può desumersi dalla produzione di documenti di spesa di vario genere, ma unicamente da una certificazione anagrafica.

Per evitare la decadenza, il contribuente deve altresì dichiarare, nell’atto di compravendita, l’intenzione di adibire l’immobile oggetto del riacquisto ad abitazione principale.

Conserva altresì l’agevolazione il contribuente che, venduto l’immobile nei cinque anni dall’acquisto, abbia acquistato, entro un anno da tale alienazione, un altro immobile, procedendo poi alla sua vendita ed all’acquisto infrannuale di un ulteriore immobile, purchè fornisca, anche in tal caso, la prova che l’acquisto sia seguito dalla effettiva realizzazione della destinazione ad abitazione propria degli immobili acquisiti coi singoli atti, in forza del concreto trasferimento della residenza anagrafica nell’unità abitativa correlata al singolo acquisto.

Se il contribuente, entro un anno dal trasferimento del bene prima del decorso del termine di cinque anni dalla data dell’acquisto con i benefici, provveda all’acquisto non dell’intero ma di una sola quota di altro immobile da adibire a propria abitazione principale, la decadenza può essere evitata purché la quota sia significativa della concreta possibilità di disporre del bene per adibirlo a propria abitazione; pertanto, l’acquisto di una quota particolarmente esigua di un immobile, non comportando il potere di disporne come abitazione propria, rende legittima la revoca dei benefici.

A differenza della fattispecie relativa all’accesso al beneficio fiscale, la norma sul riacquisto non estende espressamente il suo ambito di applicazione anche agli acquisti di diritti reali di godimento sul bene, limitandosi a richiedere l’acquisto di un immobile da destinarsi ad abitazione principale. Pertanto, la decadenza non pare evitata ove, entro un anno dall’alienazione del bene “agevolato”, il contribuente proceda all’acquisto della nuda proprietà di un altro immobile.

Viceversa, mantiene i benefici fiscali per l’acquisto della “prima casa” il contribuente che acquisti un altro immobile, non a titolo oneroso, bensì anche a titolo gratuito, dal momento che l’agevolazione ed il credito d’imposta ex art. 7 della legge n. 448 del 1998 sono riconosciuti relativamente a tutti i trasferimenti, sia a titolo oneroso che a titolo gratuito.

Evita altresì la decadenza il contribuente che, anziché acquistare entro l’anno successivo un nuovo immobile da adibire ad abitazione principale, realizzi, eseguendo almeno il rustico, comprensivo delle mura perimetrali e della copertura completa, la propria abitazione principale su un terreno di sua proprietà, acquistato prima o dopo l’alienazione infraquinquennale, divenendo pertanto proprietario di detta abitazione in virtù del principio dell’accessione: anche qui, infatti, l’art. 1, nota II bis della parte prima della tariffa allegata al d.P.R. n. 131 del 1986 non distingue tra acquisti a titolo originario e derivativo.

Al contrario, per evitare la decadenza, il contribuente è tenuto a comprare, entro un anno dall’alienazione, altro immobile da adibire a propria abitazione principale, non potendosi considerare sufficiente la stipula di un contratto preliminare, come tale avente effetti solo obbligatori, dato che per “acquisto”, ai sensi della richiamata norma, si deve intendere l’acquisizione del diritto di proprietà e non la mera insorgenza del diritto di concludere un contratto di compravendita.

Da ultimo, si segnala che il mantenimento dell’agevolazione pare subordinato, in base alla lettera e alla ratio della disposizione, alla presenza dei requisiti per la sua fruizione al momento del primo acquisto, e che pertanto essa agevolazione vada esclusa ove non spettasse originariamente a causa di dichiarazione mendace o di fatti sopravvenuti, quale ad esempio il mancato trasferimento della propria residenza nel comune di ubicazione dell’immobile.

Elena Peperoni, Notaio in Palazzolo sull’Oglio (BS)

L’utilizzo di atti esteri in Italia – a cura Notaio Veronica Ferraro

    1) Introduzione.

A ragione della continua evoluzione internazionale dei rapporti e dell’attuale contesto economico e giuridico, è sempre più frequente che venga richiesto al notaio italiano di utilizzare atti esteri provenienti da paesi stranieri, la cui forma e la cui sostanza sono disciplinate diversamente da un paese all’altro.

Per tale ragione è necessario che il notaio italiano esamini con attenzione il documento proveniente dall’estero in modo tale da poter verificare la sua utilizzabilità in Italia ed evitare che un atto privo dei requisiti minimi richiesti dal nostro ordinamento produca effetti nel nostro paese. Tale verifica è spesso complessa perché richiede non solo la conoscenza delle normative italiane, ma anche di quelle internazionali.

Prima di procedere con l’analisi della fattispecie, occorre chiarire che la definizione di “atto estero” è stata data dalla dottrina, la quale lo identifica come un qualunque atto giuridico redatto all’estero, sia da pubbliche autorità straniere sia da privati, ricevuto o autenticato, sia in lingua italiana sia in lingua straniera, da pubbliche autorità straniere.

Non sono, invece, “atti esteri” quelli posti in essere dalle autorità diplomatiche e consolari italiane nell’esercizio di funzioni notarili, in quanto i poteri certificativi di tali autorità derivano e sono esercitati secondo la legge italiana, conformemente a quanto disposto oggi dal del d.lgs. 3 febbraio 2011 n. 71 (legge consolare).

    2) Atti ricevuti dagli uffici consolari ed atti ricevuti da notai stranieri.

Con riferimento agli atti posti in essere dalle autorità diplomatiche e consolari italiane nell’esercizio di funzioni notarili, l’art. 28 del citato d.lgs. 71/2011 prevede espressamente che il capo dell’ufficio consolare eserciti le funzioni di notaio nei confronti dei cittadini, attenendosi alla legislazione nazionale.

Attenzione particolare merita il comma secondo dell’art. 28 secondo il quale “Con decreto del Ministro degli affari esteri possono essere specificati gli atti notarili che i capi degli uffici consolari sono chiamati a stipulare, tenendo conto della possibilità di accedere ad adeguati servizi notarili in loco.”.  Il decreto del Ministro degli Affari Esteri del 31 ottobre 2011 ha stabilito all’articolo 1 che “I Capi degli Uffici consolari aventi sede in Austria, Belgio, Francia, Germania e Lettonia non esercitano funzioni notarili, tenuto conto che i notariati presenti in tali Paesi hanno aderito all’Unione Internazionale del Notariato (U.I.N.L.) e hanno proceduto alla dichiarazione di cui all’art. 6 della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 sull’esenzione dalla legalizzazione di atti negli Stati membri della CEE o stipulato in merito Convenzioni bilaterali con l’Italia” ma all’articolo 2 ha disposto che “I Capi degli Uffici consolari nei Paesi indicati all’articolo 1 continuano in ogni caso a ricevere, a richiesta di cittadini italiani, testamenti pubblici, segreti ovvero internazionali. 2. Ove il Capo dell’Ufficio Consolare operante in uno dei Paesi indicati all’articolo 1 verifichi una oggettiva e documentata impossibilità di rivolgersi ad un notaio in loco, può ricevere, quando il ritardo possa recare pregiudizio al cittadino italiano, atti che rivestono carattere di necessità ed urgenza.”.

Non può mettersi in dubbio, quindi, la validità e l’efficacia di atti proveniente da uno degli uffici consolari dei paesi di cui sopra, anche alla luce del fatto che la norma in commento rimette alla stessa autorità consolare la valutazione della “oggettiva e documentata impossibilità di rivolgersi ad un notaio in loco” e del “carattere di necessità ed urgenza”, secondo una valutazione di merito che non appare, in astratto, sindacabile.

Con riferimento agli atti ricevuti da notai stranieri vige il generale principio del “auctor regit actum” secondo il quale il notaio straniero è tenuto a svolgere, secondo la propria legge nazionale, una funzione analoga a quella del notaio italiano e l’atto deve essere redatto nel rispetto delle norme previste dal proprio ordinamento. La certificazione effettuata dal notaio straniero deve essere, seppure non identica, sostanzialmente equivalente, a quella apposta dal notaio italiano in un omologo atto. Tale principio non può non tenere conto delle notevoli differenze esistenti tra i paesi di civil law e quelli di common law in ambito notarile.

I paesi di civil law delineano chiaramente la professione notarile e attribuiscono al notaio funzioni similari a quelle disciplinate dalla nostra legge notarile e riconoscono agli atti dagli stessi redatti, di regola, la forma corrispondente a quella del nostro atto pubblico.

Negli ordinamenti di common law, invece, le competenze dei public notaries consistono principalmente nel ricevimento di dichiarazioni giurate ed attestazioni e nell’accertamento della provenienza delle sottoscrizioni ma non esiste un sistema di documenti aventi forza esecutiva e costituenti prove privilegiate, fino a querela di falso, da poter produrre in giudizio, come l’atto pubblico. Tali documenti portanti le sottoscrizioni autenticate da detti public notaries sono quindi idonei a garantire solamente l’autenticità delle firme in capo ai sottoscrittori e la loro identità.

Nella City di Londra o in alcune giurisdizioni degli Stati Uniti e del Canada è presente una figura professionale distinta dalla professione notarile che prende il nome di scrivener notaries.

    3) La legalizzazione o l’Apostille.

Gli atti esteri che devono essere depositati presso un notaio italiano (a meno che non ci sia un’apposita norma eccezionale che lo escluda) devono essere “debitamente legalizzati” o muniti di Apostille che renda certa la provenienza dell’atto, attestando l’autenticità della firma del notaio o del pubblico ufficiale straniero e la relativa qualifica. Tale legalizzazione o Apostille deve, quindi, precedere necessariamente il deposito che invece assolve la funzione di verifica della legalità dell’atto stesso ai fini dell’utilizzo nell’ordinamento italiano.

La legalizzazione è eseguita dall’autorità consolare italiana all’estero che certifica la legale qualità di chi ha apposto la firma (che tra l’altro non viene apposta in presenza dell’ufficiale legalizzante, ma viene verificata tramite il confronto con un campione appositamente depositato) e la sua autenticità, senza effettuazione di alcun controllo sul contenuto dell’atto.

Sono esenti da legalizzazione:

      i)le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o                    consolari italiane o dai funzionari da loro delegati;

      ii) gli atti provenienti dagli Stati contraenti della Convenzione de L’Aja del 5 ottobre 1961, in quanto                    sostituita dalla forma semplificata dell’apostille, e sono esenti da ogni forma di certificazione                        preventiva gli atti provenienti dagli Stati contraenti della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio                    1987;

      iii) gli atti provenienti dai paesi con cui sono in vigore specifiche convenzioni bilaterali che comportano             l’esenzione da legalizzazione, come ad esempio la Germania o l’Austria.

La Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia, ha sostituito il requisito della legalizzazione degli atti pubblici esteri con l’Apostille, che, al pari della legalizzazione, svolge la funzione di attestare la qualità di pubblico ufficiale del soggetto autenticante.

Più precisamente, l’Apostille – apposta sul documento stesso dall’autorità competente dello Stato dal quale il documento proviene – certifica l’autenticità della firma, la qualità in forza della quale il soggetto che ha autenticato la firma ha agito e, se del caso, l’identità del sigillo o del timbro apposti.

L’Apostille è, quindi, una formalità analoga alla legalizzazione, dalla quale, tuttavia, si differenzia perché è costituita da una precisa formula, regolata per tutti i Paesi dalla Convenzione dell’Aja, ed è eseguita direttamente dall’autorità del luogo in cui il documento è formato, generalmente il Ministero degli Affari Esteri. 

Sono esenti da legalizzazione:

      i) le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o                   consolari italiane o dai funzionari da loro delegati;

     ii) gli atti provenienti dagli Stati contraenti della Convenzione de L’Aja del 5 ottobre 1961, in quanto                     sostituita dalla forma semplificata dell’apostille, e sono esenti da ogni forma di certificazione                         preventiva gli atti provenienti dagli Stati contraenti della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio                   1987;

     iii) gli atti provenienti dai paesi con cui sono in vigore specifiche convenzioni bilaterali che comportano            l’esenzione da legalizzazione, come ad esempio la Germania o l’Austria.

   4) l’Atto di deposito.

Ogni atto estero, per essere utilizzato in Italia, previa apposita legalizzazione, deve essere depositato presso un archivio notarile o un notaio italiano (art. 106 n. 4 L.N.) così da garantire, oltre ad un preventivo controllo di legalità formale e sostanziale, l’adempimento degli obblighi fiscali e di pubblicità (ove previsti) e la conservazione dell’atto medesimo nel tempo, con possibilità di rilascio di copie, fermo restando che il deposito non modifica la natura dell’atto depositato ma rende certa l’esistenza del documento.

Il citato art. 106 n. 4 L.N. nulla dice in tema di scritture private non autenticate, che possono quindi essere utilizzate nel nostro Paese con la medesima efficacia delle scritture private non autenticate formate in Italia anche a ragione di quanto disposto dall’art. 1, n. 1), del R.D.L. n. 1666/1937 il quale amplia il numero degli atti che il notaio può ricevere in deposito, includendovi in pratica ogni sorta di documento, eventualmente anche non legalizzato.

Nel nostro ordinamento vige un generale principio di “riconoscimento” degli atti provenienti dall’estero secondo il quale l’atto estero, anche se formalmente riferibile ad un soggetto con poteri di certificazione simili a quelli del notaio italiano, possa essere considerato “equivalente” all’atto italiano.  Questa necessità di “equivalenza”, o ancor meglio di “equivalenza funzionale”, fra l’atto proveniente dall’estero e l’atto italiano è necessaria quando, in base alle norme di diritto privato internazionale, sia richiesta anche per gli atti formati all’estero la medesima forma richiesta per gli atti interni.

Formalmente il deposito di un atto straniero si realizza mediante la redazione di un verbale da parte del notaio italiano, avente quali comparenti i soggetti che richiedono il deposito dell’atto estero stesso, accompagnato dalla relativa traduzione in lingua italiana effettuata – e firmata – dal notaio, se conosce la lingua straniera o in alternativa da un perito scelto dalle parti (L’art. 68 del Regolamento Notarile).

Oggetto di traduzione devono essere tutte le parti dell’atto estero ad eccezione dell’Apostille, su cui non si possono generare dubbi interpretativi a ragione della specificità del suo contenuto.

Non è necessario un apposito verbale di deposito degli atti esteri che devono essere allegati ad un atto pubblico o autenticato da un notaio italiano perché in questi casi l’allegazione realizza di fatto anche il deposito.

Gli atti esteri sono da ritenersi “atti conservati a richiesta delle parti”, le quali hanno sempre diritto ad ottenere la restituzione. Di tale restituzione si redige apposito verbale nel quale sarà trascritto per intero il documento che si restituisce. L’atto di deposito rimane presso il notaio che annota la restituzione nella colonna “osservazioni” del repertorio e sull’atto stesso (art. 71 R.N.).

Il verbale di deposito: i) viene annotato a repertorio con applicazione dell’onorario graduale (al 50%) o fisso corrispondente al contenuto dell’atto depositato ai sensi dell’art. 14 della Tariffa notarile (e in tal caso non è dovuto l’onorario di cui all’art. 8 della Tariffa); ii) è soggetto a registrazione nel termine di 60 giorni dalla data dell’atto e sconta l’imposta di registro in misura fissa e l’imposta di bollo (fatta precisazione che sono dovute l’imposta di registro in relazione al contenuto e alla natura dell’atto depositato (artt. 2, 3 e 4 del D.P.R. n. 131/1986) e l’imposta di bollo in caso d’uso ai sensi dell’art. 30 della Tariffa, parte seconda, allegata al D.P.R. n. 642/1972).

   5) Il Controllo del Notaio italiano anche alla luce della Sentenza del 2 luglio 2019 n. 17713 della Corte            di Cassazione

In capo al notaio che utilizza un atto estero vige un generale obbligo di controllo di legalità dell’atto effettuato direttamente in sede di deposito. In questo caso il notaio è chiamato alla verifica di un atto già completamente formato senza che abbia la possibilità di indagare la volontà delle parti ma verificando la sua correttezza formale e sostanziale, al fine di poterlo ricevere in deposito e renderlo così utilizzabile nel nostro ordinamento.

In particolare, quanto alla forma occorre verificare che siano rispettati i requisiti minimi previsti dall’ordinamento di provenienza mentre quanto alla sostanza occorre verificare la compatibilità dell’atto estero con l’ordine pubblico internazionale (inteso come un complesso di principi fondamentali appartenenti ad una determinata comunità nazionale in un certo momento storico) e con le norme di applicazione necessaria (intese come le norme di diritto italiano che devono essere applicate nonostante il richiamo alla legge straniera in considerazione del loro oggetto e del loro scopo).

Se l’atto estero è carente di alcuni elementi ritenuti necessari per il nostro ordinamento, il notaio deve verificare se sia possibile rimediare a tali carenze in sede di deposito o meno, tenendo presente che i vizi di forma non sono sanabili in alcun modo mentre alcuni vizi di sostanza possono invece essere sanati (ad esempio, con l’intervento delle parti nell’atto di deposito, è possibile sanare mediante conferma la mancanza di menzioni in materia urbanistica, le dichiarazioni di cui all’art. 35, comma 22, del D.l. n. 223/2006 o le dichiarazioni fiscali).  

Una delle questioni di maggior rilevanza nell’attività notarile è quella dell’utilizzo di una procura proveniente dall’estero.

Su tale questione si è anche recentemente pronunciata la Suprema Corte di Cassazione con la sentenza del 2 luglio 2019 n. 17713 all’interno della quale sono stati indicati alcuni principi generali di notevole impatto per l’attività notarile nonostante la rigidità di alcune interpretazioni sostenute che hanno reso la questione ancora più complessa.

In particolare, i giudici affermano che i requisiti affinché la procura estera possa essere utilizzata in Italia sono: la traduzione in italiano, la legalizzazione o l’Apostille (salvo che si tratti di procura proveniente da Paese con il quale vigono diversi accordi internazionali), la conformità ai requisiti formali del Paese di provenienza e, soprattutto, la presenza dei requisiti minimi di sicurezza giuridica richiesti per la circolazione in Italia del negozio che consistono, per la scrittura privata autenticata, nella dichiarazione del pubblico ufficiale che il documento è stato firmato in sua presenza e nel preventivo accertamento dell’identità del sottoscrittore.

L’idoneità della procura deve essere esaminata alla luce dell’art. 60 della legge 31 maggio 1995, n. 218 (D.I.P.), che disciplina la legge regolatrice della procura, disponendo quanto segue:

La rappresentanza volontaria è regolata dalla legge dello Stato in cui il rappresentante ha la propria sede d’affari sempre che egli agisca a titolo professionale e che tale sede sia conosciuta o conoscibile dal terzo. In assenza di tali condizioni si applica la legge dello Stato in cui il rappresentante esercita in via principale i suoi poteri nel caso concreto.

L’atto di conferimento dei poteri di rappresentanza è valido, quanto alla forma, se considerato tale dalla legge che ne regola la sostanza oppure dalla legge dello Stato in cui è posto in essere”.

Particolarmente rilevante, per l’attività notarile, è il secondo comma dell’art. 60, il quale, in punto di forma della procura estera, stabilisce un duplice criterio per affermare la validità della procura: i) conformità alla legge che regola la sostanza del rapporto rappresentativo, vale a dire i criteri segnati dal primo comma dell’art. 60 e ii) conformità alla lex loci, cioè alla legge del luogo in cui la procura si è formata.

Nell’esercizio delle funzioni notarili, tale disposizione deve essere necessariamente collegata con l’art. 54 R.N. che vieta al notaio di rogare contratti in cui intervengano persone che non siano assistite od autorizzate nel modo espressamente stabilito dalla legge, affinché esse possano in nome proprio od in quello dei loro rappresentati giuridicamente obbligarsi.

Il problema è allora quello di cercare di stabilire il contenuto del controllo che il notaio dovrà effettuare relativamente ai requisiti di sostanza e di forma della procura straniera, utilizzando i criteri di rinvio contenuti nella norma di diritto internazionale privato.

Secondo la sentenza in commento, “il notaio dovrà sicuramente prestare particolare attenzione ai requisiti di sostanza e di forma della procura per i quali si applica la legge italiana, e così, in particolare, alle questioni relative all’efficacia vincolante dell’attività del rappresentante nei confronti del rappresentato, al contenuto e all’estensione dei poteri del rappresentante, alla durata del potere rappresentativo, alla revoca ed all’estinzione della procura, alla capacità del rappresentato, alle conseguenze del conflitto d’interessi e del contratto concluso con sé stesso, ed infine alle conseguenze del negozio concluso dal rappresentante senza poteri. Ugualmente rigorosa sarà, inoltre, la natura del controllo circa la forma della procura in relazione all’attività compiuta dal rappresentante in nome e per conto del rappresentato. Se la procura ha per oggetto la vendita di beni immobili, ai sensi dell’art. 1350 c.c. e art. 1392 c.c., la procura deve essere conferita con le forme prescritte per il contratto che il rappresentante deve concludere e, quindi, con atto pubblico o con scrittura privata”.

Si è, infatti, rilevato che l’applicazione della regola di conflitto di cui all’art. 60 D.I.P. deve essere coordinata con le norme di applicazione necessaria del diritto interno, quali l’art. 51, n. 3, L.N., che impone l’allegazione della procura, e l’art. 54 R.N., che impone l’accertamento della legittimazione ad agire del rappresentante. Quest’ultima, in particolare, non sarebbe sufficientemente garantita dalla sola esibizione di una scrittura privata intercorsa tra le parti

Alla luce di quanto sopra, la sentenza in commento stabilisce che, in presenza di una procura proveniente dall’estero, il notaio dovrà quindi verificare:

– che sia un atto valido secondo i criteri di rinvio dettati dal diritto internazionale privato italiano (art. 60 D.I.P.) e dunque indagare, se occorre, anche la disciplina applicabile nel paese di origine;

– che sia un atto proveniente da un’autorità competente di uno Stato straniero;

– che sia munita di legalizzazione od Apostille, salvo la presenza di convenzioni bilaterali che aboliscono la necessità di avere un documento legalizzato e apostillato;

– che non sia contraria ai parametri previsti dagli artt. 28 L.N. e 54 R.N. e che abbia in ogni caso, per il principio di congruità con l’atto al quale deve essere allegata, i requisiti minimi di sicurezza giuridica e di accertamento dell’identità del sottoscrittore richiesti per la circolazione in Italia del negozio principale;

– sia un atto idoneo ad essere allegato, in luogo del deposito, all’atto notarile.

   6) Uno sguardo al futuro.

La Convenzione di Bruxelles (ratificata e resa esecutiva dall’Italia con la legge n. 106/1990) che si applica agli atti pubblici e alle scritture private autenticate dagli stessi provenienti, ha soppresso ogni forma di legalizzazione tra gli Stati membri delle Comunità europee contraenti favorendo – da un lato – la rapida  circolazione degli atti, ma rendendo – dall’altro – ancora più complicato il controllo per il notaio che riceve in deposito l’atto estero non legalizzato perché in questo caso l’atto è privo di ogni traduzione e di ogni certificazione relativa al soggetto rogante o autenticante.

In questo contesto appaiono sempre più interessanti i tentativi di trovare soluzioni digitali e telematiche nuove e più rapide per la legalizzazione degli atti (o per l’apostille), garantendo un corretto equilibrio tra l’esigenza di circolazione degli atti e quella di certezza della loro provenienza ai fini dell’utilizzo.

Si segnalano al riguardo interessanti iniziative in fase di sperimentazione come la predisposizione di un sistema di interscambio delle firme digitali tra gli ordinamenti italiano e francese o come la proposta in materia di Apostille elettronica.

Veronica Ferraro, Notaio in Torino.

Il Management by Objective nello studio notarile – a cura Dott.ssa Anna Lisa Copetto

Il principale asset strategico dello studio notarile è rappresentato dalle persone. In particolare, dal know how che esse possiedono, che riescono ad esprimere nel loro agire quotidiano e ad incorporare efficacemente nelle prestazioni professionali che contribuiscono a realizzare. Ciò significa che il successo dello studio dipende in larga misura dalla capacità di performance espressa dai singoli.

Per conseguire i risultati desiderati, lo studio deve poter contare su una squadra di persone non solo preparate tecnicamente (condizione necessaria ma non sufficiente) ma anche desiderose di contribuire al raggiungimento degli obiettivi strategici e al successo dello studio. Non solo, è quantomai opportuno che le persone siano messe nelle condizioni di poter esprimere al meglio le proprie potenzialità, di migliorare con continuità le proprie conoscenze, di ottimizzare l’utilizzo delle proprie risorse. Ed infine, è indispensabile riuscire a tenere sotto controllo e a indirizzare gli sforzi dei propri collaboratori verso una direzione precisa.

Nel tentativo di incrementare il contributo individuale di ciascuno, gli approcci possono essere molto diversi. Alcuni puntano ad ottenere un sempre maggiore impegno attraverso un sistema di premi e ricompense. Altri cercano di migliorare produttività delle proprie risorse insegnando loro i modi migliori o più efficienti per svolgere una determinata mansione. Altri ancora investono sul benessere organizzativo dello staff per indurlo a desiderare di contribuire in maniera più significativa. Tutti questi approcci hanno dimostrato molti vantaggi ma nessuno di questi riesce a immettere quell’elemento di vitalità e di adattabilità al contesto che può consentire allo studio di fare fronte tempestivamente ai cambiamenti del mercato.

L’approccio che si è dimostrato più vincente da questi punto di vista è il cosiddetto Management by Objective (MBO), perché incoraggia lo staff a porsi degli obiettivi specifici da raggiungere e a impegnarsi per raggiungerli e superarli.

Il termine “Management by Objectives” è stato usato per la prima volta da Peter Drucker nel 1951 e successivamente sviluppato da numerosi teorici del management, tra cui Douglas McGregor, George Odiorne e John Humor. Nasce nel mondo aziendale ma ha trovato ampia applicazione anche all’interno degli studi professionali, compresi gli studi notarili. In particolare, negli studi di maggiori dimensioni e con una più profonda cultura manageriale.

Essenzialmente, l’MBO è un modello gestionale in cui un manager (ovvero, un responsabile di area) e il suo collaboratore si siedono a tavolino e stabiliscono insieme gli obiettivi specifici da realizzare entro un determinato periodo di tempo e per i quali il collaboratore è ritenuto direttamente responsabile. In pratica, il responsabile dell’area atti immobiliari si confronta con l’addetto alla redazione atti e/o con l’addetto agli adempimenti post stipula ed insieme definiscono gli obiettivi personali che ciascuno deve raggiungere (ad esempio, ridurre i tempi di elaborazione di un atto di mutuo) al fine ultimo di conseguire un risultato strategico più ampio (ad esempio, aumentare la redditività dell’area).

Nelle organizzazioni che non utilizzano l’approccio MBO, gli obiettivi vengono generalmente “calati dall’alto”: ai collaboratori viene semplicemente detto cosa fare e di cosa saranno ritenuti responsabili. L’approccio MBO introduce un elemento di dialogo tra le parti nel processo di trasmissione degli obiettivi. Da un lato il manager dello studio (il Notaio stesso o un suo delegato) che fa una sua proposta di obiettivi e dall’altro il collaboratore che indica gli obiettivi che considera più appropriati o migliorativi delle attuali performance. Incrociando i dati, insieme sviluppano e approvano un piano di obiettivi specifici.

Il successo della metodologia è spiegato dal fatto che maggiore è il coinvolgimento delle persone nella definizione dei propri obiettivi, maggiore è l’impegno che saranno disposte a profondere per raggiungerli.

Ai fini dell’efficacia di tale sistema, è indispensabile non abbandonare a sé stesso il collaboratore ma prevedere anche una serie di incontri periodici per una valutazione dei risultati intermedi, anche per poter intervenire con gli eventuali aggiustamenti in corsa. In ogni caso, alla fine del periodo di tempo stabilito, il lavoro del collaboratore dovrà essere valutato sulla base dei risultati ottenuti, rapportati ad aspettative specifiche che egli stesso ha contribuito a definire. Il successo ottenuto dovrà in qualche modo essere ricompensato e l’eventuale insuccesso dovrà far rifletter sull’opportunità di fornire al collaboratore inadempiente le risorse necessarie per poter migliorare. Con una diversa formazione o una diversa collocazione organizzativa, ad esempio.

L’approccio MBO trova nella realtà un’ampia varietà di applicazione, a seconda della dimensione, della complessità, della cultura manageriale che caratterizza lo studio notarile. Si passa da una elevata formalizzazione del sistema (che prevede un piano obiettivi documentato, un programma specifico di revisioni periodiche, un sistema di feedback, la descrizione delle tecniche di valutazione utilizzate, ecc.) ad una versione più informale, che si basa invece su una più semplice condivisone verbale degli obiettivi. Normalmente, la sua corretta applicazione prevede incontri formali per la definizione condivisa degli obiettivi, una programma di riunioni periodiche per la valutazione intermedia e una valutazione finale dei risultati.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network