A seguito dell’assunzione di una nuova figura professionale all’interno dello studio notarile si apre la fase di inserimento della nuova risorsa all’interno del team di lavoro. Questa fase, dalla durata variabile, prende il nome di onboarding.
Il termine onboarding difficilmente trova una corrispondenza diretta in italiano. Viene comunemente tradotto come “inserimento”, che tuttavia fa perdere alcune preziose sfumature che l’espressione inglese porta con sé. Questo poiché la parola boarding, imbarco, rimanda all’immagine del salire a bordo, imbarcarsi insieme all’equipaggio per partire per un viaggio. Il termine quindi conferisce al concetto che rappresenta un significato di aggregazione e integrazione propedeutiche all’intraprendere un percorso insieme e, soprattutto, rimanda ad un’attività dinamica, in movimento e che si sviluppa nel tempo. Sebbene all’interno dell’etimologia della parola “inserire” si ritrovi l’aspetto di integrazione (serere = intrecciare, connettere), tale termine comunica un atto puntuale e statico, apparendo dunque semplicistico rispetto alle molteplici implicazioni del processo che dovrebbe rappresentare.
L’importanza di organizzare in modo adeguato il processo di onboarding risulta chiaro andando ad osservare le ricerche che mostrano ciò che accade quando l’onboarding avviene in modo strutturato e ciò che accade quando al contrario l’onboarding è disorganizzato o del tutto assente.
Alcune ricerche ci dicono che le organizzazioni con strategie proattive per l’onboarding mantengono il 91% delle nuove risorse a distanza di un anno, mentre le organizzazioni con un onboarding passivo o assente solo il 30%.
Nell’organizzazione dell’onboarding, va comunque tenuto presente che l’introduzione di una nuova risorsa all’interno dello studio rappresenta un cambiamento su più fronti, e gli aspetti psicologici e umani di tale cambiamento vanno tenuti in considerazione. Una nuova persona infatti è un nuovo elemento che si inserisce in un complesso sistema di dinamiche relazionali già instaurate all’interno delle quali la persona dovrà imparare a muoversi e a conoscere, considerando inoltre le reciproche aspettative che muovono tanto la persona quanto la Direzione.
Alla luce di tutti questi aspetti dunque, risulta essere evidente che un onboarding efficace che faciliti il delicato periodo iniziale di una risorsa non può essere improvvisato, ma deve seguire una strategia. Per fare ciò, sono state individuate delle precise fasi consequenziali:
- Pre-onboarding – fase preparatoria: è la fase che anticipa il primo giorno di lavoro della nuova risorsa, e comprende tanto la predisposizione documentale, quanto azioni di pre-accoglienza che possono aiutare a ridurre il senso di disorientamento che spesso accompagna il primo giorno di lavoro in un nuovo contesto lavorativo. Un esempio può essere la predisposizione di un vademecum inviato via e-mail in cui dare indicazioni precise su dove e a che ora viene attesa la persona, a chi dovrà rivolgersi, nonché una serie di informazioni utili da imparare nei primi giorni. Può essere importante anche l’organizzazione anticipata di aspetti logistici, quali la preparazione della scrivania e degli strumenti di lavoro (pc, badge, account e accessi ai software di lavoro). Tali accortezze infatti fanno sentire la persona accolta e attesa, e conferiscono l’idea di interesse e cura al personale da parte dello studio.
- Welcoming and role-specific training – fase di accoglienza: è la fase di accoglienza vera e propria, che deve essere adattata alla nuova risorsa. È una fase altamente personalizzata, che può includere azioni e attività differenti in base al ruolo, il carattere e le pregresse esperienze di lavoro del neoassunto. Tali attività possono includere l’assegnazione di un mentore, la creazione di un’agenda delle attività per i primi giorni, stabilire riunioni periodiche formali, fornire materiale informativo e formativo (stampato, digitale o video) sulle pratiche, le policy e le procedure di studio, la predisposizione di un piano di formazione.
- Easing into the new role – fase di socializzazione: quando avviene un nuovo inserimento è cruciale per l’intero studio creare delle occasioni che favoriscano e incentivino la socializzazione tra lo staff e il neoassunto, per esempio attraverso momenti di convivialità. Ciò risulta essere molto importante per incoraggiare un ambiente di lavoro accogliente e sano, dal momento che la qualità dell’ambiente di lavoro e la relazione con i superiori e con i colleghi sono alcuni tra i principali motivi che portano al turnover o, al contrario, facilitano il retention del personale.
- Ongoing development – fase propositiva: è la fase durante la quale il responsabile delle risorse umane ha il compito di monitorare il percorso lavorativo del neoassunto a medio e a lungo termine. Vanno verificati tanto gli aspetti di interesse dello studio, come i risultati raggiunti e l’andamento produttivo, quanto gli aspetti più individuali della nuova risorsa, come la corrispondenza tra le aspettative iniziali sulla posizione e l’effettivo lavoro svolto, eventuali difficoltà o intoppi che la persona può aver riscontrato, spronandola a parlare di ciò che trova di positivo o di negativo nella sua nuova posizione lavorativa e mostrandosi disponibile nel favorire la sua integrazione in studio. Può essere utile in tal senso proporre incontri regolari di monitoraggio.
Spesso viene addotta la scarsa disponibilità di tempo come giustificazione per la mancata strutturazione dell’onboarding. Considerando l’elevato costo rappresentato dal processo di nuove assunzioni che può causare il turnover del personale, che secondo alcuni studi di ricerca può raggiungere un costo di tre volte superiore allo stipendio della posizione da coprire, l’iniziale investimento fatto sull’onboarding porta di fatto ad un concreto vantaggio economico, in quanto consente un rientro rappresentato dal retention del personale.
Anna Lisa Copetto e Giorgia Tentor, Consulenti presso Intuitus Network
