Per quanto ci si sforzi di cercare affinità e parallelismi, tra la professione notarile e l’ingegneria sembra esserci davvero poco in comune. Il ruolo, l’oggetto delle due professioni, la disciplina scientifica e la normativa sulla quale si basano non potrebbero essere più differenti e più agli antipodi. Eppure, a guardare con maggiore attenzione, qualcosa in comune c’è.

Negli studi notarili esistono competenze rare. In altri termini, in alcuni casi gli assistenti notarili eseguono delle attività per le quali è molto difficile reperire sul mercato adeguate professionalità. Si pensi ad esempio a tutte le attività successive alla stipula come la messa a repertorio o l’effettuazione degli adempimenti immobiliari e societari. O agli addetti alla stesura degli atti societari. E’ un piccolo dramma quando gli addetti che svolgono queste attività lasciano lo studio, perché non è affatto facile sostituirli. Lo studio si indebolisce e spesso arranca faticando a recuperare la professionalità perduta. In casi come questi, in cui non esistono libri, corsi o formatori, il tempo sembra essersi fermato: le competenze si trasmettono ancora oralmente, per via sciamanica, come tra druidi di migliaia di anni fa.

Gli stessi addetti ai lavori sembrano consapevoli della loro rarità. Anche quando magari sono affiancati da una persona con meno esperienza e magari sono in odor di pensione sono spesso riluttanti a trasferire la loro professionalità, conquistata con fatica e sacrificio, ai più giovani.

Ed è proprio in questi frangenti che, dovendo comunque assicurare allo studio notarile la dovuta continuità, ci soccorre un approccio organizzativo che prendiamo in prestito dal mondo dell’ingegneria industriale: il reverse engineering.  

L’inglesismo indica il processo di analizzare un oggetto, un sistema o un processo già esistente per comprendere come funziona o è stato progettato. In pratica, si tratta di lavorare all’indietro (inversamente) attraverso il prodotto finale per dedurre il suo funzionamento interno o il processo di progettazione. Questo approccio è spesso utilizzato per ottenere una comprensione approfondita di un sistema senza avere accesso diretto alla sua documentazione o al suo codice sorgente originale.

Il reverse engineering può essere applicato a diverse aree, tra cui software, hardware, prodotti industriali e processi manifatturieri. Gli esperti di reverse engineering esaminano attentamente l’oggetto di interesse, identificano i componenti chiave, analizzano il comportamento e, quando possibile, ricostruiscono o documentano il processo o il prodotto. Questo processo può essere utilizzato per migliorare, ottimizzare o replicare un sistema senza dover partire da zero.

Per ricostruire almeno in parte le competenze rare presenti nello studio notarile, ci si può quindi aiutare con una attività di reverse engineering effettuata sulle pratiche eseguite, mediante la quale si possono recuperare con un approccio “dal particolare al generale” le informazioni necessarie ad effettuare correttamente il lavoro e a costruire procedure e prontuari utili per il futuro dello studio. Ad esempio, esaminando le modalità con le quali sono stati messi a repertorio gli atti nel tempo è possibile desumere una regola valida nella generalità dei casi. Parimenti riscontrando le modalità con cui sono stati compilati i Modelli Unici Notarili è possibile verificare quali campi vengono attivati e quali informazioni inserite a seconda del tipo di atto.

Ecco alcuni passaggi che potrebbero essere inclusi in un processo di reverse engineering per acquisire competenze notarili.

Si dovrebbe partire dall’analisi delle pratiche precedenti, identificando i dettagli delle procedure, gli adempimenti legali e gli aspetti pratici delle attività svolte. ove possibile potrebbe essere utile intentare interviste e discussioni con l’ex addetto per ottenere informazioni dettagliate sulle attività svolte.

Potrebbe giovare inoltre un confronto con gli assistenti notarili aventi funzioni affini o complementari all’interno dello studio.

Queste analisi consentono di solito di assiemare in modo logico le informazioni reperite e di creare documenti dettagliati e organizzati che descrivano le procedure, i passaggi chiave e le considerazioni importanti.

Se del caso, si possono utilizzare diagrammi di flusso, checklist e altri strumenti per rendere più chiare le informazioni.

Il modello così ottenuto può essere verificato dal Notaio e collaudato svolgendo simulazioni pratiche delle attività notarili utilizzando le informazioni raccolte.

Il successo di questo approccio dipenderà dalla qualità delle informazioni raccolte durante il processo di reverse engineering e dalla capacità di tradurre tali informazioni in procedure pratiche e utilizzabili.

Un approccio molto simile viene di solito adottato anche nella costruzione di schemi di atti e nella raccolta sistematica e ragionata di clausole particolari per tipologie di atti.

Il processo di reverse engineering delle competenze si rivela dunque in molti casi vantaggioso e può essere parte integrante della strategia di gestione della conoscenza in uno studio notarile, specialmente quando si tratta di ruoli chiave e di professionalità rare.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

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