Interpretazione fiscale al limite da parte dell’ agenzia delle entrate – a cura Notaio Roberto Santarpia

ANCORA UNA INTERPRETAZIONE FISCALE AL LIMITE DA PARTE DELL’ AGENZIA DELLE ENTRATE che nega bonus prima casa per la rinuncia al diritto reale di abitazione.

L’agenzia delle Entrate nella risposta a interpello n. 525 del 26 ottobre 2022, afferma apoditticamente che il negozio portante la rinuncia abdicativa senza corrispettivo (e quindi a titolo gratuito) al diritto reale di abitazione deve essere tassata, oltre che con l’imposta di donazione, con le imposte ipotecaria e catastale e le rispettive aliquote del 2% e dell’ 1%, da applicare al valore del diritto rinunciato, non ritenendo ammissibile l’agevolazione prima casa e quindi l’applicabilità in misura fissa delle imposte suddette.

Analizziamo dunque la portata dell’asserto della A.E. per verificarne la “bontà” giuridica.

La rinuncia negoziale (ad un diritto) può essere effettuata a fronte di un corrispettivo o in assenza dello stesso. Nel primo caso nessuno dubita che ci troviamo dinnanzi a un negozio giuridico bilaterale traslativo a titolo oneroso -vedasi nota 6 allo studio del C.N.N. num. 216-2014/c, che apostrofa la rinuncia come una sorta di controprestazione sia pure a  carattere negativo e ……. precisa che in tale ipotesi il soggetto non abdica affatto al suo diritto e che pertanto il suo atto non può qualificarsi come rinuncia- fattispecie che non riterrei ammissibile per il diritto di abitazione in quanto comparabile ad una cessione e il diritto di abitazione è incedibile per legge;  ai sensi delll’articolo 1 della tariffa parte prima allegata al Dpr 131/1986 (imposta di registro) è previsto che le aliquote relative agli atti traslativi o costitutivi a titolo oneroso di diritti reali immobiliari si applicano anche alla rinuncia pura e semplice agli stessi diritti. Quindi trattamento unitario se a titolo oneroso tanto che si considerino bilaterali o unilaterali.

Nel caso invece di  assenza del detto corrispettivo, la rinuncia sarebbe effettuata a titolo gratuito e la normativa (Testo unico del 31/10/1990 n. 346,)  prevede che agli atti gratuiti si applichi la disciplina fiscale delle donazioni:

“art. 1 1. L’imposta sulle successioni e donazioni si applica ai trasferimenti di beni e diritti per successione a causa di morte ed ai trasferimenti di beni e diritti per donazione o altra liberalita’ tra vivi.

  1. Si considerano trasferimenti anche la costituzione di diritti reali di godimento, la rinunzia a diritti reali o di credito e la costituzione di rendite o pensioni.”

Quindi la legge EQUIPARA anche qui le donazioni e le altre liberalità tra vivi ai fini fiscali. E questo è un primo indizio di volerle trattare nello stesso modo e quindi non solo in alcuni casi.

In secondo luogo approfondendo se la rinuncia negoziale gratuita possa configurarsi quale donazione (ontologicamente tale benchè indiretta) la risposta è affermativa per i seguenti motivi giuridici:

– seppure formalmente la rinuncia resta un negozio unilaterale, nel caso della rinuncia ad un diritto reale è difficile non scorgere un intento liberale, difatti in detta fattispecie chi rinuncia all’usufrutto o al diritto di abitazione, anziché venderlo, è ovvio che vuole avvantaggiare il nudo proprietario. Quindi tra donazione diretta e indiretta cambia solo lo schema: da contrattuale a unilaterale.

Se poi analizziamo, al fine di rinforzare il superiore asserto, la diversa situazione di arrichimenti che si verificano al di là di un negozio giuridico, quali quelli che avvengono a seguito di usucapione e per prescrizione di un diritto, è stato osservato da acuta dottrina, che qui manca il nesso di causalità fra la perdita del diritto e l’acquisto o la liberazione, tanto che l’usucapione dà luogo non ad un acquisto a titolo derivativo da parte di chi perde il diritto, ma ad un acquisto a titolo originario dovuto al possesso di terzi protrattosi per un certo tempo: non vi è una volontà espressa da parte di chi perde il diritto ma un comportamento omissivo dal quale è difficile dedurre un animus donandi ma, la medesima dottrina ha poi precisato che se in detta ipotesi vi fosse accordo configurativo tra le parti (colui che perde il diritto e il beneficiario a seguito della detta perdita), che di fatto convengono in detto modo di arricchire il beneficiario, non può non scorgersi anche qui un animus donandi che fa riconvertire anche dette fattispecie nell’ambito della donazione indiretta in asse con il disposto dell’art. 809 c.c.. che fa espresso riferimento ad “altri atti di liberalità”, contenuta nel titolo, e utilizza l’espressione “le liberalità, anche se risultano da atti diversi”, nel testo della norma. Altrimenti detto, con l’accordo configurativo si sovrappongono ad un effetto legale (derivante da un atto materiale) elementi soggettivi idonei a far rientrare le fattispecie al vaglio nella categoria delle donazioni indirette.

A questo punto della analisi è facile richiamare quanto oramai pacifico circa la disciplina legale applicabile alle donazioni indirette e cioè le medesime conseguenze riconducibili ad una donazione diretta per espresso richiamo dell’art. 809 c.c. che quindi le considera equipollenti sul piano giuridico, con stesse conseguenze anche a livello successorio quali i) la possibile esperibilità dell’azione di riduzione (tema controverso in seguito a recente sentenza di cassazione del 28 febb. 2022 n. 4523 poi smentita da ultima recentissima ordinanza di cassazione 35461/2022), ii) nonchè sul piano della operatività della collazione ex art. 737 c.c. che tratta le donazioni dirette ed indirette allo stesso modo (conforme Cass 27 luglio 2022 num. 23403).

L’Agenzia delle Entrate, nella suddetta risposta ad interpello, giustifica detta inapplicabilità come segue: “

“il predetto articolo 69, commi 3 e 4, reca una norma speciale agevolativa non suscettibile di interpretazione estensiva, che, quindi, non è applicabile agli atti a titolo gratuito e alla costituzione di vincoli di destinazione non espressamente contemplati dalla norma stessa”. Come chiarito dalla citata circolare, quindi, l’agevolazione “prima casa” non risulta comunque applicabile agli “atti a titolo gratuito”, posto che la norma di cui al citato articolo 69 si riferisce soltanto agli acquisti derivanti da “successioni o donazioni” e che le norme speciali non sono suscettibili di interpretazione estensiva.”

Ma, stante quanto sopra esposto, la portata di una norma (nella fattispecie la applicazione dei benefici fiscali previsti per la prima casa solo alle successioni e alle donazioni senza estenderla anche agli altri atti gratuiti) non si evidenzia mediante una interpretazione meramente letterale ma guardando lo spirito della stessa ed il suo intendimento e cioè quali interessi vuole perseguire e a tutela di quali interessi è stata dettata. Come i giuristi del diritto romano dicevano: “Ubi eadem ratio, ibi eadem iuris dispositio”, quanto meno lì dove sia presente animus donandi e ancora “scire leges non est verba earum tenere sed vim ac potestatem”; il legislatore fiscale non poteva non avere di mira (ai fini del beneficio 1° casa) tutte le ipotesi di negozi giuridici configurabili quali “donazione”, ma come sappiamo, usualmente non si è soliti ripetere, citando il T.U. delle successioni e donazioni, tutti gli altri atti comportanti arricchimento senza corrispettivo e comunque la nostra fattispecie è pur sempre ontologicamente una donazione seppure indiretta in un’epoca in cui conta la causa concreta piuttosto che la causa astratta.

Roberto Santarpia,  Notaio in Orzinuovi.

La gestione per eccezioni (Management by Exception) – a cura Dott.ssa Anna Lisa Copetto

La gestione per eccezione (MBE) è una tecnica di management che consiste, nell’ambito dello studio notarile,  nel rendere più autonomi possibile i propri collaboratori/dipendenti nello svolgimento delle mansioni assegnate e nel coinvolgimento del Notaio esclusivamente su questioni specifiche e anomale rispetto ad uno standard specifico. In parole povere: il Notaio interviene se e solo se strettamente indipensabile per competenza o autorità.

L’approccio della gestione per eccezioni può viaggiare su due binari:

  • Approccio attivo, nel qual caso il Notaio interviene per fornire al collaboratore il supporto necessario ad affrontare specifiche sfide e a prevenire il manifestarsi di problemi e criticità
  • Approccio passivo, nel qual caso il Notaio agisce per risolvere il problema una volta che si è manifestato, non avendo il collaboratore le competenze o l’autorità per gestirlo con efficacia

L’applicazione della gestione per eccezioni richiede, evidentemente, di stabilire ciò che è da considerarsi uno standard all’interno dello studio. Questo per poterlo successivamente distinguere da ciò che è da trattare in termini di eccezione, ovvero con l’ausilio del Notaio. Ad esempio, la redazione di un atto di compravendita immobiliare che ha ad oggetto una prima casa tra privati è probabilmente da considerarsi una attività standard che l’addetto assegnatario può (e a quel punto deve) gestire in completa autonomia. La redazione di un atto relativo alla cessione di una quota ereditaria tra fratelli durante la compravendita magari invece richiede l’intervento del Notaio. A tal fine, diventa utile poter disporre di procedure operative interne che guidino il collaboratore/dipendente nello svolgimento di un attività o di un processo standard.

Successivamente, diventa fondamentale valutare con costanza se e in che misura i collaboratori/dipendenti si attengono a quanto stabilito dalle procedure operative interne e individuare tempestivamente eventuali difformità  di comportamento o di risultato rispetto allo standard atteso dalla Direzione. A tal fine, appare utile condurre, in prima persona a cura del Notaio o suo delegato, una serie di audit interni periodici per valutare l’efficacia e l’efficienza dei processi operativi interni.

La gestione per eccezione si basa innanzitutto su efficaci processi di delega interna che attribuiscano ai collaboratori/dipendenti l’autorità e di assumere autonomamente delle decisioni, in modo tale che il Notaio possa occuparsi di solo temi e questioni particolari che richiedono una più elevata competenza e capacità.

È evidente che questo approccio richiede un forte investimento nella formazione e nella crescita professionale degli individui che compongono il team affinché possano maturare quelle competenze (tecniche, giuridiche, relazionali, comunicative, manageriali, ecc.) necessarie a gestire in completa autonomia le attività assegnate.

Quali sono i vantaggi della gestione per eccezione?

  • Una maggiore efficienza nei processi di erogazione delle prestazioni professionali.
  • Una maggiore chiarezza rispetto alle priorità dello studio.
  • Una maggiore motivazione dei propri collaboratori/dipendenti e un maggior commitment
  • Una maggiore responsabilizzazione dei propri collaboratori/dipendenti
  • Una gestione più strutturata delle problematiche che possono incidere sulla qualità della prestazione finale o sulla produttività dello studio

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

 

La competenza concorrente dei notai nell’ambito della volontaria giurisdizione: un cambiamento epocale – a cura Notaio Veronica Ferraro

La portata innovativa della riforma della volontaria giurisdizione da parte del legislatore è di notevole interesse.

Tale riforma agisce su due diversi ambiti: da un alto ridefinisce le competenze giurisdizionali tra Giudice Tutelare e Tribunale in composizione collegiale, limitando fortemente le ultime, e dall’altro lato introduce una competenza concorrente del Notaio.

  1. Abrogazione dell’art. 375 del codice civile

Con riferimento al primo ambito, con l’abrogazione dell’art. 375 del codice civile (e la conseguente modifica dell’art. 376 del codice civile in tema di reimpiego) il legislatore si pone come obiettivo principale quello di rafforzare notevolmente il ruolo del Giudice Tutelare, definendolo come il vero e proprio “dominus” della volontaria giurisdizione, attribuendogli competenze prima riservate al Tribunale in composizione collegiale.

Con l’abrogazione dell’art. 375 del codice civile, infatti, si elimina la competenza del Tribunale in composizione collegiale – che, come detto, sopravvive esclusivamente per autorizzare la continuazione dell’impresa commerciale – e si attribuisce al Giudice Tutelare la competenza ad autorizzare tutti gli atti del minore sotto tutela o dell’interdetto.

 

  1. Il sistema del doppio binario previsto dall’art. 21 del Lgs. n. 149/2022

Per la prima volta, introducendo una competenza concorrente, si fa strada il concetto del “sistema a doppio binario di competenze” che rimette alle parti interessate la possibilità di scegliere se presentare la richiesta di autorizzazione all’autorità giudiziaria oppure al Notaio rogante.

A decorrere dal 28 febbraio 2023 e con riferimento ai procedimenti instaurati successivamente a tale data (così come previsto dall’art. 1, comma 380, della Legge di Bilancio 2023 n. 197/2022 che ha sostituito il precedente articolo 35 del D.lgs 149/2022, anticipandone l’efficacia) le autorizzazioni per la stipula degli atti pubblici e scritture private autenticate nei quali interviene un minore, un interdetto, un inabilitato o un soggetto beneficiario della misura dell’amministrazione di sostegno, ovvero aventi ad oggetto beni ereditari, possono essere rilasciate, previa richiesta scritta delle parti, personalmente o per il tramite di procuratore legale, dal Notaio rogante (art. 21, comma 1, del D.Lgs. n. 149/2022).  

Tale richiesta, come si evince dal tenore letterale della norma, deve essere presentata necessariamente in forma scritta personalmente dai legali rappresentanti del soggetto incapace o da un loro rappresentante legale.

Il Notaio a cui rivolgere la richiesta non può essere un qualsiasi Notaio ma deve essere il Notaio rogante cioè il Notaio incaricato di stipulare l’atto pubblico (o la scrittura privata autenticata) cui inerisce l’autorizzazione, comportando come conseguenza che l’autorizzazione rilasciata dal Notaio incaricato alla stipula dell’atto non potrà essere utilizzata da un altro Notaio mentre sarà utilizzabile dal coadiutore del Notaio autorizzante.

Nulla si dice in riferimento alla competenza territoriale e pertanto, dato il silenzio della norma sul punto, si ritiene che la competenza ad emettere l’autorizzazione sia di un qualsiasi Notaio della Repubblica Italiana, senza alcuna limitazione territoriale e senza che la sede del Notaio debba in qualche modo essere collegata al domicilio del minore o dell’incapace.

Pone qualche problema interpretativo la lettura del comma 3 dell’art. 21 che stabilisce che “ove per effetto della stipula dell’atto debba essere riscosso un corrispettivo nell’interesse del minore o di un soggetto sottoposto a misura di protezione, il Notaio, nell’atto di autorizzazione, determina le cautele necessarie per il reimpiego del medesimo”.

Ci si chiede, quindi, se in tema di “reimpiego” il Notaio è tenuto ad indicare in modo analitico le modalità di reimpiego oppure è tenuto solo ad adottare le cautele necessarie imponendo al legale rappresentante l’obbligo di versare il corrispettivo su un conto corrente intestato all’incapace.

Secondo una tesi estensiva il Notaio può, non solo autorizzare la riscossione del capitale ma, trovando applicazione analogica le prescrizioni dell’art 372 del codice civile, anche stabilirne i termini del reimpiego basandosi su determinati canoni prudenziali.  

Secondo una diversa e più restrittiva tesi, invece, esula dalle attribuzioni del Notaio disporre il reimpiego delle somme incassate, dovendo il medesimo solo evitare di lasciare quelle somme nella disponibilità delle parti, magari disponendo eventualmente il deposito su un conto gravato da “vincolo” di indisponibilità.

Il Notaio, nell’esercizio di questa “nuova” funzione di Giudice Tutelare, ha poteri latamente istruttori che si articolano nella possibilità di sentire senza formalità parenti ed affini, e, in caso di beni ereditari, anche i legatari o di farsi assistere da consulenti anche nell’ottica di fornire un’adeguata motivazione al provvedimento.

L’autorizzazione rilasciata dal Notaio è un atto formalmente giurisdizionale, perché proviene da un organo inquadrato nell’amministrazione della giustizia, ma sostanzialmente amministrativo, perché preordinato alla tutela di interessi privati, alla cui soddisfazione è collegato un interesse pubblico. Essa, per il principio della libertà di forme, non deve essere contenuta in atto pubblico e di conseguenza non deve osservare le norme della legge notarile.

Ci sono opinioni discordanti in tema di annotazione a repertorio e messa a raccolta.

Secondo un primo orientamento, che basa la sua riflessione sulle norme in materia di certificato successorio, non vi è ragione per escludere che il provvedimento autorizzativo emesso dal Notaio sia soggetto all’obbligo di annotazione a repertorio e messa a raccolta, precisando tra l’altro, che l’onorario repertoriale deve essere quello stabilito dall’art. 6, comma 1, lett. d) n. 14 del Decreto Ministeriale n. 265/2012.

Altri autori, invece, basandosi sul concetto che il provvedimento autorizzativo non è un atto notarile e non deve rispettare le regole notarili, sostengono che non debba essere iscritto a repertorio ed è esente da registrazione, dal pagamento del contributo unificato e dall’imposta di bollo. Su tale aspetto occorre che venga fatta chiarezza.

Alla Cancelleria del Tribunale che sarebbe stato competente al rilascio della corrispondente autorizzazione giudiziale ed al pubblico ministero presso il medesimo tribunale, dovrà essere trasmesso il provvedimento autorizzativo in modo tale da consentire l’assolvimento delle formalità pubblicitarie, consentire la modifica o la revoca da parte del Giudice Tutelare, come meglio infra specificato, e consentire il reclamo delle parti o del pubblico ministero.

Oltre al provvedimento autorizzativo rilasciato dal Notaio, deve essere depositato anche ogni documento acquisito al fine di creare il cd “fascicolo processuale”, in modo tale da dare la possibilità, in caso di reclamo, al Pubblico Ministero ed al Giudice di avere evidenza dei documenti e comprendere la ratio della decisione.

La modalità di comunicazione non è stata indicata ma si ritiene che debba essere uno strumento (probabilmente la posta elettronica certificata) che consenta l’attribuzione di data certa da cui possano decorrere i termini per proporre il reclamo.

Le autorizzazioni acquistano efficacia decorsi venti giorni dalle notificazioni e comunicazioni previste dalla norma, senza che sia stato proposto reclamo entro dieci giorni dalla comunicazione del decreto o comunque dalla sua notifica (art. 21 comma 6 D.Lgs. n. 149/2022), comportando quindi da un lato, l’impossibilità per il Notaio di attribuire provvisoria esecuzione al provvedimento autorizzativo e dall’altro il fatto che il reclamo abbia un effetto sospensivo dell’esecutorietà del provvedimento.

In altri termini, quindi, l’autorizzazione rilasciata dal Notaio, essendo una fattispecie a formazione progressiva, acquista efficacia solo a condizione che non sia impugnata e che siano decorsi venti giorni dalle comunicazioni che il Notaio è tenuto a fare o che, qualora sia stata impugnata, ci sia stato un rigetto del reclamo.

Il Giudice Tutelare può in ogni tempo modificare o revocare tali autorizzazioni, fermo restando che restano salvi i diritti acquistati in buona fede dai terzi in forza di convenzioni anteriori alla modificazione o alla revoca delle autorizzazioni da parte del Giudice Tutelare.

Nel caso in cui il Notaio ritenga mancanti i presupposti per l’autorizzazione e quindi non la rilasci, egli deve comunque emanare un provvedimento negativo che deve essere comunicato alla Cancelleria ed al Pubblico Ministero in modo tale da consentire la possibilità per le parti interessate o per il Pubblico Ministero di fare reclamo. È tuttavia fortemente probabile che le parti, in caso di diniego di autorizzazione, si orientino per proporre una nuova istanza ad un altro Notaio o direttamente all’Autorità Giudiziaria, creando un meccanismo che potrebbe a tratti diventare pericoloso e che andrebbe in qualche modo disciplinato.  

  1. Conclusioni

Lo stravolgimento delle competenze in materia di autorizzazioni in tema di volontaria giurisdizione incide notevolmente sul ruolo e sulle funzioni del Notaio al quale sono state attribuite competenze che necessitano di una sensibilità che esula in parte dalle sue abituali competenze e che riguardano soggetti considerati “deboli” e pertanto meritevoli di una particolare tutela.

In quest’ottica e nell’ottica di garantire una corretta esecuzione di questo nuovo ruolo, occorrerà che venga fatta chiarezza sugli aspetti pratici legati a questo tipo di attività notarile di cui il legislatore non si ancora è occupato.

Veronica Ferraro, Notaio in Torino.

 

Dottoresse e dottori di studio – a cura Dott. Michele D’Agnolo Copia

In molti studi Notarili si riscontra la presenza di figure intermedie tra i membri dello staff e i Notai.

Si tratta per lo più di laureati in giurisprudenza, più raramente in materie economiche o scienza dell’amministrazione, che fungono da “ufficiali di collegamento” tra i professionisti e i dipendenti dello studio.

Di solito, oltre a rimanere incaricati in prima persona della stesura delle minute degli atti più complessi e dell’esecuzione delle ricerche informatiche e bibliografico documentali ad essi propedeutiche, i giuristi di studio hanno quasi sempre una funzione di “tribunale di prima istanza” di problem solving tecnico-giuridico, costituendo così un potente filtro per il Notaio. Un’efficace dottoressa o dottore di studio libera molto tempo ed energie al Notaio, assorbendo e gestendo non solo i dubbi di natura tecnica e contribuendo alla formazione e all’aggiornamento continuo degli assistenti notarili ma andando spesso a sciogliere anche eventuali tensioni e malumori dello staff che nell’incedere del lavoro possono maturare nei confronti del cliente o delle altre figure quali banche, commercialisti, tecnici, agenti immobiliari, funzionari pubblici coinvolte a vario titolo nella definizione di un atto notarile.

In alcuni casi, ma non sempre, queste figure ricoprono anche ufficialmente compiti manageriali fungendo da vero e proprio centro di coordinamento e monitoraggio per la struttura organizzativa, tenendo sotto controllo le principali scadenze nei confronti dei clienti e dei pubblici uffici e verificando i carichi di lavoro. Utilizzando un linguaggio tipico dell’economia aziendale, si direbbe con un ruolo da responsabili di produzione. Tradizionalmente però l’office manager è ancor oggi quasi sempre un’assistente notarile di particolare esperienza.

La figura del dottore di studio non si presta ad essere inquadrata facilmente neanche dal punto di vista giuslavoristico, tant’è vero che a volte lavora a partita iva e un tempo, finché la normativa lo permetteva, anche in collaborazione coordinata e continuativa.

Il motivo che spinge il dottore o la dottoressa di turno a frequentare lo studio può essere variegato. A volte si tratta di praticanti notai ancora in attesa di concorso oppure di aspiranti in perenne attesa degli annosi risultati di Concorso.

Altre volte si tratta invece di aspiranti Notai che non hanno superato, per i più vari motivi, il Concorso Notarile e che magari non possono o non intendono più parteciparvi.

Non di rado sono profili già abilitati alla professione forense o a quella di commercialista.

Le dottoresse e i dottori di studio svolgono quindi una funzione fondamentale all’interno dello studio notarile, anche se la loro importanza sta progressivamente diminuendo a motivo della sempre più frequente presenza di assistenti laureati e alla sempre maggiore presenza di giovani Notai quali associati junior o collaboratori negli studi già avviati.

Per i Notai titolari di studio risulta non sempre agevole gestire questi soggetti che presentano dei profili molto peculiari.

Innanzitutto non è agevole organizzare il rapporto di lavoro perché i giuristi di studio che sono praticanti hanno sovente bisogno di tempo per studiare. Soprattutto nell’imminenza dei concorsi i candidati chiedono di stare assenti anche per lunghi periodi di tempo o comunque anche se sono presenti “non ci sono con la testa” perché pensano al concorso.

Neppure è agevole gestire il periodo di limbo post-concorso perché laddove l’esito sia positivo, è tutt’altro che scontato che la neo-collega sia disponibile a rimanere all’interno dello studio in veste di collaboratore o associato junior.

Infatti è psicologicamente molto difficile per un giovane che sia stato assistente notarile di uno studio cambiare ruolo rimanendo nella stessa struttura. Si rischia infatti che il nuovo ruolo venga preso sotto gamba dal resto dello staff, che può vivere l’evoluzione carrierale del praticante notaio come una sorta di “tradimento” da parte dell’ambizioso/a collega.

Ancora meno agevole gestire eventuali malaugurati insuccessi al Concorso, anche solo momentanei, in quanto hanno solitamente un effetto negativo in termini di motivazione e spingono il candidato a trascurare ancora maggiormente l’attività pratica per incrementare l’investimento formativo necessario a superare lo scoglio concorsuale.

Anche l’inserimento di giovani Notai in studi dove vi sono già stabilmente uno o più giuristi di studio può indurre dinamiche di tipo competitivo.

Dottoresse e dottori di studio hanno generamente un comportamento più simile a quello di altri professionisti che non a quello della generalità dei dipendenti e quindi risultano molto sensibili al feedback che ricevono dal proprio “dominus”. Sia per frequenza che per qualità. Quindi se il Notaio desidera fidelizzare e motivare al massimo queste figure deve dimostrare di dedicare loro un tempo ed un attenzione particolare, più intensa di quella che dedica agli altri collaboratori. I dottori di studio hanno particolarmente bisogno di avere una “corsia preferenziale” per poter dialogare con il Notaio e misurano la loro importanza e il loro successo sulla base dell’attenzione che il Notaio dedica loro. Questi giuristi possono inoltre beneficiare enormemente del feedback di rinforzo, cioè di quelle lodi, meglio se pubbliche, di cui soprattutto i Notai della vecchia generazione sembrano particolarmente parchi. Tanto severi con sé stessi che con i collaboratori. Da somministrare invece al giurista di studio con estrema diplomazia ogni rimprovero, giacché potrebbe essere vissuto come un’offesa personale o come un accanimento terapeutico su una persona che magari già si autoflagella a sufficienza per l’errore commesso.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Un altro piccolo mistero: la verifica alla data (e le tecnologie quantistiche) – a cura Notaio Ugo Bechini

Si va al rogito tra pochi giorni, e la copia autentica di procura (od il Certificato di Destinazione Urbanistica) che il Cliente ha fornito reca una firma digitale basata su un certificato ad oggi scaduto. Inutilizzabile, quindi: L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione (CAD, articolo 24, comma 4bis). Se ne domandi al notaio (o al Comune) un nuovo esemplare.

Di rado i Clienti si rassegnano. Uno dei miei si produsse anzi in un diversivo degno di von Clausewitz: e se il notaio fosse morto? Scongiuri a parte, l’Archivio Notarile può emettere una nuova copia; digitale, se occorre. Ricorre più spesso un’altra obiezione: ma allora a cosa serve la verifica alla data? Quell’opzione che consente di eseguire una verifica della validità della firma ad una data manualmente introdotta dall’utente.                                                                                            

Scartiamo subito, in quanto inficiata da clamorosa circolarità logica, l’illusione secondo la quale, se la copia (o il certificato) reca la data del 16 febbraio 2022, si può fare una verifica a quella data. Non possiamo trarre dal documento da verificare elementi decisivi per la verifica stessa.

S’immagini invece che la procura del nostro esempio pervenga al notaio, qualunque sia il mezzo, prima della scadenza del certificato. Ritengo la si possa usare anche dopo la scadenza, in quanto il notaio è sicuro dell’anteriorità del documento rispetto alla scadenza stessa. A mia personale opinione il notaio può infatti basarsi su una simile certezza soggettiva, lasciando analitica traccia (mi è capitato di scriverne direttamente in atto) delle circostanze che lo conducono ad usare un documento scaduto. Ovviamente preferibile la prova oggettiva garantita dalla marcatura temporale (o timestamping), che sul sistema notarile è operazione facile come la firma; è di certo una buona idea apporre un bel timestamping su ogni documento in arrivo, se d’impiego non immediato. Un equivalente è l’immissione in un sistema di conservazione a norma.

Beninteso: se in sede di verifica alla data emerge che prima della data di riferimento il certificato è stato espressamente revocato (eventualità eccezionale, ben diversa dalla fisiologica scadenza) il documento è comunque inutilizzabile. E se il software di verifica avvisa di non poter controllare se vi sia stata una revoca (può capitare: sono technicalities legate all’implementazione dei protocolli che all’uopo si impiegano, noti come CRL ed OCSP) il documento, nel dubbio, va egualmente scartato.

Per l’ennesima volta non si può però sfuggire alle domande che da decenni ci accompagnano: perché mai ci poniamo con i documenti digitali tutti questi problemi, che non ci sfiorano quando abbiamo a che fare con la carta? Perché mai la scadenza del certificato travolge la validità di documenti anteriori?

I documenti cartacei posseggono caratteristiche che nei secoli abbiamo imparato ad impiegare a fini di sicurezza. A cominciare dalla carta stessa, naturalmente, ma anche inchiostri, sigilli, timbri, buste, modalità di spedizione e recapito. Tutto ciò manca nel documento firmato digitalmente, la cui genuinità è appesa ad un unico elemento matematico: la firma, appunto. Sin dagli albori della firma digitale si teme che nuove tecnologie possano in qualche modo scoprire la chiave segreta, quella celata nella nostra smart card, consentendo ad un impostore di produrre documenti che possiamo anche definire falsi, se vogliamo, ma assolutamente indistinguibili da quelli genuini in quanto prodotti col giusto procedimento matematico, anche se avviato dalle mani sbagliate. Meglio attribuire una scadenza ai documenti basati su meccanismi crittografici suscettibili di essere sconfitti, e quindi potenzialmente inaffidabili sul medio termine.

Sono discorsi che si fanno però da oltre vent’anni, e la tecnologia killer ancora non s’è vista. Non sarà venuto il momento di rilassarsi un poco?                                                                                          

Direi di no. Tutto fa pensare che l’assassino sia già tra noi: è la tecnologia quantistica. Se ne parla diffusamente da diverso tempo, ma prendo a prestito dall’Università russa di Novosibirsk il sintetico claim con cui promuove un master in argomento: Quantum computing challenges existing cryptography methods. La sfida non tranquillizza; la geografia non aiuta. Se volete la mia opinione, non abbasserei la guardia.   

 

Ugo Bechini, notaio in Genova, torna con queste righe su un argomento che frequenta da oltre vent’anni ormai: Contiene atto notarile, per la scadenza vedere sul tappo, è infatti apparso su Federnotizie nel maggio 2001, e si ispirava largamente al volume del notaio Raimondo Zagami,
Firma digitale e sicurezza giuridica, apparso l’anno precedente per i tipi di CEDAM. Sul tema il più recente Studio CNN 1-2017/DI, Il documento
digitale nel tempo
, a firma dei notai Sabrina Chibbaro, Michele Manente ed Eugenio Stucchi.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

 

Il sito web dello studio notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo e Dott.ssa Anna Lisa Copetto

Negli ultimi anni il modo di esercitare la professione notarile è profondamente mutato: oltre alla capacità di proporre soluzioni valide sul piano tecnico giuridico, è diventato ormai un imperativo saper adeguare modalità e strumenti di relazione e di interazione con una clientela che, sul punto, pretende molto di più di quanto si aspettasse in un passato nemmeno poi così lontano. Da questo punto di vista, il sito web dello studio porta con sé tutta una serie di opportunità ma anche di insidie che il Notaio deve saper governare. Naturalmente anche la comunicazione web, come tutta la comunicazione dello studio notarile, è assoggettata al rispetto della deontologia professionale.

Un’adeguata presenza sul web può garantire visibilità ad una generalità di potenziali clienti e quindi rappresenta probabilmente oggi il principale alleato nella comunicazione esterna della professione notarile. Ma l’obiettivo si raggiunge solo se lo strumento viene gestito con consapevolezza e con cognizione di causa. E la cosa non è poi così scontata come può sembrare. Capita, infatti, di imbattersi spesso in siti web standardizzati, assolutamente inadeguati o non aggiornati in termini di contenuti e di stile espositivo. Ancora non di rado si rinvengono siti approssimativi, che non rispecchiano l’identità dello studio, scarni di informazioni utili all’utente e insufficienti in termini di possibilità di interazione con lo studio, che è invece ciò che il cliente si attende.

Il sito web dello studio è allora insieme una chance e una trappola. Tutto dipende dalla visione, dalle risorse economiche, dall’impegno e dal tempo che il Notaio decide di mettere in campo.

A seconda del tipo d’investimento che si è disposti a fare, non solo in termini di progettazione ed implementazione,  ma soprattutto in termini di manutenzione e aggiornamento, il sito web può assolvere a diverse funzioni: può fungere da semplice vetrina, attraverso la quale lo studio si limita a statuire la propria esistenza nell’ambito del mondo virtuale, ma può anche diventare uno strumento di differenziazione  rispetto ai propri competitor, laddove si introducano significativi elementi di innovazione nella modalità di relazione e interazione con il cliente.

Ad esempio, accedendo ad una sezione riservata del sito, il cliente o l’agenzia immobiliare potrebbe da un lato essere parte ancora più attiva e proattiva del processo di realizzazione della prestazione professionale, conferendo ordinatamente e tempestivamente documenti, dati, informazioni. D’altro lato, il cliente acquisirebbe libero accesso alla sua pratica, potendo così esaminare i suoi documenti o scaricarne copia, in qualsiasi momento e da qualunque luogo si trovi. Con evidente beneficio per tutti: per lo studio notarile che può rendere più efficienti i processi di lavorazione della pratica, e per il cliente può reperire ciò che gli occorre in tempo reale.

Un ulteriore valore aggiunto può essere rappresentato dalla disponibilità di una serie di informazioni volte all’approfondimento di alcune tematiche ritenute utili per il target di clientela di riferimento dello studio. Si tratta di predisporre materiale tecnico scientifico, meglio se con un taglio divulgativo, che può essere proposte sia in formato di documenti da consultare e/o scaricare, sia – e questo è più interessante – in formato di video o podcast da ascoltare o visualizzare in qualunque momento a mezzo di uno smartphone.

Pur animato da buone intenzioni, lo studio notarile però non riesce sempre a trarre giovamento dal sito web che ha magari faticosamente messo a punto. Le cause principali che rendono un sito web poco frequentato e delle quali è opportuno tenere conto sono normalmente:

  • L’autoreferenzialità dei contenuti (il CV del Notaio, il parco collaboratori, l’elenco delle prestazioni erogate interessano poco al potenziale cliente)
  • La scarsità d’informazioni realmente utili per il potenziale cliente, che dovrebbero già costituire l’assaggio dell’approccio e della qualità professionale di quel particolare studio notarile
  • Un non curato posizionamento nei motori di ricerca,
  • La staticità ovvero il mancato continuo aggiornamento dei contenuti,
  • La scarsa attualità e personalità del layout grafico,
  • La poca linearità nella logica di navigazione,
  • La lentezza o la difficoltà di navigazione,
  • La mancanza di possibilità d’interazione con i visitatori

Per ovviare a questi problemi, è quanto mai opportuno affidarsi a esperti del settore. Succede, infatti, molto di frequente che il professionista aspiri ad avere un proprio sito e ambisca, come per altri aspetti organizzativi di studio, al fai da te e che poi non riesca a dedicargli il tempo necessario, rimandando tutta una serie di aspetti per mesi se non per anni e così il sito dello studio rimane statico se non incompiuto. E’ preferibile quindi ricorrere a figure professionali in grado di gestire tutti gli aspetti che riguardano la progettazione e la messa in funzione del sito web. Più specificatamente, lo studio dovrebbe affidarsi ad un web master per la progettazione, lo sviluppo e la manutenzione del sito (un po’ come se fosse l’ingegnere per una costruzione), il web designer per la messa a punto dello stile e della grafica (l’arredatore d’interni, per mantenere la metafora) e, soprattutto, avvalersi dell’assistenza continuativa di un seo specialist per garantire un buon posizionamento del sito nei motori di ricerca (un sito favoloso ma poco visibile è inutile). Per gli studi di nuova generazione o che intendono fare un ulteriore salto nel mondo del web, vale la pena considerare l’idea di affidarsi ad un social strategist per dare visibilità al sito anche sui social network più importanti, quali Facebook, LinkedIn, Twitter, Youtube.

Qualunque sia la scelta strategica che lo studio notarile intende operare, è importante costruire un sito ad hoc, coordinato con gli altri elementi che caratterizzano lo studio e in linea con l’immagine che lo studio vuole dare di sé, coerentemente che con altri strumenti di comunicazione di cui lo studio si avvale.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant  e Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Assistenti generalisti o specialisti? – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Gli studi notarili sono tipicamente organizzati in due modelli fondamentali. Il modello basato su assistenti generalisti e il modello basato sugli specialisti.

Nel modello basato su assistenti generalisti, a ciascun assistente viene assegnato un certo numero di pratiche e l’assistente le segue in tutte le fasi. Dal colloquio, alla raccolta della documentazione, alla collazione della bozza, alla relazione con il notaio prima durante e dopo la stipula. Il generalista si occupa anche della messa a repertorio, del Modello Unico Notarile, della domanda tavolare (ove dovuta) e degli altri adempimenti successivi alla stipula.

Nel modello basato su assistenti specialisti, ciascun assistente si occupa invece di una parte del processo di erogazione della prestazione notarile, per tutte le pratiche dello studio. E così abbiamo assistenti specializzati nei colloqui e nella stesura degli atti, spesso addirittura divisi tra immobiliaristi e societari ed assistenti specializzati nelle fasi successive come repertorio, adempimenti successivi. Quasi sempre la funzione di fatturazione e amministrazione è affidata ad una persona specializzata, la quale talvolta assolve anche al compito di formulare i preventivi e di predisporre i conteggi delle imposte.

Storicamente il modello più diffuso è quello degli specialisti. Uno studio notarile che si sviluppa da zero ha da subito bisogno di un addetto al repertorio, agli adempimenti e alla fatturazione. Sono incombenze di cui la maggior parte dei Notai non si occupano. Solo quando lo studio raggiunge una soglia critica di atti da elaborare ci si dota di assistenti con maggiori competenze giuridiche e relazionali che possano dare una mano al Notaio a predisporre gli atti più semplici e a gestire i primi contatti con la clientela.

Il punto di svolta nella forma organizzativa dello studio notarile è avvenuto con l’informatizzazione degli adempimenti, e più in particolare con l’avvento del Modello Unico Notarile. Essendo i dati utili al modello unico nella disponibilità del soggetto che ha predisposto la bozza, ed essendo il recupero dei dati ai fini dell’adempimento guidato dal computer, l’economia derivante dalla conoscenza dell’atto e del suo contesto da parte del generalista tende a superare il rischio di errori che meritava una seconda lettura a freddo da parte dello specialista.

La scelta di avere assistenti generalisti o specialisti crea quindi due strutture organizzative molto diverse tra loro, quella di uno studio verticale, con tanti “piccoli notai” in batteria rispetto ad una struttura orizzontale, più simile ad una “catena di montaggio” di fordiana memoria.

La struttura orizzontale consente una elevata specializzazione e quindi una grande velocità e precisione nell’esecuzione dei compiti assegnati. Talvolta una prolungata permanenza in una mansione ripetitiva può indurre demotivazione o financo burnout.   

La struttura orizzontale ha anche il difetto che talvolta gli atti si perdono nei meandri dello studio perché non c’è un process owner che sia responsabile dell’atto dall’inizio alla fine. La struttura verticale può indurre a maggiore superficialità nelle soluzioni. Tuttavia, è più flessibile e meglio si adatta alle stagionalità, ai picchi di lavoro, alle assenze improvvise, alle sostituzioni di maternità.

La struttura verticale richiede però di trovare e selezionare individui con una cultura di base più ampia, una maggiore capacità relazionale e di apprendimento, e un investimento formativo, addestrativo e di ritenzione dei talenti molto maggiore da parte dello studio notarile. Soprattutto in fase iniziale.

Spesso mi viene posta la domanda di quale sia la forma migliore per uno studio notarile.

Orizzontale o verticale? Non abbiamo dati conclusivi in merito. Quello che si può affermare è che se uno studio è ben organizzato e le persone sono motivate e produttive non ci sono grandi differenze in termini di produttività, finché tutto funziona. I problemi sorgono quando viene a mancare una o più persone dotate di professionalità rare come addetti al repertorio, agli adempimenti, alla tassazione, ai rapporti con gli enti preposti alla sorveglianza. In questi casi la superiorità del modello verticale risalta immediatamente all’occhio.  

Molti Notai sognano quindi di trasformare uno studio di specialisti in uno studio di generalisti. Questa è una grossa sfida perché non sempre lo specialista è in grado di svolgere ulteriori compiti, magari più difficili sul piano tecnico come un esperto di adempimenti che dopo vent’anni di menage deve apprendere l’arte della stesura.

In altri casi accade il contrario, cioè si finisce con l’aggiungere compiti più noiosi e di precisione che rallentano e disturbano come quando un addetto alla stesura si ritrova a svolgere un adempimento informatico, che spesso vive come un bastone tra le ruote rispetto alla situazione precedente.

La presenza di operatori generalisti che si dividono tra la relazione col cliente e il lavoro di back office impedisce la concentrazione e spinge di solito lo studio a immaginare dei momenti in cui il generalista possa esimersi dai colloqui, dalle mail e dalle telefonate per poter svolgere i compiti che richiedono uno straniamento come la stesura vera e propria o l’esame e lo studio di situazioni particolari.

In ogni caso un’eventuale operazione di job enlargement andrebbe lungamente preparata e gestita con il singolo collaboratore perché dal punto di vista psicologico l’allargamento delle mansioni induce la sensazione di dispersione, perdita di tempo, e di disorientamento degli addetti creando stress e demotivazione.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Il futuro delle assemblee da remoto nel periodo post emergenziale – a cura Notaio Veronica Ferraro

 A pochi mesi della scadenza del termine di applicazione dell’art. 106, secondo comma, D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020, che ha rivoluzionato il modo di tenere le assemblee in funzione di una situazione pandemica particolarmente complicata, occorre chiedersi quale sarà il futuro delle assemblee da remoto e quale sarà l’atteggiamento del notariato in merito.

Con l’inizio della pandemia e del c.d. periodo emergenziale si è manifestata l’esigenza di evitare, da un lato, gli assembramenti con il consequenziale aumento di contagi e dall’altro lo stallo societario. In questa circostanza il Notariato ha dimostrato di essere al servizio delle esigenze della collettività in modo dinamico e moderno aprendo la possibilità che le assemblee delle società e degli altri enti associativi potessero svolgersi a distanza.

Partendo dal dettato normativo dell’art. 2370, comma quarto, c.c., entrato in vigore tempo prima del periodo emergenziale, che consentiva allo statuto della società per azioni di consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione e l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, il Consiglio Notarile di Milano ha approvato, prima ancora dell’entrata in vigore del D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020 (c.d. “Cura Italia”), la Massima 187 che ha sicuramente fatto molto discutere ma ha anche dato una risposta dinamica e rivoluzionaria ad una situazione senza precedenti.

La massima consentiva – ove consentito dallo statuto o dalla vigente disciplina – l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione della totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, a condizione che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione si trovassero il segretario verbalizzante o il notaio. Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi, secondo il Consiglio notarile milanese, di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse, pertanto, non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere un verbale postumo senza parti, con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.

Poco dopo l’uscita della Massima 187, sempre per far fronte al periodo emergenziale, è entrato in vigore il D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020, che, all’art. 106, secondo comma, ha recepito i medesimi principi della Massima e ha dato la possibilità – anche in deroga a quanto previsto dallo statuto sociale – che gli avvisi di convocazione delle  assemblee  ordinarie  o straordinarie delle società di capitali, delle società cooperative e delle mutue  assicuratrici consentissero l’espressione  del  voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea anche esclusivamente  mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che venisse  garantita l’identificazione  dei  partecipanti,  la   loro   partecipazione e l’esercizio del diritto di voto e senza in ogni caso la necessità  che si trovino nel  medesimo  luogo,  ove  previsto dallo statuto,  il  presidente,  il segretario o il notaio.

Il termine di applicazione della suddetta disposizione, originariamente fissato al 31 luglio 2021, è stato posticipato più volte fino all’ultimo posticipo al 31 luglio 2022 per cui occorre domandarsi oggi se, scaduto tale termine, le assemblee possano continuare a tenersi esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione o meno.

Sul punto si registrano opinioni discordanti.

Alcuni autori, interpretando in modo letterale l’art. 2366 c.c. che impone di indicare nell’avviso di convocazione il luogo di svolgimento dell’assemblea, l’art. 2370 c.c. che consente un intervento a distanza, ma in presenza anche di una riunione fisica e l’art. 2363 c.c. che impone di convocare l’assemblea nel comune del luogo ove ha sede la società, sostengono che vi sia nell’ordinamento un vero e proprio divieto di svolgimento delle riunioni esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione. Alla base di questa interpretazione c’è anche un forte timore di discriminazione dei soci dettata dal fatto che non tutti hanno le competenze e gli strumenti necessari per usufruire di queste modalità tecnologiche.

Di diverso avviso il più innovativo Consiglio notarile di Milano con la Massima 200 secondo cui sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione.

La massima in esame si concentra quindi sulla possibilità che la clausola statutaria, oltre a consentire genericamente l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, preveda espressamente che l’organo amministrativo abbia la facoltà, in sede di convocazione, di prevedere che l’intervento possa avvenire esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.

Occorre chiarire che dette norme procedimentali sono finalizzate a garantire un efficiente svolgimento dei lavori collegiali e sono quindi applicabili, come conseguenza logica, anche per le riunioni degli altri organi sociali anche in mancanza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocarlo solo mediante mezzi di telecomunicazione.

Questa massima, che si inserisce in un filone interpretativo che ha da tempo caldeggiato la tenuta mediante mezzi di telecomunicazione delle assemblee, nella sostanza consente di continuare ad utilizzare la modalità da remoto anche una volta terminato il periodo emergenziale, comportando – tra l’altro – una notevole riduzione dei tempi e dei costi per le imprese e consentendo a ciascun soggetto interessato di poter partecipare personalmente invece che a mezzo di delegati.

Sicuramente questa impostazione sarà unanimemente condivisa ma è importante ricordarsi delle parole pronunciate all’ultimo Congresso Nazionale del Notariato da parte del Ministro della Giustizia Marta Cartabia: “Ma proprio sulla pandemia vorrei fare una piccola riflessione. Anche in quella situazione, soprattutto nei momenti più drammatici, più bui, più chiusi di tutta la fase della pandemia voi notai avete rispettato il vostro dovere con dignità e onore, come dice la Costituzione, anche quando continuare a prestare il vostro servizio ha richiesto una grande abnegazione. Io ho apprezzato profondamente la flessibilità del notariato che, ancor prima degli interventi di emergenza, ha saputo reinventarsi, aprendo per esempio alla possibilità di organizzare le assemblee a distanza per le società di capitali e altri enti associativi. Un esempio della capacità di essere al servizio delle esigenze della collettività in modo assolutamente dinamico, moderno e sempre all’avanguardia.”.

Veronica Ferraro, Notaio in Torino.

L’analisi SWOT per lo studio notarile – Una guida scientifica ai buoni propositi – a cura Dott.ssa Anna Lisa Copetto

A ciascuno di noi è capitato almeno una volta di avventurarsi in un progetto che non ha poi dato i risultati sperati. Al netto di circostanze particolarmente sfortunate e sciagurati imprevisti, il più delle volte la causa dell’insuccesso ha a che fare con una analisi preliminare non idonea a darci le informazioni per capire su cosa esattamente dovevamo puntare,  fin dove potevamo spingerci e quali sarebbero stati i rischi che contrastare.

Nell’affrontare qualunque tipo di progetto (una fusione con un altro studio, l’avvio di un piano di comunicazione esterna, ecc.), si rivela molto utile la analisi SWOT, acronimo dei termini inglesi Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Si tratta di uno strumento di pianificazione strategica che può essere utilizzato per stabilire quale sia la miglior strategia possibile stante le caratteristiche delle variabili (di un progetto, di un’idea, dello studio stesso, ecc.) sui cui lo studio può incidere e le caratteristiche dell’ambiente esterno con cui ci si interfaccia e che subisce (uno specifico  cliente, un potenziale partner, il mercato).

Più precisamente, l’analisi swot ci invita a individuare, una volta stabilito l’obiettivo che vogliamo raggiungere:

  • i punti di forza, ovvero quei fattori interni positivi che costituiscono un vantaggio competitive per l’iniziativa;
  • le debolezze, ovvero quegli ostacoli interni che possono compromettere il successo dell’iniziativa;
  • le opportunità, ovvero quelle condizioni esterne che, se correttamente interpretate e sfruttate, permettono di raggiungere l’obiettivo;
  • le minacce, ovvero quelle condizioni esterne che potrebbero intralciare il raggiungimento dell’obiettivo.

 

                                                                            La matrice swot

 

La corretta combinazione dei succitati punti facilita la valutazione dell’effettiva raggiungibilità di uno specifico obiettivo (acquisire nuove quote di mercato, costituire uno studio associato, stabilire una nuova partnership, ecc.) e la definizione delle  possibili strategie applicabili più idonee.

La formulazione della strategia si deve basare sulla risposta alle seguenti domande:

  • Come possiamo valorizzare e sfruttare i punti di forza?
  • Come posso contenere i punti di debolezza e trasformarli in punti di forza?
  • Come posso sfruttare le opportunità offerte dall’ambiente esterno?
  • Come possono contrastare le minacce dell’ambiente esterno?

In particolare le nostre strategie potranno essere di quattro tipi diversi.

  1. Le strategie Forze/Opportunità, volte a sfruttare le opportunità che ben riescono a far leva sulle forze dello studio. Si tratta in genere delle strategie più agevoli e meno costose da affrontare e anche di quelle potenzialmente più immediatamente produttive. Per esempio sfruttiamo le competenze linguistiche per accompagnare le imprese straniere che vogliono investire in Italia.
  2. Le strategie Debolezze/Opportunità che consistono nel migliorare, nel superare le debolezze per poter sfruttare appieno le opportunità offerte dal mercato. Queste strategie possono richiedere investimenti materiali o immateriali consistenti, pertanto sono più difficili da perseguire. Per esempio impariamo la fatturazione elettronica, in cui siamo deboli, per cogliere l’opportunità di assistere i clienti nella materia in questione.
  3. Le strategie Forze/Minacce servono ad affrontare le minacce identificando la maniera di utilizzare le proprie forze per ridurre la vulnerabilità. Si tratta di un utilizzo “coraggioso” e stancante delle proprie risorse, che quindi va deciso con cautela.
  4. Le strategie Debolezze/Minacce sono strategie che prendono atto della propria debolezza rispetto a precise minacce. In questo caso, le strategie possono implicare la pianificazione di manovre difensive per evitare che le debolezze dello studio ne accrescano la vulnerabilità verso le minacce esterne.

Per stendere una buona matrice swot non è necessario ritirarsi per un fine settimana in un monastero per uno studio matto e disperatissimo. Sarà sufficiente dedicare all’impresa non più di una mezza giornata, purché senza distrazioni di alcun tipo e con il massimo della concentrazione possibile.  È possibile anche lavorare in due tempi, richiedendo anche ai propri collaboratori un contributo in differita. In tal caso, la sintesi delle notizie ritratte dalle matrici raccolte aiuterà a capire quanto simili o distanti sono le visioni di ciascuno e a rilevare meglio i punti di debolezza che la Direzione dello studio non percepiva come tali o i punti di forza magari un pochino più scricchiolanti di quanto pensasse.

L’analisi SWOT andrà utilmente ripetuta periodicamente, ad esempio una volta l’anno, per confrontare le matrici dei vari anni e valutare l’effettiva capacità dello studio di interpretare e agire il cambiamento necessario a rimanere efficacemente sul mercato.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Come rilevare i carichi di lavoro nello studio notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Abbiamo sottolineato in un precedente contributo l’importanza di misurare i carichi di lavoro all’interno dello studio notarile, per consentire al Notaio di ottenere la massima efficienza ed equità nell’allocazione delle risorse.

Esistono vari metodi di rilevazione dei carichi di lavoro, alcuni sono indiretti in quanto prevedono il confronto dello studio con l’esterno, mentre altri prevedono una diretta rilevazione delle quantità lavorate o dei tempi di lavorazione, solitamente mediante sistemi informatici. 

Una prima modalità di rilevazione, semplice ma per certi versi meno attendibile per le tante variabili in gioco, è rappresentata dal confronto con i propri colleghi sui “numeri” dello studio (ove questi vengano elaborati): numero delle persone full time equivalenti impiegate in studio, numero dei clienti serviti, numero di atti a repertorio e raccolta, fatturato, ecc. Tali confronti possono fornire ovviamente solo delle indicazioni di massima ma possono risultare efficaci quando le differenze sono importanti. Pensiamo, ad esempio, allo studio notarile che rileva un numero di atti nettamente inferiore rispetto al collega che magari ha una struttura molto più leggera sul piano delle risorse impegnate. È evidente che il dato di per sé ha un significatività limitata se non viene incrociato con altri dati (banalmente, la tipologia di atti di cui trattasi), ma offre lo mossa per  avviare approfondimenti mirati nel proprio studio.

Una seconda metodologia, più attendibile sul piano dei risultati, è rappresentata dall’utilizzo di una scheda cartacea o di un foglio elettronico nel quale registrare quelli che sono i tempi dedicati alle varie attività associate ai clienti durante una giornata lavorativa da parte dei singoli addetti. Il timesheet, appunto. Si tratta di uno strumento che può trovare una applicazione campionaria, anche per brevi periodi ciclici all’interno dell’anno, ad esempio della durata di un paio di settimane, soprattutto in strutture meno complesse.

Con l’aumentare della complessità interna dello studio e quindi dei dati che si vuole andare ad analizzare, la rilevazione a campione può non risultare del tutto efficace. Inoltre, l’alimentazione manuale del dato può talvolta rappresentare  un elemento di rischio per l’affidabilità dello strumento, laddove l’addetto non  sia preciso  o tempestivo nell’aggiornamento del documento di rilevazione.

Una ulteriore modalità è rappresentata dal ricorso ad un software gestionale dedicato che, con dei timesheet calibrati sulle effettive esigenze di indagine e il più possibile automatizzati nella rilevazione dei dati, consente di registrare e monitorare i tempi delle attività dei professionisti e collaboratori nell’arco della giornata. Al momento della rilevazione, il software deve consentire di associare il tempo a ciascuna delle dimensioni di governo (attività, pratica, cliente, partner di riferimento, ecc.), l’applicativo quindi produce in automatico  i report di sintesi. Il timesheet, oltre a fornire tutta una serie di informazioni di natura più prettamente economica, fornisce anche  una serie di dati oggettivi  utili nella definizione dei  tempi standard  per le diverse attività oggetto di controllo e anche nella definizione di come allocare le risorse. Ovviamente, per ottenere questo, è necessario depurare i dati raccolti da eventuali elementi di straordinarietà. Il timesheet è molto comune negli studi legali e commerciali mentre trova minore applicazione negli studi notarili, dove non di rado viene vissuto come un ulteriore fardello. Inoltre non tutte le professionalità riescono a segnare con precisione le attività svolte: si pensi alla segreteria generale, che funge da accoglienza fisica e telefonica e che spezzetta la propria attività in mille rivoli.

Negli studi dove gli assistenti notarili sono specializzati in un’unica funzione si può anche procedere in via indiretta, purché gli assegnatari delle pratiche risultino dalle rilevazioni della suite informatica utilizzata per la gestione degli atti. In questo modo si riesce a verificare ex post la quantità di atti prodotta dal singolo collaboratore nel periodo di tempo considerato.

Come è stato possibile evidenziare, il ricorso a strumenti informatici è senza dubbio la via più efficace per la rilevazione dei carichi di lavoro.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network