Categoria: Notariando

In un contesto così complesso e delicato come quello dello studio notarile, dove precisione, competenza e affidabilità sono fondamentali ai fini della qualità del servizio erogato, le persone e le competenze sono il principale asset strategico principale. Avere una policy di gestione delle risorse umane che contempli un sistema di valutazione del personale efficace è imprescindibile.

Cos’è la valutazione del personale.

La valutazione del personale è un processo sistemico finalizzato a individuare eventuali scostamenti tra la performance della persona e ciò che lo studio desidera o necessita da quella persona. Lo scostamento, positivo o negativo, indirizzerà le risorse dello studio verso una strategia mirata di miglioramento e di valorizzazione della persona e dello studio nel suo complesso.

Gli obiettivi valutazione del personale

La progettazione di un buon sistema di valutazione del personale passa da una chiara definizione degli obiettivi che ci si vuole porre.  Gli obiettivi perseguibili possono essere molteplici e combinabili tra loro: migliorare le prestazioni, mappare le competenze per verificare eventuali opportunità di sviluppo di nuovi servizi, pianificare piani di crescita interna, favorire il passaggio generazionale, ridurre il turnover, aumentare la produttività, ecc.

L’oggetto della valutazione

In funzione degli obiettivi, andrà definito l’oggetto della valutazione: competenze, prestazioni, comportamenti, potenziale, attitudini, ecc. Ad esempio, se l’obiettivo è di vagliare la possibilità di sviluppare l’area societaria, l’oggetto della valutazione potrà essere la competenza posseduta (ancorché non esercitata).

Frequenza di valutazione

Occorrerò quindi decidere in merito alla frequenza con cui effettuare le valutazioni. Si potrà scegliere tra valutazioni annuali, semestrali, mensili, fino ad arrivare a valutazioni quotidiane, con molte possibilità intermedie. La scelta dipenderà molto dalle disponibilità di risorse e tempo che lo studio potrà dedicare alla raccolta e analisi dei dati. Valutazioni più frequenti sono più costose ma permettono di intercettare tempestivamente eventuali problemi e di intervenire più rapidamente. Viceversa, valutazioni meno frequenti favoriscono una più ampia visione d’insieme.

Valutato e valutatore

Un altro tema riguarda la scelta del valutato e del valutatore. La valutazione potrà riguardare indistintamente tutto lo staff dello studio, solo alcune aree (area atti immobiliari, ad esempio), oppure ancora solo categorie specifiche di lavoratori (solo i dipendenti, ad esempio), solo singole persone. Per quanto concerne il ruolo di valutatore, solitamente è assegnato al Notaio stesso oppure ad una figura responsabile. Possono tuttavia essere esplorate altre possibilità: colleghi, subordinati e perfino i clienti e il valutato stesso.

Criteri di valutazione

Per monitorare il risultato delle valutazioni potrebbe essere utile stabilire dei KPI coerenti con l’oggetto dell’assesment. Ad esempio, se voglio monitorare la produttività dell’area “adempimenti post stipula”, potrebbe essere utile calcolare il tempo medio di esecuzione degli adempimenti per ciascun atto nell’anno. Oppure si potrebbe ragionare in termini di obiettivi da assegnare al personale, andando quindi a valutare se e in che misura sono stati raggiunti.

Feedback

Il risultato della valutazione e le azioni che lo studio intende avviare in funzione di esso devono essere il più possibile condiviso con le persone interessate, per farle sentire parte attiva di un percorso di miglioramento più ampio. È importante quindi definire come (colloqui individuali, riunioni plenarie, de visu, per iscritto, ecc.), quando (costantemente, periodicamente, annualmente) e da chi (Notaio o suo delegato).

Attenzione!

Affinché possa essere efficace, il sistema di valutazione del personale deve essere percepito come vantaggioso per tutti. È importante quindi non prestare il fianco a fraintendimenti: non dovrà essere interpretata dal valutatore come strumento per stanare e punire i nullafacenti né dal valutato come uno strumento di controllo e ritorsione. Il rischio è che si trasformi in un boomerang. Una valutazione percepita come ingiusta può essere infatti motivo di abbandono dello studio da parte della risorsa interessata. Al contrario, sentire che lo studio valuta equamente il proprio lavoro e che si mette a disposizione per superare eventuali difficoltà (con delle azioni formative mirate, ad esempio) o che valorizza e premia i comportamenti virtuosi (con dei premi, ad esempio) favorisce la permanenza dei talenti migliori. Che sappiamo essere sempre più rari.

La progettazione di un sistema di valutazione del personale

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Il contenuto del presente articolo scaturisce, come sempre, da riflessioni che occorre a noi notai effettuare, in modo anche “ossessivo”, pressati dall’esigenza di compiere al meglio la nostra professione lì dove, come sempre, i dubbi maggiori riguardano la tassazione dell’atto da parte di una ondivaga Amministrazione Finanziaria che a volte esegue “revirement” pretendendo imposte quando in altri casi omogenei non ha preteso.

Il caso consiste nel dover procedere ad una divisione ereditaria tra condividenti con obbligo di collazione di quanto donato dall’eriditando ad uno di loro, poiché facente parte della schiera di soggetti che il codice civile indica essere tenuti alla stessa (art. 737 c.c.), in mancanza di dispensa dalla medesima collazione da parte del donante.

Ora l’istituto della collazione ha lo scopo ravvisabile nell’intento di condurre, in sede di divisione ereditaria, ad una equiparazione tra le posizioni giuridico patrimoniali dei figli e discendenti del de cuius e quindi l’effetto di assicurare la parità di trattamento tra questi soggetti.

Quindi in buona sostanza chi è tenuto alla collazione deve conferire alla massa ereditaria quanto a lui donato al fine di realizzare l’uguaglianza tra coeredi in sede divisoria e quindi ad apporzionare loro in sede divisoria con beni il cui valore sia tale che, addizionato a quanto già ricevuto con liberalità inter vivos, detto valore sia ragguagliato alla di loro quota ideale quali compartecipi della comunione ereditaria.

Valga un esempio a miglior chiarimento: eredi ab intestato: tre figli (il cui nome tanto per cambiare è) Primo, Secondo e Terzo; quota di diritto: un terzo ciascuno; massa relitta valore euro 900.000; quota di fatto a ciascuno spettante in sede divisoria pari ad euro 300.000 ciascuno. Nel caso però in cui uno dei figli (Primo) abbia ricevuto una donazione dall’ereditando il cui valore è pari ad euro 300.000, senza dispensa dalla collazione, il valore della massa ereditaria a dividersi deve essere assunto in euro 1.200.000, la quota di un terzo di diritto spettante a ciascuno è quindi pari a euro 400.000, per cui al figlio Primo spetteranno in sede divisoria beni il cui valore sia pari a 100.000 e non pari a 300.000 ed agli altri due figli beni il cui valore sia pari ad euro 400.000 per ciascuno; il tutto senza dimenticare che la dispensa da collazione ha effetto solo per la quota disponibile come peraltro nel nostro caso.

Piccolo prologo propedeutico per la tassazione: L’art. 34 del TUR stabilisce che: «La massa comune è costituita nelle comunioni ereditarie dal valore, riferito alla data della divisione, dell’asse ereditario netto determinato a norma dell’imposta di successione…» quindi l’istituto della collazione non rileva in alcun modo nella determinazione del valore imponibile dell’asse ereditario (che rimane 1% della massa relitta) in quanto finalizzato ad una corretta applicazione delle imposte da liquidare in relazione alla connessa e consequenziale fattispecie divisoria (conguaglio esistente o meno). Quindi non bisogna sovrapporre due concetti affatto diversi, quali quello di ‘massa di computo’ (vedi 900.000 o 1.200.000) da un lato e di ‘base imponibile’ dall’altro (sempre 900.000) perché i 300.000 della donazione hanno già precedentemente scontato imposta.

Ora qualora i tre eredi avessero intenzione di attribuirsi i beni relitti in misura non paritetica (ad es per i valori sopra menzionati: a Primo 100.000 e a Secondo e Terzo euro 400.000 ciascuno) sarà addirittura necessario che il bravo notaio evidenzi la donazione a collazionarsi suddetta per evitare che la Amministrazione finanziaria tassi con aliquota proporzionale, propria dei trasferimenti immobiliari, la differenza di valore avuta (apparentemente) in meno da Primo a beneficio degli altri due condividenti, facendo computo solo con i beni relitti. Ma se i tre soggetti condividenti volessero invece attribuirsi tra loro comunque i beni relitti per un valore paritetico (300.000 euro per ciascuno) e non  menzionassero a tale scopo la donazione fatta a Primo, priva di dispensa da collazione, mostrando apparentemente equivalenza tra quota di diritto e quota di fatto, allora l’amministrazione finanziaria, se si avvedesse dell’esistenza della detta donazione, potrebbe far valere -ex converso- questa differenza di valore delle attribuzioni patrimoniali rispetto al valore della quota di diritto che sarebbe comunque pari a 400.000 euro (infatti Primo riceve 600.000 euro poiché prende 300.000 dai beni relitti e 300.000 dal bene donato) in relazione al fatto che a Primo comunque doveva essere attribuito bene di valore minore (100.000 a cui doveva addizionare i 300.000 già ricevuti in donazione). Il tutto sorprenderebbe, immagino, noi operatori del diritto che spesso abbiamo effettuato (io per primo) divisioni senza evidenziare la precedente donazione soggetta a collazione, se non altro (senza mala fede), perché ci era sfuggito che esisteva precedente donazione a collazionarsi e la cosa a dire il vero è sempre andata per il giusto verso.

Tutto quanto detto ha lo scopo di porre un alert, di richiamare, cioè, l’attenzione di noi notai richiesti di effettuare divisioni ereditarie, di verificare se sussistano o meno donazioni con le caratteristiche sopra evidenziate per evitare inaspettate e spiacevoli sorprese di tassazione proporzionale (sul montante di 200.000 euro costituente la differenza che Primo ha avuto in più) casi che sino ad oggi fortunatamente si sono rivelati rari.

Ora si potrebbe pensare di ovviare alla possibile tassazione del conguaglio (scaturente dal fatto che Primo ha preso 600.000 invece di 400.000) pensando ad una possibile rinuncia alla collazione da parte dei condividenti (non donatari) a cui beneficio andava la mancata dispensa da collazione, come sicuramente possibile e come ammesso da Cassazione (29 sett. 2017 num. 22911) con la conseguenza che la massa a dividersi torna ad essere 900.000 e non più 1.200.000, ognuno prende beni per 300.000 euro (pariteticità tra quota di fatto e di diritto) e Primo trattiene per sé il bene donato che vale 300.000 euro non dovendolo collazionare alla massa.

Ma a questo punto mi sorge il dubbio (più tartassante di quello amletico come accennavo nell’incipit del presente scritto) che si possa legittimamente associare e parificare sul piano degli effetti la rinuncia a valersi della collazione (da parte di Secondo e Terzo) (secondo Burdese, infatti, si tratterebbe di un diritto potestativo) con la rinuncia a valersi del conguaglio che gli stessi potrebbero effettuare in sede divisoria. Difatti abbiamo i medesimi presupposti per la divisione: tre fratelli, assenza di testamento, beni relitti per 900.000 euro, bene donato a Primo senza dispensa da collazione per euro 300.000 e quindi -sunteggiando vedi sopra- a Primo dovrebbero andare beni per 100.000 e a Secondo e Terzo beni per 400.000 ciascuno al fine di evitare differenze di valore tra quote di fatto e quota di diritto e quindi evitare conguagli con conseguente tassazione al 9% per la differenza. Se dividessero comunque, d’accordo tra loro, assegnandosi beni per 300.000 euro per ciascuno, Primo andrebbe a prendere 600.000 euro invece di 400.000 euro e dovrebbe di conseguenza elargire euro 200.000 (100.000 per ciascuno) a Secondo e Terzo per parificare le quote di fatto con la quota di diritto di tutti. La rinuncia a percepire conguaglio da parte di Secondo e Terzo, non eviterebbe però, per costante dottrina e giurisprudenza, la tassazione del medesimo al 9%. Infatti, NELLA DIVISIONE IL COGUAGLIO E’ TASSATO COME VENDITA ANCHE SE VI E’ RINUNZIA COME LIBERALITA’. Secondo la Cassazione (ordinanza 1 dicembre 2020, n. 27409, sez. V) l’eccedenza di valore dei beni assegnati rispetto alla quota sulla massa comune (c.d. conguaglio) è invariabilmente sottoposta al trattamento tributario della compravendita, non rilevando che i condividenti che ricevono di più rinunzino, per spirito di liberalità, verso un corrispettivo o a scopo di adempimento, a ricevere una prestazione pecuniaria in quanto l’art.34 del T.U.R., pone una presunzione assoluta (iuris et de iure), in forza della quale l’eccedenza “è considerata vendita limitatamente alla parte eccedente”.

E ancora: “Ai fini dell’imposta di registro Il conguaglio scaturente da una divisione immobiliare deve essere tassato, con le aliquote previste per i trasferimenti, anche se il soggetto, avente diritto al conguaglio, rinuncia a riceverlo per spirito di liberalità”. Principio confermato dalla Corte di cassazione con le sentenze n. 4858, 4871, 4878 e 4884 tutte del 23 febbraio 2024.

Ancora vedasi Risposta ad interpello A. E.  452 / 2021 che riprende cass 28 marzo 2018, n. 7606: Inoltre, con citata la sentenza della Cassazione n. 20119 del 2012, è stato affermato che “Le assegnazioni che hanno luogo nella divisione di beni mobili o immobili non sono considerate traslative di proprietà dei beni assegnati se il condividente riceva una quota corrispondente ai suoi diritti; se, invece, vi è conguaglio, o la quota assegnata è superiore a quella spettante, la divisione, in relazione al conguaglio o al maggiore assegno, è considerata a carattere traslativo e come tale soggetta al tributo proporzionale. Ne deriva che l’Ufficio del Registro, al fine di procedere all’accertamento del tributo, debba sottoporre a giudizio di valore l’intero compendio oggetto della divisione per effettuare il raffronto proporzionale della quota assegnata rispetto al tutto, in relazione alla quota di comproprietà spettante“.

Allora se i tre condividenti decidessero di evitare l’insorgere del conguaglio a monte e non a valle e cioè rinunciando alla (agli effetti della) collazione che parificherebbe in sede divisoria le quote di fatto (300.000 euro per ciascuno) con le quote di diritto non dovendosi più prendere in considerazione nella massa divisoria il bene donato, non equivarrebbe ciò in toto a rinunciare alla attribuzione della differenza di valore loro spettante (a Secondo e a Terzo) come se stessero rinunciando al conguaglio che sorgerebbe invece a valle se non rinunciassero alla collazione e quindi con massa computata includendo il bene donato?

Conseguenza: rinunciano alla collazione (Secondo e Terzo) ma non evitano che questa rinuncia possa evitare la tassazione del plusvalore avuto in più da Primo, cosa che non avverrebbe nel caso in cui la collazione non sorgesse affatto per dispensa fatta dal donante in vita: qui la collazione sorge ex lege al momento della apertura della successione e viene rinunciata (negli effetti) dai beneficiari della stessa.

Spero che tutte queste mie considerazioni rimangano di interesse puramente tecnico giuridico e non ricadano mai in casi pratici, ma visti i tempi correnti nei quali l’Amministrazione Finanziaria sta cercando (mi si passi la licenza partenopea che rappresenta più che mai una adeguatissima metafora) “paglia per cento cavalli” mi soccorre l’esigenza di accendere questo faro sul tema divisione ereditaria.

Roberto Santarpia,  Notaio in Orzinuovi.

La gestione del tempo è una componente essenziale per il buon funzionamento di uno studio notarile. La tempestività di una stipula rispetto al conferimento dell’incarico può essere in molti casi determinante per la soddisfazione delle parti, ma è comunque un elemento molto apprezzato anche dai clienti che non hanno una particolare fretta. Il tempo gioca anche un ruolo importantissimo sul conto economico dello studio: il tempo dedicato alle singole pratiche e attività deve essere allocato in modo ottimale per evitare di scaricare sui clienti le proprie inefficienze.

Tuttavia, il time management deve avvenire nel rispetto delle norme deontologiche, che impongono al notaio di svolgere personalmente alcune attività cruciali e non delegabili, necessarie per garantire l’integrità e la legalità degli atti notarili. Inoltre, è importante coordinare la presenza del notaio presso la sede in determinati giorni della settimana, come previsto dalla deontologia. Esaminiamo come ottimizzare il tempo del notaio e degli assistenti notarili tenendo conto di queste importanti restrizioni.

Secondo l’articolo 37 del Codice Deontologico Notarile, il notaio deve svolgere personalmente, in modo effettivo e sostanziale, le seguenti attività: Accertamento dell’identità personale delle parti, indagine sulla volontà delle parti e direzione della compilazione dell’atto

Dati i compiti non delegabili, il tempo del notaio deve essere gestito in modo da consentirgli di adempiere a queste responsabilità senza compromettere la sua efficienza complessiva. Ecco alcune strategie:

1. Automatizzazione e Delegazione delle Attività Secondarie: Il Notaio potrà efficacemente utilizzare strumenti digitali per automatizzare attività amministrative e delegare compiti meno critici agli assistenti notarili. Questo include la gestione della documentazione preparatoria e posteriore alla stipula degli atti, che deve essere supervisionata ma può non essere necessariamente svolta direttamente dal Notaio.

2. Formazione degli Assistenti: Il Notaio può formare gli assistenti notarili per gestire in autonomia le attività preparatorie e di supporto, riducendo al minimo il suo intervento su compiti che possono essere svolti efficacemente dal personale di supporto.

3. Gestione per Eccezioni: Il Notaio può limitare il tempo dedicato alla gestione dello studio mediante l’utilizzo di procedure di lavoro standardizzate, che sono a tutti gli effetti disposizioni di servizio erga omnes, e di modelli di atti. La standardizzazione del processo non implica la standardizzazione della singola prestazione notarile, anzi supporta una sempre migliore personalizzazione del “prodotto” notarile.

4. Pianificazione degli Appuntamenti: Implementare un sistema di prenotazioni che organizzi gli appuntamenti in modo tale da ridurre i tempi morti e ottimizzare le ore lavorative del notaio, riservando tempo sufficiente per le attività non delegabili.

Una gestione ottimale dell’agenda del notaio è quindi essenziale per evitare il sovraccarico di lavoro in alcune giornate e il sottoutilizzo in altre. Ecco alcune strategie per distribuire gli atti da stipulare in modo uniforme e garantire l’efficienza:

1. Distribuzione Uniforme degli Atti: Pianificare le stipule in modo uniforme durante la settimana per evitare giornate troppo cariche o troppo vuote. Questo può essere fatto analizzando i dati storici e prevedendo il carico di lavoro futuro.

2. Blocchi di Tempo: Riservare blocchi di tempo specifici per le stipule e altri blocchi per attività di revisione, preparazione o incontri con i clienti. Questo aiuta a mantenere un equilibrio e a garantire che ci sia tempo sufficiente per ogni attività. Non dimenticare qualche momento di relax per consentire al Notaio di recuperare le forze

3. Evitare le giornate con Poche Stipule: Gli Assistenti cercheranno il più possibile di evitare di convocare il notaio in studio solo per una o due stipule. Uno studio efficiente pianifica le stipule in modo da avere almeno un numero minimo di atti da trattare, ottimizzando così il tempo del Notaio.

4. Uso di Tecnologie di Pianificazione: Si possono implementare software di gestione dell’agenda per pianificare e monitorare le stipule in modo efficiente. Questi strumenti possono aiutare a visualizzare il carico di lavoro e a fare aggiustamenti in tempo reale.

5. Presenza presso la Sede: Coordinare la presenza del notaio presso la sede in alcuni giorni della settimana, come previsto dalla deontologia. Questo garantisce che il notaio sia disponibile per le attività non delegabili e per eventuali urgenze, senza compromettere la gestione efficiente del tempo.

Anche il tempo degli assistenti notarili è prezioso, e quindi deve essere ottimizzato sulle singole pratiche e gestito in modo tale da supportare efficacemente le attività del notaio. Ecco alcune linee guida:

1. Tracciamento del Tempo: Svariati studi notarili utilizzano software di monitoraggio del tempo per registrare le ore impiegate dagli assistenti su ogni pratica. Questo permette di avere una chiara visione del tempo necessario per diverse attività e di identificare aree di miglioramento.

2. Preventivazione dei Tempi: Lo studio notarile può allocare in anticipo risorse e tempo specifici per ogni pratica notarile, basandosi sui dati medi raccolti tramite il time tracking. Questo permette di avere un controllo migliore sui costi e di prevedere con maggiore accuratezza le tempistiche di completamento delle pratiche.

3. Ottimizzazione dei Processi: Lo studio notarile può analizzare i dati di tempo raccolti per identificare le attività che richiedono più tempo e trovare soluzioni per renderle più efficienti, ad esempio mediante l’adozione di nuove tecnologie o la riorganizzazione dei flussi di lavoro.

4. Stabilire scadenze interne per tutti gli atti: Stabilire scadenze interne per l’istruttoria degli atti è fondamentale per mantenere un alto livello di efficienza e garantire che ogni pratica venga gestita in modo tempestivo.

La gestione del tempo in uno studio notarile richiede un bilanciamento tra l’ottimizzazione dell’efficienza e il rispetto delle norme deontologiche. Il notaio deve dedicare il tempo necessario per svolgere personalmente le attività non delegabili, garantendo così la qualità e la legalità degli atti. Allo stesso tempo, è essenziale implementare strategie per ottimizzare il tempo del personale di supporto, misurando e mettendo a budget il loro tempo per ogni pratica, stabilendo scadenze interne efficaci per l’istruttoria degli atti e gestendo in modo ottimale l’agenda del notaio. Utilizzando un approccio integrato, è possibile sfruttare al meglio le risorse disponibili e fornire un servizio eccellente ai clienti.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Networ

L’usufrutto congiuntivo, ammesso senza particolari problemi non contrastando con alcun principio giuridico, si ha nel caso in cui venga indicata una pluralità di riservatari/usufruttuari che devono esercitare contemporaneamente il diritto di usufrutto e la durata di tale diritto non va oltre quella della vita del più longevo degli usufruttuari: alla morte di ogni co-usufruttuario, la quota degli altri si incrementerà, intervenendo la clausola di accrescimento, mentre la morte dell’ultimo comporterà l’estinzione del diritto di usufrutto.

L’usufrutto congiuntivo è ritenuto costituibile tanto per atti mortis causa, quanto per atti inter vivos, sia titolo gratuito che oneroso.

Con riferimento all’accrescimento reciproco potrebbe sorgere il dubbio circa la possibile modalità del suo sorgere. In altre parole ci si potrebbe chiedere se possa sussistere la reciprocità dell’accrescimento solo se venisse pattuita contestualmente alla costituzione dell’usufrutto a favore di due soggetti (con atto inter vivos) che disponga sia la sua costituzione che la clausola di accrescimento, oppure sia possibile pattuire detta clausola di reciproco accrescimento anche in un successivo momento rispetto al sorgere dell’usufrutto, ricorrendo comunque il presupposto della titolarità per pari quota dell’usufrutto stesso, indifferentemente nato quest’ultimo contestualmente o in momenti temporali diversi.

A mio parere il patto di reciproco diritto di accrescimento può sempre essere stipulato anche successivamente alla costituzione del diritto di usufrutto in quanto vige l’autonomia privata che trova ostacolo solo ove si infrangano altre norme cogenti e qui non pare ve ne siano, ma affinchè detto patto abbia efficacia occorre assolutamente coinvolgere nel patto anche il nudo proprietario che deve accettare lo stesso in quanto pregiudica il suo diritto in relazione alla mancata consolidazione con la nuda proprietà della quota di un mezzo di usufrutto che invece si accresce all’altro usufruttuario e ciò in relazione ed applicazione del principio  “res inter alios acta tertio neque nocet neque prodest”; infatti quanto ai contratti, l’unica ipotesi di efficacia diretta nei confronti di un terzo si ha nel contratto a favore del terzo (art. 1411) che consente al detto terzo di rifiutare il beneficio.

Quanto alla forma occorrerà la forma della scrittura privata autenticata o dell’atto pubblico seppure non occorra la forma solenne prevista per l’atto di donazione in quanto anche in assenza di corrispettivo, il patto di accrescimento trova riscontro in un RECIPROCO vantaggio, vi è una sorta di sinallagma e nessuna gratuità quindi. Si consideri poi altresì che la diversa fattispecie della rinuncia abdicativa al diritto di usufrutto -seppur con animo di arricchire- non richiede la forma solenne in quanto il nudo proprietario diviene pieno proprietario con un negozio indiretto.

La forma suddetta (se oggetto siano beni immobili) occorrerà ai fini della trascrizione dell’atto nei pubblici registri immobiliari considerato che i terzi hanno interesse a conoscere la modificazione della durata di un diritto reale quale l’usufrutto che sì, non potrà durare più di una vita umana (quella del più longevo), ma l’interesse dei terzi risiede nel fatto di sapere se una quota di ½ di usufrutto si consoliderà con la nuda proprietà o meno,  in relazione alla stipula di negozi giuridici con il nudo proprietario poiché varierebbe il corrispettivo e la tassazione: si pensi se gli usufruttuari siano due soggetti uno di 90 anni e l’altro di 60 anni, senza o con reciproco diritto di accrescimento.

Ora prenderei in considerazione uno spinoso aspetto di questa tematica e cioè se l’accrescimento operi comunque nel caso che uno dei due co-usufruttuari trasferisca con negozio giuridico al/ai nudi proprietari la propria quota di usufrutto (e viceversa).

Uno studio del CNN (risposta a quesito n. 127-2019/C) ritiene che “non possa operare immediatamente l’accrescimento a favore degli altri contitolari del diritto di usufrutto; quando uno dei contitolari del diritto di usufrutto acquista anche la nuda proprietà, il suo diritto di usufrutto si estingue ai sensi dell’articolo 1014 codice civile, ma le facoltà di uso e di godimento ad esso connesse non sono perse dall’originario titolare ma, al contrario, permangono nel suo patrimonio, ancorché non più a titolo di usufrutto, ma a titolo di piena proprietà. Ecco, allora, che non potrà esservi alcun effetto di accrescimento immediato a favore degli altri cousufruttuari in quanto manca il presupposto della perdita del diritto, o meglio della perdita delle facoltà insite nel diritto, da parte di uno dei contitolari. Solo nel caso di premorienza dell’usufruttuario acquirente della nuda proprietà rispetto agli altri contitolari del diritto di usufrutto, potrà, allora, operare l’accrescimento nel diritto di usufrutto a favore degli altri.” Conclude poi il redattore allo stesso modo nell’opposto caso e cioè nel caso in cui il nudo proprietario acquista il diritto di uno dei cousufruttuari. Il relatore argomenta ciò con il seguente ragionamento: “Né gli altri contitolari del diritto di usufrutto pare possano lamentarsi della non immediata operatività dell’accrescimento. Se, infatti, il contitolare cedesse il suo diritto di usufrutto a soggetti diversi dal nudo proprietario, il diritto di accrescimento a favore degli altri cousufruttuari non opererebbe certo al momento del trasferimento dell’usufrutto al terzo, ma solo in caso di premorienza dell’originario cousufruttuario e solo al momento di tale premorienza e non pare vi siano ragioni per giustificare differenti effetti per il solo fatto che la cessione avviene a favore del proprietario anziché di altro soggetto”. Però a mio avviso sembra dimenticare un elemento fondamentale che fa cadere il suo asserto: nel caso di trasferimento dell’usufrutto al nudo proprietario si estingue l’usufrutto ex art. 1014 c.c. mentre nel caso di trasferimento di quota di usufrutto ad altro soggetto il diritto di usufrutto continua a sussistere.

Seguendo poi l’impostazione della suddetta risposta a quesito allora la conseguenza (di non pratica sostenibilità) sarebbe che, in caso di costituzione di garanzia reale -quale una ipoteca volontaria- su quota di un mezzo di piena proprietà, divenuta tale per il nudo proprietario in forza della vendita allo stesso da parte di uno solo dei cousufruttuari con diritto reciproco di accrescimento, detta costituzione di ipoteca (su quota di piena proprietà) dovrebbe comunque essere concessa con il consenso anche del co-usufruttuario del cedente (colui cioè che non ha ceduto e che a favore del quale si verificherebbe l’accrescimento in caso di sopravvivenza all’altro co-usufruttuario cedente) poiché a costui tornerebbe il diritto di usufrutto INTERO, al momento del decesso del co­usufruttuario cedente e non potrebbe -nè sarebbe possibile- che gli tornasse gravato da una ipoteca concessa senza il suo consenso; né d’altronde a giustificare la permanenza della ipoteca basterebbe l’ appiglio consistente nel fatto che l’ipoteca sia stata iscritta prima che “rivivesse” l’usufrutto, in quanto questo è “rinato” per via di un contratto stipulato e trascritto precedentemente alla iscrizione della ipoteca, contratto da cui risultava il reciproco diritto di accrescimento (altrimenti inopponibile al nudo proprietario) e se derivante da legato addirittura accrescimento esistente per via di legge (art. 678 c.c.); mi sembra però che questa non sia la prassi seguita usualmente in sede di costituzione di una ipoteca che viene concessa -in genere- senza il consenso del co-usufruttuario non cedente, salvo quanto infra indicato con riferimento alla identificazione della struttura contrattuale della cessione in oggetto.

Da quanto detto si aderisce infatti alla tesi dell’estinzione in modo definitivo del diritto di usufrutto (pro quota ceduto) a tenore dell’articolo 1014 c.c. tesi non contraddetta dall’esistenza di una condizione risolutiva inerente al contratto di cessione tra usufruttuario e nudo proprietario come meglio infra indicato. L’usufrutto infatti non può rinascere dopo la morte del co-usufruttuario che abbia trasferito il detto usufrutto al nudo proprietario per poi “rivivere” ed andare all’altro co-usufruttario, rimasto titolare del diritto di usufrutto con accrescimento: qui siamo in presenza di una fattispecie ontologicamente diversa dalla rinuncia all’usufrutto o dal decorso del termine (situazioni che consentono l’accrescimento al co-usufruttuario), poiché questi eventi non fanno venire meno il diritto di usufrutto che persiste –senza soluzione di continuità- in quanto non si consolida con la nuda proprietà per via del patto di accrescimento che qui opera immediatamente a favore dell’altro co-usufruttuario. Si ribadisce: nel caso invece del trasferimento del diritto di usufrutto a favore del nudo proprietario si verifica la consolidazione in capo ad un’ unica persona del detto diritto di usufrutto con la nuda proprietà, per esplicito consenso espresso dalle parti, che fa sì che l’usufrutto si estingua e non transiti quindi all’altro co-usufruttuario: questo consenso delle parti al trasferimento (al nudo proprietario) è ciò che giustifica il divenire pieno proprietario e la contemporanea estinzione dell’usufrutto per confusione cosa che non avviene invece in caso di rinuncia abdicativa che farebbe espandere il diritto di nuda proprietà, vis espansiva interdetta dal patto di accrescimento che qui opera immediatamente non facendo estinguere l’usufrutto.

D’altra parte l’art. 1014 c.c. sancisce l’estinzione dell’usufrutto e non vi è altra norma che ne preveda la riviviscenza quando il co usufruttuario cedente perisce: qui si è estinto e quando ciò accade è per sempre. Tutto ciò va però necessariamente correlato al principio espresso dall’art. 1372, 2° comma cod. civ. che esprime il principio che il contratto ha efficacia solo tra le parti e non nei confronti dei terzi. Per cui prendendo posizione anche alla correlata struttura (che incide sul problema in oggetto) qui siamo in presenza di un contratto bilaterale tra co-usufruttuario/cedente e nudo proprietario/acquirente la cui efficacia tra le parti è immediata (tesi pacifica) ma necessariamente sottoposta alla condizione risolutiva (in ossequio al principio sopra enunciato dall’ordinamento giuridico espresso dall’art. 1372 2° comma cod. civ. che nessun contratto può andare in danno di posizione giuridiche di terzi) consistente nell‘ evento della premorienza del co-usufruttuario cedente rispetto al co-usufruttuario non cedente che si verifica solo in caso di mancata adesione al patto da parte del co-usufruttuario non cedente, titolare di precedente diritto di accrescimento.  Detta risoluzione è evitata quindi nel solo caso in cui il negozio di trasferimento ottenesse, come detto, il consenso del co-usufruttuario non cedente -in mancanza del quale allora sì che alla morte del co-usufruttuario cedente la sua quota di usufrutto si accrescerebbe comunque all’altro co-usufruttuario non cedente- in quanto quest’ultimo ha un diritto prioritario per il tempo in cui è stato stipulato (e trascritto) il suo patto di accrescimento rispetto all’acquisto effettuato dal terzo nudo proprietario acquirente l’usufrutto, situazione che da fondamento alla risoluzione del contratto di cessione lesivo della posizione del co-usufruttuario e che fa rivivere l’usufrutto ma non già dopo la sua estinzione ma in quanto la condizione risolutiva retroagisce al momento della stipula del contratto di cessione.

Quanto alla forma qui occorrerà pur sempre, naturalmente, la forma della scrittura privata autenticata o dell’atto pubblico per la necessaria pubblicità nei registri immobiliari.

Roberto Santarpia,  Notaio in Orzinuovi.

Si riprendono qui alcuni temi trattati in un evento formativo tenutosi presso il Consiglio Notarile di Genova il 7 maggio 2024. Relatori la professoressa Chiara Enrica Tuo, i professori e notai Domenico Damascelli ed Andrea Fusaro, nonché l’autore di questo piccolo contributo, che ne conserva l’esclusiva responsabilità.

La data è quella del 29 gennaio 2019. Quanti si sono sposati sino a quel giorno sono sotto l’impero della Legge 218 del 1995, il cosiddetto SIDIP, Sistema Italiano di Diritto Internazionale Privato. Da lì in poi, è il Regolamento Eurounitario 1103 del 24 giugno 2016 a dettare le regole. Non è questa la sede per una disamina sistematica delle norme, che non presentano peraltro soverchie difficoltà interpretative; avverto più urgente un’osservazione di metodo.

Il giurista è oggi nella necessità di coordinare input normativi eterogenei, provenienti da ordinamenti spesso lontani (in tutti i sensi) dal nostro, componendo un tappeto normativo non di rado delicato. La pubblicità è il caso più evidente. Il Libro Sesto del Codice Civile è pensato per lavorare con gli altri cinque; assicurare invece la pubblicità di fenomeni regolati, nella loro sostanza, da diritti stranieri, assomiglia talvolta al lavoro di un meccanico che debba riparare una Fiat avendo a disposizione solo ricambi Ford. Non è affatto detto che funzionino bene insieme.

Quando il diritto applicabile è straniero, specie se di difficile conoscenza, una tentazione è sempre in agguato: applicare sottobanco le categorie giuridiche nostrane. Il che ricorda un poco la celebre storiella dell’ubriaco cui sfuggono le chiavi di mano mentre prova ad aprire la porta di casa; barcolla sino ad un lampione e comincia a cercarle. Un amico solo un po’ meno ubriaco gli fa notare che le chiavi non sono cadute lì, e la risposta è: “Sì, ma davanti casa è buio, non le troverò mai; qui c’è luce”. 

Lasciamo perdere i casi limite, anche se forse c’è ancora chi barrisce Sono italiano ed applico il diritto italiano persino dinanzi a situazioni limpide come quella della donna straniera coniugata la quale, conformemente al proprio diritto, usa il cognome del marito, un assetto che siamo tenuti a rispettare in virtù della convenzione di Monaco del 1980. Ebbe regolare ratifica, con tanto di legge (la 950/1984) firmata da Pertini, Craxi, Andreotti, Martinazzoli e Scalfaro; tutti italiani, mi pare, nel bene e nel male. Se la signora rivende l’immobile acquistato da nubile, la trascrizione può regalare qualche grattacapo, è vero, ma si tratta di rimboccarsi le maniche, non di far finta che la legge non esista.

La tentazione può presentarsi anche in forme più sottili. Di fronte alla parola residenza, ad esempio, si dovrà distinguere: se contenuta in una norma italiana, varrà la definizione nostrana; se il testo è europeo, a prevalere sarà la nozione continentale (grosso modo: il luogo in cui l’interessato ha fissato, con voluto carattere di stabilità, il centro permanente o abituale dei suoi interessi. Concetto in qualche modo più prossimo al nostro domicilio). Leggere una fonte internazionalprivatistica europea secondo le griglie concettuali nazionali minerebbe la sua funzione di stabilizzazione continentale del diritto applicabile. Immaginiamo un De Cujus che non abbia operato una optio juris e risulti residente in Polonia secondo il concetto italiano di residenza, ma residente in Italia secondo quello polacco. In mancanza di un’autonoma definizione eurounitaria di residenza, la disposizione del regolamento 650 secondo la quale si applica il diritto dello stato di ultima residenza diverrebbe inutilizzabile. Le definizioni sono apriscatole formidabili.

Sono tramontati insomma i tempi in cui si poteva saltellare come scimmiette su e giù per la Stufenbau kelseniana, senza mai risintonizzare il proprio decoder concettuale. Il giurista del XXI secolo è politeista, mediatore, e spesso anche rammendatore.

Ma torniamo alle coppie internazionali ed alle loro trappole, che a dire il vero riguardano quasi esclusivamente quanti si trovano sotto l’autorità della legge italiana, il SIDIP; il regolamento europeo è di gran lunga meno insidioso.

In agguato all’articolo 13 del SIDIP è il rinvio. Prendiamo una coppia inglese (sia per nazionalità che per residenza) che non abbia stipulato alcuna convenzione matrimoniale. Il diritto internazionale inglese rinvia la fattispecie alla lex rei sitae; l’acquisto operato da un solo coniuge cadrà dunque in comunione legale di diritto italiano, ed è facile che l’acquirente neppure ne abbia percezione, estraneo com’è alla cultura inglese il concetto stesso di comunione legale. Quel che è peggio, la questione può assumere rilievo a distanza di anni, quando il coniuge di allora è stato magari promosso ad ex. Sul piano tattico è possibile provare a sfilarsi osservando che non è responsabile di questo l’ordinamento italiano, che si limita ad accettare un rinvio disposto dal diritto inglese, ma è comunque di sollievo che il Regolamento Europeo abbia disattivato il meccanismo per i coniugi post 19.

Una sfida ancora più sottile deriva da quello che i tedeschi chiamano Statutenwechsel, il cambio di regime. Il SIDIP stabilisce che, in difetto di convenzione, si applichi la legge della cittadinanza comune o, in subordine, quella del luogo di prevalente localizzazione della vita matrimoniale. Entrambi i riferimenti possono cambiare in corsa: un coniuge acquisisce la cittadinanza dell’altro; la nuova localizzazione supera per durata quella precedente. La questione più delicata è stabilire se tale variazione sia retroattiva o meno. L’affermativa è autorevolmente sostenuta in dottrina, ed è anche la soluzione espressamente adottata dal legislatore elvetico. Le conseguenze sarebbero però davvero inusitate: il coniuge che acquista in separazione, perché questo stabilisce la legge applicabile al momento, vedrebbe l’immobile cadere in comunione qualora la nuova legge applicabile preveda tale regime. La tesi della retroattività è stata fortunatamente contraddetta, in ambito notarile, con la ben motivata risposta a quesito 16-2021-A (di Daniela Boggiali, Domenico Damascelli e Paolo Pasqualis); conforta poi che il Regolamento non preveda nulla di simile.

Per finire, una trappola squisitamente notarile. Le convenzioni con cui si modifica il regime applicabile possono essere retroattive? Quelle soggette al Regolamento sono retroattive solo se espressamente lo si prevede, e tutte le convenzioni stipulate post 19 sono governate dal Regolamento, indipendentemente dalla data di celebrazione del matrimonio. Se si opta per la retroattività, occorrerà anche trattare come si conviene (verosimilmente: alla stregua di donazioni) i mutamenti di proprietà che ne discendono, dal punto di vista fiscale, delle menzioni e delle allegazioni.

Diverso discorso per le convenzioni stipulate in vigenza del SIDIP, che ancora a lungo si dovranno prendere in considerazione, ad esempio in sede di rivendita. Non è infatti chiaro se nel silenzio queste siano retroattive. In campo immobiliare, potrebbero forse essere proprio allegazioni e menzioni a trarre d’impaccio l’incolpevole notaio incaricato della rivendita. Laddove vi siano, l’opzione per la retroattività mi parrebbe implicita. Nel caso contrario, le nullità formali probabilmente consentono di escludere l’efficacia retroattiva senza doversi interrogare oltre. Resta il problema della sanabilità, ma in prima battuta le nullità formali, per una volta, potrebbero rivelarsi amiche.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

Quando lo studio notarile assume dimensioni e complessità importanti può essere, ai fini del funzionamento di tutti i processi che conducono alla erogazione della prestazione professionale, può essere di aiuto l’istituzione della figura dell’office manager. Si tratta di una figura professionale al quale il Notaio può delegare alcune delle funzioni che normalmente gestisce in prima persona in quanto titolare e responsabile dello studio. Più nello specifico, in base al livello di autonomia desiderata, le responsabilità e le mansioni che possono essere assegnate all’office manager possono essere le seguenti:

• La gestione amministrativa, ovvero
  1. Coordinare e supervisionare le attività quotidiane dell’ufficio
  2. Supportare l’attività del responsabile amministrativo
  3. Monitorare e ordinare le forniture necessarie per l’ufficio.
  4. Gestire i contratti con fornitori e servizi esterni.
• La gestione operativa, ovvero:
  1. Pianificare e monitorare i lavori, intervenendo in caso di difficolta
  2. Rilevare e trattare le non conformità
• La gestione del personale, ovvero:
  1. reclutare, selezionare e inserire le nuove risorse,
  2. verificare il fabbisogno formativo e promuovere la formazione
  3. valutare le performance e valorizzare le risorse esistenti
  4. Fornire feedback regolari e costruttivi
  5. gestire ferie e permessi
  6. motivare lo staff e risolvere eventuali conflitti
• La gestione delle Relazioni con i Clienti, ovvero:
  1. Monitorare la soddisfazione dei clienti e promuovere azioni di miglioramento
  2. Coordinare le attività di customer service per risolvere eventuali problemi o reclami
  3. Fare da ponte tra il cliente e il Notaio
• La gestione del know how interno, ovvero:
  1. Assicurare la massima condivisione delle informazioni e delle procedure interne
  2. Patrimonializzare il know how dei singoli a beneficio dello studio
  3. Monitorare l’adeguatezza degli strumenti in uso ed eventualmente intervenire

I vantaggi sono facilmente intuibili:

• Una migliore efficienza operativa, grazie ad un migliore coordinamento delle risorse, dei processi operativi e del know how interno
• Un aumento della produttività, grazie ad una più attenta attività di pianificazione e costante monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori
• Una maggiore soddisfazione dei clienti, che possono contare su un più altro standard di servizio su un riferimento per la presa in carico tempestiva di eventuali istanze
• Un ambiente di lavoro più positivo, grazie all’attività di motivazione dello staff dello studio e aiutarlo ad affrontare le piccole o grandi ansie quotidiane

A questi vantaggi, si aggiunga il tempo liberato nell’agenda del Notaio che potrà così dedicare ad attività di maggiore prestigio, come ad esempio la cura più minuziosa delle relazioni considerate strategiche per lo studio. O, perché no, alla propria vita privata!

A volte si commette l’errore di assegnare questo ruolo alla persona che all’interno dello studio ha una maggiore anzianità di servizio e alla persona che esprime maggiori competenze tecniche. In realtà, andrebbe innanzitutto valutato il possesso di competenze di carattere più manageriale. Proviamo a riassumerle nel seguente elenco:

• Competenze Organizzative
  1. Capacità di pianificare e organizzare il proprio lavoro e quello degli altri in modo efficiente.
  2. Abilità nel determinare le priorità e assegnare le risorse in modo appropriato per garantire che le scadenze siano rispettate.
  3. Capacità di gestire simultaneamente molteplici compiti e progetti senza perdere il controllo.
• Competenze Comunicative
  1. Eccellente capacità di comunicazione sia orale che scritta per interagire efficacemente con lo staff, i clienti e i fornitori.
  2. Capacità di ascoltare attentamente e comprendere le esigenze e i problemi degli altri.
  3. Abilità nel negoziare accordi vantaggiosi con fornitori e gestire conflitti interni in modo costruttivo.
• Competenze di Leadership
  1. Capacità di motivare e incoraggiare il team, migliorando il morale e la produttività.
  2. Abilità nel gestire un team, coordinare le attività e delegare compiti in modo efficace.
  3. Capacità di gestire e risolvere i conflitti in modo equo e tempestivo.
• Competenze Tecniche
  1. Familiarità con i software di gestione dell’ufficio e altre tecnologie necessarie per il funzionamento dello studio.
  2. Abilità di analizzare dati e informazioni per prendere decisioni informate.
  3. Competenze nella pianificazione, esecuzione e chiusura di progetti, garantendo il rispetto di tempi e budget.
• Competenze Interpersonali
  1. Capacità di comprendere e rispondere in modo appropriato alle emozioni e alle esigenze degli altri.
  2. Abilità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e gestire situazioni inaspettate.
  3. Affidabilità e capacità di gestire le responsabilità con integrità.
• Competenze Strategiche
  1. Capacità di vedere il quadro generale e pianificare a lungo termine.
  2. Abilità nel risolvere problemi in modo creativo ed efficace.
  3. Capacità di valutare situazioni complesse e prendere decisioni ponderate.

In sostanza, il ruolo dell’office manager è di impegnarsi affinché gli interessi dei principali stakeholder dello studio (notaio, team, cliente) siano allineati, tutelati e valorizzati al meglio. Con un evidente vantaggio dello studio in termini di maggiore competitività.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Il passaggio generazionale rappresenta un momento critico per qualsiasi studio professionale, e gli studi notarili non fanno eccezione. In un settore dove la fiducia e le competenze consolidate sono fondamentali, pianificare accuratamente la successione è cruciale per garantire continuità a dipendenti e collaboratori e meglio tutelare le aspettative della clientela. Tuttavia, alcuni notai, soprattutto quelli che conducono studi monocratici, possono decidere di chiudere lo studio piuttosto che pianificare la successione. Questo articolo esplora le problematiche e le soluzioni legate alla successione generazionale negli studi notarili, con un focus sulle potenziali strategie per un passaggio di consegne senza intoppi.

La resistenza al cambiamento è una delle prime problematiche che emergono durante il passaggio generazionale. I notai senior spesso hanno metodi di lavoro consolidati e possono resistere alle nuove tecnologie o ai cambiamenti nei processi operativi. Questa resistenza può derivare dalla paura di perdere il controllo o di vedere deteriorate le relazioni consolidate con i clienti. Le diverse visioni professionali tra le generazioni possono creare conflitti su come lo studio dovrebbe evolversi. Le nuove generazioni tendono ad essere più aperte all’uso delle tecnologie avanzate, mentre i notai senior possono essere più riluttanti ad adottarle.

La comunicazione e la leadership sono altre aree critiche. La mancanza di una comunicazione chiara e aperta tra le generazioni può portare a malintesi e conflitti. Inoltre, le differenze negli stili di leadership possono creare tensioni e incertezze. La pianificazione della successione è essenziale ma spesso trascurata. La mancanza di un piano di successione chiaro e ben definito può portare a incertezze e disorganizzazione. La transizione può essere troppo rapida o troppo lenta, influenzando negativamente l’operatività dello studio e la motivazione del personale. Infine, il passaggio generazionale deve essere gestito nel rispetto delle normative e della deontologia vigenti, il che può complicare ulteriormente il processo.

Quando i notai scelgono di chiudere lo studio invece di pianificare una successione generazionale, emergono diverse problematiche significative. La chiusura dello studio senza un piano di successione porta a un’interruzione immediata dei servizi notarili forniti ai clienti, causando disagio e perdite di tempo. La chiusura comporta una perdita di know-how, delle competenze accumulate e delle relazioni consolidate con i clienti, che non possono essere facilmente trasferite o replicate. Inoltre, la chiusura di studi in località remote potrebbe in alcuni casi comportare una riduzione dell’offerta di servizi notarili nel mercato locale, creando un deficit nell’accesso a tali servizi per la comunità. Infine, la chiusura comporta inevitabilmente la perdita di posti di lavoro per i dipendenti, che potrebbero trovarsi senza occupazione in breve tempo.

Una pianificazione anticipata della successione, da iniziare qualche anno prima della quiescenza, può risolvere molte di queste problematiche. Sviluppare un piano di successione dettagliato, coinvolgendo tutti gli stakeholder rilevanti, inclusi i clienti chiave e il personale, è cruciale per garantire una transizione senza intoppi. La collaborazione con altri studi notarili può essere una soluzione efficace. Considerare la possibilità di fusioni con altri studi notarili può garantire la continuità del servizio e la conservazione delle relazioni con i clienti. Per assicurare il buon attecchimento della fusione occorre identificare colleghi con adeguate competenze e simili al professionista uscente nello stile di gestione dei clienti e dei dipendenti e collaboratori.

Un’altra strategia efficace per uno studio notarile monocratico è identificare un collega interessato al subentro. Questo processo richiede una pianificazione attenta e può essere gestito attraverso vari passaggi. Inizialmente, è utile effettuare una valutazione completa della situazione dello studio e definire i criteri per il subentro. Il Notaio senior potrà utilizzare la propria rete professionale ed eventualmente le associazioni sindacali e i network per identificare potenziali candidati. Condurre interviste e verifiche approfondite per selezionare il candidato più adatto e redigere un accordo dettagliato che stabilisca i termini e le condizioni della transizione sono passaggi essenziali. Pianificare un periodo di affiancamento per facilitare il trasferimento delle responsabilità e delle competenze e raccogliere feedback per monitorare il progresso della transizione è un modo per assicurare che gli obiettivi del Notaio uscente e di quello subentrante siano entrambi raggiunti.

Un periodo di permanenza del notaio uscente, anche se formalmente cessato, può essere estremamente utile per garantire una transizione fluida. Questo periodo, spesso chiamato “transizione assistita” o “affiancamento”, offre numerosi vantaggi. La presenza continuativa del notaio uscente aiuta a mantenere la fiducia dei clienti, rassicurandoli sulla stabilità e sulla continuità dei servizi offerti. Il notaio uscente può svolgere un ruolo di mentoring, trasferendo le sue competenze, conoscenze e esperienza ai notai più giovani o ai nuovi entranti nello studio. Inoltre, il notaio uscente può assistere nella istruttoria delle pratiche correnti, garantendo che non ci siano interruzioni o ritardi nei servizi forniti ai clienti.

Il passaggio generazionale in uno studio notarile è un processo complesso che richiede una pianificazione accurata e una gestione attenta. identificando uno studio con cui fondersi o un collega interessato al subentro e attraverso l’affiancamento del notaio uscente, è possibile garantire la continuità dei servizi e preservare la clientela. Con un approccio strategico e proattivo, i notai possono affrontare le sfide della successione generazionale e assicurare la sostenibilità a lungo termine dello studio notarile.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Networ

Scagli la prima pietra chi, nel proprio lavoro, non ha mai commesso un errore. A ciascuno di noi sarà capitato almeno una volta nella vita di non aver svolto un lavoro al meglio delle nostre possibilità, di aver fatto arrabbiare un cliente o di aver contrariato un nostro superiore.  Nella maggioranza dei casi non dipende tanto da incompetenza o da negligenza quanto piuttosto da una concomitanza di fattori: un carico di lavoro eccessivo, un equivoco riguardo alle responsabilità cui siamo chiamati, carenza di informazioni adeguate, inesperienza diretta su una specifica casistica, strumenti di lavoro inadeguati, mancanza di comunicazione, il collega che non ci aggiorna, il cliente che fa orecchie da mercante. Nessuna attenuante, si badi bene. Ma nessuno sbaglia mai con piacere. Allora, a fronte ad un errore, nostro o del nostro staff, come dobbiamo comportarci? Innanzitutto, ovviamente, bisogna cercare di correre ai ripari e aggiustare per quanto possibile la situazione contingente: correggere un dato anagrafico, recuperare un documento, registrare un atto. Insomma, spengo l’incendio. Una volta sistemate le cose occorre poi riflettere sulle cause che hanno portato all’errore e chiedersi cosa ha contribuito a farlo accadere. Insomma, indago sulle cause scatenanti. Il che non significa avviare una caccia alle streghe per rintracciare un colpevole. Ci interessa il peccato, non il peccatore. Anzi di più, ci interessa capire se sia possibile evitare che ciò che ci ha indotto in errore possa ripresentarsi in futuro. Insomma, metto lo studio in sicurezza.

Per ricapitolare: individuata la causa (l’atto non riporta le clausole corrette), ne indago la causa (non ho lavorato sullo schema d’atto aggiornato), intervengo con una azione migliorativa (redigo una procedura che stabilisce a tutto lo studio chi deve fare cosa in merito all’aggiornamento degli schemi d’atto). E non dovrebbe finire qua: dovremmo anche prenderci il tempo per verificare se le misure adottate hanno davvero risolto il problema definitivamente. Se nonostante la procedura dovessimo riscontrare la stessa anomalia in un altro atto, significherebbe evidentemente che la misura adottata non è stata efficace E così l’iter si ripete di analisi si dovrebbe ripetere.

Questo è quello che ci chiede di fare lo standard internazionale Iso 9001, che definisce i requisiti che un’organizzazione deve possedere per ottenere la certificazione di qualità. E utilizza una terminologia tecnica molto precisa:

• non conformità: identifica l’anomalia, l’irregolarità, il problema
• correzione; identifica l’azione volta ad eliminare la non conformità
• azione correttiva: identifica l’azione finalizzata a rimuovere causa che ha generato la non conformità

Il citato standard ci chiede anche di documentare l’analisi e la gestione della non conformità. Questo permette allo studio di avere sempre traccia delle non conformità identificate, delle azioni correttive intraprese e dei risultati ottenuti oltre che di poter identificare eventuali tendenze e le aree di miglioramento su cui investire.

La gestione delle non conformità può essere vista come un processo di apprendimento continuo dall’esperienza degli errori. Ogni non conformità è una lezione in sé, è un’opportunità per lo studio di comprendere meglio i propri processi, individuare eventuali debolezze o inefficienze e adottare misure per prevenirne la ricorrenza.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network