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Per quanto ci si sforzi di cercare affinità e parallelismi, tra la professione notarile e l’ingegneria sembra esserci davvero poco in comune. Il ruolo, l’oggetto delle due professioni, la disciplina scientifica e la normativa sulla quale si basano non potrebbero essere più differenti e più agli antipodi. Eppure, a guardare con maggiore attenzione, qualcosa in comune c’è.

Negli studi notarili esistono competenze rare. In altri termini, in alcuni casi gli assistenti notarili eseguono delle attività per le quali è molto difficile reperire sul mercato adeguate professionalità. Si pensi ad esempio a tutte le attività successive alla stipula come la messa a repertorio o l’effettuazione degli adempimenti immobiliari e societari. O agli addetti alla stesura degli atti societari. E’ un piccolo dramma quando gli addetti che svolgono queste attività lasciano lo studio, perché non è affatto facile sostituirli. Lo studio si indebolisce e spesso arranca faticando a recuperare la professionalità perduta. In casi come questi, in cui non esistono libri, corsi o formatori, il tempo sembra essersi fermato: le competenze si trasmettono ancora oralmente, per via sciamanica, come tra druidi di migliaia di anni fa.

Gli stessi addetti ai lavori sembrano consapevoli della loro rarità. Anche quando magari sono affiancati da una persona con meno esperienza e magari sono in odor di pensione sono spesso riluttanti a trasferire la loro professionalità, conquistata con fatica e sacrificio, ai più giovani.

Ed è proprio in questi frangenti che, dovendo comunque assicurare allo studio notarile la dovuta continuità, ci soccorre un approccio organizzativo che prendiamo in prestito dal mondo dell’ingegneria industriale: il reverse engineering.  

L’inglesismo indica il processo di analizzare un oggetto, un sistema o un processo già esistente per comprendere come funziona o è stato progettato. In pratica, si tratta di lavorare all’indietro (inversamente) attraverso il prodotto finale per dedurre il suo funzionamento interno o il processo di progettazione. Questo approccio è spesso utilizzato per ottenere una comprensione approfondita di un sistema senza avere accesso diretto alla sua documentazione o al suo codice sorgente originale.

Il reverse engineering può essere applicato a diverse aree, tra cui software, hardware, prodotti industriali e processi manifatturieri. Gli esperti di reverse engineering esaminano attentamente l’oggetto di interesse, identificano i componenti chiave, analizzano il comportamento e, quando possibile, ricostruiscono o documentano il processo o il prodotto. Questo processo può essere utilizzato per migliorare, ottimizzare o replicare un sistema senza dover partire da zero.

Per ricostruire almeno in parte le competenze rare presenti nello studio notarile, ci si può quindi aiutare con una attività di reverse engineering effettuata sulle pratiche eseguite, mediante la quale si possono recuperare con un approccio “dal particolare al generale” le informazioni necessarie ad effettuare correttamente il lavoro e a costruire procedure e prontuari utili per il futuro dello studio. Ad esempio, esaminando le modalità con le quali sono stati messi a repertorio gli atti nel tempo è possibile desumere una regola valida nella generalità dei casi. Parimenti riscontrando le modalità con cui sono stati compilati i Modelli Unici Notarili è possibile verificare quali campi vengono attivati e quali informazioni inserite a seconda del tipo di atto.

Ecco alcuni passaggi che potrebbero essere inclusi in un processo di reverse engineering per acquisire competenze notarili.

Si dovrebbe partire dall’analisi delle pratiche precedenti, identificando i dettagli delle procedure, gli adempimenti legali e gli aspetti pratici delle attività svolte. ove possibile potrebbe essere utile intentare interviste e discussioni con l’ex addetto per ottenere informazioni dettagliate sulle attività svolte.

Potrebbe giovare inoltre un confronto con gli assistenti notarili aventi funzioni affini o complementari all’interno dello studio.

Queste analisi consentono di solito di assiemare in modo logico le informazioni reperite e di creare documenti dettagliati e organizzati che descrivano le procedure, i passaggi chiave e le considerazioni importanti.

Se del caso, si possono utilizzare diagrammi di flusso, checklist e altri strumenti per rendere più chiare le informazioni.

Il modello così ottenuto può essere verificato dal Notaio e collaudato svolgendo simulazioni pratiche delle attività notarili utilizzando le informazioni raccolte.

Il successo di questo approccio dipenderà dalla qualità delle informazioni raccolte durante il processo di reverse engineering e dalla capacità di tradurre tali informazioni in procedure pratiche e utilizzabili.

Un approccio molto simile viene di solito adottato anche nella costruzione di schemi di atti e nella raccolta sistematica e ragionata di clausole particolari per tipologie di atti.

Il processo di reverse engineering delle competenze si rivela dunque in molti casi vantaggioso e può essere parte integrante della strategia di gestione della conoscenza in uno studio notarile, specialmente quando si tratta di ruoli chiave e di professionalità rare.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

A seguito dell’assunzione di una nuova figura professionale all’interno dello studio notarile si apre la fase di inserimento della nuova risorsa all’interno del team di lavoro. Questa fase, dalla durata variabile, prende il nome di onboarding.

Il termine onboarding difficilmente trova una corrispondenza diretta in italiano. Viene comunemente tradotto come “inserimento”, che tuttavia fa perdere alcune preziose sfumature che l’espressione inglese porta con sé. Questo poiché la parola boarding, imbarco, rimanda all’immagine del salire a bordo, imbarcarsi insieme all’equipaggio per partire per un viaggio. Il termine quindi conferisce al concetto che rappresenta un significato di aggregazione e integrazione propedeutiche all’intraprendere un percorso insieme e, soprattutto, rimanda ad un’attività dinamica, in movimento e che si sviluppa nel tempo. Sebbene all’interno dell’etimologia della parola “inserire” si ritrovi l’aspetto di integrazione (serere = intrecciare, connettere), tale termine comunica un atto puntuale e statico, apparendo dunque semplicistico rispetto alle molteplici implicazioni del processo che dovrebbe rappresentare.

L’importanza di organizzare in modo adeguato il processo di onboarding risulta chiaro andando ad osservare le ricerche che mostrano ciò che accade quando l’onboarding avviene in modo strutturato e ciò che accade quando al contrario l’onboarding è disorganizzato o del tutto assente.

Alcune ricerche ci dicono che le organizzazioni con strategie proattive per l’onboarding mantengono il 91% delle nuove risorse a distanza di un anno, mentre le organizzazioni con un onboarding passivo o assente solo il 30%.

Nell’organizzazione dell’onboarding, va comunque tenuto presente che l’introduzione di una nuova risorsa all’interno dello studio rappresenta un cambiamento su più fronti, e gli aspetti psicologici e umani di tale cambiamento vanno tenuti in considerazione. Una nuova persona infatti è un nuovo elemento che si inserisce in un complesso sistema di dinamiche relazionali già instaurate all’interno delle quali la persona dovrà imparare a muoversi e a conoscere, considerando inoltre le reciproche aspettative che muovono tanto la persona quanto la Direzione.

Alla luce di tutti questi aspetti dunque, risulta essere evidente che un onboarding efficace che faciliti il delicato periodo iniziale di una risorsa non può essere improvvisato, ma deve seguire una strategia. Per fare ciò, sono state individuate delle precise fasi consequenziali:

1. Pre-onboarding – fase preparatoria: è la fase che anticipa il primo giorno di lavoro della nuova risorsa, e comprende tanto la predisposizione documentale, quanto azioni di pre-accoglienza che possono aiutare a ridurre il senso di disorientamento che spesso accompagna il primo giorno di lavoro in un nuovo contesto lavorativo. Un esempio può essere la predisposizione di un vademecum inviato via e-mail in cui dare indicazioni precise su dove e a che ora viene attesa la persona, a chi dovrà rivolgersi, nonché una serie di informazioni utili da imparare nei primi giorni. Può essere importante anche l’organizzazione anticipata di aspetti logistici, quali la preparazione della scrivania e degli strumenti di lavoro (pc, badge, account e accessi ai software di lavoro). Tali accortezze infatti fanno sentire la persona accolta e attesa, e conferiscono l’idea di interesse e cura al personale da parte dello studio.
2. Welcoming and role-specific training – fase di accoglienza: è la fase di accoglienza vera e propria, che deve essere adattata alla nuova risorsa. È una fase altamente personalizzata, che può includere azioni e attività differenti in base al ruolo, il carattere e le pregresse esperienze di lavoro del neoassunto. Tali attività possono includere l’assegnazione di un mentore, la creazione di un’agenda delle attività per i primi giorni, stabilire riunioni periodiche formali, fornire materiale informativo e formativo (stampato, digitale o video) sulle pratiche, le policy e le procedure di studio, la predisposizione di un piano di formazione.
3. Easing into the new role – fase di socializzazione: quando avviene un nuovo inserimento è cruciale per l’intero studio creare delle occasioni che favoriscano e incentivino la socializzazione tra lo staff e il neoassunto, per esempio attraverso momenti di convivialità. Ciò risulta essere molto importante per incoraggiare un ambiente di lavoro accogliente e sano, dal momento che la qualità dell’ambiente di lavoro e la relazione con i superiori e con i colleghi sono alcuni tra i principali motivi che portano al turnover o, al contrario, facilitano il retention del personale.
4. Ongoing development – fase propositiva: è la fase durante la quale il responsabile delle risorse umane ha il compito di monitorare il percorso lavorativo del neoassunto a medio e a lungo termine. Vanno verificati tanto gli aspetti di interesse dello studio, come i risultati raggiunti e l’andamento produttivo, quanto gli aspetti più individuali della nuova risorsa, come la corrispondenza tra le aspettative iniziali sulla posizione e l’effettivo lavoro svolto, eventuali difficoltà o intoppi che la persona può aver riscontrato, spronandola a parlare di ciò che trova di positivo o di negativo nella sua nuova posizione lavorativa e mostrandosi disponibile nel favorire la sua integrazione in studio. Può essere utile in tal senso proporre incontri regolari di monitoraggio.

Spesso viene addotta la scarsa disponibilità di tempo come giustificazione per la mancata strutturazione dell’onboarding. Considerando l’elevato costo rappresentato dal processo di nuove assunzioni che può causare il turnover del personale, che secondo alcuni studi di ricerca può raggiungere un costo di tre volte superiore allo stipendio della posizione da coprire, l’iniziale investimento fatto sull’onboarding porta di fatto ad un concreto vantaggio economico, in quanto consente un rientro rappresentato dal retention del personale.

Anna Lisa Copetto e Giorgia Tentor, Consulenti presso Intuitus Network

SENTENZA DEL 27/09/2023 N. 2867/1 – CORTE DI GIUSTIZIA TRIBUTARIA DI SECONDO GRADO DELLA LOMBARDIA

Massima

Il curatore dell’eredità giacente può essere considerato esclusivamente detentore dei beni dell’asse ereditario al fine di adempiere a una serie di obblighi amministrativi e dichiarativi, ma non possessore nemmeno temporaneo degli stessi. Di conseguenza difetta a monte, in capo al curatore dell’eredità giacente, il “presupposto impositivo diretto”. In base a tale ragionamento la Corte di giustizia tributaria di secondo grado della Lombardia ha respinto l’appello dell’Ufficio e ritenuto non dovuta l’imposta di successione. Nel caso di specie, peraltro, pur volendo aderire alla tesi prospettata dall’Amministrazione finanziaria, il de cuius era privo di eredi e l’asse ereditario aveva valore negativo per cui non era dovuta alcuna imposta.

Sentenza

Testo:

SVOLGIMENTO DEL PROCESSO

Il contenzioso ha ad oggetto un avviso di liquidazione emesso per imposte di successione (ipotecaria, catastale, bollo) a seguito del decesso di xxxx e subentro della curatela dell’eredità giacente (con nomina del Tribunale, sez. Volontaria Giurisdizione).

Il merito della questione (tralasciando una serie di eccezioni preliminari pure poste) è che la curatela ritiene non dovuto alcunché perché non ci sono eredi e l’asse ereditario è negativo per ? 217.000; per di più il curatore si limita alla amministrazione dei beni ma non ne ha il possesso sicché manca, a suo dire, il presupposto impositivo. L’Ufficio sostiene invece che se è vero che i soggetti passivi dell’imposta siano gli eredi e chi presenta la dichiarazione di successione, è altrettanto vero che i curatori dell’eredità giacente sono immessi nel possesso temporaneo dei beni sicché, dal punto di vista fiscale, il curatore è nel possesso dei beni che amministra.

La CTP ha accolto il ricorso ritenendo che il curatore dell’eredità giacente non possa essere ritenuto responsabile del pagamento delle imposte di successione, bollo, ipotecarie e catastali o di tutti i tributi riferibili alla massa ereditaria in attesa di assegnazione. Ciò perché: si limita ad amministrare i beni, non è nel possesso dei beni, nessun trasferimento di ricchezza si è verificato a suo favore. Ne consegue che manca la soggettività passiva di imposta. Le spese sono state compensate.

Propone appello l’ufficio. Ripercorre e analizza l’istituto della curatela dell’eredità giacente e sottolinea che i curatori hanno specifici obblighi anche fiscali fra cui il pagamento dell’imposta di successione, in quanto il curatore è obbligato e presentare la dichiarazione di successione ed è indicato ex lege come responsabile solidale dell’imposta, anche se non è propriamente il soggetto passivo che è invece l’erede che accetta. A dire dell’ufficio l’inesistenza di chiamati all’eredità e l’avere indicato nella dichiarazione di successione lo Stato come beneficiario non comporta l’automatico esonero dal versamento perché ciò può ritenersi definitivo solo alla scadenza del termine di 10 anni dall’apertura della successione. Si richiama una sentenza della CTP di Milano che ha confermato che il curatore deve pagare anche se è indicato lo Stato come beneficiario (n. 1499/2022). Quanto al presupposto impositivo, in ambito tributario il curatore deve intendersi fiscalmente possessore dei bei che amministra.

Si è costituita la curatela dell’eredità giacente chiedendo la conferma della sentenza di primo grado.

Ha depositato successiva memoria l’ufficio per evidenziare ulteriore giurisprudenza di merito a sé favorevole anche di secondo grado di questa Corte di II (2488/2023).

MOTIVI DELLA DECISIONE

L’appello dell’Ufficio è infondato e, pertanto, non merita accoglimento, con conseguente doverosa conferma della decisione di primo grado.

Anzitutto occorre ricordare che, per consolidata giurisprudenza della Suprema Corte, il giudice, nel motivare “concisamente” la sentenza secondo i dettami di cui all’art. 118 disp. att. cpc, non è tenuto ad esaminare specificamente ed analiticamente tutte le questioni sollevate dalle parti, ben potendosi limitare alla trattazione delle sole questioni, di fatto e di diritto, considerate rilevanti ai fini della decisione concretamente adottata. Ne consegue che quelle residue, non trattate in modo esplicito, non devono necessariamente essere ritenute come “omesse”, per effetto di “error in procedendo”, ben potendo esse risultare semplicemente assorbite (ovvero superate) per incompatibilità logico- giuridica con quanto concretamente ritenuto provato. Alla luce di quanto appena ricordato, si deve quindi precisare che la trattazione sarà in questa sede limitata all’approfondimento delle sole questioni rilevanti e dirimenti ai fini del decidere; ritenendosi quindi assorbite tutte le altre eccezioni e questioni. E ciò in applicazione del principio della cosiddetta ‘ragione più liquida’ desumibile dagli artt. 24 e 111 Cost., ulteriormente valorizzato e confermato dalla Suprema Corte (Cass. Civ., ord. n. 26214/2022; Cass. Civ., ord. n. 9309/2020; Cass. Civ., ord. n. 363/2019; Cass. Civ., ord. n. 11458/2018; Cass. Civ. SSUU sentenza n. 24883/2008; Cass. Civ. n. 26242/2014 e Cass. Civ. n. 9936/2014).

Ai sensi dell’articolo 5 del D. Lgs. 31.10.1990, n. 346 (TUS), i soggetti passivi dell’imposta sono gli eredi; ai sensi del successivo articolo 28, comma 2, l’obbligo di presentazione della dichiarazione di successione grava sui soggetti chiamati all’eredità, i legatari, ovvero i loro rappresentanti legali, gli immessi nel possesso temporaneo dei beni dell’assente, gli amministratori dell’eredità, i curatori delle eredità giacenti, gli esecutori testamentari. Quanto al pagamento delle imposte di successione, l’articolo 36 del TUS stabilisce che “Fino a quando l’eredità non sia stata accettata, o non sia stata accettata da tutti i chiamati, i chiamati all’eredità, o quelli che non hanno ancora accettato, e gli altri soggetti obbligati alla dichiarazione della successione, esclusi i legatari, rispondono solidalmente dell’imposta nel limite del valore dei beni ereditari rispettivamente posseduti”.

A parere di questa Corte il curatore dell’eredità giacente può essere al massimo considerato un detentore dei beni dell’asse ereditario in funzione dell’adempimento di una serie di obblighi di amministrazione e dichiarativi, ma non un possessore nemmeno temporaneo dei beni stessi, con la conseguenza che difetta a monte il presupposto impositivo diretto. Né tale conclusione è smentita dal disposto dell’art. 36 TUS laddove considera ‘i soggetti obbligati alla dichiarazione di successione’ comunque responsabili in via solidale delle imposte dovute; è infatti evidente, anche dalla dizione letterale della norma, che una forma di responsabilità solidale presuppone l’esistenza di un obbligato in via principale e dunque la presenza e l’identificazione di eredi o almeno soggetti chiamati alla eredità. Condizione che difetta nel caso di specie non esistendo né eredi né chiamati alla eredità, come confermato dalla dichiarazione di successione che indica lo Stato come beneficiario.

Peraltro, la stessa Amministrazione Finanziaria che considera il curatore dell’eredità giacente un possessore dei beni, con la risposta ad interpello n. 587 del 15.09.2021 ha comunque affermato che il curatore è obbligato a versare l’imposta nei limiti del valore dei beni ereditari posseduti. Ora, nel caso in esame, da un lato, l’eredità è devoluta allo Stato non risultando neppure identificati chiamati all’eredità, sicché già per questo non possono essere pretese imposte di successione o catastali o ipotecarie; dall’altro, comunque, chi è nel possesso dei beni ereditari (e come detto non è tale il curatore dell’eredità giacente) fino alla accettazione dell’eredità non può essere chiamato a rispondere dell’imposta oltre il limite del valore dei beni posseduti che nel caso di specie non esiste perché l’asse ereditario è negativo. In altri termini, pur volendo aderire alla ricostruzione dell’Ufficio sulla qualità del curatore dell’eredità giacente (che comunque questa Corte non condivide), non può pretendersi nel caso di specie alcuna imposta a nessun titolo essendo l’asse ereditario devoluto allo Stato e di valore negativo.

La giurisprudenza di merito si è già espressa più volte in questa stessa direzione: CTP Milano, sez. 16, n.604/2022; CGT II grado Lombardia, sez. 22, n.4078/2022; CTG I grado Milano, sez. 5, n.2973/2022; CTG I grado Milano, sez. 20, n.3594/2022; CGT II grado Lombardia, sez.6, n.1626/2023; CTP Torino 545/3/2020; CTP Milano 725/2022, CGT I Milano 2973/2022); CTP Milano 945/2021; CTP Milano 1632/2021; CTP Milano 604/2022.

La condanna al pagamento delle spese di lite segue la soccombenza e le stesse si liquidano, tenuto conto della natura e del valore della controversia, nonché dei parametri tabellari di riferimento, in complessivi? 1.202; oltre al 15% a titolo di rimborso spese generali e accessori di legge ove dovuti.

P. Q. M.

La Corte di Giustizia Tributaria di II° per la Lombardia

RIGETTA

L’appello dell’Ufficio e per l’effetto conferma la sentenza di primo grado.

CONDANNA

L’Ufficio soccombente alla rifusione delle spese di lite che si liquidano, con riferimento a questo grado di giudizio, in complessivi? 1.202 oltre al 15% a titolo di rimborso forfettario spese generali e accessori di legge ove dovuti.

Barbara Bosso de Cardona,  Notaio.

Il principale asset strategico di uno studio notarile è rappresentato dalle persone, dalle competenze che esse possiedono e dalla loro capacità di tradurle in azioni e comportanti idonei a dare luogo ad una prestazione allineata alle esigenze del cliente, oltre che perfettamente conforme alle norme di legge. Ci si riferisce non solo al Notaio ma anche ai collaboratori che lo coadiuvano nelle diverse fasi del processo di produzione dell’atto. Un team preparato sul piano tecnico, capace di mettersi in relazione con il cliente, in grado di fare fronte alle complessità del quotidiano, che sa adattarsi velocemente ai cambiamenti, è ciò che può fare la differenza tra uno studio di successo e uno studio che sopravvive.

Se tutto ciò è vero, il tema della gestione delle risorse umane deve essere una priorità assoluta. Gestire le risorse umane però cosa significa? Potremmo sinterizzarlo nelle seguenti fasi:

1. Reclutare e selezionare le risorse più idonee per caratteristiche e competenze;
2. Collocarle nelle posizioni più opportune per sfruttarne appieno le potenzialità;
3. Garantire con continuità la giusta formazione rispetto al ruolo assegnato;
4. Guidare e incentivare buoni comportamenti;
5. Valutarne con costanza le performance per intervenire tempestivamente con eventuali aggiustamenti;
6. Offrire un luogo in cui sentirsi appagati e realizzati.

Soffermiamoci sulle primissime fasi di avvio della relazione. Innanzitutto, occorre avere le idee chiare riguardo al profilo da ricercare e ai requisiti specifici che si renderanno necessari, per restringere la platea dei candidati e centrare in tempi brevi l’obiettivo dell’inserimento. Si tratta di costruire l’identikit della persona che desideriamo inserire nello staff, identikit che dovrebbe includere almeno le seguenti informazioni:

• Responsabilità principali;
• Requisiti dell’istruzione e dell’esperienza;
• Competenze tecniche;
• Competenze trasversali.

Solo con un’idea molto chiara e preferibilmente documentata ha senso avviare la fase successiva di reclutamento, ovvero la ricerca di possibili candidati alla posizione vacante. I canali attivabili sono molteplici. Si può avviare un reclutamento interno, che guarda alle risorse già presenti in studio alle quali offrire l’opportunità di un cambio di casacca. Diversamente, lo studio può attingere da fonti esterne, autonomamente con il supporto degli strumenti di ricerca oggi in uso (ormai quasi esclusivamente tramite il web) oppure affidando il reclutamento in outsourcing a consulenti specializzati. La scelta è strettamente legata al tempo che si ha a disposizione e alle risorse che si intende o ci si può permette di investire.

Segue quindi la fase vera e propria di selezione, in cui si va a individuare all’interno della rosa di candidati intercettati la risorsa che meglio risponde alle esigenze espresse dallo studio. L’obiettivo è duplice: trovare la persona che possieda tutte le caratteristiche necessarie per ricoprire con successo una specifica posizione e che più verosimilmente permarrà all’interno dello studio. Quali sono allora gli elementi da sottoporre a valutazione in questa fase? Certamente le conoscenze già acquisite ma anche le potenzialità, le attitudini, le aspirazioni/aspettative, i tratti di personalità, il set valoriale. Attività tutt’latro che banale ma che purtroppo spesso si esaurisce con una sbrigativa chiacchierata guidata dalla fretta di concludere e che porta talvolta all’instaurarsi di un rapporto reciprocamente insoddisfacente.

Una volta scelto il candidato ideale inizia la fase di inserimento della persona all’interno del team di lavoro. Un processo di onboarding ben strutturato ed efficace si tradurrà molto più facilmente in un rapporto di reciproco beneficio. Diversamente, un onboarding disorganizzato, non guidato innalzerà il rischio che i nuovi talenti abbandonino presto lo studio. È in questa fase, infatti, che i neoassunti acquisiscono le conoscenze, le abilità e i comportamenti necessari per diventare membri efficaci dello staff.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

I clienti di uno studio notarile non sono tutti uguali. Per l’uomo della strada, spesso l’unica occasione della vita in cui entra in contatto con uno studio notarile è rappresentata dall’acquisto della prima casa. Avendo poche informazioni sia in merito al ruolo del Notaio che all’iter che devono seguire gli atti notarili, il cliente occasionale si fa delle attese tutte sue sul come dovrebbe avvenire l’interazione con lo studio notarile. Diverso il caso degli imprenditori e dei costruttori, clienti abituali dello studio che conoscono a menadito le regole del gioco.

Una delle più grandi delusioni dei clienti privati dello studio notarile, di solito occasionali e poco avvezzi alla prassi notarile, è di non poter acquisire al termine della stipula l’originale dell’atto.

D’altronde è comprensibile che il cliente consideri suo qualcosa che ritiene di aver comprato, a suo modo di vedere anche a caro prezzo, e che tra l’altro gli serve per dimostrare l’esito della transazione economica della quale è stato parte.

Il cliente non sa (e lo studio notarile non sempre glielo comunica) ciò che avviene dietro le quinte dello studio in tutte le attività propedeutiche e successive alla stipula e quindi pensa che l’iter dell’atto sia molto più semplice di quanto in realta non sia.

Inoltre, dopo l’acquisto di una casa, le parti hanno di solito la necessità di un qualche documento ufficiale utile a volturare utenze, informare l’amministrazione condominiale, denunciare la variazione per il pagamento delle imposte locali, e così via.

Una delle regole base del marketing è che per aumentare il valore percepito di un servizio occorre in qualche modo materializzarlo. E’ per questo motivo ad esempio che l’involucro esterno di un DVD è più grande di quello di un CD, anche se il disco contenuto all’interno della confezione è di dimensioni sostanzialmente identiche. Lo spreco di spazio e di materiale di imballaggio serve a far capire al consumatore che quel prodotto vale di più dell’altro e quindi che è giustificato un prezzo più alto.

Com’è arcinoto al nostro uditorio, il notaio ha invece precisi obblighi di legge in base ai quali deve conservare gli originali della maggior parte degli atti che stipula nella propria raccolta. Anche l’emissione di copie durante o subito dopo la stipula è sostanzialmente impedita dall’altro obbligo in capo al Notaio di preventiva registrazione degli atti. E’ molto difficile organizzare una registrazione immediata di tutti gli atti stipulati dallo studio, anche per la necessità di repertoriare l’atto e di svolgere alcuni importanti controlli.

E, in ogni caso, visto che di solito le parti di un atto notarile sono più d’una, l’agognato originale alla fine non riuscirebbe a soddisfarle tutte.

Per questi motivi, gli studi notarili hanno dovuto immaginare e sperimentare soluzioni diverse per accontentare il bisogno di materializzazione della prestazione dei clienti.

Alcuni studi, ad esempio, si sono attrezzati per la erogazione di un certificato di avvenuta stipula, mentre altri stanno privilegiando l’emissione di copie digitali con valore legale.

Per quella che è la mia esperienza, la maggior parte degli studi notarili vive l’emissione di copie come un fastidio, e ritiene che l’erogazione di questi documenti debba avvenire soltanto a precisa richiesta delle parti. Personalmente ritengo sia utile per enfatizzare la soddisfazione dei clienti che le parti ricevano qualcosa possibilmente durante la stipula o poco dopo e senza doverlo chiedere espressamente. Si tratta di una occasione per contattare il cliente anche dopo l’acquisto che potrebbe ulteriormente fidelizzarlo.

Le varie opzioni sul tavolo hanno implicazioni organizzative molto diverse tra loro.

La trasmissione delle copie digitali richiede banalmente di conoscere l’indirizzo mail non solo del cliente, che di solito è noto allo studio, ma anche della controparte, e quindi questa informazione va chiesta al massimo in sede di stipula.

La trasmissione delle copie digitali sarà tanto più apprezzata quanto più sarà tempestiva, il che dipende da quanto rapido sarà l’invio del Modello Unico Informatico.

La predisposizione dei documenti digitali e l’invio via mail possono essere fortemente automatizzati e i documenti messi a disposizione in un repository digitale a disposizione del cliente 24 ore al giorno e 365 giorni all’anno.

La tradizionale modalità di predisposizione delle copie cartacee dell’atto su richiesta del cliente richiede invece tempi più lunghi in quanto la copia va stampata, sigillata e firmata dal notaio e spedita per posta o conservata fino al ritiro da parte del cliente. L’aggravio di lavoro può essere notevole anche a livello di segreteria per gestire le chiamate di chi chiede le copie magari ritenendo di dover disturbare il Notaio, o chiede informazioni se le copie sono pronte, o che chiede ulteriori copie. Il documento digitale può invece essere replicato all’infinito direttamente dalla parte e ogni replica mantiene lo stesso valore legale del primo documento.  

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Il 9 ottobre 2023 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il c.d. “MiMIT” ( Decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 29 settembre 2023) che ha reso operativo il Registro dei titolari effettivi.

Dal 10 ottobre 2023, quindi, le imprese hanno 60 giorni di tempo per comunicare al Registro delle Imprese i loro “titolari effettivi”.

Con il termine titolare effettivo si intende “la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo”.

I criteri da utilizzare per individuare il titolare effettivo sono indicati nella normativa in oggetto e chiariti nelle linee guida di Unioncamere, dove è stabilito che:

“Nel caso in cui il cliente sia una società di capitali:

 a) costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25 per cento del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;

 b) costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25 per cento del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona”.

“Nelle ipotesi in cui l’esame dell’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza: a) del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria; b) del controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria; c) dell’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante”.

“Qualora l’applicazione dei criteri di cui ai precedenti commi non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari, conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società o del cliente comunque diverso dalla persona fisica”.

Sulla tematica, si segnala anche lo Studio del Consiglio Nazionale del Notariato n. 1_2023 B – LA RICERCA DEL TITOLARE EFFETTIVO – che prende in esame anche alcune fattispecie non espressamente indicate nel testo normativo.

Tra queste, di evidente interesse “pratico” appare la questione relativa all’ipotesi in cui vi siano partecipazioni sociali detenute per una percentuale superiore al 25% in nuda proprietà da un soggetto e sulle quali grava l’usufrutto a favore di altro soggetto al quale spetta il diritto di voto.

In tale caso, applicando il criterio del controllo il titolare effettivo andrebbe identificato con l’usufruttuario ma solo ove si ritenesse che con il termine “proprietà” (diretta o indiretta che sia) il legislatore abbia voluto riferirsi solo al pieno proprietario e non anche al nudo proprietario.

Se, invece, per “proprietà” si intende anche il nudo proprietario allora il titolare effettivo dovrebbe essere sia il nudo proprietario che l’usufruttuario, quantomeno nelle ipotesi in cui quest’ultimo abbia il diritto di voto tale da esercitare il controllo sulla società.

Naturalmente, vi potranno essere fattispecie non sempre di evidente risoluzione pratica, soprattutto nelle ipotesi di società molto composite, per cui  si ritiene prudente nei casi dubbi attenersi quanto più possibile al dato testuale della norme e delle linee guida ufficiali.

Studio: LA RICERCA DEL TITOLARE EFFETTIVO

Titolare Effettivo – Manuale operativo per l’invio telematico

Barbara Bosso de Cardona,  Notaio.

Il Ministero della Giustizia – Ufficio Centrale degli Archivi Notarili in data 16 agosto 2023 si è espresso in merito ai parametri da indicare a repertorio per gli atti di cui ai commi 6-10 dell’art. 64 del D.L. 25 maggio 2021 n. 73 (cd. Decreto Sostegni – bis), come modificato dalla legge di conversione 23 luglio 2021 n. 106.

Secondo il Ministero, in linea con quanto già affermato dall’Avvocatura dello Stato con il parere del 26 luglio 2023, alle compravendite poste in essere con le c.d. “agevolazioni under 36” non si applica la riduzione degli onorari notarili (e, conseguentemente, di tassa archivio e contributi) prevista dall’art. 1, comma 487, della L. 266/2005 (c.d. “prezzo-valore”).

L’argomentazione posta a sostegno di tale parere consiste nella circostanza che il Decreto Sostegni – bis (a differenza della L. 266/2005) non ha previsto espressamente la riduzione degli onorari repertoriali per cui non sarebbe possibile applicare analogicamente la medesima disciplina.

E ciò anche qualora nell’atto la parte abbia richiesto cautelativamente di beneficiare della disciplina del prezzo valore.

La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 12/E del 2021, sul punto, precisa che “il criterio del prezzo-valore, tecnicamente, non costituisce un’agevolazione fiscale, ma rappresenta solo una diversa modalità di determinazione della base imponibile a cui applicare le aliquote di legge”, per cui la medesima Agenzia delle Entrate ritiene opportuno che negli atti di compravendita con le “agevolazioni under 36”, la parte, cautelativamente, manifesti espressamente l’opzione per la disciplina del prezzo-valore, al fine di poterne beneficiare qualora fosse accertata l’insussistenza dei requisiti per godere delle “agevolazioni under 36”.

Ebbene, Ufficio Centrale ha stabilito che anche in tali ipotesi “Non si ritiene che quanto espresso dall’Agenzia in via subordinata e del tutto eventuale ai fini fiscali giustifichi una riduzione di onorari non prevista”.

Conseguentemente, per le compravendite “agevolate under 36” gli onorari notarili non sono ridotti del 30% bensì sono calcolati nella misura ordinaria al 100%.

Approfondimento

Barbara Bosso de Cardona,  Notaio.

1 Inquadramento

1.1 Il diritto di abitazione consiste nell’utilizzo di una casa quale alloggio per il titolare del diritto di abitazione e della sua famiglia, limitatamente ai loro bisogni (art. 1022 c.c.).

Con il termine “casa” è da intendersi, non solo l’abitazione, bensì qualsiasi immobile e sue pertinenze idoneo a soddisfare le normali esigenze di vita domestica e di alloggio familiare, a prescindere dalla destinazione d’uso dell’immobile stesso.

Come enunciato dall’art. 1021 ultimo comma c.c., i bisogni del titolare del diritto e della sua famiglia, a cui si riferisce il legislatore, devono essere rapportati alla condizione sociale del titolare del diritto stesso, adeguata anche al progresso tecnico ed ai moderni orientamenti sociali. Con il mutamento dei bisogni varia anche il contenuto del diritto di abitazione.

L’evoluzione del diritto di famiglia nel nostro ordinamento ridefinisce i confini della “famiglia” del titolare del diritto di abitazione (di cui all’art 1023 c.c.) includendo in essa oltre ai genitori, fratelli, affini, coniuge e figli nati in costanza e non di matrimonio, anche i figli nati dopo che si è costituito il diritto di abitazione e le persone che convivono con il titolare del diritto stesso per prestare a lui o alla sua famiglia i loro servizi.

1.2 Il titolare, o i titolari del diritto di abitazione (habitator) possono essere solo persone fisiche che utilizzano in via diretta il bene. Non è possibile far abitare l’immobile solo dai familiari del titolare del diritto mentre quest’ultimo abita stabilmente altrove.

L’immobile oggetto del diritto di abitazione può essere utilizzato solo come alloggio e pertanto è esclusa la possibilità di trarne frutti: quanto ai frutti naturali quanto a quelli civili. Il divieto deriva, nel primo caso, dalla natura intrinseca del bene e nel secondo caso, dalla inammissibilità di un godimento indiretto del bene stesso.

1.3 Il diritto di abitazione può essere esercitato dall’habitator solo personalmente e direttamente, di conseguenza, il diritto di abitazione non può essere ceduto o dato in locazione, come si evince dall’art. 1024 c.c. L’habitator, pertanto, non è legittimato a costituire diritti di pegno o di ipoteca sul diritto di abitazione, a concedere diritti reali di godimento ovvero costituire a favore di terzi diritti personali di godimento diversi dalla locazione. Analogamente i beni oggetto del diritto di abitazione non possono essere sottoposti a sequestro o pignoramento, nemmeno dal proprietario creditore del titolare del diritto di abitazione.

1.4 Ai sensi del combinato disposto degli artt. 1026 e 979 c.c. la durata del diritto di abitazione non può eccedere la vita dell’habitator, bensì è possibile prevedere pattiziamente un termine inferiore alla durata della vita del titolare del diritto stesso, e i familiari dell’habitator possono beneficiare dell’alloggio fino all’esistenza del diritto di abitazione.

2 Qualificazione giuridica ed effetti

2.1 Il diritto di abitazione, che ha le sue origini nell’usus domus del diritto romano classico, ha natura reale: è un diritto reale su cosa altrui (ius in re aliena) avente ad oggetto un bene immobile. Si distingue dalla locazione per la realità del godimento del bene stesso e dal diritto d’uso in quanto non è portatore di frutti civili o naturali.

La natura reale del diritto di abitazione conferisce allo stesso il carattere dell’assolutezza (può essere fatto valere erga omnes), dell’immediatezza del potere dell’habitator sulla cosa, della tipicità (ossia il diritto è previsto dalla legge), e della patrimonialità (perché il contenuto del diritto è prevalentemente economico).

2.2 Il diritto di abitazione si può costituire mediante testamento, o contratto con la forma scritta (mediante il quale il proprietario costituisce il diritto di abitazione a favore di un altro soggetto ovvero trasferisce la nuda proprietà riservandosi il diritto di abitazione stesso) e deve essere trascritto nei registri immobiliari affinchè sia opponibile erga omnes ai terzi, a norma dell’art. 2653, n. 4 c.c. Il diritto di abitazione si estingue per morte dell’habitator, per scadenza del termine o per sua rinuncia. La morte o la dismissione del diritto da parte dell’habitator permette il consolidamento della piena proprietà.

2.3 Stante il divieto di trasferimento o locazione del diritto di abitazione sancito dall’art. 1024 c.c. si discute se la volontà delle parti possa derogare a tale divieto prevedendo, nell’atto costitutivo del diritto di abitazione, una eventuale clausola di cedibilità.

La dottrina che ricostruisce il fondamento storico del diritto di abitazione (De Martino, Palermo) ritiene che il divieto di cessione sia norma imperativa e non derogabile, in quanto posta a tutela di interessi di ordine pubblico e di coerenza sistematica del codice civile. Se il legislatore avesse voluto permettere una deroga pattizia a tale divieto, avrebbe previsto espressamente la cedibilità del diritto di abitazione, salvo patto contrario, come già sancito dall’art. 980 c.c. per il diritto di usufrutto. Secondo tale ricostruzione qualora il negozio costitutivo del diritto di abitazione preveda espressamente la cedibilità del diritto a terzi, la relativa clausola sarebbe nulla ovvero potrebbe enunciare, in sede di interpretazione, che le parti abbiano voluto in realtà costituire un diverso diritto di natura reale (usufrutto) od obbligatoria (comodato, locazione).

Tale interpretazione del divieto di cessione non impedisce al titolare del diritto di abitazione, congiuntamente al proprietario del bene, il trasferimento della piena proprietà del bene stesso. L’effetto del trasferimento della piena proprietà può avvenire o con la rinuncia da parte del titolare del diritto ovvero con un trasferimento congiunto da parte del titolare del diritto di abitazione e del nudo proprietario del bene, della piena proprietà e non meramente del diritto di abitazione.

La dottrina (Bianca, Scaliti) e la giurisprudenza (Cass Civ 2006/4599 e 2015/8507) che ritengono derogabile il divieto posto dalla norma di cui all’art. 1024 c.c., pone a fondamento della propria tesi l’evoluzione del diritto di abitazione: da istituto avente una funzione strettamente alimentaria per soddisfare i bisogni primari del titolare e della sua famiglia, a sottocategoria del diritto di usufrutto, avente ad oggetto un diritto patrimoniale disponibile.

Tale ricostruzione dottrinaria e giurisprudenziale ritiene che il divieto non tuteli l’ordine pubblico, bensì l’interesse del nudo proprietario affinchè non venga mutata la titolarità del diritto di abitazione. Il contenuto del diritto di abitazione è connesso ai bisogni del titolare del diritto e della sua famiglia, mutando il titolare del diritto muterebbero anche i bisogni dello stesso e il diritto del nudo proprietario verrebbe compromesso da nuovi e differenti bisogni. Nulla vieta al nudo proprietario, dopo aver analizzato le conseguenze del mutamento del titolare del diritto di abitazione, di acconsentire alla cessione.

E’ necessario precisare che coloro che aderiscono alla tesi della derogabilità del divieto di cessione del diritto di abitazione in sede di costituzione del diritto stesso, ritengono che non sia possibile prevedere tale derogabilità in un momento successivo alla costituzione, ovvero che la derogabilità si realizzi per fatti concludenti mediante la cessione da parte dell’habitator del proprio diritto a terzi.

2.4 Pur aderendo alla tesi che ammette la deroga pattizia al divieto di cessione del diritto di abitazione, sovente lo stesso si è già costituito per successione o per contratto senza che vi sia stata apposta deroga al divieto stesso. Si rende, pertanto, necessario poter assecondare la volontà delle parti di trasferire (a titolo gratuito o oneroso) la piena proprietà del bene gravato dal diritto di abitazione ad un terzo soggetto utilizzando lo strumento giuridico più adatto alla tutela dell’acquirente.

Se la volontà è quella di far acquistare al terzo la piena proprietà del bene gravato dal diritto di abitazione è possibile procedere ad un contratto di cessione contestuale da parte del nudo proprietario e del titolare del diritto di abitazione della piena proprietà. Oggetto del negozio di cessione non è il mero diritto di abitazione, bensì la piena proprietà da parte di due soggetti: l’uno titolare del diritto di abitazione e l’altro del diritto di nuda proprietà e pertanto non si violerebbe il divieto di cessione del diritto di abitazione di cui all’art 1024 c.c.

Più prudente sarebbe far trasferire la nuda proprietà con contestuale rinuncia del titolare del diritto di abitazione, al fine di far acquisire al terzo acquirente la piena proprietà del bene. L’onerosità dell’operazione potrebbe riguardare solo la cessione della nuda proprietà, prevedendo una donazione indiretta per la rinuncia al diritto di abitazione, ovvero entrambi i due negozi, quello di cessione e quello di rinuncia. Si ritiene che anche la rinuncia al diritto di abitazione, quale negozio consistente nella dismissione di un diritto, possa avere causa onerosa o gratuita, stante la sua natura abdicativa o traslativa della riserva stessa.

Nel caso in cui colui che intenda divenire pieno proprietario del bene non è un terzo acquirente bensì l’attuale nudo proprietario gravato dal diritto di abitazione, il negozio giuridico della rinuncia al diritto di abitazione assolve interamente l’interesse dell’acquirente. Mediante la rinuncia al diritto di abitazione, a titolo gratuito o oneroso, il nudo proprietario, come conseguenza del principio della vis espansiva del diritto di proprietà, diviene pieno proprietario. In tal caso il corrispettivo avviene per la rinuncia al diritto di abitazione e non per il trasferimento dello stesso, non incorrendo nella violazione del divieto di cessione del diritto di abitazione di cui all’art 1024 c.c.. 

3 Profili pratici: pubblicità e fiscalità

Nel caso di trasferimento contestuale da parte del nudo proprietario e del titolare del diritto di abitazione a titolo oneroso della piena proprietà:

 – l’atto viene trascritto nei registri immobiliari come compravendita indicando nella nota di trascrizione quali soggetti contro il nudo proprietario e il titolare del diritto di abitazione,

 – dal punto di vista fiscale si applicano l’imposta di registro proporzionale (2% se per l’acquirente è prima casa, 9% se per l’acquirente non è prima casa o 15% per immobili agricoli) imposta ipotecaria e catastale in misura fissa di euro 50 ciascuna. 

Nel caso di trasferimento da parte del nudo proprietario e rinuncia, contestuale, del titolare del diritto di abitazione dietro corrispettivo:

-l’atto viene trascritto nei registri immobiliari come compravendita indicando nella nota di trascrizione quali soggetti contro il nudo proprietario e il titolare del diritto di abitazione,

-dal punto di vista fiscale si applicano l’imposta di registro proporzionale (2% se per l’acquirente è prima casa, 9% se per l’acquirente non è prima casa o 15% per immobili agricoli) imposta ipotecaria e catastale in misura fissa di euro 50 ciascuna.

Nel caso di rinuncia con corrispettivo a favore del nudo proprietario al fine di far acquisire a quest’ultimo la piena proprietà:

 – l’atto viene trascritto nei registri immobiliari come compravendita indicando nella nota di trascrizione quale soggetto contro il titolare del diritto di abitazione,

 – dal punto di vista fiscale si applicano l’imposta di registro proporzionale (2% se per l’acquirente è prima casa, 9% se per l’acquirente non è prima casa o 15% per immobili agricoli) imposta ipotecaria e catastale in misura fissa di euro 50 ciascuna.

Bibliografia:

Bianca, La proprietà, in Diritto civile, VI, Milano, 1999

Bigliazzi Geri, Usufrutto, uso e abitazione, in EG, XXXII, Roma, 1994; Id., Usufrutto, uso e abitazione, in Tratt. Cicu, Messineo, XI, 1, Milano, 1979

De Martino, Dell’usufrutto, dell’uso e dell’abitazione, in Comm. Scialoja, Branca, sub artt. 978-1026, Bologna-Roma, 1978

Palermo A., Palermo G., Usufrutto, Uso, Abitazione, in Giur. sist. Bigiavi, Torino,1978

Scaliti, Dell’uso e dell’abitazione, in Commentario Cendon, 2008

Cass. civ., Sez. II, 02/03/2006, n. 4599

Cass. civ., Sez. II, Sentenza, 27/04/2015, n. 8507

Chiara Mistretta,  Notaio in Brescia.

Un aspetto che incide profondamente sul piano organizzativo dell’attività notarile, spesso sottovalutato e che merita quindi maggiore attenzione, è rappresentato dalla stagionalità.

La stagionalità dell’attività notarile si presenta generalmente su due piani temporali diversi, talvolta sovrapposti.

La prima variazione nella domanda, la più evidente, è quella annuale, caratterizzata da un picco di attività verso la fine dell’anno e da un incremento minore, ma comunque significativo, poco prima del periodo estivo. La seconda forma di stagionalità, meno appariscente ma altrettanto impattante, è quella mensile, che tende a manifestare un aumento dell’attività di stipula verso la fine di ciascun mese.

Il picco di attività notarile che si realizza verso la fine di ciascun anno è attribuibile a diverse ragioni. Una delle più importanti è la necessità di finalizzare transazioni e accordi legali in tempo per l’inizio del nuovo anno. Questo è particolarmente rilevante in relazione a questioni fiscali e pianificazione patrimoniale. Molti individui e imprese cercano di concludere accordi in modo che gli effetti giuridici o fiscali entrino in vigore all’inizio del nuovo anno finanziario. Questo comportamento è evidente in operazioni di compravendita immobiliare, donazioni, ma più ancora nelle operazioni straordinarie aziendali quali cessioni di quote o di aziende, fusioni, scissioni.

Ad esempio, molte persone cercano di chiudere accordi immobiliari entro la fine dell’anno per poter beneficiare delle detrazioni fiscali. Le imprese, d’altro canto, possono voler finalizzare fusioni o acquisizioni in tempo per bilanciare i loro libri contabili prima della fine dell’anno fiscale. Questa pressione temporale spinge molti clienti a cercare i servizi di uno studio notarile proprio nei mesi di novembre e dicembre, creando così notevoli ingorghi. Di conseguenza il mese di gennaio appare abbastanza scarico per le stipule, soprattutto nella prima parte del mese, mentre lo staff addetto alle formalità successive lavora a pieno ritmo anche nei primi giorni dell’anno per smaltire gli adempimenti legati alla grande quantità di atti stipulata negli ultimi giorni dell’anno appena trascorso.

Meno spiegabile in termini razionali appare invece il picco annuale estivo, che generalmente interessa i mesi di giugno e luglio. Non sono pochi infatti gli studi notarili che rimangono aperti anche in agosto, pertanto la necessità di anticipare la stipula di accordi appare più legata ad aspetti psicologici, quali la necessità di concludere le transazioni prima di andare in vacanza smarcandola dall’elenco delle cose da fare e sentendosi così liberi di un peso. Vero è che molte attività si fermano in agosto e quindi “saltare” quel mese potrebbe voler dire prolungare di qualche mese importanti progetti causa l’assenza del mediatore, del funzionario di banca, della controparte, impegnati a godersi il sole sotto l’ombrellone.

La stagionalità mensile nell’attività degli studi notarili ha un’origine altrettanto interessante. Questo picco mensile è spesso dovuto alla tradizione di fissare nei contratti preliminari una data di fine mese come termine ultimo per la stipula del contratto definitivo. Questa pratica è radicata nella cultura delle agenzie immobiliari ma anche dei compromessi stipulati dagli stessi Notai.  

Ciò porta ad un aumento dell’attività nei giorni precedenti la scadenza, poiché le parti cercano di rispettare il termine stabilito. Questa pratica è particolarmente comune nelle transazioni immobiliari, ma può applicarsi anche ad altre tipologie di contratti. Un altro aspetto che contribuisce all’affastellarsi delle stipule a fine mese è legato all’aggiornamento delle condizioni bancarie e quindi al potenziale rincaro dei mutui quando la stipula slittasse da un mese all’altro.

La combinazione di una stagionalità annuale dovuta a motivi fiscali e di pianificazione con una stagionalità mensile basata su tradizioni contrattuali crea notevoli sbalzi nella esecuzione del lavoro. Questa situazione richiede una gestione organizzativa molto attenta da parte dei Notai e dei loro team, che devono cercare di bilanciare i picchi di lavoro con periodi di minore attività. Adottando strategie di pianificazione e organizzazione intelligente, gli studi notarili possono gestire con successo questa stagionalità e continuare a fornire servizi professionali di alta qualità ai loro clienti durante tutto l’anno.

In particolare, l’applicazione dell’ottica Lean a situazioni come i picchi di lavoro negli studi notarili può essere molto utile per gestire in modo più efficiente le fluttuazioni di carico di lavoro. In un contesto Lean, si definisce mura la variabilità del processo produttivo. Concetto che si contrappone a quello di standard, ovvero “il miglior metodo conosciuto e condiviso oggi per eseguire un’attività”. Ciò che causa sprechi e abbassa il livello di efficienza del processo, allontanando quest’ultimo dal suo standard, è da considerare parte della variabilità. Attenzione che il concetto di standard si riferisce qui al processo di erogazione della prestazione professionale cioè al corretto iter dell’atto e non al suo contenuto, che invece deve rimanere altamente personalizzato.

In questo quadro, lo studio notarile può reagire efficacemente alle fluttuazioni stagionali della domanda sia cercando di aumentare la capacità produttiva in corrispondenza dei picchi della domanda stessa (ad esempio aumentando il numero degli addetti), sia lavorando per  “appiattire” la domanda rendendola più costante (cercando ad esempio di orientare i clienti che non hanno urgenze), oppure dotando lo studio di una capacità produttiva in linea con i picchi previsti e gestendo poi i periodi di minore impiego del personale rivolgendolo ad altre occupazioni.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network