La strada per diventare notaio in Italia non ha eguali al mondo per complessità, durata, impegno e sacrifici richiesti per la formazione di adeguati requisiti, in termini di preparazione giuridica, rigore, integrità, rettitudine e incorruttibilità richiesti.
Ai meno esperti talvolta sfugge che il notaio, nell’esercizio delle proprie funzioni, è un pubblico ufficiale al quale lo Stato, per ragioni di efficienza e di economicità, ha scelto di delegare l’attribuzione di pubblica fede agli atti privati. E non è poco se consideriamo che il notaio, pur agendo in nome dello Stato e nell’interesse della collettività, si accolla integralmente tutti i costi legati all’esercizio della propria attività e ai rischi professionali connessi. Senza tener conto del fatto che è responsabile civilmente, penalmente, fiscalmente e disciplinarmente per ogni atto ricevuto durante la propria carriera, anche in caso di cessazione delle proprie funzioni. I costi a carico dello studio son ingentissimi. Ecco perché diventa importantissimo, e se vogliamo anche urgente, dotarsi di una strategia organizzativa basata sia su una gestione efficienza di processi di lavorazione degli atti, sia una gestione consapevole ed organizzata dei propri rischi.
La certificazione ISO 9001 può rappresentare lo strumento attraverso il quale il Notaio può, dopo una accurata analisi delle dinamiche organizzative del proprio studio, stabilire il modello organizzativo più idoneo a massimizzarne i risultati positivi e minimizzare gli sprechi, oltre che di mitigare quanto più possibile i rischi e di ottimizzare. La certificazione ISO 9001 affianca alle alte competenze giuridiche del notaio, maniacalmente attento alla conformità a norma degli atti, le competenze manageriali necessarie a dare stabilità e sostenibilità allo studio.
La ISO 9001 è uno standard internazionale che definisce i requisiti che un’organizzazione (nel nostro caso, lo studio notarile) deve rispettare per potersi dire dotata di un sistema di gestione capace di garantire la piena soddisfazione di tutte le cd “parti interessate”, che nel caso dello studio, sono rappresentate da: clienti, enti di regolamentazione, pubblica amministrazione in generale, collettività,
Adottare un sistema di gestione per la qualità certificato ISO 9001 significa, in concreto:
- Fare una seria analisi di ciò che si è e decidere ciò che si vuole diventare
- Stabilire gli obiettivi strategici e operativi nonché le risorse e azioni necessarie per raggiungerli
- Formalizzare le prassi di lavoro che consentono di ottenere il miglior risultato possibile con il minor dispendio possibile di risorse
- Fissare procedure di controllo e prevenzione degli errori per limitare i rischi e cogliere ogni opportunità vantaggiosa per lo studio
- Verificare regolarmente la conformità tra quanto stabilito e quanto ottenuto in termini di risultati
- Intervenire tempestivamente per risolvere eventuali difformità e soprattutto imparare dai propri errori per prevenirli in futuro
I vantaggi che lo studio può trarre dalla certificazione della qualità sono quindi evidenti:
- Miglioramento della qualità del servizio, grazie ad un maggior controllo dei processi di lavorazione della pratica e a una riduzione dei rischi di errore, e conseguente miglioramento della soddisfazione del cliente.
- Riduzione dei costi associati alle rilavorazioni e inefficienze e conseguente maggiore competitività grazie alla riduzione degli sprechi e ad una gestione più focalizzata delle risorse disponibili
- Miglioramento della soddisfazione interna, grazie ad una più chiara assegnazione di compiti e responsabilità, funzionali agli obiettivi complessivi dello studio
Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network
