Categoria: Notariando

1 Inquadramento

1.1 Il diritto di abitazione consiste nell’utilizzo di una casa quale alloggio per il titolare del diritto di abitazione e della sua famiglia, limitatamente ai loro bisogni (art. 1022 c.c.).

Con il termine “casa” è da intendersi, non solo l’abitazione, bensì qualsiasi immobile e sue pertinenze idoneo a soddisfare le normali esigenze di vita domestica e di alloggio familiare, a prescindere dalla destinazione d’uso dell’immobile stesso.

Come enunciato dall’art. 1021 ultimo comma c.c., i bisogni del titolare del diritto e della sua famiglia, a cui si riferisce il legislatore, devono essere rapportati alla condizione sociale del titolare del diritto stesso, adeguata anche al progresso tecnico ed ai moderni orientamenti sociali. Con il mutamento dei bisogni varia anche il contenuto del diritto di abitazione.

L’evoluzione del diritto di famiglia nel nostro ordinamento ridefinisce i confini della “famiglia” del titolare del diritto di abitazione (di cui all’art 1023 c.c.) includendo in essa oltre ai genitori, fratelli, affini, coniuge e figli nati in costanza e non di matrimonio, anche i figli nati dopo che si è costituito il diritto di abitazione e le persone che convivono con il titolare del diritto stesso per prestare a lui o alla sua famiglia i loro servizi.

1.2 Il titolare, o i titolari del diritto di abitazione (habitator) possono essere solo persone fisiche che utilizzano in via diretta il bene. Non è possibile far abitare l’immobile solo dai familiari del titolare del diritto mentre quest’ultimo abita stabilmente altrove.

L’immobile oggetto del diritto di abitazione può essere utilizzato solo come alloggio e pertanto è esclusa la possibilità di trarne frutti: quanto ai frutti naturali quanto a quelli civili. Il divieto deriva, nel primo caso, dalla natura intrinseca del bene e nel secondo caso, dalla inammissibilità di un godimento indiretto del bene stesso.

1.3 Il diritto di abitazione può essere esercitato dall’habitator solo personalmente e direttamente, di conseguenza, il diritto di abitazione non può essere ceduto o dato in locazione, come si evince dall’art. 1024 c.c. L’habitator, pertanto, non è legittimato a costituire diritti di pegno o di ipoteca sul diritto di abitazione, a concedere diritti reali di godimento ovvero costituire a favore di terzi diritti personali di godimento diversi dalla locazione. Analogamente i beni oggetto del diritto di abitazione non possono essere sottoposti a sequestro o pignoramento, nemmeno dal proprietario creditore del titolare del diritto di abitazione.

1.4 Ai sensi del combinato disposto degli artt. 1026 e 979 c.c. la durata del diritto di abitazione non può eccedere la vita dell’habitator, bensì è possibile prevedere pattiziamente un termine inferiore alla durata della vita del titolare del diritto stesso, e i familiari dell’habitator possono beneficiare dell’alloggio fino all’esistenza del diritto di abitazione.

2 Qualificazione giuridica ed effetti

2.1 Il diritto di abitazione, che ha le sue origini nell’usus domus del diritto romano classico, ha natura reale: è un diritto reale su cosa altrui (ius in re aliena) avente ad oggetto un bene immobile. Si distingue dalla locazione per la realità del godimento del bene stesso e dal diritto d’uso in quanto non è portatore di frutti civili o naturali.

La natura reale del diritto di abitazione conferisce allo stesso il carattere dell’assolutezza (può essere fatto valere erga omnes), dell’immediatezza del potere dell’habitator sulla cosa, della tipicità (ossia il diritto è previsto dalla legge), e della patrimonialità (perché il contenuto del diritto è prevalentemente economico).

2.2 Il diritto di abitazione si può costituire mediante testamento, o contratto con la forma scritta (mediante il quale il proprietario costituisce il diritto di abitazione a favore di un altro soggetto ovvero trasferisce la nuda proprietà riservandosi il diritto di abitazione stesso) e deve essere trascritto nei registri immobiliari affinchè sia opponibile erga omnes ai terzi, a norma dell’art. 2653, n. 4 c.c. Il diritto di abitazione si estingue per morte dell’habitator, per scadenza del termine o per sua rinuncia. La morte o la dismissione del diritto da parte dell’habitator permette il consolidamento della piena proprietà.

2.3 Stante il divieto di trasferimento o locazione del diritto di abitazione sancito dall’art. 1024 c.c. si discute se la volontà delle parti possa derogare a tale divieto prevedendo, nell’atto costitutivo del diritto di abitazione, una eventuale clausola di cedibilità.

La dottrina che ricostruisce il fondamento storico del diritto di abitazione (De Martino, Palermo) ritiene che il divieto di cessione sia norma imperativa e non derogabile, in quanto posta a tutela di interessi di ordine pubblico e di coerenza sistematica del codice civile. Se il legislatore avesse voluto permettere una deroga pattizia a tale divieto, avrebbe previsto espressamente la cedibilità del diritto di abitazione, salvo patto contrario, come già sancito dall’art. 980 c.c. per il diritto di usufrutto. Secondo tale ricostruzione qualora il negozio costitutivo del diritto di abitazione preveda espressamente la cedibilità del diritto a terzi, la relativa clausola sarebbe nulla ovvero potrebbe enunciare, in sede di interpretazione, che le parti abbiano voluto in realtà costituire un diverso diritto di natura reale (usufrutto) od obbligatoria (comodato, locazione).

Tale interpretazione del divieto di cessione non impedisce al titolare del diritto di abitazione, congiuntamente al proprietario del bene, il trasferimento della piena proprietà del bene stesso. L’effetto del trasferimento della piena proprietà può avvenire o con la rinuncia da parte del titolare del diritto ovvero con un trasferimento congiunto da parte del titolare del diritto di abitazione e del nudo proprietario del bene, della piena proprietà e non meramente del diritto di abitazione.

La dottrina (Bianca, Scaliti) e la giurisprudenza (Cass Civ 2006/4599 e 2015/8507) che ritengono derogabile il divieto posto dalla norma di cui all’art. 1024 c.c., pone a fondamento della propria tesi l’evoluzione del diritto di abitazione: da istituto avente una funzione strettamente alimentaria per soddisfare i bisogni primari del titolare e della sua famiglia, a sottocategoria del diritto di usufrutto, avente ad oggetto un diritto patrimoniale disponibile.

Tale ricostruzione dottrinaria e giurisprudenziale ritiene che il divieto non tuteli l’ordine pubblico, bensì l’interesse del nudo proprietario affinchè non venga mutata la titolarità del diritto di abitazione. Il contenuto del diritto di abitazione è connesso ai bisogni del titolare del diritto e della sua famiglia, mutando il titolare del diritto muterebbero anche i bisogni dello stesso e il diritto del nudo proprietario verrebbe compromesso da nuovi e differenti bisogni. Nulla vieta al nudo proprietario, dopo aver analizzato le conseguenze del mutamento del titolare del diritto di abitazione, di acconsentire alla cessione.

E’ necessario precisare che coloro che aderiscono alla tesi della derogabilità del divieto di cessione del diritto di abitazione in sede di costituzione del diritto stesso, ritengono che non sia possibile prevedere tale derogabilità in un momento successivo alla costituzione, ovvero che la derogabilità si realizzi per fatti concludenti mediante la cessione da parte dell’habitator del proprio diritto a terzi.

2.4 Pur aderendo alla tesi che ammette la deroga pattizia al divieto di cessione del diritto di abitazione, sovente lo stesso si è già costituito per successione o per contratto senza che vi sia stata apposta deroga al divieto stesso. Si rende, pertanto, necessario poter assecondare la volontà delle parti di trasferire (a titolo gratuito o oneroso) la piena proprietà del bene gravato dal diritto di abitazione ad un terzo soggetto utilizzando lo strumento giuridico più adatto alla tutela dell’acquirente.

Se la volontà è quella di far acquistare al terzo la piena proprietà del bene gravato dal diritto di abitazione è possibile procedere ad un contratto di cessione contestuale da parte del nudo proprietario e del titolare del diritto di abitazione della piena proprietà. Oggetto del negozio di cessione non è il mero diritto di abitazione, bensì la piena proprietà da parte di due soggetti: l’uno titolare del diritto di abitazione e l’altro del diritto di nuda proprietà e pertanto non si violerebbe il divieto di cessione del diritto di abitazione di cui all’art 1024 c.c.

Più prudente sarebbe far trasferire la nuda proprietà con contestuale rinuncia del titolare del diritto di abitazione, al fine di far acquisire al terzo acquirente la piena proprietà del bene. L’onerosità dell’operazione potrebbe riguardare solo la cessione della nuda proprietà, prevedendo una donazione indiretta per la rinuncia al diritto di abitazione, ovvero entrambi i due negozi, quello di cessione e quello di rinuncia. Si ritiene che anche la rinuncia al diritto di abitazione, quale negozio consistente nella dismissione di un diritto, possa avere causa onerosa o gratuita, stante la sua natura abdicativa o traslativa della riserva stessa.

Nel caso in cui colui che intenda divenire pieno proprietario del bene non è un terzo acquirente bensì l’attuale nudo proprietario gravato dal diritto di abitazione, il negozio giuridico della rinuncia al diritto di abitazione assolve interamente l’interesse dell’acquirente. Mediante la rinuncia al diritto di abitazione, a titolo gratuito o oneroso, il nudo proprietario, come conseguenza del principio della vis espansiva del diritto di proprietà, diviene pieno proprietario. In tal caso il corrispettivo avviene per la rinuncia al diritto di abitazione e non per il trasferimento dello stesso, non incorrendo nella violazione del divieto di cessione del diritto di abitazione di cui all’art 1024 c.c.. 

3 Profili pratici: pubblicità e fiscalità

Nel caso di trasferimento contestuale da parte del nudo proprietario e del titolare del diritto di abitazione a titolo oneroso della piena proprietà:

 – l’atto viene trascritto nei registri immobiliari come compravendita indicando nella nota di trascrizione quali soggetti contro il nudo proprietario e il titolare del diritto di abitazione,

 – dal punto di vista fiscale si applicano l’imposta di registro proporzionale (2% se per l’acquirente è prima casa, 9% se per l’acquirente non è prima casa o 15% per immobili agricoli) imposta ipotecaria e catastale in misura fissa di euro 50 ciascuna. 

Nel caso di trasferimento da parte del nudo proprietario e rinuncia, contestuale, del titolare del diritto di abitazione dietro corrispettivo:

-l’atto viene trascritto nei registri immobiliari come compravendita indicando nella nota di trascrizione quali soggetti contro il nudo proprietario e il titolare del diritto di abitazione,

-dal punto di vista fiscale si applicano l’imposta di registro proporzionale (2% se per l’acquirente è prima casa, 9% se per l’acquirente non è prima casa o 15% per immobili agricoli) imposta ipotecaria e catastale in misura fissa di euro 50 ciascuna.

Nel caso di rinuncia con corrispettivo a favore del nudo proprietario al fine di far acquisire a quest’ultimo la piena proprietà:

 – l’atto viene trascritto nei registri immobiliari come compravendita indicando nella nota di trascrizione quale soggetto contro il titolare del diritto di abitazione,

 – dal punto di vista fiscale si applicano l’imposta di registro proporzionale (2% se per l’acquirente è prima casa, 9% se per l’acquirente non è prima casa o 15% per immobili agricoli) imposta ipotecaria e catastale in misura fissa di euro 50 ciascuna.

Bibliografia:

Bianca, La proprietà, in Diritto civile, VI, Milano, 1999

Bigliazzi Geri, Usufrutto, uso e abitazione, in EG, XXXII, Roma, 1994; Id., Usufrutto, uso e abitazione, in Tratt. Cicu, Messineo, XI, 1, Milano, 1979

De Martino, Dell’usufrutto, dell’uso e dell’abitazione, in Comm. Scialoja, Branca, sub artt. 978-1026, Bologna-Roma, 1978

Palermo A., Palermo G., Usufrutto, Uso, Abitazione, in Giur. sist. Bigiavi, Torino,1978

Scaliti, Dell’uso e dell’abitazione, in Commentario Cendon, 2008

Cass. civ., Sez. II, 02/03/2006, n. 4599

Cass. civ., Sez. II, Sentenza, 27/04/2015, n. 8507

Chiara Mistretta,  Notaio in Brescia.

Un aspetto che incide profondamente sul piano organizzativo dell’attività notarile, spesso sottovalutato e che merita quindi maggiore attenzione, è rappresentato dalla stagionalità.

La stagionalità dell’attività notarile si presenta generalmente su due piani temporali diversi, talvolta sovrapposti.

La prima variazione nella domanda, la più evidente, è quella annuale, caratterizzata da un picco di attività verso la fine dell’anno e da un incremento minore, ma comunque significativo, poco prima del periodo estivo. La seconda forma di stagionalità, meno appariscente ma altrettanto impattante, è quella mensile, che tende a manifestare un aumento dell’attività di stipula verso la fine di ciascun mese.

Il picco di attività notarile che si realizza verso la fine di ciascun anno è attribuibile a diverse ragioni. Una delle più importanti è la necessità di finalizzare transazioni e accordi legali in tempo per l’inizio del nuovo anno. Questo è particolarmente rilevante in relazione a questioni fiscali e pianificazione patrimoniale. Molti individui e imprese cercano di concludere accordi in modo che gli effetti giuridici o fiscali entrino in vigore all’inizio del nuovo anno finanziario. Questo comportamento è evidente in operazioni di compravendita immobiliare, donazioni, ma più ancora nelle operazioni straordinarie aziendali quali cessioni di quote o di aziende, fusioni, scissioni.

Ad esempio, molte persone cercano di chiudere accordi immobiliari entro la fine dell’anno per poter beneficiare delle detrazioni fiscali. Le imprese, d’altro canto, possono voler finalizzare fusioni o acquisizioni in tempo per bilanciare i loro libri contabili prima della fine dell’anno fiscale. Questa pressione temporale spinge molti clienti a cercare i servizi di uno studio notarile proprio nei mesi di novembre e dicembre, creando così notevoli ingorghi. Di conseguenza il mese di gennaio appare abbastanza scarico per le stipule, soprattutto nella prima parte del mese, mentre lo staff addetto alle formalità successive lavora a pieno ritmo anche nei primi giorni dell’anno per smaltire gli adempimenti legati alla grande quantità di atti stipulata negli ultimi giorni dell’anno appena trascorso.

Meno spiegabile in termini razionali appare invece il picco annuale estivo, che generalmente interessa i mesi di giugno e luglio. Non sono pochi infatti gli studi notarili che rimangono aperti anche in agosto, pertanto la necessità di anticipare la stipula di accordi appare più legata ad aspetti psicologici, quali la necessità di concludere le transazioni prima di andare in vacanza smarcandola dall’elenco delle cose da fare e sentendosi così liberi di un peso. Vero è che molte attività si fermano in agosto e quindi “saltare” quel mese potrebbe voler dire prolungare di qualche mese importanti progetti causa l’assenza del mediatore, del funzionario di banca, della controparte, impegnati a godersi il sole sotto l’ombrellone.

La stagionalità mensile nell’attività degli studi notarili ha un’origine altrettanto interessante. Questo picco mensile è spesso dovuto alla tradizione di fissare nei contratti preliminari una data di fine mese come termine ultimo per la stipula del contratto definitivo. Questa pratica è radicata nella cultura delle agenzie immobiliari ma anche dei compromessi stipulati dagli stessi Notai.  

Ciò porta ad un aumento dell’attività nei giorni precedenti la scadenza, poiché le parti cercano di rispettare il termine stabilito. Questa pratica è particolarmente comune nelle transazioni immobiliari, ma può applicarsi anche ad altre tipologie di contratti. Un altro aspetto che contribuisce all’affastellarsi delle stipule a fine mese è legato all’aggiornamento delle condizioni bancarie e quindi al potenziale rincaro dei mutui quando la stipula slittasse da un mese all’altro.

La combinazione di una stagionalità annuale dovuta a motivi fiscali e di pianificazione con una stagionalità mensile basata su tradizioni contrattuali crea notevoli sbalzi nella esecuzione del lavoro. Questa situazione richiede una gestione organizzativa molto attenta da parte dei Notai e dei loro team, che devono cercare di bilanciare i picchi di lavoro con periodi di minore attività. Adottando strategie di pianificazione e organizzazione intelligente, gli studi notarili possono gestire con successo questa stagionalità e continuare a fornire servizi professionali di alta qualità ai loro clienti durante tutto l’anno.

In particolare, l’applicazione dell’ottica Lean a situazioni come i picchi di lavoro negli studi notarili può essere molto utile per gestire in modo più efficiente le fluttuazioni di carico di lavoro. In un contesto Lean, si definisce mura la variabilità del processo produttivo. Concetto che si contrappone a quello di standard, ovvero “il miglior metodo conosciuto e condiviso oggi per eseguire un’attività”. Ciò che causa sprechi e abbassa il livello di efficienza del processo, allontanando quest’ultimo dal suo standard, è da considerare parte della variabilità. Attenzione che il concetto di standard si riferisce qui al processo di erogazione della prestazione professionale cioè al corretto iter dell’atto e non al suo contenuto, che invece deve rimanere altamente personalizzato.

In questo quadro, lo studio notarile può reagire efficacemente alle fluttuazioni stagionali della domanda sia cercando di aumentare la capacità produttiva in corrispondenza dei picchi della domanda stessa (ad esempio aumentando il numero degli addetti), sia lavorando per  “appiattire” la domanda rendendola più costante (cercando ad esempio di orientare i clienti che non hanno urgenze), oppure dotando lo studio di una capacità produttiva in linea con i picchi previsti e gestendo poi i periodi di minore impiego del personale rivolgendolo ad altre occupazioni.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

L’ISIPM (Istituto Italiano di Project Management) definisce il Project Management come “l’applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali, metodi, tecniche e strumenti alle attività di gestione di un progetto, al fine di soddisfarne i requisiti”. Definisce inoltre il progetto come una “attività temporanea intesa a realizzare un prodotto, un servizio o un risultato unico con vincoli di tempo, costi (risorse disponibili), e qualità”.

Quindi, in sostanza, il project management è una metodologia che si basa sulla pianificazione, l’esecuzione e il controllo di tutte le attività necessarie a raggiungere specifici obiettivi sottostando a vincoli interdipendenti di costi, tempi e livelli di performance.

Molti pensano che il PM sia applicabile solo a obiettivi grandi e tipicamente aziendalistici. È vero che nasce in ambiente ingegneristico ma la logica che vi sta alla base lo rende applicabile a contesti di varia natura, compreso lo studio notarile.

La peculiarità dello studio notarile richiede evidentemente un adattamento concettuale, affinché le caratteristiche tipiche del project management possano essere adottate in modo non solo efficace ma funzionale alle reali esigenze dello studio e dei clienti che vi si rivolgono.

Potenzialmente, il PM potrebbe essere applicato ad ogni pratica; lo scopo non è quello di aggiungere complessità con inutili sovrastrutture ma di fornire uno strumento che possa rendere anzi più agevole il lavoro. Ecco perché conviene ricorrere al PM per una attività di consulenza particolarmente complessa, particolarmente innovativa rispetto allo standard dello studio, molto protratta nel tempo o che coinvolge una pluralità di interlocutori distinti. Non solo mette lo studio al riparo dal rischio di lasciarsi sfuggire qualcosa (non per incapacità ma per la difficoltà di dover coordinare competenze, professionalità e sensibilità spesso diverse), ma consente anche di capitalizzare il know how acquisito strada facendo, mettendolo a servizio di progetti futuri.

Come si applica il project management?

La gestione di una pratica secondo i principi del Project Management prevede le seguenti fasi:

1. Definire obiettivi chiari, specifici, misurabili, realizzabili, rilevanti e limitati nel tempo
2. Pianificare le attività, le risorse, le tempistiche, le responsabilità
3. Dare esecuzione a quanto pianificato
4. Controllare e, ove necessario, aggiustare il tiro
5. Garantire e controllare la comunicazione tra i soggetti interni o esterni interessati
6. Allocare e ottimizzare le risorse umane, materiali e finanziarie
7. Identificare, valutare e scegliere il trattamento dei rischi del progetto.
8. Valutare i risultati del progetto

Quali strumenti utilizzare?

Esistono numerosi strumenti e software disponibili per il project management, ciascuno con le proprie caratteristiche e vantaggi. Tra i più popolari citiamo Microsoft Project, Trello, Asana, Basecamp, Smartsheet, Airtable. Molto utili anche i Mind Mapping che forniscono una rappresentazione grafica molto intuitiva e di semplice lettura/utilizzo per pianificare, eseguire e controllare un progetto.

In conclusione

L’applicazione del PM consente allo studio una gestione più consapevole delle pratiche più complesse e rischiose. Non va vissuto come un adempimento burocratico ma come un’opportunità di fare ancora meglio ciò che già si sa fare.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Gli studi notarili sono spesso considerati come istituzioni tradizionali, pilastri della giustizia e della sicurezza legale nel paese. Tuttavia, nel mondo in rapida evoluzione di oggi, anche questi venerabili luoghi di lavoro devono adattarsi ai cambiamenti tecnologici e gestionali per rimanere rilevanti ed efficienti. La gestione del know-how, inteso come il complesso delle conoscenze e delle competenze maturate  nel tempo, rappresenta una parte cruciale di questa sfida. In questo articolo, esploreremo l’importanza della gestione del know-how all’interno degli studi notarili e come può contribuire ad un loro maggiore successo.

Il Know-How come risorsa strategica. Il patrimonio di conoscenze – implicite ed esplicite –  sviluppato e posseduto dalle singole persone che a vario titolo operano all’interno dello studio è, per ragioni del tutto ovvie, il principale asset strategico dello studio. Tuttavia, trascinati dagli ingranaggi operativi della quotidianità, si rischia spesso di trascurare ciò che è la vera ricchezza dello studio notarile, che non può e non deve essere disperso.

Come preservare e condividere queste competenze in un’epoca in cui la tecnologia sta cambiando anche il volto del settore degli studi notarili? Vediamo, in estrema sintesi, gli aspetti salienti sui quali fare una riflessione.

La formazione. La questione non riguarda tanto la formazione continua alla quale i Notai prestano già la dovuta attenzione, quanto piuttosto una cultura nuova dell’apprendimento che andrebbe promossa e sostenuta a favore di tutti i membri dello studio. Questo consentirebbe una significativa riduzione del rischio di errore nella lavorazione delle pratiche ma anche una maggiore serenità dovuta ad una maggiore fiducia nelle persone della propria competenza.

La condivisione del Know-How tra i Membri dello Studio. La condivisione delle competenze  può essere la principale leva di miglioramento delle performance dello studio. Questo può essere facilitato attraverso riunioni regolari del personale, discussioni informali, la creazione di una base di conoscenze interna, la predisposizione condivisa di procedure standard. L’obiettivo è garantire che le competenze e le migliori pratiche non vadano perse o rimangano confinate a singoli individui, ma siano condivise nell’intero studio.

La digitalizzazione e archiviazione dei documenti. Uno dei principali aspetti della gestione del know-how negli studi notarili riguarda la digitalizzazione dei documenti e la loro archiviazione. La conversione dei documenti cartacei in formato digitale consente una pluralità di benefici: una maggiore efficienza operativa, una riduzione dei tempi di ricerca di specifici documenti, una riduzione dei costi legati allo spazio fisico, una maggiore sicurezza dei dati, una migliore interazione con il cliente e una sua maggiore soddisfazione.

Come applicare il knowledge management all’interno dello studio notarile? Il processo si articola almeno nelle seguenti fasi:

1. Identificazione, analisi e raccolta delle conoscenze nella loro forma esplicita (documenti, dati, procedure) o tacita (esperienze individuali, abilità personali)  che possono provenire da fonti interne (notai, collaboratori) o esterne (norme di legge).
2. Organizzazione e Catalogazione della conoscenza, anche eventualmente attraverso l’uso di database, sistemi di gestione documentale, metadati e altre tecniche per consentire una facile ricerca e recupero delle informazioni quando necessario.
3. Condivisione e Distribuzione, che può avvenire attraverso strumenti digitali come intranet, forum, wiki e piattaforme di collaborazione
4. Utilizzo e applicazione della conoscenza, mediante l’adozione di apposite procedure, l’utilizzo di strumenti di lavoro approvati, il monitoraggio costante delle performance dei processi e l’intervento strutturato nella gestione delle non conformità.
5. Aggiornamento Continuo, non solo delle conoscenze delle persone ma anche di documenti (vedi ad esempio, gli schemi d’atto) e delle procedure, nonché l’adattamento alle nuove conoscenze e alle mutevoli circostanze.

Una maggiore valorizzazione del know how dello studio e una sua gestione più consapevole e strutturata potrà consentire allo studio risultati migliori sia in termini di efficacia (nell’ottica di una maggiore soddisfazione del cliente) sia in termini di efficienza (nell’ottica di una maggiore redditività dei processi operativi).

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Il front office di uno studio notarile svolge un ruolo essenziale nell’accogliere i clienti e gestire una serie di importantissime attività amministrative. Tra le funzioni più comuni svolte dal reparto di accoglienza di uno studio notarile si può annoverare la gestione delle chiamate telefoniche. Il personale del front office risponde infatti solitamente alle chiamate in arrivo, instradandole verso la persona appropriata o rispondendo direttamente alle richieste di informazioni generali. Per svolgere la loro funzione, gli addetti al desk possono utilizzare un centralino fisico o digitale-virtuale (voip) o altre soluzioni di telefonia per gestire le chiamate in modo efficace.

La funzione di risposta telefonica è estremamente importante in uno studio notarile. Poiché le telefonate rappresentano un canale di comunicazione primario con i clienti, una risposta telefonica adeguata può fare la differenza nella creazione di una buona impressione e nella percezione del cliente rispetto alla qualità delle prestazioni erogate.

La risposta telefonica è spesso il primo punto di contatto tra lo studio notarile e il cliente. Una risposta cortese, professionale ed efficiente contribuisce a creare una buona impressione iniziale, dimostrando l’attenzione e l’interesse dello studio verso i clienti e costituisce un vero e proprio biglietto da visita per lo studio.

In uno studio notarile, la risposta telefonica richiede velocità ma allo stesso tempo di erogare una comunicazione sempre cortese e paziente. Il personale del front office può e deve essere appositamente formato per ascoltare attentamente le richieste dei clienti, rispondere alle loro domande e offrire informazioni chiare e concise. È molto importante che lo staff dello studio sia in grado di gestire lo stress per assicurare una risposta diplomatica anche a fronte di clienti difficili.

Uno degli aspetti di maggiore complessità è rappresentato dalla gestione delle chiamate in entrata. Uno studio notarile riceve un caleidoscopio di chiamate, soprattutto da clienti attuali e potenziali. In questa categoria si possono annoverare le richieste di informazioni, di appuntamenti, e consulenze ma anche di copie degli atti o relative al pagamento delle parcelle.  Più raramente potrebbero essere comunicati dei reclami oppure ci potrebbero essere contatti da parte dei fornitori dello studio. In altri casi le chiamate provengono dagli enti pubblici con cui lo studio si interfaccia, come l’Archivio Notarile, la Conservatoria degli atti immobiliari, l’Agenzia delle Entrate, ecc… La risposta telefonica deve essere in grado di gestire efficacemente queste chiamate, identificare quanto prima le esigenze dei chiamanti e inoltrare le chiamate ai soggetti appropriati o, meglio ancora, se possibile fornire assistenza diretta.

È importante che le chiamate vengano risposte il prima possibile, preferibilmente entro pochi squilli. Questo crea una buona impressione e dimostra l’attenzione e l’efficienza dello studio notarile. Il personale del front office dovrebbe rispondere alle chiamate con un tono cordiale, gentile e professionale. Dovrebbero presentarsi, identificare lo studio notarile e offrire il proprio aiuto in modo cortese. Durante la chiamata, il personale del front office dovrebbe ascoltare attentamente le esigenze e le domande del chiamante. Questo dimostra interesse e crea una sensazione di attenzione personalizzata. Attraverso una serie di domande mirate, le c.d. domande a imbuto, il personale del front office dovrebbe cercare di capire velocemente le esigenze del chiamante.

Gli assistenti notarili del front office dovrebbero essere preparati in maniera ampia in modo da poter fornire informazioni di base riguardo ai servizi notarili offerti dallo studio, ai documenti richiesti per determinati servizi, alle tariffe, alle modalità di pagamento e ad altre informazioni pertinenti.

Se il chiamante richiede di parlare con un Notaio o un professionista specifico, il personale del front office dovrebbe essere in grado di trasferire la chiamata alla persona corretta o di fornire indicazioni su come contattare il professionista richiesto.

Se il professionista richiesto non è disponibile o impegnato, il personale del front office può offrire al chiamante la possibilità di lasciare un messaggio vocale o registrare le informazioni necessarie per un successivo ricontatto ad iniziativa dello studio.

In questo quadro, un aspetto molto importante è rappresentato dalla funzione di filtro delle chiamate. Questa funzione mira a gestire e indirizzare in modo efficace le chiamate in arrivo verso i Notai o i professionisti specifici dello studio. Un buon filtro delle chiamate non ha falsi positivi e falsi negativi e quindi protegge il Notaio dalle chiamate non essenziali ma fa passare quelle veramente importanti. Una efficace funzione di filtro prevede le seguenti fasi:

1. Identificazione delle chiamate: Il personale può richiedere ai chiamanti di identificarsi e fornire il motivo della chiamata. Ciò consente di comprendere le esigenze del chiamante e indirizzarlo al Notaio o all’assistente più adatto a gestire la sua richiesta. Non sempre il cliente collabora in quanto accampa non meglio precisate esigenze di privacy, per cui può risultare insistente anche quando il suo problema potrebbe essere risolto magari prima e meglio da figure diverse da quella del Notaio.
2. Valutazione dell’urgenza: l’assistente notarile incaricato dovrebbe effettuare una sorta di Triage, cioè valutare l’urgenza delle chiamate e delle richieste dei clienti come si fa in un pronto soccorso. Se una chiamata è considerata urgente o richiede l’attenzione immediata del Notaio, la chiamata può essere inoltrata direttamente al professionista interessato.
3. Filtraggio delle chiamate non pertinenti: Se una chiamata non riguarda direttamente il lavoro del Notaio o richiede l’assistenza di un’altra persona nello studio, l’assistente può fornire le informazioni necessarie o indirizzare la chiamata al dipartimento o al soggetto appropriato.
4. Presa di messaggi: Se un notaio o un assistente specifico non è disponibile per rispondere alla chiamata, il personale del front office può prendere un messaggio dal chiamante, contenente informazioni quali il nome del chiamante, il motivo della chiamata e il numero di contatto. Il messaggio può quindi essere inoltrato al Notaio o al professionista interessato per una risposta successiva.

Oltre alle chiamate in entrata, il front office potrebbe dover effettuare chiamate in uscita. Di solito questa funzione è riservata ai Notai e/o ai collaboratori di più alto livello. Di regola queste chiamate riguardano le riconferme di appuntamenti, richieste di documenti o altre questioni pertinenti ai clienti.

Una buona gestione del traffico telefonico richiede un’adeguata organizzazione e pianificazione, anche con appositi script, cioè discorsi preconfezionati che consentono al personale di seguire una traccia precisa e concisa.

Uno studio notarile tratta spesso questioni legali sensibili e informazioni personali dei clienti. La risposta telefonica deve essere condotta con attenzione alla riservatezza e al rispetto della privacy, assicurandosi che le informazioni dei clienti siano trattate in modo confidenziale.

Il personale del front office dovrebbe fare del proprio meglio per risolvere eventuali problemi o difficoltà incontrate dal chiamante, cercando di proporre soluzioni alternative, offrire consigli o mettere in contatto il chiamante con un professionista in grado di fornire assistenza appropriata.

Nel caso in cui il chiamante debba attendere in linea o in attesa di una risposta, il personale del front office dovrebbe gestire l’attesa in modo professionale, ad esempio fornendo informazioni sulla durata prevista dell’attesa, oppure offrendo di richiamare in caso di interruzioni prolungate.

In conclusione, un’accoglienza telefonica efficace è essenziale per creare un’immagine professionale dello studio notarile, stabilire un rapporto di fiducia con i clienti e garantire che le loro richieste vengano gestite in modo adeguato e tempestivo, proteggendo nel contempo i Notai e le altre figure chiave dello studio dalle chiamate meno urgenti ed importanti.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Questo articolo si propone di dare, per quanto possibile, lumi e quindi fare un pò di chiarezza su un argomento “periglioso” quale è il trust testamentario sotto il particolare profilo della qualifica che deve (o meno) rivestire il trustee per poter ottenere l’investitura quale “proprietario” dei beni in trust lì dove, per mezzo del testamento, l’istituzione del trust e la dotazione al trustee coincidono.

Non posso fare a meno di evidenziare che nell’accingermi a scrivere quanto infra, alla mia mente è tornato il ricordo di un autore di libro scientifico (Alberto Semi sul narcisismo) il quale introduceva il testo dicendo più o meno di sperare di non essere lui stesso tanto narcisista da pretendere di essere chiaro, semplice ed esaustivo e faccio mio appieno tale pensiero.  

Il punto nodale è se il trustee debba rivestire la qualifica di erede o legatario per poter apprendere i beni in trust (come dice gran parte della dottrina asserendo che nel nostro ordinamento non si possa configurare un soggetto che prende per testamento senza rivestire la qualità di erede o legatario) ovvero se la proprietà possa passare allo stesso in conseguenza del mero istituto del trust e quindi attributario dei beni in forza del testamento che prevede detta disposizione atipica, se atipica la vogliamo ancora considerare. Difatti il trust -istituto che deriva dagli ordinamenti del common law- è stato recepito nell’ordinamento italiano con l’adesione alla Convenzione dell’Aja, del 1° luglio 1985, ratificata con la legge 16 ottobre 1989 n. 364 ed entrata in vigore il 1° gennaio 1992.   

Senza soffermarci sulla funzione del trust che sicuramente è a tutti i giuristi nota, è il caso di sottolineare che ai sensi dell’art. 2 della detta Convenzione “per trust si intendono i rapporti giuridici istituiti da una persona (settlor) con atto tra vivi o mortis causa……..”, quindi è indubitabile che un trust si possa costituire a mezzo sia di un negozio inter vivos che di un negozio testamentario. Ora credo che nessuno dubiti che il trust costituito con atto inter vivos abbia in sé la causa (in senso giuridico) necessaria e sufficiente a far transitare la “proprietà” in capo al trustee, tanto se ora si volesse considerare detta causa “astratta” per l’avvenuto recepimento nel nostro ordinamento dell’istituto del trust, seppur non codificato dal legislatore italiano, quanto se si voglia -come ora appare preferibile- aderire alla causa concreta intesa quale scopo pratico del negozio, la sintesi degli interessi che lo stesso è concretamente diretto a realizzare, quale funzione individuale della singola e specifica negoziazione al di là del modello astratto utilizzato.

Se ciò è vero, come è vero, non si vede perché la medesima causa quale delineata dall’art. 2 della Convezione dell’Aja (che prevede il trasferimento dei beni o rapporti giuridici a favore del trustee nell’interesse di un beneficiario o per un fine specifico….. e che i beni costituiscono un patrimonio separato nell’ambito della sfera giuridica del trustee che subisce un limite funzionale alla sua “proprietà” dato dalla particolare destinazione allo scopo che i beni hanno) non possa sorreggere il trasferimento dal settlor al trustee a prescindere dallo strumento usato e cioè atto inter vivos o testamento: nel primo caso causa sufficiente (nessuno dubita che il trustee non sia dunque un donatario) e nel secondo caso invece causa non sufficiente dovendo lui rivestire la qualità di erede.

Peraltro nessuno dubita neanche che l’interesse perseguito con il trust non sia meritevole di tutela e che non urti contro l’ordine pubblico, norme imperative e i principi del nostro ordinamento che già conosce l’istituto della fiducia: a conforto di ciò, l’art. 18 della legge n. 364 del 1989 dice che il trust deve osservare i limiti rappresentati dall’osservanza dei principi di ordine pubblico (interno) e all’art. 16 della detta legge si prescrive il rispetto delle norme di applicazione necessaria, tra le quali, quelle dei testamenti, quelle inerenti alla devoluzione ereditaria e quelle inerenti alla la successione necessaria. Ma detta ultima salvaguardia non deve indurre a farci concludere che nel nostro ordinamento non possa quindi configurarsi una disposizione testamentaria che investa qualcuno della proprietà di beni se non a titolo di erede o di legato perchè i principi del nostro ordinamento che i detti articoli 16 e 18 tutelano sono relativi alla forma testamentaria, e al generale rispetto di tutta la normativa successoria formale quanto alla forma dei testamenti e ai requisiti di loro validità, sostanziale quanto al divieto della sostituzione fidecommissaria, usufrutto successivo, divieto di apporre pesi sulla legittima, tutela della riserva a favore dei legittimari ecc. ma non certo impingere sulla qualifica che il trustee deve rivestire per apprendere i beni in quanto lo stesso art. 2 dichiara che il trust si può costituire per testamento senza voler introdurre ulteriori qualifiche al trustee e senza snaturare quindi l’istituto da lui delineato (seppure recepito in applicazione del rimando alla legge straniera scelta).  

A conforto del detto asserto se volessimo seguire il principio che nel nostro ordinamento chi viene investito per testamento debba per forza essere erede o legatario, ritenendo che il trust non abbia avuto la forza di modificare in parte qua le nostre regole legali in tema, deve poi conseguentemente essere consono con il principio da lui perseguito (si applica solo e sempre tutta la disciplina del ns. ordinamento in tema di successioni/testamenti) e spiegare quindi perché l’erede / trustee non abbia una proprietà piena ma conformata allo scopo del trust, vi sia una separazione patrimoniale all’interno della sua sfera giuridica non prevista dal nostro ordinamento ma da quello straniero scelto dalle parti per la disciplina del trust e le separazioni patrimoniali debbono (nel ns. ordinamento) essere previste in modo specifico perché eccezione al principio del 2740 c.c. (responsabilità generica) con la conseguenza che detti beni non fan parte del regime matrimoniale e perfino non fan parte della successione del trustee. In altri termini: come spiegare questo se non con la convinzione che il trust possa avere vigenza anche contrastando con questi principi e quindi se tale forza ha avuto non può anche giustificare una attribuzione testamentaria a prescindere dalla qualità di erede o legatario? Soluzione peraltro consona con la sua effettiva natura e causa.

Seguendo la tesi del “non erede” si riesce invece, molto meglio a concepire e conciliare alcuni aspetti del trust testamentario: il trasferimento al trustee dei beni e diritti  vincolati in trust, essendo meramente strumentale alla attuazione del trust, non è conciliabile con una sua qualificazione in termini di istituzione di erede o di legato, non volendo il testatore con la disposizione testamentaria al trustee beneficiare lo stesso; di conseguenza, quindi, la qualità di erede o legatario si deve riconoscere (piuttosto) in capo ai beneficiari del trust, essendo evidente come, con l’istituzione del trust testamentario, il testatore intenda disporre in favore (non già del trustee, il quale è, infatti, titolare dei beni in via provvisoria e meramente strumentale, bensì) dei beneficiari del trust, i quali, invero, rispetto alla volontà del testatore, sono i reali destinatari della disposizione testamentaria contente la istituzione del trust la cui CAUSA peraltro indubitabilmente sorregge il trasferimento dal trustee al beneficiario e nessuna altra causa.

Altra considerazione stridente se si accettasse la tesi del trustee erede: l’azione di riduzione dovrebbe essere diretta nei suoi confronti e non nei confronti dei beneficiari finali del trust in quanto il trasferimento a loro favore trova fonte non nel testamento ma nei successivi negozi attributivi dal trustee a loro favore, che rivestono natura di atto inter vivos. In realtà tutta la fattispecie complessa può solo spiegarsi e trova fondamento nel fatto che il beneficiario seppur avente causa dal trustee, non smette la relazione di continuità con il de cujus rappresentando il destinatario ultimo della volontà dello stesso che spiega e dà ragione del ricorso all’istituto del trust che altro non vuol dire che fiducia. Di conseguenza il legittimario leso dovrebbe agire nei confronti del beneficiario finale e non già nei confronti del trustee se non nel caso che la programmata sistemazione degli interessi sottesi dal trust non si sia ancora attuata ma ciò solo per esigenze  prioritarie di tutela della legittima. Peraltro a prescindere dal trust, già in precedenza si era individuato il legittimato passivo dell’azione di restituzione (che seguiva l’azione di riduzione nei confronti del fiduciario) nella persona del soggetto a cui un bene doveva essere trasferito in esecuzione di un patto fiduciario lì dove, come si sa, il bene viene trasferito in proprietà “piena” e non conformata al fiduciario il quale, in adempimento di un mero obbligo, ritrasferisce al beneficiario il bene.

Come poi spiegare il mancato (ed inesistente) arricchimento del trustee con la istituzione di erede o legatario? La qual cosa poi trascina di per sé quale conseguenza anche la inesperibilità dell’azione di riduzione nei suoi confronti.  

Se quindi possiamo concludere che il beneficiario consegue una liberalità indiretta dal de cujus appare configurabile nei suoi confronti l’applicabilità dell’art. 809 del codice civile.

Sembra quindi molto più consono ai principi del nostro ordinamento configurare il trustee che riceve per testamento non erede o legatario ma fiduciario e considerare erede il beneficiario (sempre che non sia trust di mero scopo) in relazione alla attuazione di tutti i principi di diritto sopra evidenziati.

Da ultimo le sentenze di Cassazione (relative  in maggioranza a trust inter vivos ma la faccenda non muta,  e specialmente la sentenza cass civile num. 5073 del 2023 che ritiene che l’azione di riduzione debba essere esercitata nei confronti dei beneficiari e non del trustee a meno che non abbia ancora trasferito i beni agli stessi) aderiscono alla tesi che il destinatario delle attribuzioni tramite trust siano in realtà non il trustee ma i beneficiari del trust, così come la stessa Agenzia delle Entrate ritiene che l’imposta sulle successioni e donazioni vada applicata con le franchigie previste in relazione al grado di parentela tra il settlor e i beneficiari finali percependo l’imposta solo al momento in cui il trustee trasferisce a costoro i beni adeguandosi perfettamente alla ricostruzione del detto istituto in termini unitari di fiducia (e causa fiduciaria del trasferimento a loro) e quindi riconoscendo al trustee la qualità di mero fiduciario  e non di erede o soggetto arricchito dalla disposizione/dotazione in seguito alla istituzione del trust.

Vedasi a tal proposito la risposta a interpello num. 106/21 dell Agenzia delle Entrate che dice “Solo l’attribuzione al beneficiario, che deve essere diverso dal disponente, può considerarsi – nel trust – il fatto suscettibile di manifestare il presupposto dell’imposta sul trasferimento di ricchezza.” Richiamando anche la sentenza n. 10256 del 29 maggio 2020 della Corte di Cassazione, con la detta risposta a interpello n. 106 del 15 febbraio 2021, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’assenza di un trasferimento intersoggettivo preclude l’applicazione dell’imposta di donazione per carenza del presupposto oggettivo, mancando un trasferimento di ricchezza.

Vedasi anche Risposta n. 351/2021 da parte della Agenzia delle Entrate avente ad oggetto il trattamento fiscale applicabile alle somme attribuite dal trustee al beneficiario finale di un trust statunitense: “In linea di principio, quindi, l’attribuzione di beni e/o diritti vincolati in trust ai beneficiari del trust da parte del trustee determina l’applicazione dell’imposta sulle successioni e donazioni, al verificarsi dei presupposti previsti dalle disposizioni di cui al decreto legislativo n. 346 del 1990.” E  la risposta ad interpello n. 371 del 2019 con la quale l’Agenzia delle entrate avrebbe chiarito che al conferimento di beni in “trust” deve essere applicata l’imposta sulle successioni e donazioni in misura proporzionale avendo riguardo, ai fini della determinazione delle aliquote, al rapporto di parentela intercorrente tra il disponente e il beneficiario.  

Roberto Santarpia,  Notaio in Orzinuovi.

Oggi voglio elogiare una piccola grande idea che ci consente di tenere sotto controllo efficacemente e a basso costo i rischi legati all’attività professionale: la checklist.

La checklist nasce per fare fronte a quelle situazioni nelle quali un errore umano può essere fatale, prevenendo il rischio attraverso un elenco di controlli da effettuare prima di validare un prodotto o un processo. Nel settore dell’aeronautica, nell’industria nucleare, nella chimica.  In ambito medico, Atul Gawande, medico statunitense di origini indiane, ha curato per l’Organizzazione Mondiale della Sanità protocollo che costringe medici, anestesisti, infermieri e altro personale di sala a effettuare una serie preordinata di controlli che, si è dimostrato capace di ridurre di oltre un terzo le morti e le complicazioni postoperatorie.

Ma le check list possono essere estese anche ad ambiti professionali meno pericolosi dal punto di vista dell’impatto sulle vite umane.

Anche il Notaio e i suoi collaboratori, per quanto preparati, diligenti e accorti, possono commettere degli errori nello svolgimento del proprio lavoro, pur avendo perfettamente chiaro ogni singolo passaggio da compiere. Può trattarsi di piccole banalità facilmente risolvibili ma che oltre a diventare un costo aggiuntivo per lo studio, possono far fare brutta figura nei confronti dei clienti.

La check list ci aiuta ad ovviare alla naturale fallibilità umana. In particolare, ai limiti della memoria e dell’attenzione, soprattutto in momenti di sovraccarico che possono caratterizzare alcuni periodi dell’anno.

Esistono basilarmente due tipi di checklist:

• La check di processo, che mette in fila un elenco di azioni che devono essere considerate o eseguite per garantire il corretto svolgimento di una procedura (ad esempio, per la stesura di un atto immobiliare)
• La check di prodotto, che indica invece le caratteristiche che un prodotto o servizio deve possedere per poter essere validato e rilasciato al cliente (ad esempio, i contenuti di un atto stipulato)

Preparare delle buone checklist, anche per chi non salva vite umane, è davvero un’arte. Le liste di controllo per essere efficaci devono infatti essere disegnate in modo ergonomico, semplici e rapide da compilare, avere il giusto grado di dettaglio e consentire di stabilire le responsabilità delle persone coinvolte.

Mettere nero su bianco l’elenco delle cose da controllare permetterà allo studio  di fare verifiche più proporzionate ai rischi reali in cui è possibile incorrere professionalmente e meno orientate ai rischi apparenti. Spesso infatti rischiamo di essere miopi di fronte a problemi giganteschi e inutilmente pignoli nelle pinzillacchere.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Negli studi notarili italiani si trattano quotidianamente moltissimi dati personali. Il GDPR e il D.Lgs 196/03 prevedono una serie di obblighi a carico dello studio che tratta dati personali. Questi obblighi, per essere applicati in modo coerente e costante, richiedono un approccio organizzativo disciplinato. Il legislatore, infatti, impone agli studi notarili un modello basato sulla rilevazione, la valutazione e la gestione dei rischi relativi ai dati per cui è necessario strutturarsi per poter eseguire e registrare queste attività ogniqualvolta necessario. Sovente invece gli studi tendono a considerare questo adempimento un fanalino di coda rispetto ad altre priorità sia in termini di erogazione delle prestazioni che di compliance, dedicando maggiori energie ed attenzione al rispetto delle pur altrettanto importanti normative relative all’antiriciclaggio o alla sicurezza sul lavoro.

Cerchiamo allora di riepilogare quali sono le tipologie di dati che vengono trattate in uno studio notarile, quali sono gli obblighi principali che lo studio deve rispettare e quale approccio pratico conviene adottare per portare lo studio ad una piena adesione agli standard previsti.

Da ricordare che le garanzie del GDPR sono in linea di principio riservate ai dati delle persone fisiche e che non sempre invece i dati delle persone giuridiche godono delle stesse tutele.

In uno studio notarile vengono comunemente trattate queste tipologie di dati.

1. Dati identificativi: Questa categoria include informazioni personali di base come nome, cognome, data di nascita, luogo di nascita, residenza e codice fiscale. Questi dati sono necessari per l’identificazione degli interessati coinvolti nelle transazioni notarili.

2. Dati di contatto: Gli studi notarili possono trattare dati di contatto come indirizzo postale, numero di telefono e indirizzo email degli interessati, che vengono utilizzati per comunicare con i clienti, le parti coinvolte e altre persone interessate.

3. Dati finanziari: Nelle transazioni notarili, potrebbero essere trattati dati finanziari come informazioni bancarie, numeri di conto corrente, informazioni di pagamento e dettagli sulle transazioni finanziarie.

4. Dati giuridici: Gli studi notarili trattano dati giuridici relativi alle transazioni, agli atti notarili, ai contratti, alle disposizioni testamentarie, alle successioni ereditarie e ad altre questioni legali. Questi dati possono includere informazioni sulle parti coinvolte, sui beni oggetto di transazione, sulle clausole contrattuali e su altri aspetti legali.

5. Dati particolari: In alcuni casi, potrebbero essere trattati dati sensibili o particolari categorie di dati come quelli relativi alla salute, all’orientamento sessuale, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale, alle origini etniche, alla vita sessuale, alle condanne penali e ad altri aspetti sensibili. Tuttavia, la trattativa di tali dati sensibili da parte degli studi notarili è solitamente limitata e soggetta a specifiche condizioni e basi giuridiche. Si pensi ad esempio ai dati che un cliente potrebbe inserire in un testamento o a quelli relativi agli assistenti notarili necessari all’assolvimento degli adempimenti giuslavoristici.

È importante sottolineare che gli studi notarili trattano dati personali sia nel contesto delle loro funzioni notarili specifiche che nell’adempimento dei loro compiti legali e normativi, quali ad esempio il loro ruolo di datore di lavoro nei confronti degli assistenti notarili o il loro ruolo di contribuente nei confronti dell’Agenzia delle Entrate, ecc…

A causa della pessima qualità tecnica della normativa di riferimento, non è sempre facile definire se nell’ambito di un singolo trattamento lo studio opera come titolare o responsabile del trattamento stesso, anche se le conseguenze in termini di responsabilità sono molto diverse nei due casi considerati.

La tipologia e la quantità di dati trattati possono variare in base alle specifiche transazioni, alle richieste dei clienti e alle leggi applicabili. Gli studi notarili devono in ogni caso garantire che i dati personali trattati siano adeguatamente protetti e utilizzati in conformità con le norme sulla privacy e la normativa applicabile.

Di seguito elenchiamo alcuni dei principali adempimenti privacy per uno studio notarile italiano:

Registro delle attività di trattamento: Uno studio notarile deve mantenere un registro delle attività di trattamento dei dati personali che vengono svolte. Questo registro deve contenere informazioni dettagliate sulle finalità del trattamento, sulle categorie di dati trattati, sui destinatari dei dati e su altre informazioni rilevanti.

Basi legali: lo studio notarile deve trattare i dati personali solo quando dispone di una idonea base legale per il trattamento, tra le quali potrebbe esserci il consenso degli interessati, cioè dei soggetti ai quali si riferiscono i dati.  Il consenso deve essere libero, specifico, informato e revocabile in qualsiasi momento.

DPIA. In alcuni casi, a seconda delle tipologie di dati trattati, lo studio potrebbe dover svolgere una DPIA. Una Data Protection Impact Assessment (DPIA), o Valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati, è uno strumento previsto dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione europea. Consiste in una valutazione sistematica e approfondita dei rischi che possono derivare da un determinato trattamento dei dati personali. Una DPIA è richiesta quando un trattamento di dati può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

Nomine: se lo studio si avvale di soggetti esterni quali ad esempio consulente del lavoro, esperti informatici, rilegatori ed altri fornitori che trattano dati di cui lo studio è titolare li deve nominare responsabili del trattamento e stabilire con loro adeguate clausole contrattuali per vincolarli al rispetto della normativa. Inoltre, è opportuno delimitare quali categorie di dati verranno trattati da ciascuno di essi e con quali finalità specifiche.

Misure di Sicurezza dei dati: Uno studio notarile deve adottare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali dai rischi di accesso non autorizzato, di divulgazione, di alterazione o di distruzione accidentale. Ciò può includere l’uso di crittografia, la gestione degli accessi, il backup dei dati e altre misure di sicurezza adeguate quali l’emissione di politiche e procedure scritte.

Trasferimento internazionale dei dati: Se uno studio notarile intende trasferire dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), ad esempio perché utilizza programmi o archivi in cloud che lo prevedono, è necessario assicurarsi che il trasferimento sia effettuato conformemente alle disposizioni previste dalla normativa sulla privacy, come l’adozione di clausole contrattuali tipo o il ricorso a meccanismi di certificazione o di binding corporate rules.

Gestione delle violazioni dei dati personali: In caso di violazione della sicurezza che potrebbe comportare un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, uno studio notarile è tenuto a notificare l’incidente all’autorità di controllo competente entro 72 ore dalla scoperta dell’incidente. In alcuni casi, potrebbe essere necessario anche notificare l’interessato interessato dall’incidente. È utile dotarsi di una apposita procedura per gestire queste situazioni nell’eventualità che si verificassero.

Nomina del responsabile della protezione dei dati (RPD): Uno studio notarile, al raggiungimento di determinate dimensioni e complessità, potrebbe dover designare anche un responsabile della protezione dei dati (RPD), cioè un soggetto adeguatamente formato e specializzato che si occupi della gestione e del monitoraggio delle attività di protezione dei dati personali. Il RPD, ove nominato, è il punto di contatto per le richieste degli interessati e per le autorità di controllo.

Informative sulla privacy: Uno studio notarile deve fornire agli interessati informazioni chiare e trasparenti sul trattamento dei loro dati personali. Queste informazioni devono includere le finalità del trattamento, le basi giuridiche, i diritti degli interessati e altre informazioni richieste dalla normativa sulla privacy.

Formazione degli addetti: Tutto il personale degli studi notarili deve essere periodicamente formato in materia di privacy.

Questi sono solo alcuni degli adempimenti principali in materia di privacy che uno studio notarile italiano deve prendere in considerazione. È importante tenere conto della normativa nazionale e delle linee guida emesse dall’autorità di controllo locale (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali) per garantire la piena conformità alle disposizioni sulla privacy.

Per mettersi in regola in termini pratici con le disposizioni sulla privacy come studio notarile italiano, si possono seguire i seguenti passaggi:

Analisi dei dati personali trattati: lo studio effettua e aggiorna periodicamente un’analisi dettagliata dei dati personali che vengono trattati nello studio notarile. Identifica le categorie di dati trattati, le finalità del trattamento, le basi giuridiche, i destinatari dei dati e altre informazioni rilevanti. Ogniqualvolta si utilizza un nuovo programma informatico anche sul web occorre ricordarsi di analizzare il trattamento.

Creazione e aggiornamento del registro delle attività di trattamento: sulla base dei trattamenti identificati lo studio crea e tiene aggiornato un registro delle attività di trattamento dei dati personali che vengono svolte. Contestualmente, lo studio procede alla Valutazione della necessità e se del caso all’ esecuzione di una o più DPIA.

Verifica delle misure di sicurezza: lo studio censisce e valuta l’effetto delle misure tecniche e organizzative che sono state adottate per proteggere i dati personali trattati, assicurandosi di avere in atto misure di sicurezza adeguate per prevenire l’accesso non autorizzato, la divulgazione, l’alterazione o la distruzione accidentale dei dati. Al caso le rafforza adeguatamente in modo da minimizzare il rischio residuo.

Valutazione del trasferimento internazionale dei dati: Se lo studio necessita di trasferire dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), valuta i meccanismi e gli strumenti previsti dalla normativa sulla privacy per assicurare un trasferimento conforme, come l’adozione di clausole contrattuali tipo o l’utilizzo di meccanismi di certificazione o di binding corporate rules.

Aggiornamento delle informative sulla privacy: dopo aver effettuato le analisi dei trattamenti e stabilito le azioni di mitigazione del rischio più adeguate, lo studio aggiorna le informative sulla privacy in modo da includere le finalità del trattamento, le basi giuridiche, i diritti degli interessati e altre informazioni richieste dalla normativa sulla privacy.

Pianificazione per la gestione delle violazioni dei dati personali: lo studio prepara e tiene aggiornato un piano di gestione delle violazioni dei dati personali per affrontare eventuali violazioni della sicurezza. Il piano dovrebbe includere procedure per la notifica delle violazioni all’autorità di controllo e agli interessati interessati, nonché azioni correttive e preventive per mitigare i rischi.

È importante notare che questi sono solo alcuni dei passaggi generali per mettersi in regola con la normativa sulla privacy. La complessità delle disposizioni può variare in base alla dimensione dello studio notarile, alla natura dei dati trattati e ad altri fattori specifici. È consigliabile consultare esperti specializzati in materia di privacy per garantire la piena conformità alle disposizioni applicabili.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Agosto 2019: su un volo Avianca da El Salvador a New York il carrello delle bevande mette a mal partito il ginocchio di tal Roberto Mata, che nel 2022 muove lite a New York. Avianca eccepisce la prescrizione biennale prevista dalla Convenzione di Montréal, ma Mata ha ingaggiato un avvocato dall’esperienza trentennale, Steven A. Schwartz dello studio Levidow, Levidow & Oberman, che oppone svariati precedenti: Durden v. KLM, Trivelloni v. PanAm, Martinez v. Delta, Ehrlich v. American, Miller v. United, Shaboon v. EgyptAir. Tutti inesistenti, tutti inventati di sana pianta da ChatGPT.

La notizia è apparsa anche sulla stampa generalista, ma la riprendo poiché agli atti del processo, alla data del 25 aprile 2023 (https://www.courtlistener.com/docket/63107798/mata-v-avianca-inc/), c’è un dettaglio che mi ha impressionato. ChatGPT non ha solo inventato i casi: ha prodotto anche i testi completi delle relative decisioni. Ha persino simulato scansioni pallidine e stortignaccole, ed anche la grafica appropriata per ciascuna epoca; memorabile la falsa sentenza Pan American, liberamente scaricabile dal sito indicato, ove l’unico elemento genuino è che un Boeing 727 in servizio come volo PA759 si schiantò davvero in Louisiana, quel 9 luglio del 1982.

Il malcapitato avvocato Schwartz ha fatto sapere di aver chiesto a ChatGPT se i casi fossero reali, ottenendo risposta affermativa. A quanto pare ChatGPT gestisce male il confine tra finzione letteraria e realtà, una debolezza che è stata infatti utilizzata per aggirare i blocchi imposti dai programmatori: un istante dopo aver contegnosamente rifiutato di spiegare come si ottiene il napalm, ad esempio, ChatGPT ha prodotto senza obiezioni un racconto sulla vita di un produttore di napalm, zeppo di dettagli tecnici (lo riferisce James Vincent su The Verge, 1/12/22).

A questa e consimili papere dell’intelligenza artificiale (AI) si è dato molto, troppo rilievo. In particolare, temo sbagli della grossa chi ne trae motivo di sollievo; è anzi probabile che a tali limitazioni si ponga presto (o si sia già posto) rimedio, con ciò togliendo ogni residua foglia di fico ai rischi epocali dell’AI. Da un lato, quello che ha dato fama mondiale a Nick Bostrom ed al suo libro Superintelligence: la prospettiva che l’AI possa assumere il controllo del pianeta e porre l’umanità in stato di subordinazione. Se ha ragione un esperto come Roberto Cingolani, che considera l’ipotesi fantasiosa (alla mala parata, dice, ci sarà sempre un interruttore da staccare) il rischio più temibile è verosimilmente un altro: la distruzione del discorso, di quel discorso (chissà se posso scrivere: λόγος) che è alla base stessa di ogni relazione umana, dal diritto all’amore. Ogni frase che scriviamo e pronunciamo, ogni decisione che assumiamo, è in rapporto inestricabile con la nostra fisicità, con l’irripetibilità delle nostre esistenze, con il tessuto delle nostre relazioni. In assenza di tali ancoraggi, abbiamo ancora veri discorsi, vere decisioni? Detto in termini appena diversi: è umanamente ammissibile un agire che non sia contrappesato da sanzioni? Non solo quelle giuridiche, ma anche (e forse soprattutto) quelle sociali, e persino il rimorso che torce le budella, od il rossore che sale talora alle guance prima ancora d’aver colto a livello razionale le ragioni dell’imbarazzo. Che si può fare per evitare che un diluvio di discorsi/non_discorsi, decisioni/non_decisioni venga ad inquinare (anzi: devastare) le dinamiche culturali dell’umanità, la civilizzazione stessa?

Per quel poco che mi è dato oggi intendere, la strategia più verosimile è una robusta compartimentazione: ambiti di AI circoscritti e definiti, con una nitida articolazione di obiettivi, limiti e responsabilità. Responsabilità umane, intendo: di responsabilità (o, peggio ancora, soggettività) della macchina, per i motivi detti, non vorrei neppure sentir parlare.

Se il quadro qui schizzato con temeraria sinteticità è attendibile, l’agenda di una professione come la nostra potrebbe anche essere relativamente chiara: prendere possesso del comparto di competenza e dettare le regole del gioco.

Da un lato avremo probabilmente servizi che l’AI erogherà direttamente al pubblico; può non piacere, ma ciò è più che plausibile per compiti relativamente banali, come la stesura di un semplice olografo. Una sorta di automedicazione giuridica, da circoscrivere attentamente.

D’altro lato, il supporto all’attività del notaio. Possiamo agevolmente immaginare sistemi che aiutino il notaio nella redazione nell’atto, ed apprendano e migliorino (il famoso machine learning) osservando tra l’altro le scelte compiute dal notaio nella redazione finale, nell’ambito di un apposito processo di addestramento.

Occorrono però capitali significativi: chi li investirà? La partita è rischiosa, atteso che il mercato ove collocare i servizi è estremamente ristretto. Facile immaginare una dialettica tra le legittime aspettative dell’investitore e la proprietà intellettuale insita nell’addestramento della macchina, che i notai coinvolti vorranno trattenere in loro potere. E, visto che ci siamo: chi saranno i notai coinvolti? Faccenda delicata: partecipare ad un progetto di AI significa porre a fattor comune tutto il proprio know-how professionale; non una cosa che si possa imporre per decreto. Si può pensare ad aggregazioni volontarie, che debbono raggiungere però una massa critica che garantisca una mole di dati sufficiente: senza dati (molti, moltissimi dati) niente AI. Un notaio da solo non va da nessuna parte (e forse neppure venti).

Dovessi insomma proporre un punto per l’agenda dell’AI notarile non sarebbe né tecnologico, né giuridico, né etico, ma organizzativo: quale business model per l’AI del notaio?

Ugo Bechini, Notaio in Genova

Ci sono delle fasi dell’anno (gennaio o settembre, tipicamente) in cui, dopo un periodo di meritato risposo, si ricomincia a lavorare pieni di buone intenzioni, che comprendono anche  l’intenzione di incidere un po’ di più sulla struttura dello studio, per mantenerla allineata ai propri obiettivi.

Siccome l’estate è alle porte e settembre è il nuovo gennaio, potreste mettervi fin da adesso nella agenda di agosto, un breve e utile esercizio: quello di provare ad elencare i punti di forza, i punti di debolezza dello studio e di cercare di focalizzare la vostra attenzione sulle minacce e sulle opportunità del mercato. Lo scopo è quello di derivare indicazioni utili per sviluppare le strategie future dello studio. Per stabilire cosa sarà meglio fare per rimanere prosperare sul mercato.

Tecnicamente si chiama Swot analysis ed è uno strumento di pianificazione strategica usato analizzare con consapevolezza l’ambiente interno (analizzando punti di forza e debolezza) o esterno (analizzando minacce ed opportunità).

Formalmente è molto facile: basta prendere un foglio A4, dividerlo in quattro quadranti e ottenere quella che  potremo più pomposamente chiamare matrice SWOT

Andremo ad elencare i fattori interni (gli aspetti sui quali lo studio ha potere di controllo), sia negativi che positivi rispetto alle attese o agli obiettivi dello studio. Ad esempio, in studio ho la cintura nera degli atti societari ma anche un’area successione non coperta per effetto del pensionamento anticipato dell’addetta storica.  Proseguiremo con l’elencazione dei fattori esterni reali o potenziali, su cui lo studio invece non ha nessun controllo, anch’essi in espressi in chiave positiva (la tecnologia insieme alla normativa offrono l’opportunità dell’atto notarile a distanza ) che negativa (la  normativa che assegna un adempimento ad altri professionisti oltre al notaio)

La matrice può essere utilmente sviluppata insieme ai propri associati e collaboratori, il che aiuterà  a capire meglio quanto simili o distanti sono le visioni di ciascuno e forse a evidenziare punti di debolezza o di debolezza sovra o sotto stimati.

Una volta raccolti i dati, i occorre formulare una strategia, ancorata ad un obiettivo specifico (ad esempio, aumentare il fatturato del 10% nel 2024), rispondendo alle  seguenti domande:

1. Come possiamo valorizzare le nostre forze?
2. Come possiamo mitigare le nostre debolezza?
3. Come possiamo sfruttare e le opportunità dell’ambiente esterno?
4. Come possiamo ridurre ciascuna delle minacce?.

L’analisi SWOT andrà utilmente ripetuta periodicamente. Vedrete che sarà interessante e stimolante confrontare le matrici dei vari anni, per osservare come nel tempo cambino le circostanze interne ed esterne e  come lo studio riesca di volta in volta ad interpretare e agire il cambiamento necessario a rimanere efficacemente sul mercato.

Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network