Oggi voglio elogiare una piccola grande idea che ci consente di tenere sotto controllo efficacemente e a basso costo i rischi legati all’attività professionale: la checklist.
La checklist nasce per fare fronte a quelle situazioni nelle quali un errore umano può essere fatale, prevenendo il rischio attraverso un elenco di controlli da effettuare prima di validare un prodotto o un processo. Nel settore dell’aeronautica, nell’industria nucleare, nella chimica. In ambito medico, Atul Gawande, medico statunitense di origini indiane, ha curato per l’Organizzazione Mondiale della Sanità protocollo che costringe medici, anestesisti, infermieri e altro personale di sala a effettuare una serie preordinata di controlli che, si è dimostrato capace di ridurre di oltre un terzo le morti e le complicazioni postoperatorie.
Ma le check list possono essere estese anche ad ambiti professionali meno pericolosi dal punto di vista dell’impatto sulle vite umane.
Anche il Notaio e i suoi collaboratori, per quanto preparati, diligenti e accorti, possono commettere degli errori nello svolgimento del proprio lavoro, pur avendo perfettamente chiaro ogni singolo passaggio da compiere. Può trattarsi di piccole banalità facilmente risolvibili ma che oltre a diventare un costo aggiuntivo per lo studio, possono far fare brutta figura nei confronti dei clienti.
La check list ci aiuta ad ovviare alla naturale fallibilità umana. In particolare, ai limiti della memoria e dell’attenzione, soprattutto in momenti di sovraccarico che possono caratterizzare alcuni periodi dell’anno.
Esistono basilarmente due tipi di checklist:
- La check di processo, che mette in fila un elenco di azioni che devono essere considerate o eseguite per garantire il corretto svolgimento di una procedura (ad esempio, per la stesura di un atto immobiliare)
- La check di prodotto, che indica invece le caratteristiche che un prodotto o servizio deve possedere per poter essere validato e rilasciato al cliente (ad esempio, i contenuti di un atto stipulato)
Preparare delle buone checklist, anche per chi non salva vite umane, è davvero un’arte. Le liste di controllo per essere efficaci devono infatti essere disegnate in modo ergonomico, semplici e rapide da compilare, avere il giusto grado di dettaglio e consentire di stabilire le responsabilità delle persone coinvolte.
Mettere nero su bianco l’elenco delle cose da controllare permetterà allo studio di fare verifiche più proporzionate ai rischi reali in cui è possibile incorrere professionalmente e meno orientate ai rischi apparenti. Spesso infatti rischiamo di essere miopi di fronte a problemi giganteschi e inutilmente pignoli nelle pinzillacchere.
Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network