Categoria: Notariando

Oggigiorno nessuno si sognerebbe di andare dal medico senza portare le radiografie, le prove del sangue, i referti di precedenti consulti. Mi sembra quasi di vederli questi pazienti in sala attesa mentre tengono tra le mani le informazioni utili, tutte ben ordinate all’interno di una cartellina. E quando il medico chiederà le informazioni necessarie all’anamnesi queste verranno descritte in modo chiaro e preciso. E invece spesso i clienti arrivano allo studio notarile in tutto o in parte sguarnite dei documenti necessari ad avviare o a completare il complesso iter di predisposizione dell’atto notarile. Altre volte strada facendo i clienti si avvedono di alcune cose e cambiano atteggiamenti ed esigenze, costringendo lo studio a rifare tutto quanto predisposto in precedenza.

Nei contratti, se già il cliente parte acquirente fa fatica a collaborare ma sembra avere tendenzialmente maggiore interesse, sembra ancora più difficile coinvolgere la parte venditrice.

La mancanza di collaborazione da parte dei clienti è oggi una delle principali cause di inefficienza all’interno dello studio notarile. Il processo di predisposizione degli atti soggiace infatti a continui stop e ripartenze nell’elaborazione e a slittamenti nelle stipule dovuti alla mancanza di documenti o a cambi di rotta indotti dalla clientela.

Molto spesso il cliente si rivela più solerte nel sollecitare la fissazione dell’atto che nel portare i documenti necessari. E non è detto che abbia compreso fino in fondo il nesso tra i due concetti.

Occorre innanzitutto comprendere come mai i clienti non collaborano attivamente con lo studio. In prima battuta perché non sanno o non capiscono. Non hanno ben chiaro il ruolo di garanzia del Notaio e come si svolge l’attività notarile perché generalmente, loro malgrado, sono degli assoluti dilettanti. La maggior parte delle persone infatti va dal Notaio una sola volta nella vita per mutuo e compravendita della prima (e unica) casa. Tuttalpiù questo accesso raddoppia quando la persona fa il testamento. Non va poi sottaciuto che nel Paese che si ritiene la culla del diritto una seria preparazione giuridica è ancora appannaggio di pochi fortunati. Quindi è del tutto naturale che il cliente non sappia nulla di ciò che accadrà. Il cliente medio ha tutto il diritto di continuare a credere che l’Ape sia un insetto. In questa situazione di non conoscenza gli stereotipi e i pregiudizi da bar sport possono facilmente prendere il sopravvento. Perché lo studio notarile mi fa correre in giro a cercare documenti quando queste cose le potrebbe fare lui? Se faccio tutto io perché devo pagare lo studio così tanto?

L’assistente notarile e il Notaio non sono sempre pienamente consapevoli di questo autentico gap culturale e quindi spesso danno per scontato che il cliente sappia, capisca e ricordi.

Questa situazione apre la strada a quegli studi che vogliano investire nell’educazione al cliente.

Si viene a creare uno spazio molto interessante per la riduzione degli sprechi ma anche per la fidelizzazione del cliente: lo studio proattivo si attiverà per insegnare la funzione notarile e i vantaggi che essa comporta sulla certezza degli scambi e per spiegare il ruolo del cliente nell’ambito del processo.  

Lo studio proattivo seguirà inoltre il cliente aiutandolo a fare la sua parte in modo tempestivo e completo. Gli studi che hanno fortemente investito nell’educazione del cliente hanno processi lavorativi più lineari e veloci e clienti più soddisfatti perché più consapevoli dell’assistenza che hanno ricevuto.

L’educazione del cliente richiede una adeguata preparazione degli addetti e l’utilizzo strategico e sinergico di molti strumenti di comunicazione. Le semplici checklist che alcuni studi mettono a disposizione del cliente durante i colloqui o sui siti web non sono sufficienti e spesso vengono ignorate o interpretate in modo alquanto creativo. Le sale d’aspetto degli studi notarili sono piene di brochure che nessuno guarda perché troppo tecniche e troppo lunghe.

Siamo fortunati perché nel creare questa piccola scuola di istituzioni di diritto le spiegazioni non devono necessariamente avvenire dal vivo impegnando tempo e risorse preziose ma possono essere coadiuvate da strumenti moderni quali video, giochi, strumenti interattivi, comunicazione social e web.

Così come IKEA o Eataly hanno trasformato i propri negozi in un catalogo immersivo, si può approfittare di tutte le presenze in studio del cliente per parlare della funzione notarile e appalesare cosa accade dietro le quinte, in special modo sfruttando i tempi morti quali le attese.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Commento alla Sentenza di Cassazione del 11 febb. 2022 su azione di restituzione a seguito di donazione indiretta.

Il giorno 11 febbraio 2022 è stata pubblicata la sentenza di Corte di Cassazione num. 4523 la quale ha, fra l’altro, dichiarato, a mio avviso in modo non netto e univoco, che avverso le donazioni indirette sia possibile esperire l’azione di restituzione di cui all’art. 563, 1° comma, cod. civ. (nel caso in cui la stessa abbia leso le ragione di un legittimario).

A mio avviso, come detto, in modo non definitivo, poiché le parole esatte della stessa sono le seguenti: “nel caso in cui il donante fornisca il denaro quale mezzo per l’acquisto dell’immobile che, in tale evenienza, costituisce esso stesso l’oggetto della donazione in funzione dello stretto collegamento esistente tra l’elargizione del denaro ed acquisto del cespite……, si potrebbe ipotizzare un margine di esperibilità del rimedio di cui all’art. 563, primo comma, c.c.” e non vi è chi non veda, se un po’ aduso alla materia giuridica, che la frase in grassetto ha il senso di potersi pensare eventualmente possibile detta azione in anti tesi con la fattispecie trattata nella sentenza ove era decisamente esclusa.

In ogni caso il presente scritto vorrebbe mettere “ordine” (se mi passate l’ardire) nel disposto della detta sentenza poiché non troppo chiara in qualche punto.

Si parte dai fatti di causa in cui si invoca dall’istante l’accertamento della natura simulata di due atti di trasferimento immobiliari con i quali i sigg. Tizione e Tizia, tra loro coniugati (si arguisce in separazione dei beni), avevano acquistato in parti uguali nel 1972 e nel 1973 diversi immobili con denaro esclusivamente di proprietà di Tizione e di conseguenza l’acquisto dissimulava (??) in realtà una donazione di immobili da parte di Tizione nei confronti del la moglie Tizia, azione tesa al fine di poter esperire il rimedio di cui all’art. 563 1° c. cod. civ..

La Suprema Corte respinge la censura dell’istante: ammette si l’esperibilità dell’azione di simulazione di un negozio giuridico dissimulante una donazione anche prima dell’apertura della successione del donante, allo scopo di poter esercitare il rimedio di cui all’art. 563 c.c. -citando una Cassazione num. 11012 del 9 maggio 2013- ma non dopo i venti anni dalla stipula dell’atto che si vuole impugnare; in realtà però la detta Cassazione del 2013 citata ammetteva la azione tendente ad accertare la simulazione in ordine ad una fattispecie do ve la vendita (negozio oneroso) era stato effettuato dal disponente con il beneficiato e il corrispettivo non era stato incassato; là si che sussistono i presupposti per dirsi che il negozio è simulato in quanto negozio non voluto e per tale carattere opposto alla nostra fatti specie che si configura invece come negozio indiretto e cioè un negozio effettivamente vo luto tra le parti (reale ed efficacie) che peraltro, nella fattispecie, è stato concluso da terzi che vende vano ai nostri coniugi, terzi che hanno quindi effettivamente percepito il denaro quale corrispettivo che Tizione ha realmente pagato; detto negozio ha raggiunto l’ulteriore scopo di arricchire la moglie Tizia che non ha sborsato denaro, mentre nella simulazione relativa le parti vogliono porre in essere un atto reale nascondendolo sotto le diverse e fittizie apparenze di un atto diverso, palese ma meramente illusorio e la simulazione peraltro deve es sere voluta da entrambi i contraenti l’atto, cosa che nella nostra fattispecie era in radice esclusa per come la fattispecie concreta si era atteggiata.

Quando poi la sentenza in oggetto (11 febb. 2022) prende in considerazione il negozio indiretto, al fine di valutare se poter esperire o meno il rimedio dell’art. 563 1° comma, dice (addirittura) quanto segue: “…. Per poter esercitare l’azione di accertamento della natura simulata di un negozio dispositivo avente ad oggetto un immobile, in funzione dell’esperimento del rimedio di cui all’art. 563 4° comma c.c., a sua volta finalizzato al successivo avvio della domanda di restituzione ex art. 563 1° comma c.c. l’attore è tenuto a dimostrare che la liberalità indi retta abbia avuto ad oggetto direttamente il bene e non il denaro….”.

Qui innanzitutto bisogna precisare ancora che il negozio indiretto non è un negozio simulato per cui forse la Cassazione si è espressa in tal senso sulla scorta di uno “strascico” del ragionamento appena precedentemente da lei svolto sulla simulazione cadendo in una, non voluta, imprecisione giuridica; però purtroppo prosegue nel ragionamento dicendo che l’attore non poteva esperire l’azione di simulazione per l’avvenuto trascorso termine di 20 anni dalla stipula dei due atti di compravendita e non perché ne mancano i presupposti.

Sarebbe stato più consono che la Cassazione dicesse che si deve provare l’arricchimento e l’animus donandi di chi compie il negozio (comunque voluto e non simulato) che raggiunge anche l’ulteriore fine di arricchire altra parte.

Ora peraltro passando al profilo operativo del notaio -stante il taglio anche pratico della rubrica che debba confezionare un atto di vendita, occorre ricordare che, dal 2006, bisogna citare i mezzi di paga mento e quindi da quale conto corrente (di chi) sono tratte le somme, da ciò potendosi concretizzare quindi tutte le eventuali ipotesi simili a quella trattata dalla Cassazione in oggetto.

Ma va precisato che il notaio non deve “spaventarsi” nel caso in cui si evidenzi che le somme appartengano ad un terzo soggetto diverso dall’acquirente per il possibile pericolo, oggi avanzato dalla sentenza di Cassazione del 2022, dell’esperibilità di una “azione di simulazione” tendente a poter poi esperire la azione di restituzione (con evidenti successive difficoltà di circolazione del bene) perché non è detto che detta azione possa essere esperita “de plano”, dovendosi prima provare l’animus donandi di colui che ha posto in essere l’intero paga mento anche -o solo- a beneficio dell’ acquirente, come recita la Cassazione 21 maggio 2020 num. 9379: “La donazione indiretta si identifica con ogni negozio che, pur non avendo la forma della donazione, sia mosso da un fine di liberalità e abbia l’effetto di arricchire gratuitamente il beneficiario, sicché l’intenzione di donare emerge solo in via indiretta dal rigoroso esame di tutte le circostanze del singolo caso, nei limiti in cui siano tempestivamente e ritualmente dedotte e provate in giudizio” e altresì la Cassazione Civile, Sez. II, 28 febbraio 2018, n. 4682: ” L’atto di cointestazione, con firma e disponibilità disgiunte, di una somma di denaro depositata presso un istituto di credito che risulti essere appartenuta a uno solo dei contestatari, può essere qualificato come donazione indiretta solo quando sia verificata l’esistenza dell’ “animus donandi”, consistente nell’accertamento che il proprietario del denaro non aveva, nel momento della detta cointestazione, altro scopo che quello della liberalità.”

E’ quindi possibile che si configuri detto pagamento, effettuato dal terzo, sia solvendi causa che donandi causa e peraltro non si è tenuti in atto ad evidenziare la causa sottostante che sorregge il pagamento del terzo cosa che può essere evidenziata anche in un secondo tempo.

Peraltro ad adiuvandum l’operatività notarile al fine di tutelare la detta circolabilità, si può tranquillamente asserire che seppure il donante volesse evidenziare (per fini di equità successoria) il detto animus donandi, potrà successivamente all’acquisto rimettere il debito che configurerà una donazione del credito (e quindi del denaro) per la evidente diversità di oggetto con anche dissociazione temporale della volontà espressa rispetto all’acquisto, come anche evidenziato dalla sentenza 11 febb. 2022, quando asserisce che se la regalia si sostanzia nel denaro (poi) servito all’acquisto non si ha donazione del l’immobile.

Roberto Santarpia,  Notaio in Orzinuovi.

Anche i soggetti che svolgono una professione intellettuale protetta possono costituire una società, cosiddetta “società tra professionisti” – “STP”, ad eccezione di quei professionisti che svolgono pubbliche funzioni (per esempio notai o avvocati).

La STP ha la sua disciplina nell’articolo 10 Legge 183/2011 e nel relativo regolamento di attuazione emanato dai Ministeri della Giustizia e dello Sviluppo Economico l’8 febbraio 2013 n. 34.

La STP può essere costituita da chi esercita una professione intellettuale protetta, iscritto a ordini, albi o collegi oppure possiede un titolo di studio conseguito in altro stato dell’Unione europea che abilita all’esercizio della professione, a condizione che il numero dei soci professionisti e la loro partecipazione al capitale siano tali da determinare la maggioranza di due terzi nelle decisioni dei soci. Prevale la tesi che le due condizioni non debbano considerarsi cumulativamente. Il venire meno di tale condizione comporta lo scioglimento della società.

I soci professionisti non possono partecipare contemporaneamente a più di una STP.

La cancellazione del professionista dall’ordine, albo o collegio comporta l’esclusione dalla società e, se essa è avvenuta per ragioni disciplinari, comporta altresì l’impossibilità di divenire socio investitore.

E’ espressamente consentita la società multidisciplinare per l’esercizio di più attività professionali anche se non strettamente connesse.

Nella STP possono esservi anche soci non professionisti, definiti soci investitori, precisamente persone fisiche o società che partecipano a scopo d’investimento o in quanto incaricati di svolgere prestazioni tecniche. Detti soci, se persone fisiche, devono avere i requisiti di onorabilità previsti per l’iscrizione allo specifico albo professionale della STP, non devono avere riportato condanne definitive alla reclusione per due o più anni per reati non colposi e non devono essere stati cancellati dall’albo per ragioni disciplinari. In caso di società i requisiti appena menzionati per le persone fisiche devono ricorrere in capo agli amministratori e rappresentanti. Anche il socio investitore non può partecipare contemporaneamente a più STP. Si tende a escludere che possano divenire soci investitori un’altra STP o un trust.

La STP non costituisce un tipo societario autonomo ma può assumere la forma di qualunque società di capitali e di persone (compresa la società semplice) e quella di cooperativa; non può costituirsi in società a responsabilità limitata semplificata poiché, come vedremo, lo statuto deve contenere delle specifiche espresse previsioni che non si conciliano con il testo standard e immodificabile dell’atto costitutivo delle società semplificate; né – si ritiene – può consistere in una startup innovativa. Può costituirsi anche con unico socio professionista iscritto all’albo.

Nella prassi sembrano prevalere le società a responsabilità limitata e le società in accomandita semplice, soprattutto per la limitazione della responsabilità del socio ove si acceda alla tesi secondo cui la società è responsabile per le prestazioni professionali erogate dalla società seppure eseguite dal singolo professionista. Nel caso di società multiprofessionale non è necessaria l’enunciazione nella denominazione delle singole attività professionali svolte ma nulla vieta l’indicazione “STP multiprofessionale”.

L’atto costitutivo deve prevedere:

1. a) l’esercizio in via esclusiva dell’attività professionale;
2. b) l’ammissione in qualità di soci dei soli professionisti ovvero soggetti non professionisti soltanto per prestazioni tecniche o per finalità di investimento, con il limite sopra visto in ordine alla maggioranza di due terzi nelle deliberazioni o decisioni dei soci;
3. c) i criteri e le modalità riguardanti l’esecuzione dell’incarico professionale;
4. d) la stipula di polizza di assicurazione per la copertura dei rischi derivanti dalla responsabilità civile per i danni causati ai clienti;
5. e) le modalità di esclusione dalla società del socio che sia stato cancellato dal rispettivo albo con provvedimento definitivo.

Nelle STP il conferimento dei soci professionisti è per definizione la propria opera professionale; ciò non toglie che si possa conferire denaro o altri beni che risultino funzionali al perseguimento degli interessi sociali. In questo caso, il professionista che non abbia assunto l’obbligo dell’opera professionale è libero di prestare o meno tale opera nei confronti della società, che sarà tenuta a negoziare con lui l’assunzione di ogni incarico professionale. Nel caso il professionista assuma l’obbligo di prestare la propria opera egli diviene socio d’opera (ammissibile nelle società di persone e nelle s.r.l.; nelle spa la prestazione dell’opera professionale può formare oggetto o di prestazione accessoria o di apporto eseguito a fronte dell’emissione di strumenti finanziari).

Si ammette il conferimento dello studio professionale, comprensivo dell’avviamento e della clientela.

La STP deve essere iscritta in una sezione speciale dell’albo o registro tenuto presso l’ordine o collegio a cui appartengono i soci professionisti o di quello dell’attività indicata come prevalente nello statuto o nell’atto costitutivo nel caso di società multidisciplinare.

Nel caso di società multidisciplinare, qualora non sia stata individuata l’attività prevalente, la società deve essere iscritta in tutti gli albi o registri ai quali appartengono i soci professionisti.

L’iscrizione è condizione per l’esercizio dell’attività, a tal fine il competente ordine professionale rilascia una certificazione a seguito del procedimento di verifica dei presupposti.

L’organo amministrativo può essere liberamente formato, pertanto potrebbe essere composto interamente da non professionisti o da società, salvo che lo statuto non preveda diversamente.

In assemblea o nelle decisioni dei soci il numero dei soci professionisti e la partecipazione al capitale deve essere tale da determinare la maggioranza di due terzi. Tale previsione va coordinata con le regole proprie del tipo societario adottato, ove possono rinvenirsi regole particolari con riguardo a diverse categorie di azioni oppure a partecipazioni cui siano collegati particolari diritti. Per esempio, nella srl potrebbe non essere indispensabile che vi siano partecipazioni societarie in capo ai professionisti per i due terzi del capitale sociale se ai soci professionisti, in ipotesi in numero e con partecipazioni inferiori a tale limite, siano riconosciuti particolari diritti nell’esercizio di voto che garantiscano la maggioranza di almeno i due terzi.

Con riguardo al conferimento dell’incarico e all’esecuzione della prestazione, la STP fin dal primo contatto deve informare il cliente circa la possibilità che l’incarico sia eseguito da ciascun socio professionista e il suo diritto di chiedere che l’esecuzione dell’incarico sia affidata a uno o più professionisti da lui scelti e circa l’esistenza di eventuali conflitti di interesse tra cliente e società. La società deve consegnare al cliente l’elenco dei soci professionisti con l’indicazione dei titoli e delle qualifiche professionali, unitamente all’elenco dei soci investitori.

L’incarico può essere svolto solo dal socio professionista iscritto all’ordine albo o collegio, il quale durante l’esecuzione può avvalersi della collaborazione di ausiliari e può farsi sostituire ma solo in relazione a particolari attività; in tal caso la società deve comunicare al cliente i nominativi degli ausiliari sostituti osservando le regole previste per la comunicazione del socio professionista; il cliente, entro tre giorni, può esprimere il proprio dissenso.

Secondo la tesi prevalente, la società risponde nei confronti del cliente dei danni arrecati dal professionista nell’esercizio dell’incarico.

I soci professionisti sono responsabili per le violazioni del codice deontologico del proprio ordine; la società risponde per le violazioni del codice deontologico dell’ordine o collegio cui risulti iscritta o, in caso di società multidisciplinare, dei diversi rispettivi ordini o collegi.

La società si scioglie nei casi stabiliti dalla legge per il tipo di società adottato, nei casi previsti dall’atto costitutivo e si scioglie anche se viene superato il limite alla partecipazione dei soci non professionisti salvo che l’STP entro il termine perentorio di sei mesi ristabilisca la prevalenza dei soci professionisti.

La società non è soggetta a fallimento e sembrerebbe nemmeno a concordato preventivo; si ritiene possa accedere alle procedure di composizione della crisi da sovraindebitamento.

Vincenzo Spadola,  Notaio in Parma.

Dal punto di vista organizzativo è sempre più evidente la necessità di una gestione non passiva ma proattiva dello studio notarile, ossia di una gestione capace di anticipare per quanto possibile gli avvenimenti, governarli e non subirli.

Soprattutto la progressiva riduzione delle marginalità sugli atti e la sempre maggiore incostanza dei flussi di lavoro rendono indispensabile monitorare e, per quanto possibile, prevedere l’andamento economico e finanziario dello studio.

A tal fine, è quanto mai opportuno che alla fase del monitoraggio ex post delle performance di studio effettuata attraverso bilanci infrannuali, venga anteposta una fase di programmazione di budget in modo tale da assicurare che le informazioni del reporting non costituiscano misurazioni isolate ma rendano conto di scostamenti, positivi o negativi, rispetto a obiettivi predefiniti o a informazioni previsionali.

Fissare degli obiettivi economici e di performance ex ante consente al Notaio di verificare il loro raggiungimento e di correggere facilmente e tempestivamente il tiro allorquando si verifichino degli scostamenti. In altre parole il confronto tra quanto pianificato e quanto realizzato sarà in grado di supportare il processo di feed back, volto alla individuazione di eventuali azioni correttive. Le azioni correttive potranno così essere pianificate e realizzate riportando i numeri dello studio in linea con gli obiettivi prefissati.

Lo strumento che consente di soddisfare tutte le precedenti esigenze è il Budget d’esercizio, costituito dai suoi documenti di sintesi:

• conto economico
• stato patrimoniale
• rendiconto finanziario.

Normalmente negli studi notarili è sufficiente concentrarsi sul conto economico, tenendo presenti gli adattamenti dovuti alla pressoché universale adozione del criterio di cassa anziché di quello di competenza nella gestione della contabilità.

Il Notaio andrà a definire a inizio anno una serie di obiettivi economici-finanziari per l’anno successivo, in coerenza con gli obbiettivi di pianificazione strategica. Ad esempio lo studio si potrebbe prefiggere di raggiungere un certo numero di atti e/o un certo fatturato in una determinata area strategica di attività. In pratica un obiettivo per il 2022 potrebbe essere la realizzazione di 300 atti immobiliari con un fatturato/incasso di 400.000 euro. Se correttamente strutturato e applicato, il budget consente di tracciare in anticipo sentieri di comportamento organizzativo nel corso della gestione del futuro esercizio.

Il processo di elaborazione del budget parte dalla stima dei ricavi, si sofferma sulla quantificazione dei costi e si deve concludere con la redazione dei principali documenti di sintesi. Durante l’anno, a scadenze predeterminate, si procederà quindi con il calcolo degli scostamenti, determinati dal confronto tra i dati programmati (obiettivi) accolti nel budget di esercizio ed i risultati di bilancio via via raggiunti.

Tradizionalmente, la definizione dei costi o degli esborsi previsti risulta più attendibile rispetto a quella dei ricavi o incassi. Questo perché lo studio notarile ha una struttura caratterizzata dalla rilevante presenza di costi fissi quali il costo del personale e dei collaboratori, la locazione dell’ufficio, le utenze, i leasing delle attrezzature e le licenze software.

La stima dei ricavi potrà tenere conto anche dei risultati attesi dalle azioni di comunicazione esterna che lo studio intende svolgere, nel rispetto delle prescrizioni deontologiche.

Dal punto di vista della strumentazione tecnico-contabile, il modello da seguire sarà quello che consente un confronto tra preventivo e consuntivo. Preferibilmente si utilizza il conto economico per Aree strategiche di attività.

Come si è detto, la stesura di un budget di studio comporta notevoli vantaggi nella gestione economica e finanziaria dello studio notarile, in quanto consente il governo anticipato delle variabili critiche e permette che ogni singola decisione sulle variabili di governo, sia coordinata e ottimizzata con riferimento al risultato globale. Motiva le persone, perché le risorse non essendo più chiamate a un miglioramento generico, ma al raggiungimento di uno specifico obiettivo, risultano maggiormente coinvolte e più soddisfatte nel caso di conseguimento dell’obiettivo stesso. In condizioni di forti instabilità e turbolenza ambientali, le previsioni del budget possono risultare meno attendibili e richiedere di conseguenza aggiornamenti anche durante l’esercizio per tener conto delle mutate situazioni economiche.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Art. 34 D.P.R. 131/1986, primo comma, seconda parte:

Base imponibile

La massa comune è costituita nelle comunioni ereditarie dal valore, riferito alla data della divisione, dell’asse ereditario netto determinato a norma dell’imposta di successione, e nelle altre comunioni, dai beni risultanti da precedente atto che abbia scontato l’imposta propria dei trasferimenti.

• Rinvio all’ART 8 TUS

Il valore globale netto dell’asse ereditario è costituito dalla differenza tra il valore complessivo, alla data dell’apertura della successione, dei beni e dei diritti che compongono l’attivo ereditario, determinato secondo le disposizioni degli articoli da 14 a 19, e l’ammontare complessivo delle passività deducibili e degli oneri diversi da quelli indicati nell’art. 46, comma 3.

La base imponibile del tributo viene stabilita con una norma di rinvio e si identifica col valore netto dell’asse ereditario e delle singole quote, e quindi col valore complessivo dei beni e diritti costituenti l’attivo ereditario, diminuito delle passività.

I beni donati non rientrano pertanto nella massa ereditaria e non possono considerarsi “esistenti” alla data di apertura della successione.

Delle donazioni fatte a ciascun erede si tiene conto infatti, ai sensi del 4 comma dell’art. 34, AI SOLI FINI DELLA DETERMINAZIONE DELLE ALIQUOTE APPLICABILI (oggi coacervo)

(( 4. Il valore globale netto dell’asse ereditario è maggiorato, ai soli fini della determinazione delle aliquote applicabili a norma dell’art. 7, di un importo pari al valore attuale complessivo di tutte le donazioni fatte dal defunto agli eredi e ai legatari, comprese quelle presunte di cui all’art. 1, comma 3, ed escluse quelle indicate all’art. 1, comma 4, e quelle registrate gratuitamente o con pagamento dell’imposta in misura fissa a norma degli articoli 55 e 59; il valore delle singole quote ereditarie o dei singoli legati è maggiorato, agli stessi fini, di un importo pari al valore attuale delle donazioni fatte a ciascun erede o legatario. Per valore attuale delle donazioni anteriori si intende il valore dei beni e dei diritti donati alla data dell’apertura della successione, riferito alla piena proprietà anche per i beni donati con riserva di usufrutto o altro diritto reale di godimento.))

• Non può mai tenersi conto nella base imponibile della divisione delle donazioni intercorse precedentemente
• Le quote di diritto verranno calcolate solo sulla base del valore dell’asse ereditario netto à la sproporzione con le quote di fatto assegnate, quand’anche fosse derivante dalla collazione per imputazione di precedenti donazioni, darà luogo ad imposta di trasferimento come un conguaglio

Risoluzione del 12/05/1987 n. 250249 – Min. Finanze

In conclusione, si deve ritenere, a parere della scrivente, che, in base alla normativa vigente (art. 34 del D.P.R. 1986, n. 131, nelle comunioni ereditarie la massa comune da dividere va determinata secondo gli stessi criteri seguiti per l’individuazione del valore imponibile dell’asse ereditario ai fini dell’imposta sulle successioni, astraendo cioè dalla collazione disciplinata dal codice civile. Nell’esempio riportato in premessa quindi, le quote di diritto verranno calcolate solo sulla base del valore dell’asse ereditario netto, talché la rilevante sproporzione con le quote di fatto assegnate darà luogo, ai sensi dell’art. 34, ad imposta proporzionale di trasferimento.

Cass.

Sez. 5, Sentenza n. 8335 del 10/04/2006

In tema d’imposta di registro dovuta sugli atti di divisione ereditaria, l’art. 34 del d.P.R. 26 aprile 1986, n. 131, prevedendo che la massa comune è costituita dal valore dell’asse ereditario netto determinato a norma dell’imposta di successione, richiama le disposizioni relative a quest’ultima imposta (nella specie, l’art. 7 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 637), le quali identificano la base imponibile con il valore netto dell’asse ereditario e delle singole quote, prevedendo che del valore delle donazioni soggette a collazione si tenga conto soltanto ai fini della determinazione delle aliquote, da applicarsi al solo valore dei beni caduti in successione. L’istituto della collazione non trova pertanto applicazione nella determinazione della base imponibile, la quale è costituita esclusivamente dall’incremento patrimoniale verificatosi in favore dei successori, senza che assuma alcun rilievo il valore dei beni già appartenenti a questi ultimi, il cui assoggettamento a tassazione si tradurrebbe d’altronde in una duplicazione d’imposta, trattandosi di beni sui quali, nella normalità dei casi, è stata già pagata l’imposta sulle donazioni.

Sez. 6 – 5, Ordinanza n. 25929 del 16/10/2018 (conforme a precedente).

Risoluzione del 12/05/1987 n. 250249 – Min. Finanze – Tasse e Imposte Indirette sugli

Affari

Successioni. Istituto della collazione e determinazione della massa comune per procedere alla divisione ereditaria.

Sintesi:

L’istituto della collazione non rileva in alcun modo nella determinazione del valore imponibile dell’asse ereditario e nel calcolo delle quote su cui verranno applicate le aliquote d’imposta. I beni donati non rientrano pertanto nelle masse ereditarie e non possono considerarsi “esistenti” in data di apertura della successione. Le quote di diritto verranno calcolate sulla base del valore dell’asse ereditario netto.

Testo:

Con la nota in riferimento, diretta per conoscenza a questa Direzione generale, codesto Ispettorato ha risolto un questio formulato dall’Ispettore in verifica presso l’Ufficio del registro di C., in merito al criterio impositivo da adottare nell’applicazione dell’imposta di registro sulle divisioni di masse ereditarie, convenute tra coeredi destinatari di precedenti donazioni effettuate in vita dal de cuius.

Codesto Organo ispettivo ha manifestato in particolare il convincimento che, nel caso di divisioni relative a successioni legittime di discendenti in linea retta, ai fini della determinazione della massa comune da dividere, occorresse tener conto, in base all’istituto della collazione, di tutte le donazioni effettuate dall’ascendente a favore dei figli. Le predette conclusioni troverebbero il proprio supporto, secondo codesto

Ispettorato, in una corretta interpretazione dell’art. 32 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 634 (trasfuso, secondo codesto Ispettivo Ufficio, nell’art.34 del D.P.R. 26 aprile 1986, n. 131) il cui testo fa riferimento, secondo la modifica apportata dall’art. 3 della legge 23 dicembre 1977, n. 953, al valore “dei beni esistenti alla data di apertura della successione”. Tale inciso dovrebbe infatti essere interpretato – a parere di codesto

Ispettorato – “alla luce della disciplina civilistica in materia di divisioni ereditarie con donazioni soggette a collazione”.

Nell’esempio riportato nella nota si configura l’ipotesi di un atto di divisione stipulato da due successori in linea retta i quali, dopo aver premesso di essere entrambi a conoscenza di precedenti donazioni effettuate in vita dall’ascendente a favore del figlio maggiore per un valore di L. 10.000.000, procedono di comune accordo alla divisione dei beni relitti compresi nell’asse ereditario del valore complessivo di L. 20.000.000, mediante formazione di due quote del valore rispettivamente di L. 5.000.000 e L. 15.000.000. In tale evenienza, al fine di ricostruire la massa dividenda sulla quale vanno calcolate le quote di diritto, occorrerebbe sommare, ad avviso di codesto Ispettorato, il valore dell’asse ereditario con quello delle donazioni precedenti (nell’esempio L. 20.000.000 + L.10.000.000 = L. 30.000.000). Il valore delle quote di diritto risulterebbe così di L. 15.000.000 ciascuna e corrisponderebbe a quello delle quote di fatto (il condividente A avrebbe per successione, mentre il condividente B avrebbe ugualmente ricevuto L. 10.000.000 con donazione e L. 5.000.000 per successione, mentre il condividente B avrebbe ugualmente ricevuto L. 15.000.000 solo per successione). Nella predetta ipotesi, non si legittimerebbe in alcun modo, secondo codesto Ispettorato, l’applicazione dell’imposta proporzionale di trasferimento, riscontrandosi piena corrispondenza tra quote di fatto e quote di diritto. Esaminata la questione, la scrivente non ritiene di poter condividere la prospettata soluzione ed esprime l’opinione che la citata normativa debba essere diversamente interpretata. Al riguardo, occorre preliminarmente rilevare che la soggetta materia rimane regolata, a seguito dell’entrata in vigore del T.U. approvato con D.P.R. 26 aprile 1986 n. 131, dall’art. 34 di detto decreto, il quale ha modificato, per la parte che interessa, la formulazione letterale del corrispondente art. 32 del previgente D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 634, così come modificato dall’art. 3 della legge 23 dicembre 1977, n. 953. Ed invero, il predetto art. 34 prescrive espressamente che la massa comune deve essere costituita nelle comunioni ereditarie “dal valore dell’asse ereditario netto determinato a norma dell’imposta di successione”. Il criterio impositivo viene pertanto stabilito attraverso una norma di rinvio, richiamando ciò una nozione derivante dalla normativa che regola l’imposta di successione. È a quest’ultima che occorre pertanto fare riferimento per ricavare il vero significato dell’espressione usata dal legislatore.

Ebbene, in base al sistema normativo di cui al D.P.R. 26 ottobre 1972, n.637, l’imposta di successione è applicabile solo in quanto l’asse ereditario relitto abbia un valore economico positivo e sia idoneo a determinare un effettivo incremento patrimoniale a favore dei successori. La base imponibile del tributo si identifica perciò col valore netto dell’asse ereditario e delle singole quote e quindi col valore complessivo dei beni e diritti costituenti l’attivo ereditario, diminuito delle passività (art. 7, primo comma). Il valore delle donazioni soggette a collazione viene invece aggiunto al valore dell’asse ereditario globale netto nonché a quello delle singole quote, secondo la formula usata dal legislatore all’art. 7, quarto comma, ai soli fini della determinazione della aliquota, fermo restando che le aliquote così determinate si applicano al solo valore dei beni caduti in successione. In altri termini l’istituto della collazione non rileva in alcun modo nella determinazione del valore imponibile dell’asse ereditario e nel calcolo delle quote su cui verranno applicate le aliquote d’imposta. Gli stessi principi debbono essere applicati, in base al rinvio operato dall’art. 34, anche per la individuazione della massa comune ereditaria sulla quale verranno calcolate le quote di diritto, mentre ogni diversa interpretazione, dato il chiaro tenore letterale della norma, si rivelerebbe contra legem.

Va peraltro rilevato che la diversa formulazione testuale assunta dall’art.34 citato, rispetto a quella del previgente art. 32 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 634, induce a ritenere che il legislatore abbia inteso affermare più esplicitamente un principio che era in realtà già contenuto nell’espressione letterale usata nella precedente disposizione. Infatti, la formula che identificava il valore della massa comune con quello dei “beni esistenti alla data di apertura della successione” indicava, con sufficiente chiarezza, che il criterio impositivo prescritto fosse imperniato esclusivamente, anche sotto l’abrogata normativa, sul dato relativo ai beni relitti dal de cuius, senza tener conto dell’istituto della collazione. Tale convincimento è determinato da un duplice ordine di considerazioni.

Sotto un primo profilo si osserva che la dizione “beni esistenti alla data di apertura della successione” faceva riferimento evidentemente al patrimonio del de cuius ed escludeva a fortiori l’istituto della collazione, dato che quest’ultima opera anche nei confronti dei beni alienati a terzi prima dell’apertura della successione, naturalmente nella forma dell’imputazione (art. 746, secondo comma, del Codice civile).

In secondo luogo, la possibilità di ricorrere alla collazione sembrava già in base al ricordato art. 32 – negata “in radice” anche per un concorrente rilievo in una delle due forme della collazione, quella cioè per l’imputazione, il bene rimane sempre in proprietà del coerede donatario, che lo trattiene in virtu’ della donazione ricevuta e deve versare alla massa solo l’equivalente pecuniario.

I beni donati non rientrano pertanto nelle masse ereditarie e non possono considerarsi “esistenti” alla data di apertura della successione.

In conclusione, si deve ritenere, a parere della scrivente, che, in base alla normativa vigente (art. 34 del D.P.R. 1986, n. 131, nelle comunioni ereditarie la massa comune da dividere va determinata secondo gli stessi criteri seguiti per l’individuazione del valore imponibile dell’asse ereditario ai fini dell’imposta sulle successioni, astraendo cioè dalla collazione disciplinata dal codice civile. Nell’esempio riportato in premessa quindi, le quote di diritto verranno calcolate solo sulla base del valore dell’asse ereditario netto, talché la rilevante sproporzione con le quote di fatto assegnate darà luogo, ai sensi dell’art. 34, ad imposta proporzionale di trasferimento.

Federica Croce, Notaio in Lecco

Inizia con questo articolo la nostra disamina dei principali strumenti di controllo gestionale utili allo studio notarile.

In questo contributo vedremo come la classificazione dei costi e dei ricavi in base alle aree strategiche di attività permette di acquisire una maggiore consapevolezza rispetto al contributo alla redditività complessiva dello studio notarile dalle singole attività esercitate.

Tutti gli studi notarili infatti, anche se dimensionalmente ridotti, gestiscono un portafoglio con una rosa di molteplici servizi differenziati.

Per Area strategica di attività (ASA), si intende un sottoinsieme dello studio coincidente con un settore specifico in grado, se scorporato dallo studio, di sopravvivere autonomamente. Il concetto di area strategica di attività è stato sviluppato dagli studiosi di organizzazione d’impresa e di marketing ed oggi è stato esteso agli studi professionali.

Un singolo studio notarile che operi in aree strategiche di attività diverse potrà rivolgersi a mercati e clienti diversi per ciascuna delle ASA. Le ASA possono rispondere strategicamente ad una logica di diversificazione. Le aree strategiche di attività possono talvolta assumere all’interno dello studio un’autonomia giuridica (è il caso delle associazioni notarili limitate ad alcune attività come quelle per la levata dei protesti o per la gestione delle aste), mentre di regola hanno una certa autonomia organizzativa.

Un’ASA è quindi costituita da una o più combinazioni prestazione/mercato/tecnologia configuratesi come un’unità di sintesi e responsabilità reddituale, con una struttura economica propria e con esigenze di conduzione strategica differenziata derivanti dalle caratteristiche della sua arena competitiva.

I passi logici necessari all’individuazione delle Aree Strategiche di attività (ASA) sono:

• l’individuazione dei criteri di classificazione;
• la selezione dei criteri di classificazione;
• la costruzione della matrice prodotti/mercati;
• il raggruppamento delle combinazioni prodotti/mercati e individuazione delle ASA.

 Alcuni possibili criteri di classificazione delle attività di uno studio notarile sono:

• i gruppi di clienti
• i settori serviti
• i servizi offerti
• le tecnologie utilizzate.

Ad esempio le modalità operative del settore successioni e atti mortis causa di uno studio notarile saranno profondamente diverse da quelle del diritto societario.

Inoltre sempre più spesso gli studi notarili hanno dei recapiti destinati ad avvicinare la prestazione del notaio ad un determinato territorio, ognuno dei quali ha una sua autonomia gestionale più o meno marcata.

Per gestire uno studio notarile è necessario governare contemporaneamente diverse dimensioni.

Se si intende impostare l’attività di governo in termini razionali (e non solo basandosi sull’intuito e l’esperienza personale) diventa necessario il supporto delle informazioni.

Le dimensioni di governo delle organizzazioni sono identificabili nelle attività, negli incarichi, nei prodotti, nei clienti, nelle aree strategiche.

Le attività rappresentano le unità elementari di cui sono formati i processi.

La definizione stessa di processo viene spesso indicata come una serie di attività coordinate, le quali partendo da un determinato input conducono all’ottenimento di uno specifico output.

Una volta definito il concetto di attività, tutte le altre dimensioni di governo delle organizzazioni professionali possono essere rappresentate come contenitori di attività, in quanto sia destinatari che consumatori delle diverse attività (lo studio di una pratica è parte del processo di produzione di un determinato atto, appartenente ad un ASA specifica, che viene fornito ad un cliente specifico, ecc.).

Una tradizionale classificazione in aree strategiche di attività per uno studio notarile probabilmente terrà conto delle varie tipologie di atti che vengono stipulati. Tradizionalmente si dividono le aree immobiliare, societaria, mortis causa e degli atti minori.

Potrà essere utile ulteriormente distinguere in campo immobiliare tra gli atti di mutuo e gli atti di trasferimento della proprietà.

Una classificazione degli incassi dello studio per attività deve essere obbligatoriamente preparata per la dichiarazione dei redditi del Notaio e si trovava prima nei dati degli studi di settore, oggi negli ISA, indici sintetici di affidabilità fiscale.

Come vedremo in successivi contributi attraverso l’analisi dei ricavi, dei costi e della redditività dello studio per ASA, il Notaio potrà valutare la diversa incidenza dei settori dello studio sui risultati economici e valutare se e come correggere gli andamenti ad esempio promuovendo nelle forme deontologicamente consentite lo sviluppo dell’una o dell’altra area.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

L’attività degli studi notarili è caratterizzata da grande complessità e da una elevata esposizione al rischio. Un errore anche molto piccolo come un semplice refuso può causare problemi giganteschi, del tutto sproporzionati rispetto alla carenza iniziale che si è manifestata. Il Notaio e gli assistenti notarili prestano grande attenzione, si preparano e costantemente si aggiornano per prevenire i rischi sia in fase di raccolta dei dati, che in fase di elaborazione degli stessi. Non di rado la grande complessità tecnica si accompagna a ritmi di lavoro importanti e alla necessità di coordinare un team di lavoro, e quindi la possibilità di fare errori aumenta ulteriormente.
E’ qui che entra in scena la checklist. Una piccola grande idea che consente di tenere sotto controllo i rischi efficacemente e a basso costo.
Le checklist nascono storicamente durante il secondo conflitto mondiale nel mondo aeronautico, e vengono poi estese alle imprese nucleari, chimiche, e simili. Tutte le volte in cui, insomma, un errore può essere fatale.
La lista di controllo nasce quindi proprio in quelle situazioni dove il rischio da gestire è elevatissimo.
Sono soprattutto gli errori di memoria, quelli in cui si sa perfettamente una cosa ma poi ci si dimentica di farla, quelli che vengono sistematicamente sconfitti dalla checklist. Ma lo strumento risulta efficace anche per le non conformità che sono causate da una concatenazione con effetto domino di distrazioni e fraintendimenti di più persone. Lo dimostra il grande successo ottenuto dalla checklist dopo il suo debutto, qualche anno fa, nelle sale operatorie di tutto il mondo. Un medico statunitense di origini indiane, Atul Gawande, ha curato per l’Organizzazione Mondiale della Sanità un programma che oggi costringe medici, anestesisti, infermieri e altro personale di sala a interrogarsi e confrontarsi prima di un intervento, sulle misure già pianificate. Avete mai notato che un attimo prima di intervenire i sanitari verificano il vostro nome e cognome e vi chiedono nuovamente per che cosa dovete essere curati?
Questi protocolli che sono stati adattati alle realtà di tutto il mondo da apposite commissioni stabilite presso i ministeri della sanità dei vari paesi hanno permesso di ridurre di svariati punti percentuali le morti, gli errori di cura e le infezioni in sala operatoria. Perché allora non provare ad adottarle anche negli studi notarili? Dopotutto, oggigiorno, chi svolge un attività più rischiosa di un professionista giuridico economico in un paese come l’Italia?
Cerchiamo allora di conoscere meglio lo strumento. Esistono basilarmente due tipi di checklist, quelle “di processo” e quelle “di prodotto”. La check “di processo” consente la verifica l’esecuzione di una serie di attività nel tempo, per esempio si possono verificare lo stato di avanzamento di una o più pratiche.
La checklist di processo è di fatto la sintesi, il riassunto per punti elenco di una procedura. Negli studi notarili ancora non completamente digitalizzati la copertina del fascicolo molto spesso raccoglie informazioni sullo stato di avanzamento della pratica.
La check “di prodotto” invece verifica le caratteristiche di una prestazione ad un certo stadio di lavorazione, per esempio si può verificare la completezza formale dell’atto prima di inviarlo all’Ispezione biennale.
Le checklist peraltro possono essere anche miste, in quanto anche la check di prodotto comporta delle attività che si svolgono nel tempo.
Preparare delle buone checklist, anche per chi non salva vite umane, è davvero un’arte. Le liste di controllo devono infatti essere disegnate in modo ergonomico, per seguire passo a passo le attività che sono destinate a tenere sotto controllo, devono essere univoche, semplici e rapide da compilare e devono avere il giusto grado di sintesi per essere utili. Devono consentire di stabilire le responsabilità delle persone coinvolte, cioè permetterci di risalire a chi ha fatto che cosa. Le checklist vanno sperimentate e rettificate più volte per trovare l’optimum.
In particolare occorrerà scegliere soprattutto quelle variabili che realmente ha senso tenere sotto controllo perché presentano il rischio più alto.
Mettere nero su bianco l’elenco delle cose da controllare ci permetterà anche di fare verifiche più proporzionate ai rischi reali che incorriamo professionalmente e meno orientate ai rischi. apparenti. Ci accorgeremo di quanto a volte siamo stati miopi di fronte a problemi giganteschi e contemporaneamente di quanti dettagli insignificanti abbiamo pignolamente e inutilmente riscontrato.
Come ci insegnano i medici, le checklist, oltre a consuntivare una attività di controllo successiva, possono essere in molti casi utilizzate come strumenti di discussione e di prevenzione, cioè stimolare chi lavora a ritrovare la concentrazione e la memoria prima di svolgere un’attività.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Il collaboratore di una Collega di un medio centro del Sud, cui ho mandato una procura in forma digitale, è irremovibile: se non gliela rimando via PEC non potrà usarla.
Liberiamoci da un possibile equivoco: il riferimento al Sud. I progressi digitali della nostra professione sono stati pensati, disegnati e realizzati in grandissima prevalenza al Sud, o da donne e uomini del Sud. I tecnici che da tanti anni ci assistono sono docenti della Federico II; lui sarà anche stato un Hohenstaufen, non discuto, ma l’Università che porta il suo nome è a Napoli, se non m’inganno. Anche in ragione delle mie solide radici meridionali, mi infurio quando sento Colleghi dire: noi al Sud di queste cose non abbiamo pratica. Puerili scuse. Ed anzi, a volerla dir tutta: gli strumenti informatici sono tanto più utili quanto più zoppicanti sono le infrastrutture fisiche. Molti anni fa sentii un Collega svizzero affermare che non si avvertiva presso di loro la necessità di strumenti telematici in quanto una busta impostata prima delle 18, ovunque nella Confederazione, è recapitata l’indomani. Depurata delle iperboli l’idea, ancorché poco o nulla lungimirante, ha (o meglio: aveva) un suo senso.
Veniamo però alla PEC. A cosa serve? La legge (articolo 48 del CAD) è chiara: la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata … Tali ricevute possono interessare al mittente, in molti casi; non in questo, a meno che in un impeto di complottismo io non sospetti la Collega di voler negare l’avvenuto invio. In ambito forense, ove l’uso della raccomandata a/r tra colleghi è riguardato con evidente biasimo (l’espressione, che trovo a suo modo divertente, è tratta da una delibera del Consiglio dell’Ordine di Bologna in data 7/2/18), si è discusso seriamente della liceità dell’uso, sempre tra Avvocati, della PEC, concludendo che si tratta di una pratica borderline, da valutare caso per caso: così ad esempio l’appena citato indirizzo felsineo. Ed il sopravvissuto spirito di corpo mi induce ad affermare che, in quanto a stile, noi notai non dovremmo esser secondi a nessuno.
Sin qui se l’uso della PEC è deciso dal mittente. Ma quale motivo può avere la destinataria, che ha già felicemente ricevuto quanto le occorre, di reclamare una PEC? Buio pesto. Un buio nel quale matura però una riflessione.
Per una parte significativa della classe notarile, a quanto pare, il diritto dell’informatica non è vero diritto. L’idea che anche gli istituti del diritto dell’informatica, come la PEC, siano radicati in formanti come giurisprudenza, dottrina e legislazione, e che quest’ultima sia persino declinabile in termini di legge/articolo/comma, non gode di molta popolarità. Quando sopravviene qualche novità in materia, in molti studi tutto finisce direttamente sul tavolo dei collaboratori, i quali a loro volta chiedono spesso aiuto alle Software Houses; queste ultime si trovano spesso, e non per loro ambizione, a fornire indicazioni anche in materia squisitamente giuridica, indicazioni che vengono poi tradotte in pratica dai collaboratori, non di rado scimmiottando acriticamente prassi altrui.
Appropriandosi della materia, il notaio potrà scoprire cose interessanti. Nel caso di specie, non solo che la PEC è uno strumento che giova al solo mittente, ma che il documento firmato digitalmente è del tutto indifferente al medium utilizzato per la trasmissione: se il documento fosse alterato in sede di trasmissione la verifica fallirebbe. E’ ben vero che secondo l’articolo 43 comma 2 eIDAS (Regolamento UE 910/2014), i dati inviati e ricevuti mediante servizio elettronico di recapito certificato qualificato godono della presunzione […] dell’invio di tali dati da parte del mittente identificato, ma una volta verificata la firma digitale, si tratta di informazione poco o nulla rilevante. Sarebbe molto più prezioso il curriculum del fattorino che ha recapitato la procura cartacea: un’occasione di falsificare il documento cartaceo lui l’ha avuta, se non altro. Si concluderebbe forse che se presso qualche importante studio (del Nord, in questo caso) è invalso l’uso di inviare le procure per PEC, è per qualche ragione che alla stragrande maggioranza di noi non interessa affatto, e che nulla ha comunque a che vedere con lo status giuridico del materiale trasmesso e con la sua utilizzabilità.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

Il decreto-legge n. 1 del 2012, ha introdotto l’obbligo del preventivo per i tutti i professionisti iscritti agli albi regolamentati.

La Legge 124 del 2017 ha modificato il decreto anzidetto, introducendo l’obbligo del preventivo di spesa in forma scritta.

Il codice deontologico notarile, all’art. 40, stabilisce che Il notaio, deve fornire alle parti il preventivo dei costi, spese e compensi della specifica prestazione richiesta. I preventivi devono essere rilasciati per iscritto.

L’obbligo deontologico risale al 2008, e quindi è addirittura pregresso rispetto a quello normativo. E’ anche più stringente perché prevedeva da subito la forma scritta divenuta obbligatoria per gli altri professionisti solo successivamente. E’ anche più estensivo rispetto agli altri perché riguarda non solo il cliente in senso stretto ma le parti, inclusa – per trasparenza – quella pattiziamente o in base agli usi non direttamente investita del pagamento della parcella del Notaio.

L’eventuale assenza del preventivo costituisce quindi una violazione deontologica e può essere valutata dal giudice come elemento negativo nel caso di definizione giudiziale del compenso.

Tuttavia, anziché essere vissuto come un adempimento il preventivo sarebbe da cogliere come una grande occasione di comunicazione con il cliente.

L’abitudine di fissare i termini della prestazione richiesta dal cliente in forma scritta costituisce infatti da sempre garanzia di chiarezza e di trasparenza ed ha quindi un rilevante impatto positivo nella percezione di valore che il cliente ha dello studio e del servizio che andrà a ricevere.

Si possono infatti comunicare le specializzazioni e i titoli del professionista.

Più significativamente, descrivendo con semplicità le fasi nelle quali si estrinseca il mandato professionale lo studio notarile può chiarire al cliente medio, o meglio alle parti, che quasi sempre non ne hanno la minima idea, ciò che avviene “dietro le quinte”. Cioè le molte e rilevanti attività che lo studio notarile andrà a svolgere a loro vantaggio e che spesso sono invisibili perché sono prodromiche o successive alla stipula. 

La norma impone infatti di indicare per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi.

Con la tecnica “del benzinaio” il Notaio andrà a indicare separatamente, per sottolinearle, le somme spesso soverchianti relative a imposte, tasse, diritti, che costituiscono spese in nome e per conto e per le quali lo studio opera sostanzialmente quale “esattore” per conto dello stato. Questo consentirà di riportare la percezione del cliente all’effettivo ammontare del compenso della prestazione. Anche chi distribuisce carburante infatti addebita al cliente somme molto rilevanti potendo trattenere a sé importi molto più piccoli e riversa il resto allo Stato. E proprio presso una pompa di benzina ho visto per la prima volta anni fa affisso uno schema che provava a comunicare ai clienti la reale situazione dei compensi e delle spese.  

Una problematica che investe in modo particolare le prestazioni notarili, soprattutto nelle zone non coperte dal sistema tavolare è la frequente onerosità sopravvenuta dell’atto dovuta a visure e ispezioni immobiliari aggiuntive e non prevedibili, o a sistemazioni catastali.

La possibilità che queste sopravvenienze si verifichino va anticipata al cliente, che come abbiamo visto generalmente ignora del tutto in che cosa consista in termini pratici l’attività del Notaio e potrebbe superficialmente leggerle come brutte sorprese.

Altri casi di aggravi imprevisti possono riguardare i mutamenti nelle aliquote delle imposte o dei contributi previdenziali, la necessità di effettuare particolari studi o ricerche o il reperimento di documentazione non fornita dalle parti.  

Molte di queste ipotesi possono essere comunicare come eventuali nuovi incarichi.

Naturalmente il preventivo, se completato con le opportune clausole relative alle condizioni generali di contratto, può anche diventare una proposta di mandato, da suggellare con l’adesione espressa o concludente da parte del cliente. 

Dal punto di vista giuridico quindi, il preventivo è una promessa unilaterale di eseguire un contratto d’opera intellettuale alle condizioni ivi dedotte. Pertanto è opportuno che vi siano alcune cautele quali per esempio stabilire una durata di validità del preventivo e le condizioni al manifestarsi delle quali il documento deve essere aggiornato. Possono essere stabilite eventuali prestazioni escluse, i livelli di servizio concordati e la collaborazione richiesta al cliente. Potranno inoltre essere già proposte le condizioni e le modalità di pagamento. Andrà indicata la polizza RC del professionista.

Rilasciare tempestivamente i preventivi è fondamentale dal punto di vista del marketing perché convoglia al cliente l’idea di efficienza dello studio e di interesse verso la propria pratica. Organizzare bene l’emissione dei preventivi in uno studio notarile è oneroso, soprattutto con riguardo agli atti maggiori, perché occorre di fatto svolgere già anticipatamente una prima analisi della pratica. L’elaborazione di un preventivo richiede tempo e notevoli competenze tecniche in quanto si tratta di stimare le agevolazioni e le imposte dovute e per farlo occorre definire lo schema negoziale che verrà utilizzato ed estrapolare i valori necessari al conteggio.

La competenza necessaria, che era solitamente accentrata all’interno dello studio sui professionisti titolari dovrà essere più diffusa in quanto la clientela apprezza generalmente la rapidità, la completezza e l’assistenza in fase di preventivazione.

Alcuni studi, a seconda del posizionamento di mercato, stanno attivando meccanismi automatici (widget) o a distanza per la predisposizione dei preventivi mettendoli a disposizione sul sito web dello studio. In alcuni casi si stanno perfino sperimentando preventivi trasmessi sotto forma di brevi filmati, per garantire al cliente la percezione di una maggiore personalizzazione.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Immaginatevi un cliente che dopo aver tempestivamente richiesto un appuntamento per un colloquio, si presenta allo studio puntuale, informato e con le idee chiare. Non solo, ma stranamente risulta già in possesso di tutta, dico tutta la documentazione utile per la stipula dell’atto richiesto. Non un documento di più, non uno di meno. Perfino l’APE in corso di validità.

Accetta immediatamente e senza discussioni il preventivo, nel corso del medesimo colloquio con il quale attribuisce l’incarico. 

L’assistente notarile accende il PC, tutto funziona a regola d’arte. Le visure si fanno in un lampo, è tutto meccanizzato, non ci sono dubbi né ombre sul fabbricato compravenduto. La collazione della bozza dell’atto avviene in un’unica veloce sessione di lavoro grazie alle minute precaricate che sono sempre perfettamente aggiornate. Il Notaio rilegge il draft, ma non trova correzioni da fare perché la bozza era assolutamente completa e priva di refusi ortografici, grammaticali o giuridici.

All’appuntamento fissato per la stipula, e non rinviato, Cliente e controparte arrivano puntuali, documenti di riconoscimento in corso di validità già alla mano, privacy e antiriciclaggio senza complicazioni, e alla lettura dell’atto da parte del Notaio non hanno richieste particolari perché è tutto loro chiaro e conforme alla loro volontà. D’altra parte, hanno ricevuto bozza tempestivamente, e comunque non avevano osservazioni da muovere. I clienti sottoscrivono l’atto e ringraziano. Il cliente ha persino portato con sé la somma necessaria e paga la parcella del Notaio seduta stante e senza battere ciglio.

I vari addetti completano le formalità di messa a repertorio, di copia, di elaborazione e spedizione telematica del modello unico notarile. I controlli formali del modello danno esito positivo e questo viene subito regolarmente spedito con tanto di ricevute scaricate. E infine il reparto amministrativo tempestivamente emette parcella per il compenso ricevuto.

Ciliegina sulla torta, il cliente riceve dopo poco tempo copia dell’atto in formato digitale. Niente male, vero?

L’atto perfetto è Il sogno proibito di ogni Notaio e di ogni assistente notarile. Un atto in cui l’intero processo di erogazione della prestazione dello studio avviene in maniera fluida, senza alcun intoppo. Senza errori, senza rifacimenti, senza sprechi di sorta. Ogni attività effettuata aggiunge valore. Senza seccature, senza blocchi e ripartenze dell’attività che inducono deleterie perdite di tempo. Altro che quelle pratiche boomerang che non riusciamo a schiodare dalla scrivania perché ritornano indietro piene zeppe di problemi.

Richiesti di quale percentuale sul totale degli atti stipulati risponda ai requisiti dell’atto perfetto, gli assistenti notarili riferiscono di percentuali oscillanti tra lo 0 e il 15% del totale degli atti stipulati dallo studio. Tutti gli altri per definizione evidentemente subiscono una qualche forma di non conformità. Si tratta per lo più di intoppi innocui dal punto di vista del cliente e del pubblico servizio erogato perché vengono recuperati e corretti prima del completamento dell’erogazione della prestazione. E tuttavia creano rilevanti inefficienze interne. Ma ancora più grave è il fatto che gli atti problematici fanno male al morale, perché creano grande scontento agli assistenti notarili che detestano “ritornare sul luogo del delitto”.

Se lo studio notarile fosse una fabbrica di bulloni (e ovviamente non lo è), avrebbe uno scarto di produzione dell’ 85%. È chiaro che la complessità di un atto notarile non è nemmeno paragonabile con quella di una produzione industriale, ma l’accostamento rende l’idea di quanto spazio di miglioramento sia ancora disponibile. Un autentico tesoretto, che lo studio può iniziare a recuperare.

Lo studio notarile ha quindi un enorme interesse a moltiplicare il numero di atti che vanno via lisci al primo colpo e può implementare appositi programmi per migliorare la performance da questo punto di vista.

Intendiamoci, è difficile che mai si arrivi al 100% di atti perfetti perché obiettivamente ci sono diverse variabili che sfuggono al controllo dello studio. Si pensi alla situazione ipocatastale di un immobile, che non è prevedibile a priori, o ad altre cause di onerosità sopravvenuta nella predisposizione dell’atto. Altre complicazioni possono essere di carattere giuridico e richiedere particolari studi, approfondimenti, confronti con il Notaio, con altri esperti, con le autorità competenti o con il CNN.

Si ritiene però che già un raddoppio degli atti perfetti rispetto al loro attuale ammontare possa portare un grande beneficio sul morale e sostenere ulteriori miglioramenti organizzativi. Si tratta soprattutto di prevenire i rifacimenti lavorando moltissimo sull’educazione dei clienti e sull’addestramento del personale, soprattutto quello addetto ai colloqui e alla collazione delle minute, in quanto la performance di questi soggetti incide molto fortemente sull’esito dell’intero iter dell’atto. Sovente invece i clienti sono poco informati e poco collaborativi, andrebbero quasi escussi con strumenti odontoiatrici. Il personale addetto alla stesura delle bozze lavora sotto pressione per arrivare alla data della stipula, creando piccole non conformità che fortunatamente verranno identificate in gran parte dall’occhio attendo del Notaio in fase di stipula o, molto più di rado, durante gli adempimenti successivi.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network