Il decreto-legge n. 1 del 2012, ha introdotto l’obbligo del preventivo per i tutti i professionisti iscritti agli albi regolamentati.
La Legge 124 del 2017 ha modificato il decreto anzidetto, introducendo l’obbligo del preventivo di spesa in forma scritta.
Il codice deontologico notarile, all’art. 40, stabilisce che Il notaio, deve fornire alle parti il preventivo dei costi, spese e compensi della specifica prestazione richiesta. I preventivi devono essere rilasciati per iscritto.
L’obbligo deontologico risale al 2008, e quindi è addirittura pregresso rispetto a quello normativo. E’ anche più stringente perché prevedeva da subito la forma scritta divenuta obbligatoria per gli altri professionisti solo successivamente. E’ anche più estensivo rispetto agli altri perché riguarda non solo il cliente in senso stretto ma le parti, inclusa – per trasparenza – quella pattiziamente o in base agli usi non direttamente investita del pagamento della parcella del Notaio.
L’eventuale assenza del preventivo costituisce quindi una violazione deontologica e può essere valutata dal giudice come elemento negativo nel caso di definizione giudiziale del compenso.
Tuttavia, anziché essere vissuto come un adempimento il preventivo sarebbe da cogliere come una grande occasione di comunicazione con il cliente.
L’abitudine di fissare i termini della prestazione richiesta dal cliente in forma scritta costituisce infatti da sempre garanzia di chiarezza e di trasparenza ed ha quindi un rilevante impatto positivo nella percezione di valore che il cliente ha dello studio e del servizio che andrà a ricevere.
Si possono infatti comunicare le specializzazioni e i titoli del professionista.
Più significativamente, descrivendo con semplicità le fasi nelle quali si estrinseca il mandato professionale lo studio notarile può chiarire al cliente medio, o meglio alle parti, che quasi sempre non ne hanno la minima idea, ciò che avviene “dietro le quinte”. Cioè le molte e rilevanti attività che lo studio notarile andrà a svolgere a loro vantaggio e che spesso sono invisibili perché sono prodromiche o successive alla stipula.
La norma impone infatti di indicare per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi.
Con la tecnica “del benzinaio” il Notaio andrà a indicare separatamente, per sottolinearle, le somme spesso soverchianti relative a imposte, tasse, diritti, che costituiscono spese in nome e per conto e per le quali lo studio opera sostanzialmente quale “esattore” per conto dello stato. Questo consentirà di riportare la percezione del cliente all’effettivo ammontare del compenso della prestazione. Anche chi distribuisce carburante infatti addebita al cliente somme molto rilevanti potendo trattenere a sé importi molto più piccoli e riversa il resto allo Stato. E proprio presso una pompa di benzina ho visto per la prima volta anni fa affisso uno schema che provava a comunicare ai clienti la reale situazione dei compensi e delle spese.
Una problematica che investe in modo particolare le prestazioni notarili, soprattutto nelle zone non coperte dal sistema tavolare è la frequente onerosità sopravvenuta dell’atto dovuta a visure e ispezioni immobiliari aggiuntive e non prevedibili, o a sistemazioni catastali.
La possibilità che queste sopravvenienze si verifichino va anticipata al cliente, che come abbiamo visto generalmente ignora del tutto in che cosa consista in termini pratici l’attività del Notaio e potrebbe superficialmente leggerle come brutte sorprese.
Altri casi di aggravi imprevisti possono riguardare i mutamenti nelle aliquote delle imposte o dei contributi previdenziali, la necessità di effettuare particolari studi o ricerche o il reperimento di documentazione non fornita dalle parti.
Molte di queste ipotesi possono essere comunicare come eventuali nuovi incarichi.
Naturalmente il preventivo, se completato con le opportune clausole relative alle condizioni generali di contratto, può anche diventare una proposta di mandato, da suggellare con l’adesione espressa o concludente da parte del cliente.
Dal punto di vista giuridico quindi, il preventivo è una promessa unilaterale di eseguire un contratto d’opera intellettuale alle condizioni ivi dedotte. Pertanto è opportuno che vi siano alcune cautele quali per esempio stabilire una durata di validità del preventivo e le condizioni al manifestarsi delle quali il documento deve essere aggiornato. Possono essere stabilite eventuali prestazioni escluse, i livelli di servizio concordati e la collaborazione richiesta al cliente. Potranno inoltre essere già proposte le condizioni e le modalità di pagamento. Andrà indicata la polizza RC del professionista.
Rilasciare tempestivamente i preventivi è fondamentale dal punto di vista del marketing perché convoglia al cliente l’idea di efficienza dello studio e di interesse verso la propria pratica. Organizzare bene l’emissione dei preventivi in uno studio notarile è oneroso, soprattutto con riguardo agli atti maggiori, perché occorre di fatto svolgere già anticipatamente una prima analisi della pratica. L’elaborazione di un preventivo richiede tempo e notevoli competenze tecniche in quanto si tratta di stimare le agevolazioni e le imposte dovute e per farlo occorre definire lo schema negoziale che verrà utilizzato ed estrapolare i valori necessari al conteggio.
La competenza necessaria, che era solitamente accentrata all’interno dello studio sui professionisti titolari dovrà essere più diffusa in quanto la clientela apprezza generalmente la rapidità, la completezza e l’assistenza in fase di preventivazione.
Alcuni studi, a seconda del posizionamento di mercato, stanno attivando meccanismi automatici (widget) o a distanza per la predisposizione dei preventivi mettendoli a disposizione sul sito web dello studio. In alcuni casi si stanno perfino sperimentando preventivi trasmessi sotto forma di brevi filmati, per garantire al cliente la percezione di una maggiore personalizzazione.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network
