Immaginatevi un cliente che dopo aver tempestivamente richiesto un appuntamento per un colloquio, si presenta allo studio puntuale, informato e con le idee chiare. Non solo, ma stranamente risulta già in possesso di tutta, dico tutta la documentazione utile per la stipula dell’atto richiesto. Non un documento di più, non uno di meno. Perfino l’APE in corso di validità.

Accetta immediatamente e senza discussioni il preventivo, nel corso del medesimo colloquio con il quale attribuisce l’incarico. 

L’assistente notarile accende il PC, tutto funziona a regola d’arte. Le visure si fanno in un lampo, è tutto meccanizzato, non ci sono dubbi né ombre sul fabbricato compravenduto. La collazione della bozza dell’atto avviene in un’unica veloce sessione di lavoro grazie alle minute precaricate che sono sempre perfettamente aggiornate. Il Notaio rilegge il draft, ma non trova correzioni da fare perché la bozza era assolutamente completa e priva di refusi ortografici, grammaticali o giuridici.

All’appuntamento fissato per la stipula, e non rinviato, Cliente e controparte arrivano puntuali, documenti di riconoscimento in corso di validità già alla mano, privacy e antiriciclaggio senza complicazioni, e alla lettura dell’atto da parte del Notaio non hanno richieste particolari perché è tutto loro chiaro e conforme alla loro volontà. D’altra parte, hanno ricevuto bozza tempestivamente, e comunque non avevano osservazioni da muovere. I clienti sottoscrivono l’atto e ringraziano. Il cliente ha persino portato con sé la somma necessaria e paga la parcella del Notaio seduta stante e senza battere ciglio.

I vari addetti completano le formalità di messa a repertorio, di copia, di elaborazione e spedizione telematica del modello unico notarile. I controlli formali del modello danno esito positivo e questo viene subito regolarmente spedito con tanto di ricevute scaricate. E infine il reparto amministrativo tempestivamente emette parcella per il compenso ricevuto.

Ciliegina sulla torta, il cliente riceve dopo poco tempo copia dell’atto in formato digitale. Niente male, vero?

L’atto perfetto è Il sogno proibito di ogni Notaio e di ogni assistente notarile. Un atto in cui l’intero processo di erogazione della prestazione dello studio avviene in maniera fluida, senza alcun intoppo. Senza errori, senza rifacimenti, senza sprechi di sorta. Ogni attività effettuata aggiunge valore. Senza seccature, senza blocchi e ripartenze dell’attività che inducono deleterie perdite di tempo. Altro che quelle pratiche boomerang che non riusciamo a schiodare dalla scrivania perché ritornano indietro piene zeppe di problemi.

Richiesti di quale percentuale sul totale degli atti stipulati risponda ai requisiti dell’atto perfetto, gli assistenti notarili riferiscono di percentuali oscillanti tra lo 0 e il 15% del totale degli atti stipulati dallo studio. Tutti gli altri per definizione evidentemente subiscono una qualche forma di non conformità. Si tratta per lo più di intoppi innocui dal punto di vista del cliente e del pubblico servizio erogato perché vengono recuperati e corretti prima del completamento dell’erogazione della prestazione. E tuttavia creano rilevanti inefficienze interne. Ma ancora più grave è il fatto che gli atti problematici fanno male al morale, perché creano grande scontento agli assistenti notarili che detestano “ritornare sul luogo del delitto”.

Se lo studio notarile fosse una fabbrica di bulloni (e ovviamente non lo è), avrebbe uno scarto di produzione dell’ 85%. È chiaro che la complessità di un atto notarile non è nemmeno paragonabile con quella di una produzione industriale, ma l’accostamento rende l’idea di quanto spazio di miglioramento sia ancora disponibile. Un autentico tesoretto, che lo studio può iniziare a recuperare.

Lo studio notarile ha quindi un enorme interesse a moltiplicare il numero di atti che vanno via lisci al primo colpo e può implementare appositi programmi per migliorare la performance da questo punto di vista.

Intendiamoci, è difficile che mai si arrivi al 100% di atti perfetti perché obiettivamente ci sono diverse variabili che sfuggono al controllo dello studio. Si pensi alla situazione ipocatastale di un immobile, che non è prevedibile a priori, o ad altre cause di onerosità sopravvenuta nella predisposizione dell’atto. Altre complicazioni possono essere di carattere giuridico e richiedere particolari studi, approfondimenti, confronti con il Notaio, con altri esperti, con le autorità competenti o con il CNN.

Si ritiene però che già un raddoppio degli atti perfetti rispetto al loro attuale ammontare possa portare un grande beneficio sul morale e sostenere ulteriori miglioramenti organizzativi. Si tratta soprattutto di prevenire i rifacimenti lavorando moltissimo sull’educazione dei clienti e sull’addestramento del personale, soprattutto quello addetto ai colloqui e alla collazione delle minute, in quanto la performance di questi soggetti incide molto fortemente sull’esito dell’intero iter dell’atto. Sovente invece i clienti sono poco informati e poco collaborativi, andrebbero quasi escussi con strumenti odontoiatrici. Il personale addetto alla stesura delle bozze lavora sotto pressione per arrivare alla data della stipula, creando piccole non conformità che fortunatamente verranno identificate in gran parte dall’occhio attendo del Notaio in fase di stipula o, molto più di rado, durante gli adempimenti successivi.

 

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

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