L’attività degli studi notarili è caratterizzata da grande complessità e da una elevata esposizione al rischio. Un errore anche molto piccolo come un semplice refuso può causare problemi giganteschi, del tutto sproporzionati rispetto alla carenza iniziale che si è manifestata. Il Notaio e gli assistenti notarili prestano grande attenzione, si preparano e costantemente si aggiornano per prevenire i rischi sia in fase di raccolta dei dati, che in fase di elaborazione degli stessi. Non di rado la grande complessità tecnica si accompagna a ritmi di lavoro importanti e alla necessità di coordinare un team di lavoro, e quindi la possibilità di fare errori aumenta ulteriormente.
E’ qui che entra in scena la checklist. Una piccola grande idea che consente di tenere sotto controllo i rischi efficacemente e a basso costo.
Le checklist nascono storicamente durante il secondo conflitto mondiale nel mondo aeronautico, e vengono poi estese alle imprese nucleari, chimiche, e simili. Tutte le volte in cui, insomma, un errore può essere fatale.
La lista di controllo nasce quindi proprio in quelle situazioni dove il rischio da gestire è elevatissimo.
Sono soprattutto gli errori di memoria, quelli in cui si sa perfettamente una cosa ma poi ci si dimentica di farla, quelli che vengono sistematicamente sconfitti dalla checklist. Ma lo strumento risulta efficace anche per le non conformità che sono causate da una concatenazione con effetto domino di distrazioni e fraintendimenti di più persone. Lo dimostra il grande successo ottenuto dalla checklist dopo il suo debutto, qualche anno fa, nelle sale operatorie di tutto il mondo. Un medico statunitense di origini indiane, Atul Gawande, ha curato per l’Organizzazione Mondiale della Sanità un programma che oggi costringe medici, anestesisti, infermieri e altro personale di sala a interrogarsi e confrontarsi prima di un intervento, sulle misure già pianificate. Avete mai notato che un attimo prima di intervenire i sanitari verificano il vostro nome e cognome e vi chiedono nuovamente per che cosa dovete essere curati?
Questi protocolli che sono stati adattati alle realtà di tutto il mondo da apposite commissioni stabilite presso i ministeri della sanità dei vari paesi hanno permesso di ridurre di svariati punti percentuali le morti, gli errori di cura e le infezioni in sala operatoria. Perché allora non provare ad adottarle anche negli studi notarili? Dopotutto, oggigiorno, chi svolge un attività più rischiosa di un professionista giuridico economico in un paese come l’Italia?
Cerchiamo allora di conoscere meglio lo strumento. Esistono basilarmente due tipi di checklist, quelle “di processo” e quelle “di prodotto”. La check “di processo” consente la verifica l’esecuzione di una serie di attività nel tempo, per esempio si possono verificare lo stato di avanzamento di una o più pratiche.
La checklist di processo è di fatto la sintesi, il riassunto per punti elenco di una procedura. Negli studi notarili ancora non completamente digitalizzati la copertina del fascicolo molto spesso raccoglie informazioni sullo stato di avanzamento della pratica.
La check “di prodotto” invece verifica le caratteristiche di una prestazione ad un certo stadio di lavorazione, per esempio si può verificare la completezza formale dell’atto prima di inviarlo all’Ispezione biennale.
Le checklist peraltro possono essere anche miste, in quanto anche la check di prodotto comporta delle attività che si svolgono nel tempo.
Preparare delle buone checklist, anche per chi non salva vite umane, è davvero un’arte. Le liste di controllo devono infatti essere disegnate in modo ergonomico, per seguire passo a passo le attività che sono destinate a tenere sotto controllo, devono essere univoche, semplici e rapide da compilare e devono avere il giusto grado di sintesi per essere utili. Devono consentire di stabilire le responsabilità delle persone coinvolte, cioè permetterci di risalire a chi ha fatto che cosa. Le checklist vanno sperimentate e rettificate più volte per trovare l’optimum.
In particolare occorrerà scegliere soprattutto quelle variabili che realmente ha senso tenere sotto controllo perché presentano il rischio più alto.
Mettere nero su bianco l’elenco delle cose da controllare ci permetterà anche di fare verifiche più proporzionate ai rischi reali che incorriamo professionalmente e meno orientate ai rischi. apparenti. Ci accorgeremo di quanto a volte siamo stati miopi di fronte a problemi giganteschi e contemporaneamente di quanti dettagli insignificanti abbiamo pignolamente e inutilmente riscontrato.
Come ci insegnano i medici, le checklist, oltre a consuntivare una attività di controllo successiva, possono essere in molti casi utilizzate come strumenti di discussione e di prevenzione, cioè stimolare chi lavora a ritrovare la concentrazione e la memoria prima di svolgere un’attività.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

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