Tag: 2022

Dal punto di vista organizzativo è sempre più evidente la necessità di una gestione non passiva ma proattiva dello studio notarile, ossia di una gestione capace di anticipare per quanto possibile gli avvenimenti, governarli e non subirli.

Soprattutto la progressiva riduzione delle marginalità sugli atti e la sempre maggiore incostanza dei flussi di lavoro rendono indispensabile monitorare e, per quanto possibile, prevedere l’andamento economico e finanziario dello studio.

A tal fine, è quanto mai opportuno che alla fase del monitoraggio ex post delle performance di studio effettuata attraverso bilanci infrannuali, venga anteposta una fase di programmazione di budget in modo tale da assicurare che le informazioni del reporting non costituiscano misurazioni isolate ma rendano conto di scostamenti, positivi o negativi, rispetto a obiettivi predefiniti o a informazioni previsionali.

Fissare degli obiettivi economici e di performance ex ante consente al Notaio di verificare il loro raggiungimento e di correggere facilmente e tempestivamente il tiro allorquando si verifichino degli scostamenti. In altre parole il confronto tra quanto pianificato e quanto realizzato sarà in grado di supportare il processo di feed back, volto alla individuazione di eventuali azioni correttive. Le azioni correttive potranno così essere pianificate e realizzate riportando i numeri dello studio in linea con gli obiettivi prefissati.

Lo strumento che consente di soddisfare tutte le precedenti esigenze è il Budget d’esercizio, costituito dai suoi documenti di sintesi:

• conto economico
• stato patrimoniale
• rendiconto finanziario.

Normalmente negli studi notarili è sufficiente concentrarsi sul conto economico, tenendo presenti gli adattamenti dovuti alla pressoché universale adozione del criterio di cassa anziché di quello di competenza nella gestione della contabilità.

Il Notaio andrà a definire a inizio anno una serie di obiettivi economici-finanziari per l’anno successivo, in coerenza con gli obbiettivi di pianificazione strategica. Ad esempio lo studio si potrebbe prefiggere di raggiungere un certo numero di atti e/o un certo fatturato in una determinata area strategica di attività. In pratica un obiettivo per il 2022 potrebbe essere la realizzazione di 300 atti immobiliari con un fatturato/incasso di 400.000 euro. Se correttamente strutturato e applicato, il budget consente di tracciare in anticipo sentieri di comportamento organizzativo nel corso della gestione del futuro esercizio.

Il processo di elaborazione del budget parte dalla stima dei ricavi, si sofferma sulla quantificazione dei costi e si deve concludere con la redazione dei principali documenti di sintesi. Durante l’anno, a scadenze predeterminate, si procederà quindi con il calcolo degli scostamenti, determinati dal confronto tra i dati programmati (obiettivi) accolti nel budget di esercizio ed i risultati di bilancio via via raggiunti.

Tradizionalmente, la definizione dei costi o degli esborsi previsti risulta più attendibile rispetto a quella dei ricavi o incassi. Questo perché lo studio notarile ha una struttura caratterizzata dalla rilevante presenza di costi fissi quali il costo del personale e dei collaboratori, la locazione dell’ufficio, le utenze, i leasing delle attrezzature e le licenze software.

La stima dei ricavi potrà tenere conto anche dei risultati attesi dalle azioni di comunicazione esterna che lo studio intende svolgere, nel rispetto delle prescrizioni deontologiche.

Dal punto di vista della strumentazione tecnico-contabile, il modello da seguire sarà quello che consente un confronto tra preventivo e consuntivo. Preferibilmente si utilizza il conto economico per Aree strategiche di attività.

Come si è detto, la stesura di un budget di studio comporta notevoli vantaggi nella gestione economica e finanziaria dello studio notarile, in quanto consente il governo anticipato delle variabili critiche e permette che ogni singola decisione sulle variabili di governo, sia coordinata e ottimizzata con riferimento al risultato globale. Motiva le persone, perché le risorse non essendo più chiamate a un miglioramento generico, ma al raggiungimento di uno specifico obiettivo, risultano maggiormente coinvolte e più soddisfatte nel caso di conseguimento dell’obiettivo stesso. In condizioni di forti instabilità e turbolenza ambientali, le previsioni del budget possono risultare meno attendibili e richiedere di conseguenza aggiornamenti anche durante l’esercizio per tener conto delle mutate situazioni economiche.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Art. 34 D.P.R. 131/1986, primo comma, seconda parte:

Base imponibile

La massa comune è costituita nelle comunioni ereditarie dal valore, riferito alla data della divisione, dell’asse ereditario netto determinato a norma dell’imposta di successione, e nelle altre comunioni, dai beni risultanti da precedente atto che abbia scontato l’imposta propria dei trasferimenti.

• Rinvio all’ART 8 TUS

Il valore globale netto dell’asse ereditario è costituito dalla differenza tra il valore complessivo, alla data dell’apertura della successione, dei beni e dei diritti che compongono l’attivo ereditario, determinato secondo le disposizioni degli articoli da 14 a 19, e l’ammontare complessivo delle passività deducibili e degli oneri diversi da quelli indicati nell’art. 46, comma 3.

La base imponibile del tributo viene stabilita con una norma di rinvio e si identifica col valore netto dell’asse ereditario e delle singole quote, e quindi col valore complessivo dei beni e diritti costituenti l’attivo ereditario, diminuito delle passività.

I beni donati non rientrano pertanto nella massa ereditaria e non possono considerarsi “esistenti” alla data di apertura della successione.

Delle donazioni fatte a ciascun erede si tiene conto infatti, ai sensi del 4 comma dell’art. 34, AI SOLI FINI DELLA DETERMINAZIONE DELLE ALIQUOTE APPLICABILI (oggi coacervo)

(( 4. Il valore globale netto dell’asse ereditario è maggiorato, ai soli fini della determinazione delle aliquote applicabili a norma dell’art. 7, di un importo pari al valore attuale complessivo di tutte le donazioni fatte dal defunto agli eredi e ai legatari, comprese quelle presunte di cui all’art. 1, comma 3, ed escluse quelle indicate all’art. 1, comma 4, e quelle registrate gratuitamente o con pagamento dell’imposta in misura fissa a norma degli articoli 55 e 59; il valore delle singole quote ereditarie o dei singoli legati è maggiorato, agli stessi fini, di un importo pari al valore attuale delle donazioni fatte a ciascun erede o legatario. Per valore attuale delle donazioni anteriori si intende il valore dei beni e dei diritti donati alla data dell’apertura della successione, riferito alla piena proprietà anche per i beni donati con riserva di usufrutto o altro diritto reale di godimento.))

• Non può mai tenersi conto nella base imponibile della divisione delle donazioni intercorse precedentemente
• Le quote di diritto verranno calcolate solo sulla base del valore dell’asse ereditario netto à la sproporzione con le quote di fatto assegnate, quand’anche fosse derivante dalla collazione per imputazione di precedenti donazioni, darà luogo ad imposta di trasferimento come un conguaglio

Risoluzione del 12/05/1987 n. 250249 – Min. Finanze

In conclusione, si deve ritenere, a parere della scrivente, che, in base alla normativa vigente (art. 34 del D.P.R. 1986, n. 131, nelle comunioni ereditarie la massa comune da dividere va determinata secondo gli stessi criteri seguiti per l’individuazione del valore imponibile dell’asse ereditario ai fini dell’imposta sulle successioni, astraendo cioè dalla collazione disciplinata dal codice civile. Nell’esempio riportato in premessa quindi, le quote di diritto verranno calcolate solo sulla base del valore dell’asse ereditario netto, talché la rilevante sproporzione con le quote di fatto assegnate darà luogo, ai sensi dell’art. 34, ad imposta proporzionale di trasferimento.

Cass.

Sez. 5, Sentenza n. 8335 del 10/04/2006

In tema d’imposta di registro dovuta sugli atti di divisione ereditaria, l’art. 34 del d.P.R. 26 aprile 1986, n. 131, prevedendo che la massa comune è costituita dal valore dell’asse ereditario netto determinato a norma dell’imposta di successione, richiama le disposizioni relative a quest’ultima imposta (nella specie, l’art. 7 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 637), le quali identificano la base imponibile con il valore netto dell’asse ereditario e delle singole quote, prevedendo che del valore delle donazioni soggette a collazione si tenga conto soltanto ai fini della determinazione delle aliquote, da applicarsi al solo valore dei beni caduti in successione. L’istituto della collazione non trova pertanto applicazione nella determinazione della base imponibile, la quale è costituita esclusivamente dall’incremento patrimoniale verificatosi in favore dei successori, senza che assuma alcun rilievo il valore dei beni già appartenenti a questi ultimi, il cui assoggettamento a tassazione si tradurrebbe d’altronde in una duplicazione d’imposta, trattandosi di beni sui quali, nella normalità dei casi, è stata già pagata l’imposta sulle donazioni.

Sez. 6 – 5, Ordinanza n. 25929 del 16/10/2018 (conforme a precedente).

Risoluzione del 12/05/1987 n. 250249 – Min. Finanze – Tasse e Imposte Indirette sugli

Affari

Successioni. Istituto della collazione e determinazione della massa comune per procedere alla divisione ereditaria.

Sintesi:

L’istituto della collazione non rileva in alcun modo nella determinazione del valore imponibile dell’asse ereditario e nel calcolo delle quote su cui verranno applicate le aliquote d’imposta. I beni donati non rientrano pertanto nelle masse ereditarie e non possono considerarsi “esistenti” in data di apertura della successione. Le quote di diritto verranno calcolate sulla base del valore dell’asse ereditario netto.

Testo:

Con la nota in riferimento, diretta per conoscenza a questa Direzione generale, codesto Ispettorato ha risolto un questio formulato dall’Ispettore in verifica presso l’Ufficio del registro di C., in merito al criterio impositivo da adottare nell’applicazione dell’imposta di registro sulle divisioni di masse ereditarie, convenute tra coeredi destinatari di precedenti donazioni effettuate in vita dal de cuius.

Codesto Organo ispettivo ha manifestato in particolare il convincimento che, nel caso di divisioni relative a successioni legittime di discendenti in linea retta, ai fini della determinazione della massa comune da dividere, occorresse tener conto, in base all’istituto della collazione, di tutte le donazioni effettuate dall’ascendente a favore dei figli. Le predette conclusioni troverebbero il proprio supporto, secondo codesto

Ispettorato, in una corretta interpretazione dell’art. 32 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 634 (trasfuso, secondo codesto Ispettivo Ufficio, nell’art.34 del D.P.R. 26 aprile 1986, n. 131) il cui testo fa riferimento, secondo la modifica apportata dall’art. 3 della legge 23 dicembre 1977, n. 953, al valore “dei beni esistenti alla data di apertura della successione”. Tale inciso dovrebbe infatti essere interpretato – a parere di codesto

Ispettorato – “alla luce della disciplina civilistica in materia di divisioni ereditarie con donazioni soggette a collazione”.

Nell’esempio riportato nella nota si configura l’ipotesi di un atto di divisione stipulato da due successori in linea retta i quali, dopo aver premesso di essere entrambi a conoscenza di precedenti donazioni effettuate in vita dall’ascendente a favore del figlio maggiore per un valore di L. 10.000.000, procedono di comune accordo alla divisione dei beni relitti compresi nell’asse ereditario del valore complessivo di L. 20.000.000, mediante formazione di due quote del valore rispettivamente di L. 5.000.000 e L. 15.000.000. In tale evenienza, al fine di ricostruire la massa dividenda sulla quale vanno calcolate le quote di diritto, occorrerebbe sommare, ad avviso di codesto Ispettorato, il valore dell’asse ereditario con quello delle donazioni precedenti (nell’esempio L. 20.000.000 + L.10.000.000 = L. 30.000.000). Il valore delle quote di diritto risulterebbe così di L. 15.000.000 ciascuna e corrisponderebbe a quello delle quote di fatto (il condividente A avrebbe per successione, mentre il condividente B avrebbe ugualmente ricevuto L. 10.000.000 con donazione e L. 5.000.000 per successione, mentre il condividente B avrebbe ugualmente ricevuto L. 15.000.000 solo per successione). Nella predetta ipotesi, non si legittimerebbe in alcun modo, secondo codesto Ispettorato, l’applicazione dell’imposta proporzionale di trasferimento, riscontrandosi piena corrispondenza tra quote di fatto e quote di diritto. Esaminata la questione, la scrivente non ritiene di poter condividere la prospettata soluzione ed esprime l’opinione che la citata normativa debba essere diversamente interpretata. Al riguardo, occorre preliminarmente rilevare che la soggetta materia rimane regolata, a seguito dell’entrata in vigore del T.U. approvato con D.P.R. 26 aprile 1986 n. 131, dall’art. 34 di detto decreto, il quale ha modificato, per la parte che interessa, la formulazione letterale del corrispondente art. 32 del previgente D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 634, così come modificato dall’art. 3 della legge 23 dicembre 1977, n. 953. Ed invero, il predetto art. 34 prescrive espressamente che la massa comune deve essere costituita nelle comunioni ereditarie “dal valore dell’asse ereditario netto determinato a norma dell’imposta di successione”. Il criterio impositivo viene pertanto stabilito attraverso una norma di rinvio, richiamando ciò una nozione derivante dalla normativa che regola l’imposta di successione. È a quest’ultima che occorre pertanto fare riferimento per ricavare il vero significato dell’espressione usata dal legislatore.

Ebbene, in base al sistema normativo di cui al D.P.R. 26 ottobre 1972, n.637, l’imposta di successione è applicabile solo in quanto l’asse ereditario relitto abbia un valore economico positivo e sia idoneo a determinare un effettivo incremento patrimoniale a favore dei successori. La base imponibile del tributo si identifica perciò col valore netto dell’asse ereditario e delle singole quote e quindi col valore complessivo dei beni e diritti costituenti l’attivo ereditario, diminuito delle passività (art. 7, primo comma). Il valore delle donazioni soggette a collazione viene invece aggiunto al valore dell’asse ereditario globale netto nonché a quello delle singole quote, secondo la formula usata dal legislatore all’art. 7, quarto comma, ai soli fini della determinazione della aliquota, fermo restando che le aliquote così determinate si applicano al solo valore dei beni caduti in successione. In altri termini l’istituto della collazione non rileva in alcun modo nella determinazione del valore imponibile dell’asse ereditario e nel calcolo delle quote su cui verranno applicate le aliquote d’imposta. Gli stessi principi debbono essere applicati, in base al rinvio operato dall’art. 34, anche per la individuazione della massa comune ereditaria sulla quale verranno calcolate le quote di diritto, mentre ogni diversa interpretazione, dato il chiaro tenore letterale della norma, si rivelerebbe contra legem.

Va peraltro rilevato che la diversa formulazione testuale assunta dall’art.34 citato, rispetto a quella del previgente art. 32 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 634, induce a ritenere che il legislatore abbia inteso affermare più esplicitamente un principio che era in realtà già contenuto nell’espressione letterale usata nella precedente disposizione. Infatti, la formula che identificava il valore della massa comune con quello dei “beni esistenti alla data di apertura della successione” indicava, con sufficiente chiarezza, che il criterio impositivo prescritto fosse imperniato esclusivamente, anche sotto l’abrogata normativa, sul dato relativo ai beni relitti dal de cuius, senza tener conto dell’istituto della collazione. Tale convincimento è determinato da un duplice ordine di considerazioni.

Sotto un primo profilo si osserva che la dizione “beni esistenti alla data di apertura della successione” faceva riferimento evidentemente al patrimonio del de cuius ed escludeva a fortiori l’istituto della collazione, dato che quest’ultima opera anche nei confronti dei beni alienati a terzi prima dell’apertura della successione, naturalmente nella forma dell’imputazione (art. 746, secondo comma, del Codice civile).

In secondo luogo, la possibilità di ricorrere alla collazione sembrava già in base al ricordato art. 32 – negata “in radice” anche per un concorrente rilievo in una delle due forme della collazione, quella cioè per l’imputazione, il bene rimane sempre in proprietà del coerede donatario, che lo trattiene in virtu’ della donazione ricevuta e deve versare alla massa solo l’equivalente pecuniario.

I beni donati non rientrano pertanto nelle masse ereditarie e non possono considerarsi “esistenti” alla data di apertura della successione.

In conclusione, si deve ritenere, a parere della scrivente, che, in base alla normativa vigente (art. 34 del D.P.R. 1986, n. 131, nelle comunioni ereditarie la massa comune da dividere va determinata secondo gli stessi criteri seguiti per l’individuazione del valore imponibile dell’asse ereditario ai fini dell’imposta sulle successioni, astraendo cioè dalla collazione disciplinata dal codice civile. Nell’esempio riportato in premessa quindi, le quote di diritto verranno calcolate solo sulla base del valore dell’asse ereditario netto, talché la rilevante sproporzione con le quote di fatto assegnate darà luogo, ai sensi dell’art. 34, ad imposta proporzionale di trasferimento.

Federica Croce, Notaio in Lecco

Inizia con questo articolo la nostra disamina dei principali strumenti di controllo gestionale utili allo studio notarile.

In questo contributo vedremo come la classificazione dei costi e dei ricavi in base alle aree strategiche di attività permette di acquisire una maggiore consapevolezza rispetto al contributo alla redditività complessiva dello studio notarile dalle singole attività esercitate.

Tutti gli studi notarili infatti, anche se dimensionalmente ridotti, gestiscono un portafoglio con una rosa di molteplici servizi differenziati.

Per Area strategica di attività (ASA), si intende un sottoinsieme dello studio coincidente con un settore specifico in grado, se scorporato dallo studio, di sopravvivere autonomamente. Il concetto di area strategica di attività è stato sviluppato dagli studiosi di organizzazione d’impresa e di marketing ed oggi è stato esteso agli studi professionali.

Un singolo studio notarile che operi in aree strategiche di attività diverse potrà rivolgersi a mercati e clienti diversi per ciascuna delle ASA. Le ASA possono rispondere strategicamente ad una logica di diversificazione. Le aree strategiche di attività possono talvolta assumere all’interno dello studio un’autonomia giuridica (è il caso delle associazioni notarili limitate ad alcune attività come quelle per la levata dei protesti o per la gestione delle aste), mentre di regola hanno una certa autonomia organizzativa.

Un’ASA è quindi costituita da una o più combinazioni prestazione/mercato/tecnologia configuratesi come un’unità di sintesi e responsabilità reddituale, con una struttura economica propria e con esigenze di conduzione strategica differenziata derivanti dalle caratteristiche della sua arena competitiva.

I passi logici necessari all’individuazione delle Aree Strategiche di attività (ASA) sono:

• l’individuazione dei criteri di classificazione;
• la selezione dei criteri di classificazione;
• la costruzione della matrice prodotti/mercati;
• il raggruppamento delle combinazioni prodotti/mercati e individuazione delle ASA.

 Alcuni possibili criteri di classificazione delle attività di uno studio notarile sono:

• i gruppi di clienti
• i settori serviti
• i servizi offerti
• le tecnologie utilizzate.

Ad esempio le modalità operative del settore successioni e atti mortis causa di uno studio notarile saranno profondamente diverse da quelle del diritto societario.

Inoltre sempre più spesso gli studi notarili hanno dei recapiti destinati ad avvicinare la prestazione del notaio ad un determinato territorio, ognuno dei quali ha una sua autonomia gestionale più o meno marcata.

Per gestire uno studio notarile è necessario governare contemporaneamente diverse dimensioni.

Se si intende impostare l’attività di governo in termini razionali (e non solo basandosi sull’intuito e l’esperienza personale) diventa necessario il supporto delle informazioni.

Le dimensioni di governo delle organizzazioni sono identificabili nelle attività, negli incarichi, nei prodotti, nei clienti, nelle aree strategiche.

Le attività rappresentano le unità elementari di cui sono formati i processi.

La definizione stessa di processo viene spesso indicata come una serie di attività coordinate, le quali partendo da un determinato input conducono all’ottenimento di uno specifico output.

Una volta definito il concetto di attività, tutte le altre dimensioni di governo delle organizzazioni professionali possono essere rappresentate come contenitori di attività, in quanto sia destinatari che consumatori delle diverse attività (lo studio di una pratica è parte del processo di produzione di un determinato atto, appartenente ad un ASA specifica, che viene fornito ad un cliente specifico, ecc.).

Una tradizionale classificazione in aree strategiche di attività per uno studio notarile probabilmente terrà conto delle varie tipologie di atti che vengono stipulati. Tradizionalmente si dividono le aree immobiliare, societaria, mortis causa e degli atti minori.

Potrà essere utile ulteriormente distinguere in campo immobiliare tra gli atti di mutuo e gli atti di trasferimento della proprietà.

Una classificazione degli incassi dello studio per attività deve essere obbligatoriamente preparata per la dichiarazione dei redditi del Notaio e si trovava prima nei dati degli studi di settore, oggi negli ISA, indici sintetici di affidabilità fiscale.

Come vedremo in successivi contributi attraverso l’analisi dei ricavi, dei costi e della redditività dello studio per ASA, il Notaio potrà valutare la diversa incidenza dei settori dello studio sui risultati economici e valutare se e come correggere gli andamenti ad esempio promuovendo nelle forme deontologicamente consentite lo sviluppo dell’una o dell’altra area.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

L’attività degli studi notarili è caratterizzata da grande complessità e da una elevata esposizione al rischio. Un errore anche molto piccolo come un semplice refuso può causare problemi giganteschi, del tutto sproporzionati rispetto alla carenza iniziale che si è manifestata. Il Notaio e gli assistenti notarili prestano grande attenzione, si preparano e costantemente si aggiornano per prevenire i rischi sia in fase di raccolta dei dati, che in fase di elaborazione degli stessi. Non di rado la grande complessità tecnica si accompagna a ritmi di lavoro importanti e alla necessità di coordinare un team di lavoro, e quindi la possibilità di fare errori aumenta ulteriormente.
E’ qui che entra in scena la checklist. Una piccola grande idea che consente di tenere sotto controllo i rischi efficacemente e a basso costo.
Le checklist nascono storicamente durante il secondo conflitto mondiale nel mondo aeronautico, e vengono poi estese alle imprese nucleari, chimiche, e simili. Tutte le volte in cui, insomma, un errore può essere fatale.
La lista di controllo nasce quindi proprio in quelle situazioni dove il rischio da gestire è elevatissimo.
Sono soprattutto gli errori di memoria, quelli in cui si sa perfettamente una cosa ma poi ci si dimentica di farla, quelli che vengono sistematicamente sconfitti dalla checklist. Ma lo strumento risulta efficace anche per le non conformità che sono causate da una concatenazione con effetto domino di distrazioni e fraintendimenti di più persone. Lo dimostra il grande successo ottenuto dalla checklist dopo il suo debutto, qualche anno fa, nelle sale operatorie di tutto il mondo. Un medico statunitense di origini indiane, Atul Gawande, ha curato per l’Organizzazione Mondiale della Sanità un programma che oggi costringe medici, anestesisti, infermieri e altro personale di sala a interrogarsi e confrontarsi prima di un intervento, sulle misure già pianificate. Avete mai notato che un attimo prima di intervenire i sanitari verificano il vostro nome e cognome e vi chiedono nuovamente per che cosa dovete essere curati?
Questi protocolli che sono stati adattati alle realtà di tutto il mondo da apposite commissioni stabilite presso i ministeri della sanità dei vari paesi hanno permesso di ridurre di svariati punti percentuali le morti, gli errori di cura e le infezioni in sala operatoria. Perché allora non provare ad adottarle anche negli studi notarili? Dopotutto, oggigiorno, chi svolge un attività più rischiosa di un professionista giuridico economico in un paese come l’Italia?
Cerchiamo allora di conoscere meglio lo strumento. Esistono basilarmente due tipi di checklist, quelle “di processo” e quelle “di prodotto”. La check “di processo” consente la verifica l’esecuzione di una serie di attività nel tempo, per esempio si possono verificare lo stato di avanzamento di una o più pratiche.
La checklist di processo è di fatto la sintesi, il riassunto per punti elenco di una procedura. Negli studi notarili ancora non completamente digitalizzati la copertina del fascicolo molto spesso raccoglie informazioni sullo stato di avanzamento della pratica.
La check “di prodotto” invece verifica le caratteristiche di una prestazione ad un certo stadio di lavorazione, per esempio si può verificare la completezza formale dell’atto prima di inviarlo all’Ispezione biennale.
Le checklist peraltro possono essere anche miste, in quanto anche la check di prodotto comporta delle attività che si svolgono nel tempo.
Preparare delle buone checklist, anche per chi non salva vite umane, è davvero un’arte. Le liste di controllo devono infatti essere disegnate in modo ergonomico, per seguire passo a passo le attività che sono destinate a tenere sotto controllo, devono essere univoche, semplici e rapide da compilare e devono avere il giusto grado di sintesi per essere utili. Devono consentire di stabilire le responsabilità delle persone coinvolte, cioè permetterci di risalire a chi ha fatto che cosa. Le checklist vanno sperimentate e rettificate più volte per trovare l’optimum.
In particolare occorrerà scegliere soprattutto quelle variabili che realmente ha senso tenere sotto controllo perché presentano il rischio più alto.
Mettere nero su bianco l’elenco delle cose da controllare ci permetterà anche di fare verifiche più proporzionate ai rischi reali che incorriamo professionalmente e meno orientate ai rischi. apparenti. Ci accorgeremo di quanto a volte siamo stati miopi di fronte a problemi giganteschi e contemporaneamente di quanti dettagli insignificanti abbiamo pignolamente e inutilmente riscontrato.
Come ci insegnano i medici, le checklist, oltre a consuntivare una attività di controllo successiva, possono essere in molti casi utilizzate come strumenti di discussione e di prevenzione, cioè stimolare chi lavora a ritrovare la concentrazione e la memoria prima di svolgere un’attività.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Il collaboratore di una Collega di un medio centro del Sud, cui ho mandato una procura in forma digitale, è irremovibile: se non gliela rimando via PEC non potrà usarla.
Liberiamoci da un possibile equivoco: il riferimento al Sud. I progressi digitali della nostra professione sono stati pensati, disegnati e realizzati in grandissima prevalenza al Sud, o da donne e uomini del Sud. I tecnici che da tanti anni ci assistono sono docenti della Federico II; lui sarà anche stato un Hohenstaufen, non discuto, ma l’Università che porta il suo nome è a Napoli, se non m’inganno. Anche in ragione delle mie solide radici meridionali, mi infurio quando sento Colleghi dire: noi al Sud di queste cose non abbiamo pratica. Puerili scuse. Ed anzi, a volerla dir tutta: gli strumenti informatici sono tanto più utili quanto più zoppicanti sono le infrastrutture fisiche. Molti anni fa sentii un Collega svizzero affermare che non si avvertiva presso di loro la necessità di strumenti telematici in quanto una busta impostata prima delle 18, ovunque nella Confederazione, è recapitata l’indomani. Depurata delle iperboli l’idea, ancorché poco o nulla lungimirante, ha (o meglio: aveva) un suo senso.
Veniamo però alla PEC. A cosa serve? La legge (articolo 48 del CAD) è chiara: la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata … Tali ricevute possono interessare al mittente, in molti casi; non in questo, a meno che in un impeto di complottismo io non sospetti la Collega di voler negare l’avvenuto invio. In ambito forense, ove l’uso della raccomandata a/r tra colleghi è riguardato con evidente biasimo (l’espressione, che trovo a suo modo divertente, è tratta da una delibera del Consiglio dell’Ordine di Bologna in data 7/2/18), si è discusso seriamente della liceità dell’uso, sempre tra Avvocati, della PEC, concludendo che si tratta di una pratica borderline, da valutare caso per caso: così ad esempio l’appena citato indirizzo felsineo. Ed il sopravvissuto spirito di corpo mi induce ad affermare che, in quanto a stile, noi notai non dovremmo esser secondi a nessuno.
Sin qui se l’uso della PEC è deciso dal mittente. Ma quale motivo può avere la destinataria, che ha già felicemente ricevuto quanto le occorre, di reclamare una PEC? Buio pesto. Un buio nel quale matura però una riflessione.
Per una parte significativa della classe notarile, a quanto pare, il diritto dell’informatica non è vero diritto. L’idea che anche gli istituti del diritto dell’informatica, come la PEC, siano radicati in formanti come giurisprudenza, dottrina e legislazione, e che quest’ultima sia persino declinabile in termini di legge/articolo/comma, non gode di molta popolarità. Quando sopravviene qualche novità in materia, in molti studi tutto finisce direttamente sul tavolo dei collaboratori, i quali a loro volta chiedono spesso aiuto alle Software Houses; queste ultime si trovano spesso, e non per loro ambizione, a fornire indicazioni anche in materia squisitamente giuridica, indicazioni che vengono poi tradotte in pratica dai collaboratori, non di rado scimmiottando acriticamente prassi altrui.
Appropriandosi della materia, il notaio potrà scoprire cose interessanti. Nel caso di specie, non solo che la PEC è uno strumento che giova al solo mittente, ma che il documento firmato digitalmente è del tutto indifferente al medium utilizzato per la trasmissione: se il documento fosse alterato in sede di trasmissione la verifica fallirebbe. E’ ben vero che secondo l’articolo 43 comma 2 eIDAS (Regolamento UE 910/2014), i dati inviati e ricevuti mediante servizio elettronico di recapito certificato qualificato godono della presunzione […] dell’invio di tali dati da parte del mittente identificato, ma una volta verificata la firma digitale, si tratta di informazione poco o nulla rilevante. Sarebbe molto più prezioso il curriculum del fattorino che ha recapitato la procura cartacea: un’occasione di falsificare il documento cartaceo lui l’ha avuta, se non altro. Si concluderebbe forse che se presso qualche importante studio (del Nord, in questo caso) è invalso l’uso di inviare le procure per PEC, è per qualche ragione che alla stragrande maggioranza di noi non interessa affatto, e che nulla ha comunque a che vedere con lo status giuridico del materiale trasmesso e con la sua utilizzabilità.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

Il decreto-legge n. 1 del 2012, ha introdotto l’obbligo del preventivo per i tutti i professionisti iscritti agli albi regolamentati.

La Legge 124 del 2017 ha modificato il decreto anzidetto, introducendo l’obbligo del preventivo di spesa in forma scritta.

Il codice deontologico notarile, all’art. 40, stabilisce che Il notaio, deve fornire alle parti il preventivo dei costi, spese e compensi della specifica prestazione richiesta. I preventivi devono essere rilasciati per iscritto.

L’obbligo deontologico risale al 2008, e quindi è addirittura pregresso rispetto a quello normativo. E’ anche più stringente perché prevedeva da subito la forma scritta divenuta obbligatoria per gli altri professionisti solo successivamente. E’ anche più estensivo rispetto agli altri perché riguarda non solo il cliente in senso stretto ma le parti, inclusa – per trasparenza – quella pattiziamente o in base agli usi non direttamente investita del pagamento della parcella del Notaio.

L’eventuale assenza del preventivo costituisce quindi una violazione deontologica e può essere valutata dal giudice come elemento negativo nel caso di definizione giudiziale del compenso.

Tuttavia, anziché essere vissuto come un adempimento il preventivo sarebbe da cogliere come una grande occasione di comunicazione con il cliente.

L’abitudine di fissare i termini della prestazione richiesta dal cliente in forma scritta costituisce infatti da sempre garanzia di chiarezza e di trasparenza ed ha quindi un rilevante impatto positivo nella percezione di valore che il cliente ha dello studio e del servizio che andrà a ricevere.

Si possono infatti comunicare le specializzazioni e i titoli del professionista.

Più significativamente, descrivendo con semplicità le fasi nelle quali si estrinseca il mandato professionale lo studio notarile può chiarire al cliente medio, o meglio alle parti, che quasi sempre non ne hanno la minima idea, ciò che avviene “dietro le quinte”. Cioè le molte e rilevanti attività che lo studio notarile andrà a svolgere a loro vantaggio e che spesso sono invisibili perché sono prodromiche o successive alla stipula. 

La norma impone infatti di indicare per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi.

Con la tecnica “del benzinaio” il Notaio andrà a indicare separatamente, per sottolinearle, le somme spesso soverchianti relative a imposte, tasse, diritti, che costituiscono spese in nome e per conto e per le quali lo studio opera sostanzialmente quale “esattore” per conto dello stato. Questo consentirà di riportare la percezione del cliente all’effettivo ammontare del compenso della prestazione. Anche chi distribuisce carburante infatti addebita al cliente somme molto rilevanti potendo trattenere a sé importi molto più piccoli e riversa il resto allo Stato. E proprio presso una pompa di benzina ho visto per la prima volta anni fa affisso uno schema che provava a comunicare ai clienti la reale situazione dei compensi e delle spese.  

Una problematica che investe in modo particolare le prestazioni notarili, soprattutto nelle zone non coperte dal sistema tavolare è la frequente onerosità sopravvenuta dell’atto dovuta a visure e ispezioni immobiliari aggiuntive e non prevedibili, o a sistemazioni catastali.

La possibilità che queste sopravvenienze si verifichino va anticipata al cliente, che come abbiamo visto generalmente ignora del tutto in che cosa consista in termini pratici l’attività del Notaio e potrebbe superficialmente leggerle come brutte sorprese.

Altri casi di aggravi imprevisti possono riguardare i mutamenti nelle aliquote delle imposte o dei contributi previdenziali, la necessità di effettuare particolari studi o ricerche o il reperimento di documentazione non fornita dalle parti.  

Molte di queste ipotesi possono essere comunicare come eventuali nuovi incarichi.

Naturalmente il preventivo, se completato con le opportune clausole relative alle condizioni generali di contratto, può anche diventare una proposta di mandato, da suggellare con l’adesione espressa o concludente da parte del cliente. 

Dal punto di vista giuridico quindi, il preventivo è una promessa unilaterale di eseguire un contratto d’opera intellettuale alle condizioni ivi dedotte. Pertanto è opportuno che vi siano alcune cautele quali per esempio stabilire una durata di validità del preventivo e le condizioni al manifestarsi delle quali il documento deve essere aggiornato. Possono essere stabilite eventuali prestazioni escluse, i livelli di servizio concordati e la collaborazione richiesta al cliente. Potranno inoltre essere già proposte le condizioni e le modalità di pagamento. Andrà indicata la polizza RC del professionista.

Rilasciare tempestivamente i preventivi è fondamentale dal punto di vista del marketing perché convoglia al cliente l’idea di efficienza dello studio e di interesse verso la propria pratica. Organizzare bene l’emissione dei preventivi in uno studio notarile è oneroso, soprattutto con riguardo agli atti maggiori, perché occorre di fatto svolgere già anticipatamente una prima analisi della pratica. L’elaborazione di un preventivo richiede tempo e notevoli competenze tecniche in quanto si tratta di stimare le agevolazioni e le imposte dovute e per farlo occorre definire lo schema negoziale che verrà utilizzato ed estrapolare i valori necessari al conteggio.

La competenza necessaria, che era solitamente accentrata all’interno dello studio sui professionisti titolari dovrà essere più diffusa in quanto la clientela apprezza generalmente la rapidità, la completezza e l’assistenza in fase di preventivazione.

Alcuni studi, a seconda del posizionamento di mercato, stanno attivando meccanismi automatici (widget) o a distanza per la predisposizione dei preventivi mettendoli a disposizione sul sito web dello studio. In alcuni casi si stanno perfino sperimentando preventivi trasmessi sotto forma di brevi filmati, per garantire al cliente la percezione di una maggiore personalizzazione.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Immaginatevi un cliente che dopo aver tempestivamente richiesto un appuntamento per un colloquio, si presenta allo studio puntuale, informato e con le idee chiare. Non solo, ma stranamente risulta già in possesso di tutta, dico tutta la documentazione utile per la stipula dell’atto richiesto. Non un documento di più, non uno di meno. Perfino l’APE in corso di validità.

Accetta immediatamente e senza discussioni il preventivo, nel corso del medesimo colloquio con il quale attribuisce l’incarico. 

L’assistente notarile accende il PC, tutto funziona a regola d’arte. Le visure si fanno in un lampo, è tutto meccanizzato, non ci sono dubbi né ombre sul fabbricato compravenduto. La collazione della bozza dell’atto avviene in un’unica veloce sessione di lavoro grazie alle minute precaricate che sono sempre perfettamente aggiornate. Il Notaio rilegge il draft, ma non trova correzioni da fare perché la bozza era assolutamente completa e priva di refusi ortografici, grammaticali o giuridici.

All’appuntamento fissato per la stipula, e non rinviato, Cliente e controparte arrivano puntuali, documenti di riconoscimento in corso di validità già alla mano, privacy e antiriciclaggio senza complicazioni, e alla lettura dell’atto da parte del Notaio non hanno richieste particolari perché è tutto loro chiaro e conforme alla loro volontà. D’altra parte, hanno ricevuto bozza tempestivamente, e comunque non avevano osservazioni da muovere. I clienti sottoscrivono l’atto e ringraziano. Il cliente ha persino portato con sé la somma necessaria e paga la parcella del Notaio seduta stante e senza battere ciglio.

I vari addetti completano le formalità di messa a repertorio, di copia, di elaborazione e spedizione telematica del modello unico notarile. I controlli formali del modello danno esito positivo e questo viene subito regolarmente spedito con tanto di ricevute scaricate. E infine il reparto amministrativo tempestivamente emette parcella per il compenso ricevuto.

Ciliegina sulla torta, il cliente riceve dopo poco tempo copia dell’atto in formato digitale. Niente male, vero?

L’atto perfetto è Il sogno proibito di ogni Notaio e di ogni assistente notarile. Un atto in cui l’intero processo di erogazione della prestazione dello studio avviene in maniera fluida, senza alcun intoppo. Senza errori, senza rifacimenti, senza sprechi di sorta. Ogni attività effettuata aggiunge valore. Senza seccature, senza blocchi e ripartenze dell’attività che inducono deleterie perdite di tempo. Altro che quelle pratiche boomerang che non riusciamo a schiodare dalla scrivania perché ritornano indietro piene zeppe di problemi.

Richiesti di quale percentuale sul totale degli atti stipulati risponda ai requisiti dell’atto perfetto, gli assistenti notarili riferiscono di percentuali oscillanti tra lo 0 e il 15% del totale degli atti stipulati dallo studio. Tutti gli altri per definizione evidentemente subiscono una qualche forma di non conformità. Si tratta per lo più di intoppi innocui dal punto di vista del cliente e del pubblico servizio erogato perché vengono recuperati e corretti prima del completamento dell’erogazione della prestazione. E tuttavia creano rilevanti inefficienze interne. Ma ancora più grave è il fatto che gli atti problematici fanno male al morale, perché creano grande scontento agli assistenti notarili che detestano “ritornare sul luogo del delitto”.

Se lo studio notarile fosse una fabbrica di bulloni (e ovviamente non lo è), avrebbe uno scarto di produzione dell’ 85%. È chiaro che la complessità di un atto notarile non è nemmeno paragonabile con quella di una produzione industriale, ma l’accostamento rende l’idea di quanto spazio di miglioramento sia ancora disponibile. Un autentico tesoretto, che lo studio può iniziare a recuperare.

Lo studio notarile ha quindi un enorme interesse a moltiplicare il numero di atti che vanno via lisci al primo colpo e può implementare appositi programmi per migliorare la performance da questo punto di vista.

Intendiamoci, è difficile che mai si arrivi al 100% di atti perfetti perché obiettivamente ci sono diverse variabili che sfuggono al controllo dello studio. Si pensi alla situazione ipocatastale di un immobile, che non è prevedibile a priori, o ad altre cause di onerosità sopravvenuta nella predisposizione dell’atto. Altre complicazioni possono essere di carattere giuridico e richiedere particolari studi, approfondimenti, confronti con il Notaio, con altri esperti, con le autorità competenti o con il CNN.

Si ritiene però che già un raddoppio degli atti perfetti rispetto al loro attuale ammontare possa portare un grande beneficio sul morale e sostenere ulteriori miglioramenti organizzativi. Si tratta soprattutto di prevenire i rifacimenti lavorando moltissimo sull’educazione dei clienti e sull’addestramento del personale, soprattutto quello addetto ai colloqui e alla collazione delle minute, in quanto la performance di questi soggetti incide molto fortemente sull’esito dell’intero iter dell’atto. Sovente invece i clienti sono poco informati e poco collaborativi, andrebbero quasi escussi con strumenti odontoiatrici. Il personale addetto alla stesura delle bozze lavora sotto pressione per arrivare alla data della stipula, creando piccole non conformità che fortunatamente verranno identificate in gran parte dall’occhio attendo del Notaio in fase di stipula o, molto più di rado, durante gli adempimenti successivi.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Con riferimento alle possibilità di utilizzare determinati nuovi strumenti per finanziare una società si sta aprendo sempre più il campo di prospettive di applicazione di istituti giuridici più duttili rispetto a quanto accadeva in passato attraverso la concessione di garanzie reali quali ipoteca o pegno possessorio. L’esigenza della rapida finanziabilità con contemporanea sicurezza del creditore è ciò di cui si è preso cura il legislatore nell’ultimo periodo introducendo la possibilità di garantire il creditore attraverso il patto Marciano previsto per le banche art. 48 bis del TUB, nonché gli strumenti di finanziamento sia partecipativi che non di cui agli articoli 2346, comma 6, 2349, comma 2 e 2351, comma 5, del Codice Civile nonché attraverso il pegno non possessorio applicabile ai beni mobili oggetto dell’attività di impresa di cui all’art. 1 del D.L. num. 59 del 2016 ed anche attraverso ls possibilità di emissione di azioni riscattabili. Oltre a questa recente evoluzione, vale la pena considerare la possibilità per la società di avvalersi del ricorso al credito avvalendosi di un socio o di un privato e quindi senza necessariamente ricorrere ad enti preposti alla attività di finanziamento, attraverso l’utilizzo dello strumento “opzione put” a cui si contrappone l’ “opzione call”.

L’opzione put consiste in un contratto con il quale una parte che ha acquistato una partecipazione sociale riceve un diritto di opzione, che gli attribuisce il diritto di vendere agli altri soci la propria partecipazione ad un prezzo prestabilito non correndo quindi rischi nel suo investimento. Gli altri soci, concedenti l’opzione sono quindi in uno stato di soggezione (pati) consistente nel sopportare di dover acquistare la detta quota quando l’opzionario, che beneficia di un vero e proprio diritto potestativo, lo decida ed al prezzo predeterminato. L’assenza del rischio di non riuscire a recuperare il prezzo pagato in conseguenza dell’andamento sociale deteriore rispetto al momento dell’acquisto, invoglia certamente l’investitore con la conseguenza che il denaro incassato dagli acquirenti soci possa poi essere utilizzato per scopi sociali.

Di converso, sussiste anche l’ipotesi del diritto di opzione che attribuisce al titolare il diritto di acquistare dagli altri soci la partecipazione ad un prezzo stabilito; in tal caso gli altri soci, concedenti l’opzione, sono irrevocabilmente vincolati a vendere la propria partecipazione (opzione call). In questo caso il Finanziamento alla società si può realizzare attraverso un meccanismo complesso: la società delibera un aumento di capitale a titolo oneroso con contestuale esclusione del diritto di opzione da offrirsi a un terzo precedentemente individuato; il terzo sottoscrive la tranche di aumento di capitale con contestuale versamento della relativa quota di capitale; contestualmente il terzo concede un’opzione call di acquisto alla società, se spa o srl PMI (ove sussistano i presupposti di legge), avente ad oggetto la stessa quota di partecipazione testé sottoscritta.

E’ sorto in passato recente il dubbio che queste clausole fossero però valide.

Si può procedere, per valutare la possibilità di considerarle invece valide, ad analizzare il profilo causale, sia astratto che concreto, del contratto di opzione; la sua finalità ordinaria, per l’opzione put, consiste nel dismettere la propria partecipazione mentre la finalità ordinaria per l’opzione call consiste nel permettere al socio destinatario dell’opzione di incrementare la propria partecipazione acquistando la quota, rappresentandosi così, quale causa astratta, la mera finalità di mutamento della titolarità soggettiva. Ora l’ulteriore finalità (causa concreta) che le clausole suddette possono raggiungere devono rispondere a due requisiti, perché non siano illecite: 1) perseguire interessi meritevoli di tutela; 2) non contrarietà con norme imperative, ordine pubblico e buon costume. Senza addentrarci in lunghe elucubrazioni giuridiche si può dire che le clausole in oggetto non contrastano con detti principi e realizzano l’interesse societario a stabilizzare gli assetti proprietari o il governo della società come infra meglio riportato come da pronuncia della Suprema Corte di Cassazione.

Infatti si era a lungo discusso in dottrina sulla possibile invalidità della opzione put sotto il profilo della possibile dismissione della titolarità della partecipazione sociale accompagnato dalla sicurezza di realizzare un prezzo predeterminato che non sia inferiore a quanto dallo stesso opzionario versato per l’acquisto, magari maggiorato di spese e di ulteriori somme, a prescindere dal reale andamento della società che potrebbe avere condotto, in quel dato momento, ad un patrimonio anche pari allo zero. In sostanza si metterebbe il socio acquisitore al riparo dal subire le perdite della società, in contrasto con quanto previsto dall’articolo 2265 cod. civ. che vieta il patto leonino.

La Suprema Corte di Cassazione, chiamata a pronunciarsi in merito, propese per la liceità  della opzione put (o call) considerandola contra legem solo in presenza di due presupposti specifici: e cioè quando, per effetto di tale opzione, l’esclusione del socio dalla partecipazione alle perdite sia “assoluta e costante”. Assoluta, nel senso che non deve sussistere alcuna possibilità che il socio sopporti le perdite; dunque, non sarebbe sufficiente una semplice riduzione della percentuale di sopportazione delle perdite: in tale, ipotesi il socio resterebbe comunque soggetto al rischio di impresa (ancorché ridotto) e, pertanto, conserverebbe l’interesse a che la gestione sia condotta in modo efficiente.

Costante, nel senso che l’esclusione deve durare per l’intero periodo in cui il socio partecipi alla società.

Nel caso in cui invece sussistano entrambi i presupposti suddetti (assolutezza e costanza della insussistenza del rischio di sopportare le perdite), il detto patto sarebbe affetto da nullità. Da ultimo però avveduta dottrina ha affermato che tuttavia questo patto sarebbe comunque valido poichè vincola solo i soci e non anche la stessa società, la quale sarebbe obbligata, nel detto ultimo caso, a ripartire utili e perdite in conformità al patto e quindi a spostare il peso delle stesse perdite, soltanto su alcuni soci, situazione che invece esula dall’essere cogente per la società. In altri termini, nel caso del patto di opzione a prezzo predeterminato, invece, la “negoziazione del rischio societario”, ossia la sua traslazione in capo agli altri soci, riguarda solo i soggetti che concludono il contratto; quello stesso patto, invece, resta indifferente per la società, la quale dovrà continuare a suddividere gli utili e le perdite tra le sue partecipazioni sociali. Per cui il detto patto put, allora, non interferisce con il divieto del patto leonino.

La Cassazione si è poi pronunciata ulteriormente nel 2018, sul tema de quo, con due ordinanze “gemelle” le quali ribadiscono la legittimità dell’opzione put a prezzo predeterminato (provvedimenti del 4/7/2018, n. 17498 e n. 17500). Il ragionamento della Corte è il seguente: pur in presenza di una fattispecie potenzialmente contraria ad una norma di legge, va analizzata di volta in volta la causa concreta del negozio, per valutare se l’operazione sia lecita e meritevole di tutela ai sensi dell’art. 1322 c.c.

Ad esempio deve considerarsi lecita l’operazione che persegue l’obiettivo del finanziamento all’impresa. E’ la vicenda del soggetto investitore che diventa socio e contribuisce alla ricapitalizzazione della società. In tal caso gli altri soci concedono a quel soggetto un’opzione put,

– per reperire la liquidità necessaria alla stessa Società,

– a condizioni più vantaggiose di quelle offerte dalle banche

– e senza il rilascio di gravose garanzie.

Il negozio di opzione diventa una garanzia atipica, alternativa, più duttile rispetto alla garanzie reali che normalmente assistono le operazioni di finanziamento.

Si parla, al riguardo di “finanziamenti partecipativi”, che costituiscono una “tecnica atipica” di apporto all’impresa, alternativo al tradizionale canale bancario.

E la finalità del finanziamento alle imprese non è in contrasto con l’art. 1322 c.c. e si è visto nel tempo che il legislatore anzi incentiva detto finanziamento (si pensi ai PIR).

L’orientamento della Cassazione si consolida nel 2020 con la sentenza n. 22960, mettendo forse la parola “fine” alla questione: “è lecito e meritevole di tutela l’accordo negoziale concluso tra i soci, con il quale l’uno, in occasione di un finanziamento partecipativo, si obblighi a manlevare l’altro dalle eventuali conseguenze negative del conferimento effettuato in società, mediante l’attribuzione del diritto di vendita (cd. “put”) entro un dato termine ed il corrispondente obbligo di acquisto della partecipazione sociale ad un prezzo predeterminato, pari a quello dell’acquisto, pur con l’aggiunta di interessi sull’importo dovuto e del rimborsi dei versamenti operati nelle more in favore della Società”.

Ulteriore finalità che le clausole di opzione put e call possono perseguire (analogamente alla clausola russian roulette) sono quelle di evitare una situazione di stallo societario nell’assemblea attribuendo ad uno dei due soci sia un’opzione put che opzione call.  Qualora si attribuiscano ad un unico socio in modo sequenziale le due opzioni, si delinea come risultato finale la fuoriuscita dell’altro socio dalla compagine sociale qualora il socio che è beneficiario  della opzione put è al contempo beneficiario dell’opzione call: al verificarsi dell’evento di dead lock, l’opzionario può esercitare l’opzione put e dopo un tempo predeterminato, se non esercitata, scatta per lui la possibilità di esercitare l’opzione call, temporalmente successiva all’opzione put.

Tutto quanto sopra illustrato in modo succinto ha lo scopo di mettere in luce le possibili valenze e i risultati che si possono raggiungere attraverso l’utilizzo di queste opzioni, put e call, al di là del loro scopo tipico, e cioè quello di realizzare il mero trasferimento della partecipazione sociale, il tutto al fine di agevolare chi è chiamato a “pensare” quali strumenti giuridici utilizzare per poter perseguire l’interesse dei soci e della società.

Roberto Santarpia,  Notaio in Orzinuovi.

Nonostante i molti studi e materiali disponibili sulle copie, il tema è sempre di attualità soprattutto in relazione al cambio di supporto che può essere necessario al fine dell’allegazione di un documento informatico ad un documento cartaceo e viceversa.

In particolare la pandemia ha enormemente aumentato i casi in cui gli uffici pubblici, tradizionalmente legati nell’emissione dei documenti di loro competenza al supporto cartaceo, hanno incrementato invece la produzione di estratti e certificati su supporto informatico.

In questo breve approfondimento mi soffermerò in particolare sulle copie dei documenti informatici esibiti, disciplinate dall’art. 73 della l. not. e sulle interferenze tra tale articolo e quello dedicato alle allegazioni (art. 57 bis l. not.).

Diciamo subito che il documento informatico è duplicabile all’infinito, infatti esso ha delle caratteristiche sue proprie che influiscono sulla sua fruizione e su alcuni aspetti giuridici: esso pur avendo bisogno di un supporto per essere visualizzato, è indifferente allo stesso poiché non vi si incorpora  in maniera stabile; ciò comporta che nel modo informatico perde significato il concetto di originale e di copia, in quanto è impossibile distinguere tra un originale e l’altro, o tra l’originale e la copia, ma sono tutti duplicati identici, trattandosi di un “ documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario”, come recita la definizione della lettera  i-quinquies) dell’art. 1 D.Lgs. 82/2005 c.d. Codice dell’Amministrazione digitale.

Pertanto tutte le volte in cui un documento informatico possa utilizzato nel suo formato nativo non è necessario farne alcuna copia, ma basterà avere a disposizione un suo duplicato: si faccia l’esempio di un qualsiasi certificato rilasciato su supporto informatico da allegare ad un appalto pubblico che per legge deve essere stipulato anch’esso su supporto informatico; in questo caso nessuna copia è necessaria, nemmeno se il medesimo certificato fosse andato allegato ad un altro atto – anche di collega diverso –, ma esso potrà essere nuovamente allegato quale duplicato senza procedere all’emissione di alcuna copia conforme né di un estratto da parte del collega che per primo lo ha utilizzato.

La situazione è del tutto paragonabile a quella di un atto notarile (come ad es. gli atti notori) o di un estratto emesso in più originali: ciascuno è utilizzabile autonomamente, la differenza è che su supporto cartaceo il numero degli originali è definito all’origine, mentre per i documenti informatici tale limitazione ontologica non esiste.

Un problema di compatibilità di supporti si verifica, invece, se il documento esibito ha un formato non compatibile con quello dell’atto a cui deve essere allegato.

Di tale esigenza ha tenuto conto la legge notarile che all’art. 57-bis dispone che “quando deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un documento informatico, il notaio ne allega copia informatica, certificata conforme ai sensi dell’articolo 22, commi 1 e 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82 .2. Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne allega copia conforme ai sensi dell’articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, formata sullo stesso supporto”.

In termini generali la redazione di una copia risponde all’esigenza di disporre di un determinato documento anche su un supporto diverso da quello su cui originariamente è stato formato, o di più copie di uno stesso documento, sempre al fine di permetterne un più rapido e celere scambio; al contrario la copia ex art. 57 bis cit. è una trasposizione del contenuto del documento da allegare, formata al solo scopo di permettere un’inserzione che altrimenti sarebbe “fisicamente” impossibile, pertanto tale copia è in realtà assolutamente necessitata e non è destinata ad una circolazione autonoma rispetto all’originale cui viene unita. E’ per questa sua caratteristica che i diversi studi sul tema  hanno affermato che essa non si assoggettabile in via autonoma ad imposta di bollo e la non necessità che essa sia annotata a repertorio.

L’articolo 57-bis può essere, quindi, considerato l’espressione di un principio generale di omogeneità, in base al quale gli allegati devono condividere la natura del supporto (cartacea o informatica) del documento originale nel quale vanno inserti.

Anche quando sia necessario un cambio di supporto ai fini dell’allegazione, però, purché il documento informatico sia ancora in corso di validità, il fatto che esso sia già stato precedentemente utilizzato non vieta che esso possa essere nuovamente esibito e riutilizzato; siamo, infatti, di fronte ad un documento duplicabile pertanto, come abbiamo, visto nessuna distinzione può esserci tra un originale ed una copia e ciascun esemplare va valutato solo in relazione all’atto da compiere ed alla sua intrinseca efficacia; si faccia l’esempio di un certificato di destinazione urbanistica riferito a più particelle di terreno rilasciato in formato digitale, esso potrà essere utilizzato nel periodo di vigenza più volte, anche da notai diversi, ovviamente ciascun notaio ne farà una copia conforme ai fini dell’allegazione al suo atto, ma senza che sia necessario l’emissione di un nuovo certificato o che la copia conforme venga emessa esclusivamente dal notaio che lo ha utilizzato per primo.

Lo stesso dicasi per l’APE, che ha un periodo validità di 10 anni e, se disponile in formato digitale, può essere esibito a più notai senza che ciò infici la sua utilizzabilità.

Il notaio, infatti, ha competenza generale a fare la copia conforme di un documento esibito ex art.73 cit. il quale recita: “Il notaio può attestare la conformità all’originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o copia conforme.” Nonostante questa previsione sia stata inserita nella legge notarile con la novella del D.Lgs 110/2010, questa prerogativa non è una novità ma era già prevista dal R.D.L. 1666 del 1937, piuttosto con la riforma la competenza generale al rilascio di copie è stata ribadita anche con riferimento all’esigenza della conversione del formato di qualsiasi tipo di documento, essendo indifferente che esso sia esibito al notaio in originale o in copia conforme.

L’unico caveat che mi sento di dare è che quando la copia del documento esibito non sia eseguita ex art. 57 bis cit., ma sia destinata ad una autonoma circolazione, poiché riferita ad atti o documenti  non rogati o depositati presso il notaio che la rilascia, essa andrà annotata a repertorio come già previsto per gli estratti; la repertoriazione, infatti, costituisce un mezzo di tracciamento del documento e può attestarne l’esistenza ad una certa data, mentre per l’imposta di bollo varrà quanto previsto dall’art. 1 della tariffa, parte prima, allegata al D.P.R. n. 642/1972.

Gea Arcella, Notaio in Udine