Nonostante i molti studi e materiali disponibili sulle copie, il tema è sempre di attualità soprattutto in relazione al cambio di supporto che può essere necessario al fine dell’allegazione di un documento informatico ad un documento cartaceo e viceversa.
In particolare la pandemia ha enormemente aumentato i casi in cui gli uffici pubblici, tradizionalmente legati nell’emissione dei documenti di loro competenza al supporto cartaceo, hanno incrementato invece la produzione di estratti e certificati su supporto informatico.
In questo breve approfondimento mi soffermerò in particolare sulle copie dei documenti informatici esibiti, disciplinate dall’art. 73 della l. not. e sulle interferenze tra tale articolo e quello dedicato alle allegazioni (art. 57 bis l. not.).
Diciamo subito che il documento informatico è duplicabile all’infinito, infatti esso ha delle caratteristiche sue proprie che influiscono sulla sua fruizione e su alcuni aspetti giuridici: esso pur avendo bisogno di un supporto per essere visualizzato, è indifferente allo stesso poiché non vi si incorpora in maniera stabile; ciò comporta che nel modo informatico perde significato il concetto di originale e di copia, in quanto è impossibile distinguere tra un originale e l’altro, o tra l’originale e la copia, ma sono tutti duplicati identici, trattandosi di un “ documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario”, come recita la definizione della lettera i-quinquies) dell’art. 1 D.Lgs. 82/2005 c.d. Codice dell’Amministrazione digitale.
Pertanto tutte le volte in cui un documento informatico possa utilizzato nel suo formato nativo non è necessario farne alcuna copia, ma basterà avere a disposizione un suo duplicato: si faccia l’esempio di un qualsiasi certificato rilasciato su supporto informatico da allegare ad un appalto pubblico che per legge deve essere stipulato anch’esso su supporto informatico; in questo caso nessuna copia è necessaria, nemmeno se il medesimo certificato fosse andato allegato ad un altro atto – anche di collega diverso –, ma esso potrà essere nuovamente allegato quale duplicato senza procedere all’emissione di alcuna copia conforme né di un estratto da parte del collega che per primo lo ha utilizzato.
La situazione è del tutto paragonabile a quella di un atto notarile (come ad es. gli atti notori) o di un estratto emesso in più originali: ciascuno è utilizzabile autonomamente, la differenza è che su supporto cartaceo il numero degli originali è definito all’origine, mentre per i documenti informatici tale limitazione ontologica non esiste.
Un problema di compatibilità di supporti si verifica, invece, se il documento esibito ha un formato non compatibile con quello dell’atto a cui deve essere allegato.
Di tale esigenza ha tenuto conto la legge notarile che all’art. 57-bis dispone che “quando deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un documento informatico, il notaio ne allega copia informatica, certificata conforme ai sensi dell’articolo 22, commi 1 e 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82 .2. Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne allega copia conforme ai sensi dell’articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, formata sullo stesso supporto”.
In termini generali la redazione di una copia risponde all’esigenza di disporre di un determinato documento anche su un supporto diverso da quello su cui originariamente è stato formato, o di più copie di uno stesso documento, sempre al fine di permetterne un più rapido e celere scambio; al contrario la copia ex art. 57 bis cit. è una trasposizione del contenuto del documento da allegare, formata al solo scopo di permettere un’inserzione che altrimenti sarebbe “fisicamente” impossibile, pertanto tale copia è in realtà assolutamente necessitata e non è destinata ad una circolazione autonoma rispetto all’originale cui viene unita. E’ per questa sua caratteristica che i diversi studi sul tema hanno affermato che essa non si assoggettabile in via autonoma ad imposta di bollo e la non necessità che essa sia annotata a repertorio.
L’articolo 57-bis può essere, quindi, considerato l’espressione di un principio generale di omogeneità, in base al quale gli allegati devono condividere la natura del supporto (cartacea o informatica) del documento originale nel quale vanno inserti.
Anche quando sia necessario un cambio di supporto ai fini dell’allegazione, però, purché il documento informatico sia ancora in corso di validità, il fatto che esso sia già stato precedentemente utilizzato non vieta che esso possa essere nuovamente esibito e riutilizzato; siamo, infatti, di fronte ad un documento duplicabile pertanto, come abbiamo, visto nessuna distinzione può esserci tra un originale ed una copia e ciascun esemplare va valutato solo in relazione all’atto da compiere ed alla sua intrinseca efficacia; si faccia l’esempio di un certificato di destinazione urbanistica riferito a più particelle di terreno rilasciato in formato digitale, esso potrà essere utilizzato nel periodo di vigenza più volte, anche da notai diversi, ovviamente ciascun notaio ne farà una copia conforme ai fini dell’allegazione al suo atto, ma senza che sia necessario l’emissione di un nuovo certificato o che la copia conforme venga emessa esclusivamente dal notaio che lo ha utilizzato per primo.
Lo stesso dicasi per l’APE, che ha un periodo validità di 10 anni e, se disponile in formato digitale, può essere esibito a più notai senza che ciò infici la sua utilizzabilità.
Il notaio, infatti, ha competenza generale a fare la copia conforme di un documento esibito ex art.73 cit. il quale recita: “Il notaio può attestare la conformità all’originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o copia conforme.” Nonostante questa previsione sia stata inserita nella legge notarile con la novella del D.Lgs 110/2010, questa prerogativa non è una novità ma era già prevista dal R.D.L. 1666 del 1937, piuttosto con la riforma la competenza generale al rilascio di copie è stata ribadita anche con riferimento all’esigenza della conversione del formato di qualsiasi tipo di documento, essendo indifferente che esso sia esibito al notaio in originale o in copia conforme.
L’unico caveat che mi sento di dare è che quando la copia del documento esibito non sia eseguita ex art. 57 bis cit., ma sia destinata ad una autonoma circolazione, poiché riferita ad atti o documenti non rogati o depositati presso il notaio che la rilascia, essa andrà annotata a repertorio come già previsto per gli estratti; la repertoriazione, infatti, costituisce un mezzo di tracciamento del documento e può attestarne l’esistenza ad una certa data, mentre per l’imposta di bollo varrà quanto previsto dall’art. 1 della tariffa, parte prima, allegata al D.P.R. n. 642/1972.
Gea Arcella, Notaio in Udine
