La spartizione dei pani e dei pesci nello Studio Notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Una delle situazioni più complesse da gestire all’interno di uno Studio Notarile è la suddivisione delle pratiche da svolgere tra i vari dipendenti e collaboratori.

Si tratta di una materia difficile da governare o regolamentare perché soggetta a variazioni difficili da prevedere.

Ci possono infatti essere picchi nella domanda sia dovuti alla stagionalità che dovuti alla imprevedibilità delle richieste della clientela, oltre che a ondate di lavoro dovute alla emanazione di specifici provvedimenti di legge. Inoltre le pratiche sono caratterizzate daonerosità sopravvenuta e quindi anche in corso d’opera una pratica facile può arenarsi ed una difficile risolversi prima e meglio del previsto.

Alle volte sono istituiti criteri automatici, ma se non sono monitorati possono portare a una distribuzione non proporzionata.

Ad esempio, un criterio di suddivisione per segnalatori può portare a squilibri in quanto ad esempio una singola agenzia immobiliare, banca o commercialista potrebbe proporre una pluralità di atti contemporaneamente oppure rimanere quiescente per molto tempo.

Puntare sulla buona volontà dei singoli nel ripartirsi il lavoro significa penalizzare le persone più timide e disponibili a vantaggio di quelle più abili nel mascherare i propri carichi.

Teniamo presenti i differenti criteri con cui il dipendente giudica il notaio e viceversa. Per il dipendente il criteri è solo quello dell’ equità, mentre per il datore di lavoro le variabili sono efficacia, efficienza, tempestività, riduzione dei rischi, cortesia nei confronti del cliente, ecc…

Tra l’altro, non tutti i collaboratori sono ugualmente generosi nel mettere a disposizione il proprio tempo. Rarissimo ad esempio il collaboratore che venga a chiedere altro lavoro dichiarando di averne troppo poco. E certamente non è un bel segnale se se ne accorge lui e non noi. 

Comportamenti mimetici, spesso accompagnati da lamento.

Eccessiva generosità chi vuole veramente far contento,  e accentramento da parte di workaholics e altri bulimici dell’atto notarile spesso profondamente insicuri, con conseguenti rischi di ritardi, errori e di burnout.

Il compito di assegnare i carichi di lavoro è molto difficile da delegare. E’ un compito che difficilmente si accetta venga gestito dai propri pari, a meno di non avere in studio delle persone particolarmente autorevoli professionalmente e per carattere che vengano riconosciute come dei leader naturali. 

Non è facile “fare i mucchietti” in modo equo. I carichi dovrebbero infatti essere proporzionati alle skills, alla seniority e all’orario di lavoro prestato dai singoli collaboratori. Inoltre le pratiche assegnate dovrebbero essere anche volte a sfidare la persona con compiti nuovi per consentirle un percorso di crescita carrierale.

La cosa migliore è che vi provveda direttamente il Notaio più senior. Alle volte già i notai junior possono trovarsi in difficoltà soprattutto nei confronti di collaboratori di lungo corso.

Quando si affida l’incarico a qualcun altro è indispensabile che il notaio condivida e chiarisca i criteri di assegnazione e riassegnazione e che il notaio controlli periodicamente che la gestione dei carichi di lavoro sia svolta correttamente dalla persona cui è stata delegata. L’assegnazione gestita in gruppo sembra la più problematica perché può riflettere più la diversa personalità dei partecipanti al tavolo delle trattative che la loro effettiva capacità di assorbire il lavoro.

Uno dei motivi per cui la “spartizione dei pani e dei pesci” risulta particolarmente ardua è dovuta al fatto che è difficile tenere traccia del carico di lavoro perché è dinamico. È come i problemi di fisica della vasca da bagno. Non c’è solo il rubinetto da controllare ma anche il tubo di scarico e talvolta i collaboratori per far vedere come sono impegnati mettono volutamente il tappo.

Fortunatamente esistono oggi strumenti di assegnazione, gestione e monitoraggio dei task per lo studio notarile anche più sofisticati del classico foglio excel e di agevole introduzione in studio.

Una parte del problema è dovuta al fatto che nei paesi latini sono le pratiche che vengono assegnate alle persone mentre nel mondo anglosassone sono le persone che vengono assegnate alle pratiche.

La distinzione non è solo semantica, ma costituisce un vero e proprio ribaltamento di prospettive.

Nei grandi studi legali e commerciali internazionali, se vuoi far carriera e prendere i premi devi metterti in evidenza e riuscire a farti assegnare ai team dei lavori migliori e a lavorare con i partner più in vista.

Da noi invece quando il Notaio entra in studio con un nuovo lavoro da fare tutti si scansano come se fosse una puzzola morta. Si parla in questo caso di marketing interno non inteso come abilità di promuovere l’immagine dello studio agli occhi dei collaboratori ma proprio come capacità di “vendere” il lavoro ai collaboratori, di convincerli a svolgerlo.

L’opera di persuasione a volte si rende necessaria in quanto la persona non sempre riesce a valutare compiutamente il suo carico di lavoro e quindi può non essere ben disposta mentalmente ad accettare un nuovo compito.

Un efficace sistema di assegnazione delle pratiche può consentire allo studio notarile di raggiungere obiettivi di equità, efficienza e di soddisfazione dei clienti, riducendo simultaneamente anche il tempo medio necessario ad arrivare a stipula.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Si vis pacem para bellum – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Il rapporto tra il Notaio e i propri dipendenti è spesso molto diverso da quello che lega l’imprenditore alle maestranze nelle aziende. Generalmente negli studi i dipendenti hanno finora goduto di grande indipendenza, da un certo punto di vista forse anche troppa, perché il Notaio essendo impegnato ha una limitata possibilità di monitorare continuativamente la quantità e la qualità del lavoro svolto, di cui ha contezza di solito ex post quando le minute sono predisposte o gli adempimenti gli vengono proposti per la firma.

A una straordinaria autonomia nella scelta dei metodi di lavoro e nella gestione del proprio tempo spesso si accompagna una molta maggiore dipendenza dal punto di vista professionale: ogni scelta di un qualche rilievo è rimessa al Notaio, talvolta non per necessità ma semplicemente a scanso di responsabilità.

Al Notaio piace pensare che i suoi dipendenti e collaboratori facciano tutti parte di una grande famiglia. Sicuramente soprattutto nelle realtà di minori dimensioni il rapporto è connotato da una certa affabilità e familiarità reciproca. Occorre peraltro considerare che al di là della cordialità e della affabilità, nel rapporto di lavoro – come in tutte le relazioni di tipo contrattuale – ognuno persegue il proprio interesse.

Purtroppo non tutti sono casti e puri, quindi dell’ampia libertà nella gestione del proprio tempo qualcuno potrebbe approfittarsi. E se il monitoraggio è ridotto, come dice il vecchio adagio, l’occasione fa la persona ladra.

Inoltre, la deriva anarchica è sempre in agguato e non sempre le persone hanno il senso della misura. Con la tecnica del carciofo, un po’ alla volta il dipendente si allarga e così ad esempio acquisti in autonomia di materiale di cancelleria sono diventati in qualche caso – nello stupore del Notaio – acquisti in autonomia di beni ammortizzabili. Magari pertinenti alla gestione ma probabilmente da autorizzare. Mentre la gestione autonoma della cancelleria solleva il professionista da incombenze probabilmente poco utili, la fuga in avanti su macchine e mobilio tendenzialmente non lo fa felice. Ma gli esempi tratti dalla frequentazione ventennale di studi professionali potrebbero essere molteplici. Prestazioni effettuate ma non passate in fatturazione per favorire il cliente amico. Prestazioni che nel database dello studio cambiano stranamente autore in funzione dell’ottenimento di un premio di produzione. Fascicoli che traslano nottetempo da una scrivania all’altra.

I dipendenti non vanno colpevolizzati in quanto spesso manca il management. Pochi obiettivi misurabili, poco o nessun feedback costruttivo. Comportamenti virtuosi non sempre identificati e premiati e comportamenti viziosi altrettanto non sempre tempestivamente stigmatizzati e corretti.

In ogni caso, in azienda quando i comportamenti del dipendente non sono adeguati scatta immediatamente una sanzione disciplinare. E dopo un certo numero di sanzioni disciplinari, scatta il licenziamento.

È rarissimo invece riscontrare provvedimenti disciplinari all’interno degli Studi Notarili non solo per la riluttanza del Notaio ad irrogarli ma anche per la assenza di un codice disciplinare che lo consenta. Purtroppo però, date le spinte competitive, il buonismo all’interno degli studi professionali ha le ore contate.

Oggi che serve avere collaboratori più disciplinati per ridurre i rischi e fare efficienza, è spesso difficile per i titolari di studio far capire che “è finita la ricreazione”.

Ecco allora che dotare lo studio del codice disciplinare ed affiggerlo a norma di Statuto dei Lavoratori può costituire un importante deterrente a comportamenti border-line altrimenti difficili da correggere. In assenza di codice disciplinare si possono infatti sanzionare solo comportamenti macroscopici come il furto di beni dello studio o una aggressione fisica ad un altro dipendente. In altre parole soltanto quei comportamenti che per la Corte di Cassazione corrispondono alla violazione di regole universali. Con la conseguenza che rimangono impuniti e impunibili invece proprio quegli episodi forse meno eclatanti ma non meno importanti che si vorrebbe andare a correggere.

Il codice disciplinare è un documento composto da un estratto del CCNL applicato, di solito quello degli Studi Professionali stipulato per i Notai dalla confederazione datoriale Confprofessioni cui appartiene Federnotai, e da un estratto del codice civile e dello Statuto dei Lavoratori. L’art. 138 del CCNL stabilisce la graduazione delle sanzioni in funzione dei comportamenti del dipendente. Il codice disciplinare va affisso in luogo visibile da tutti i lavoratori a nulla valendo a fini legali eventuali altre forme di conoscenza. Il procedimento prevede che a fronte di una violazione disciplinare, il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l’addebito e senza averlo poi sentito a sua difesa.

Il lavoratore potrà farsi assistere da un rappresentante dell’associazione sindacale cui aderisce o conferisce mandato.

Fermo restando quanto disposto dalla legge 15 luglio 1966, n. 604, non possono essere disposte sanzioni disciplinari che comportino mutamenti definitivi del rapporto di lavoro; inoltre la multa non può essere disposta per un importo superiore a quattro ore della retribuzione base e la sospensione dal servizio e dalla retribuzione per più di dieci giorni. In ogni caso, i provvedimenti disciplinari più gravi del rimprovero verbale non possono essere applicati prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione per iscritto del fatto che vi ha dato causa.

Il lavoratore al quale sia stata applicata una sanzione disciplinare può promuovere, nei venti giorni successivi, anche per mezzo dell’associazione alla quale sia iscritto ovvero conferisca mandato, la costituzione, tramite l’ufficio provinciale del lavoro e della massima occupazione, di un collegio di conciliazione ed arbitrato, composto da un rappresentante di ciascuna delle parti e da un terzo membro scelto di comune accordo o, in difetto di accordo, nominato dal Direttore dell’ufficio del lavoro. La sanzione disciplinare resta sospesa fino alla pronuncia da parte del collegio.

Qualora il datore di lavoro non provveda, entro dieci giorni dall’invito rivoltogli dall’ufficio del lavoro, a nominare il proprio rappresentante in seno al collegio di cui al camma precedente, la sanzione disciplinare non ha effetto.

Se il datore di lavoro adisce l’ autorità giudiziaria, la sanzione disciplinare resta sospesa fino alla definizione del giudizio.

Non può tenersi conto ad alcun effetto delle sanzioni disciplinari decorsi due anni dalla loro applicazione.

La prima introduzione nello studio dello strumento del Codice disciplinare andrà utilmente preceduta da una riunione esplicativa, precisando che la correttezza che si persegue va a vantaggio non del Notaio ma di tutto il team.

Le sanzioni disciplinari vanno soprattutto utilizzate come deterrente, vanno minacciate più che comminate. Conviene ricorrervi con grande parsimonia in quanto va valutato l’effetto spesso dirompente e definitivo che possono avere sulla motivazione del dipendente che ne viene colpito. Tuttavia, in alcuni momenti della vita dello studio può rendersi indispensabile creare un precedente in modo da comunicare a tutto lo staff una cesura rispetto al passato. 

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Problemi in materia di deroghe alle distanze legali- a cura Notaio Alessandra Magnocavallo

Queste che seguono sono alcune brevi riflessioni sull’orientamento attuale della giurisprudenza su questo tema.

Partendo dalle origini, merita ricordare che la materia delle distanze tra fabbricati – e l’osservanza di una determinata distanza tra gli stessi – è stata regolata per la prima volta dal nostro legislatore con il codice civile vigente (come si sa, all’art. 873 C.C.).

Tuttavia, il legislatore ritenne di prevedere che una fonte normativa diversa e speciale – cioè i regolamenti edilizi – potesse aumentare la misura legale dell’arretramento tra edifici.

Infatti, l’art. 873 C.C. (rubricato DISTANZE NELLE COSTRUZIONI) recita che “Le costruzioni su fondi finitimi, se non sono unite o aderenti, devono essere tenute a distanza non minore di tre metri. Nei regolamenti locali può essere stabilita una distanza maggiore.”

La Corte Costituzionale, in una decisione ormai risalente (16.6.2005), aveva precisato che la disciplina in tale tema “attiene in via primaria e diretta ai rapporti tra proprietari di fondi finitimi” e rientra nella competenza legislativa statale esclusiva. Aveva poi aggiunto, però, che quando i fabbricati insistono su di un territorio che può avere rispetto ad altri, per ragioni naturali e storiche, specifiche caratteristiche, allora la disciplina che li riguarda fuoriesce dai limiti propri dei rapporti privati e tocca anche interessi pubblici. Ciò legittimerebbe sia la competenza regionale concorrente, sia la competenza dei regolamenti locali, la legittimità dei quali si giustifica dunque soltanto nella misura in cui essa si collochi in maniera coerente nel quadro di interventi urbanistici pianificatori funzionali ad un assetto complessivo ed unitario di determinate zone dell’abitato.

Durante i lavori preparatori del codice civile si discusse parecchio circa la derogabilità delle distanze minime tra le costruzioni, tanto che nel progetto originario ne era prevista la totale inderogabilità per convenzione tra privati. Tuttavia, tale divieto fu giudicato eccessivo, dal momento che il regime delle distanze legali è dettato essenzialmente nell’interesse del privato e quindi risulta privo di quel carattere di ordine pubblico che ne giustifichi l’inderogabilità.

La giurisprudenza di legittimità, infatti, negli anni ha permesso di regolare le distanze per il tramite della costituzione di servitù, che altro non è se non una regolamentazione privata di rapporti di vicinato (il fondo dominante è quello che trae l’utilità dalla deroga ed il fondo servente è quello che subisce la costruzione a distanza inferiore).

La regolamentazione pattizia mediante la costituzione di servitù, dall’altro lato, non sarebbe ammessa qualora un regolamento edilizio imponesse un distacco maggiore nelle costruzioni rispetto al codice civile e ciò in ragione delle finalità d’interesse collettivo del regolamento stesso che ne imporrebbe l’inderogabilità.

Quanto detto non osta, poi, ad ammettere l’acquisto del diritto a titolo originario (usucapione), dal momento che il possesso continuato per venti anni da parte del titolare del fondo dominante risulterebbe prevalente ma comunque coerente col rispetto di interessi collettivi, quale la stabilità delle relazioni tra fondi vicini.

Quanto testé detto circa l’ammissibilità dell’usucapione della servitù consistente nel mantenere una costruzione a distanza inferiore a quella stabilita dal codice civile, o dalle fonti che lo integrano, si applica parimenti all’istituto della destinazione del padre di famiglia come fonte di quel diritto reale.

Nonostante vi siano state pronunce di legittimità di diverso avviso, deve ritenersi ora valida la transazione con la quale si dia origine alla servitù di mantenere costruzioni a distanza inferiore a quella stabilita dai regolamenti edilizi. Lo stesso dicasi per gli accordi di mediazione aventi un simile oggetto.

Alla luce di quanto detto, si ritiene che l’impostazione della giurisprudenza non sia condivisibile, in quanto in più pronunce vuole riconoscere il rango di norma primaria alla normativa regolamentare.

In conclusione, gli atti con i quali le parti costituiscono una servitù prediale, consistente nel mantenere la costruzione a distanza inferiore da quella legale, sono da ritenersi validi in quanto leciti, sia quando derogano la distanza di tre metri stabilita dal codice civile, sia quando derogano la maggior distanza stabilita dai regolamenti o dalle N.T.A. del piano regolatore o da altra fonte integratrice.

Sono validi tutte le volte in cui la norma regolamentare integri il codice civile; altrimenti, invalidi.

Il punto nodale dell’intera questione rimane comunque sull’art. 872 C.C. . La violazione della disciplina sulle distanze comporta infatti le conseguenze di carattere amministrativo che nessun contratto può impedire. La protezione degli interessi pubblici non può che competere esclusivamente al diritto pubblico.

Alessandra Magnocavallo, Notaio in Brescia.

e-Cujus – a cura Notaio Ugo Bechini

La natura giuridica di alcuni beni digitali è oggetto di animato dibattito. Ho ripetutamente espresso la mia opinione, da ultimo in un articolo dedicato alla memoria di Mario Miccoli pubblicato su Nuova Giurisprudenza Civile Commentata, fascicolo 2/2022 pagina 503. In sintesi è la seguente.

  1. I beni digitali sono innanzitutto beni, e quindi sono vendibili, permutabili, donabili, legabili, conferibili in società, trasmissibili in via ereditaria e quant’altro. Le eccezioni sono da dimostrarsi caso per caso sulla base dei medesimi parametri che possono fondare un giudizio di intrasferibilità di beni tradizionali. Vent’anni fa si poteva forse ancora argomentare che il materiale digitale possedesse una natura intrinsecamente personale: in effetti anche la posta elettronica, all’epoca, aveva un che di goliardico. Materiale d’ogni livello di rilevanza giuridica viaggia oggi via mail, per tacere della PEC.
  2. La password non è un bene, come non lo è il codice che consente l’apertura della porta di un appartamento: se si vuole, si legherà l’immobile od i suoi arredi, non il codice. La situazione non mi pare troppo diversa da quella del legato di cosa da prendersi in un certo luogo (655cc). In un luogo digitale, come uno spazio cloud, possono trovarsi beni dallo status dominicale eterogeneo. Per riprendere un esempio che ho già proposto: un medico potrà conservare nel medesimo spazio digitale dati dei pazienti, i conti di casa, le foto del viaggio di nozze, la lista dei soci di un’associazione di cui è presidente e la corrispondenza con l’amante. Mi pare non si possa configurare, in alcun senso giuridicamente significativo, un unitario legato della relativa password d’accesso. Si potrà certamente conferire mandato post mortem ad un amico fidato (molto fidato) perché usi la password per accedere allo spazio e venire a capo della situazione, inoltrando a ciascun avente diritto i dati che gli competono (e distruggendone, si immagina, alcuni). Ma, è evidente, siamo ben lontani dal concetto di legato.

In sede di pianificazione successoria il da farsi mi pare lineare. Da un lato si identificheranno i destinatari dei beni digitali, tenuti concettualmente ben distinti dall’involucro che li ospita; dall’altro si individueranno gli strumenti pratici più adeguati per far pervenire i beni a destinazione in modo fluido e soprattutto sicuro. Sotto questo secondo profilo iI mandato post mortem è a mio avviso il coltellino svizzero della situazione, anche se non mancano le difficoltà pratiche, legate soprattutto alla buona regola di sicurezza informatica secondo la quale le password dovrebbero variare nel tempo. E’ importante che il mandato sia scritto, onde proteggere il mandatario da contestazioni dei (contro) interessati. Resta esclusa l’idea di inserire le password nel testamento, ove (difficoltà d’aggiornamento a parte) sarebbero alla mercé del più lesto a domandare la pubblicazione.

Si trovano online servizi che offrono soluzioni in questo campo. Se si preferisce come mandatario post mortem una società californiana rispetto ad un amico di Rovigo, non ho nulla da obiettare, ma meglio non farsi ingannare dallo hype: la natura della funzione non cambia. L’accertamento online della morte dell’interessato rischia di essere operazione alquanto farraginosa, piuttosto, e rallentare l’esecuzione di quanto disposto dal De Cujus, il che talvolta può rappresentare un serio problema.

Una ventata di (apparente) novità è stata introdotta dal sempre maggior numero di Clienti che detengono criptovalute od NFT: “gettoni” digitali che incorporano diritti vari, per lo più la proprietà di beni immateriali, soprattutto opere d’arte (anche una canzone di Morgan, ho appreso, impregiudicata ogni valutazione sulla sua sussumibilità nella categoria “opere d’arte”). Non spetta certo al notaio discettare della rischiosità di tali investimenti, ma almeno due altri profili sono (ancorché in modo diverso) di sua competenza. E’ forse sufficiente porre un paio di domande, e non è sempre indispensabile ascoltare le risposte: una volta che i problemi sono stati posti il Cliente potrà in più di un caso far da sé.

  1. Se l’exchange od il wallet ove sono depositate le criptovalute va in malora (l’exchange fallisce, il wallet viene smarrito o va in crash …) qual è il piano per impedire che l’investimento vada perduto? E’ un problema tecnico e non sta a noi elaborare soluzioni, ma attirare l’attenzione del Cliente sì.
  2. Se Ti capita qualcosa, caro Cliente, a chi va il Tuo investimento e come? Ve benissimo che una persona riceva gli strumenti per accedere, si tratti del mandatario post mortem o direttamente del beneficiario. Ma il passaggio difficile, nella mia modesta esperienza, è spiegare che anche in questo secondo caso occorre, contrariamente a quel che pensa la maggioranza dei Clienti, che il beneficiario ne abbia civilisticamente titolo. Se il Cliente desidera che i Bitcoins pervengano legalmente alla signorina Samantha, password o non password, wallet o non wallet, exchange o non exchange, sarà proprio il caso che faccia testamento, e rispettando il dettato del caro vecchio Codice Civile.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

Anche gli studi notarili a volte sono startup – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Anche gli studi notarili hanno le loro startup. Il caso classico è rappresentato dal giovane Notaio, fresco di prima nomina, che deve attrezzarsi per prendere possesso della sede assegnata.

Altre casistiche possono essere rappresentate dal Notaio che cambia volontariamente sede o città chiedendo un trasferimento, per motivi personali oppure confidando che l’area adita sia più florida rispetto alla precedente. Un altro caso sempre più frequente è quello di Notai che decidono di collaborare assieme fondando uno studio associato e che quindi devono far convergere le loro strutture in un’unica e più complessa organizzazione.

Quasi sempre, a meno che non si trovi a sostituire un unico collega in una zona piuttosto isolata, il Notaio startupper si troverà a competere con altri colleghi. Pensiamo al Notaio che apre un nuovo studio in una grande città come Milano, dove ci sono già centinaia di studi, tutti molto ben avviati.

Un primo dilemma nell’affrontare la questione è se iniziare presso altro studio collaborando con un collega già presente sul territorio o iniziare da soli.

Altro dilemma sarà quello di scegliere se nell’affrontare la nuova apertura si vorrà andare da soli o creare uno studio associato.

Occorre innanzitutto organizzarsi molto bene in termini logistici.

Trovare un ufficio, scegliere la forma di acquisizione, ristrutturarlo, arredarlo, ottenere gli allacciamenti alle utilities, ai telefoni e a internet. L’ufficio non potrà essere uno qualsiasi. Dovremo scegliere con attenzione la location, e inoltre la struttura interna dovrà essere adatta all’attività notarile: non potremo certo tenere gli originali degli atti nel sottoscala. Il passaggio successivo è di solito quello di selezionare e reclutare del personale, almeno una persona per la segreteria. Difficilissimo trovarne, e ancora più difficile trovare persone volenterose e preparate. Si procede poi a scegliere il software e l’infrastruttura tecnologica, dovendo anche decidere se comprarla o prenderla in affitto. E no, i software non sono tutti uguali e l’assistenza fa davvero la differenza.

Ma l’aspetto più importante (oggi poco curato) sarà quello di far sapere al mondo che lo studio esiste, e possibilmente attirare l’attenzione dei clienti e degli intermediari (banche, agenzie immobiliari, ediltecnici, commercialisti, avvocati, ecc…) differenziandosi in qualche modo dagli altri studi. Il tutto dovrà essere realizzato nel pieno rispetto della deontologia professionale.

Occorre partire dal business canvas, un documento di sintesi che descrive visivamente in una sola pagina e aiuta a validare l’”idea di business” dello studio. Il canvas spiega la proposizione di valore dello studio, cioè il perché qualcuno dovrebbe avvalersene e quali vantaggi ne ritrarrebbe. Sempre il canvas descrive a quali particolari nicchie di clienti lo studio cercherà di rivolgersi, come sarà organizzato il servizio e cosa ci si attende di ottenere anche a livello economico.

Una volta validata l’idea di business, scendendo nei dettagli, dal canvas si va ad elaborare un vero e proprio “piano industriale” dello studio notarile. Sarà importante ad esempio studiare il posizionamento dello studio inteso come livello di offerta e modo di presentarsi al pubblico. Ad esempio nell’area geografica di riferimento potrebbe esserci una rilevante comunità straniera che non viene servita e di conseguenza potrebbe essere interessante rendere disponibile un assistente notarile madrelingua e un sito web opportunamente tradotto.

Il business plan dello studio notarile comprenderà innanzitutto una descrizione del mercato di riferimento e dei principali competitor, la descrizione della strategia che il nuovo studio vorrà adottare. Ebbene si, nonostante l’obbligo di ministero, lo studio notarile ha un certo margine di manovra nello scegliere che clienti servire e in che prestazioni specializzarsi. Il plan è accompagnato da un budget economico e finanziario di solito triennale o quinquennale che metterà in evidenza gli obiettivi desiderati anche in termini di costi, spese, utili e incassi.  

In questo modo i notai promotori della nuova startup saranno in grado di valutare l’investimento da fare (o il debito in banca…) e i ritorni attesi.

Il business plan dovrebbe comprendere anche un piano di progetto, cioè un elenco dettagliato con tempi, costi e responsabilità delle attività da fare prima, durante e dopo l’inaugurazione del nuovo studio. È molto importante utilizzare delle checklist perché la quantità di cose da fare quando si avvia uno studio è davvero soverchiante, e c’è il concreto rischio di dimenticare qualcosa. Inoltre, i primi passi dello studio sono molto importanti perché influenzano in modo molto rilevante quelli successivi. Ad esempio se si sceglie male il primo assistente notarile, tutto lo studio crescerà “storto” perché l’assistente “sbagliato” influenzerà anche tutti i successivi assunti.

Il piano sarà utilissimo per seguire lo stato di avanzamento del progetto e poter operare quanto prima i necessari correttivi in caso di scostamenti.  

Come si è potuto constatare, l’avvio di un nuovo studio notarile richiede molto tempo e pazienza, e l’utilizzo degli strumenti indicati permette di ottimizzare e razionalizzare questa fase così importante.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

L’evoluzione del linguaggio nella comunicazione e nella tecnica giuridica – a cura Notaio Luca Sioni

Vi è mai capitato, durante la stipula di un atto notarile, di provare una sensazione di difficoltà nel seguire la lettura e nel mantenere la concentrazione, se non, addirittura, un insopprimibile senso di noia unito, magari, ad una scarsa comprensione del contenuto?

Certo le difficoltà insite nella materia e, talora, la non sempre chiara intellegibilità delle parole del notaio non aiutano il povero cliente, ma credo sia un dato di fatto che i testi dei nostri atti siano nella maggior parte dei casi un po’ involuti, infarciti di riferimenti a norme di legge che per le parti sono prive di significato, strutturati secondo modelli decisamente superati.

Il linguaggio è uno strumento in continua evoluzione e altrettanto lo sono le tecniche della comunicazione che, soprattutto in questi ultimi anni, hanno guadagnato un ruolo centrale anche in ambiti diversi da quelli tradizionale: oramai si parla quotidianamente, anche nel mondo delle aziende e delle professioni, di concetti quali comunicazione interna ed esterna, marketing narrativo, storytelling. Il modo di comunicare si è arricchito di nuovi strumenti e il racconto è sempre più spesso costituito da molteplici elementi: video, audio, immagini, testi, mappe, infografiche. Sull’onda di quanto accade nei social media si tende sempre più a creare vere e proprie storie finalizzate a produrre e veicolare contenuti (content marketing) allo scopo di rafforzare l’identità di un marchio.

Da qualche tempo questi concetti hanno cominciato a farsi largo anche nel campo delle professioni giuridiche e non solo gli studi più affermati e strutturati ma anche quelli di dimensioni e aree di operatività geografica più limitati utilizzano correntemente queste tecniche per costruire e rafforzare un proprio brand.

Ma se è un dato di fatto che  l’utilizzo di queste tecniche comunicative si stia diffondendo progressivamente anche nell’ambito delle professioni giuridiche, la questione del linguaggio degli atti e della sua semplificazione nell’ottica di una maggiore comprensibilità, almeno qui in Italia, è ancora agli inizi, e in tal senso va ricordata la lodevole iniziativa che ha portato a siglare, non più tardi di un paio d’anni fa, un protocollo d’intesa tra  Ministero della Pubblica Amministrazione e Accademia della Crusca per l’avvio di un programma di studio e promozione volto a favorire una comunicazione corretta e chiara in ambito istituzionale

Negli USA, invece, già dalla metà degli anni ’70 è andato sviluppandosi un vero e proprio movimento finalizzato alla semplificazione della lingua utilizzata dagli avvocati americani, il “Plain English Movement”, con l’obiettivo di sfrondare il linguaggio giuridico dalle complessità di una terminologia, spesso arcaica, riservata agli addetti ai lavori e poco comprensibile al cittadino comune.

Un po’ alla volta si sono moltiplicate iniziative destinate a inserirsi in questo filone. Varie ricerche sono state condotte, principalmente negli USA, sottoponendo ad un campione di avvocati e giudici alcuni documenti in due versioni, una nello stile legale tradizionale ed una seconda in un linguaggio chiaro e maggiormente comprensibile (“plain language”, appunto) e la stragrande maggioranza degli intervistati ha ritenuto preferibile la versione in plain language.

La pragmaticità degli americani ha fatto sì che si arrivasse, nel 2010, a promulgare addirittura una legge federale ad hoc, il Plain Writing Act.

Periodi lunghi e involuti, frasi poco scorrevoli, l’utilizzo di vocaboli ormai desueti nel linguaggio comune influisce sulla fluenza, cioè sulla facilità o meno di processare le informazioni.

Oggi più che mai, nell’era di internet, caratterizzata da un vero e proprio bombardamento di stimoli comunicativi da metabolizzare velocemente, leggere e comprendere agevolmente le informazioni ricevute ne agevola l’assorbimento e ingenera nel lettore un atteggiamento positivo.

Se ciò vale per chi è esperto in un settore (come detto, il campione degli intervistati era composto da giudici e avvocati), è facile comprendere come sia tanto più importante per chi esperto non è.

E qui si torna al tema, posto inizialmente, del linguaggio utilizzato nell’atto notarile, il cui destinatario, nella stragrande maggioranza dei casi, non è un esperto del settore ma una persona comune.

Quanto più apprezzato sarebbe un atto notarile scritto in plain language, e quanto più apprezzato sarebbe il notaio che si rivolge al cliente in modo chiaro e comprensibile, sottraendosi ai trabocchetti del “legalese”?

E’ risaputo che dopo pochi minuti la soglia di attenzione di chi ascolta si abbassa in modo graduale, fino a sconfinare nella disattenzione. L’obiettivo a cui tendere dovrebbe quindi essere quello di organizzare le informazioni in modo efficace, riducendo i tempi di fruizione e, al contempo, agevolandone la comprensione, ciò che, sempre stando agli studi condotti, consente di accrescere notevolmente la credibilità e autorevolezza di chi fornisce l’informazione.

Gli atti notarili sono spesso eccessivamente lunghi, con troppi riferimenti a norme di legge che non solo non è indispensabile citare ma la cui presenza complica la fluenza da parte di chi ascolta o legge l’atto, con il risultato di rendere poco fluida la costruzione del periodo, complicando la comprensione dei testi e mettendo il più delle volte in una situazione di sudditanza psicologica il cliente che di tali norme, nella stragrande maggioranza dei casi, nulla sa.

Occorrere riflettere sul fatto che il cliente medio non esiste, esiste invece una tipologia di clienti estremamente varia per età, livello di istruzione, soglia media di attenzione, capacità di comprensione, padronanza del linguaggio di base e settoriale ecc. e tutto ciò, se vogliamo adeguare i nostri standard linguistici e di comunicazione, va tenuto in debita considerazione.

Il nostro linguaggio non deve essere autoreferenziale ma deve essere volto a raggiungere l’obiettivo di rendere comprensibili, anche a chi non è un tecnico del diritto, concetti tutt’altro che semplici.

E’ superfluo puntualizzare che una revisione dei testi finalizzata ad una più immediata comprensione dei concetti espressi nell’atto nulla deve concedere in termini di rigore scientifico e appropriatezza dell’espressione. Il punto, la vera sfida, è proprio coniugare comprensibilità e specificità del testo giuridico, di per sé tecnico e disseminato di menzioni cui il notaio è tenuto per legge e alle quali non può sottrarsi.

Ciò su cui si può operare è sicuramente:

  • il periodo, che deve essere più breve e possibilmente privo di (o con pochissime) incidentali;
  • l’uso dei vocaboli, eliminando quelli arcaici o eccessivamente ricercati;
  • l’utilizzo dei riferimenti normativi, che deve essere limitato a quei riferimenti che sono essenziali, magari concentrati in un’apposita sezione;
  • la struttura dell’atto, facendo ricorso, ove possibile, a schematizzazioni; inserendo per ogni articolo un titolo che faciliti la ricerca di determinate clausole; raggruppando, ove possibile, gli articoli in titoli e sezioni;
  • la grafica, utilizzando grassetti, sottolineature, corsivi ed elenchi puntati.

Questi sono solo alcuni degli accorgimenti che possono essere utilizzati. Sarà poi la sensibilità di ciascun notaio a guidarlo nella revisione dei testi, utilizzando la tecnica redazionale più affine al proprio modo di esprimersi ma sempre tenendo ben presente l’obiettivo finale di una più agevole comprensione del testo nell’ottica di una piena fruizione dei contenuti.

A metà degli anni ’60 Italo Calvino, in un celebre articolo scritto per il quotidiano Il Giorno, con la sottile ironia che gli era propria, lanciava i suoi strali contro quella che lui aveva ribattezzato “l’antilingua”, ma già molto prima, nei Promessi Sposi, Manzoni tracciava il ritratto mirabile dell’avvocato Azzeccagarbugli, del quale una delle principali caratteristiche era proprio il ricorso ad un linguaggio, quello dell’uomo di legge, artificiosamente complicato e del tutto incomprensibile al povero Renzo.

Ecco, se provassimo ogni tanto a metterci nei panni del Renzo di turno, cercando di fare uno sforzo che ci renda, nel linguaggio parlato e in quello scritto, più chiari e comprensibili, senza che ciò si traduca in un impoverimento della nostra lingua, renderemmo un gran servizio al cliente e guadagneremmo molto in termini di apprezzamento e credibilità.

Luca Sioni,  Notaio in San Vito al Tagliamento.

Atto notarile di accertamento della proprietà di beni immobili per usucapione – a cura Notaio Chiara Mistretta

1 Introduzione

1.1 L’usucapione è un modo di acquisto a titolo originario – della proprietà e dei diritti reali di godimento – in virtù di un possesso non vizioso e continuato per un tempo legislativamente stabilito, in ragione della natura del bene posseduto.

Ai sensi dell’art 1158 e seguenti del c.c. la proprietà di beni immobili e di altri diritti reali di godimento sui medesimi si acquista, a titolo originario, mediante possesso continuato, ininterrotto, pacifico e pubblico, che dimostri inequivocabilmente l’intenzione del possessore di esercitare la signoria sul bene, ossia il potere corrispondente a quello del proprietario o del titolare di un altro diritto reale di godimento sullo stesso.

Il possesso, pertanto, oltre ad essere continuo, non interrotto ed inequivoco, deve essere, altresì pacifico e pubblico, ossia conseguito in maniera non violenta (senza violenza fisica o morale) e né clandestina – altrimenti, ai sensi dell’art. 1163 c.c.., non giova ai fini dell’usucapione se non dal momento in cui la violenza o la clandestinità è cessata – e pubblica, in altri termini esercitata in modo visibile e non occulto.

 

2 Negozio di accertamento dell’usucapione

2.1 Il negozio di accertamento è un atto mediante il quale le parti conferiscono certezza ad una precedente situazione giuridica incerta, al fine di eliminare la “res dubia” con effetto preclusivo di ogni possibile e futura contestazione a riguardo. Al negozio di accertamento viene riconosciuto un valore autonomo: è atto causale, manifestazione di volontà diretta ad eliminare un’incertezza ed espressione dell’autonomia privata ai sensi dell’art 1322 secondo comma cc.

La qualificazione giuridica del negozio di accertamento è stata oggetto di diverse letture dottrinarie tra coloro che ne sostengono la natura costitutiva ed altri la sua mera natura dichiarativa.

I sostenitori della prima tesi (3) evidenziano la funzione dispositiva modificativa del rapporto giuridico incerto, finalizzata alla costituzione, modifica o estinzione di situazioni giuridiche soggettive, rendendo definitiva e vincolante una precedente situazione giuridica incerta.

I sostenitori della seconda teoria (4) sottolineano un’efficacia dichiarativa immediata e retroattiva, volta a cristallizzare fatti o rapporti giuridici preesistenti senza costituire, modificare od estinguere situazioni giuridiche soggettive e senza avere effetto traslativo. 

Le diverse ricostruzioni dottrinarie rendono incerto l’inquadramento giuridico del negozio di accertamento avente ad oggetto diritti reali. A parere di chi scrive le parti, che intendono esplicare una volontà accertativa della “res dubia” implicitamente modificano la situazione preesistente assurgendo a nuova fonte regolatrice l’accordo raggiunto.  In relazione al negozio di accertamento la dottrina e la giurisprudenza, oltre ad interrogarsi sulla legittimità di tali accordi, ha tentato di ricostruire il regime della trascrivibilità degli stessi ai sensi dell’art 2644 e 2643 c.c producendo tali negozi “taluni degli effetti presi in considerazione dalle norme citate”.

2.2 In tema di trascrizione degli atti (intesi come contratti, rinunce, sentenze e accordi) relativi ai beni immobili l’articolo 2643 c.c. è stato modificato, dall’art 84 bis Decreto Legge 21 giugno 2013 n. 69 convertito con modifiche dalla Legge del 9 agosto 2013 n 98., con l’introduzione del nuovo numero 12 bis.

Il numero 12 bis prevede la trascrivibilità degli accordi di mediazione che accertano l’usucapione con la sottoscrizione del processo verbale autenticato da pubblico ufficiale, introducendo un’alternatività alla sentenza dichiarativa di accertamento dell’usucapione. Tale novella ha altresì comportato il nascere di perplessità in merito alla sua applicabilità, oltre alla fattispecie espressamente prevista di accordi di mediazione, anche ai meri negozi di accertamento autenticati da pubblico ufficiale.

2.3 Parte della dottrina (1) ha sostenuto il carattere eccezionale delle norme in tema di trascrizione a tutela del principio di certezza e sicurezza della circolazione dei diritti, in quanto derogatorio al principio del consenso traslativo e poste. Altra parte della dottrina (2), invece, ha sostenuto e sostiene tutt’oggi che la disciplina sottesa alle norme sulla trascrizione possa essere estesa anche a fattispecie identiche dal punto di vista sostanziale con riferimento agli effetti, ad atti menzionati dalle norme stesse, bensì diversi dal punto di vista della formazione del consenso.

A favore della tesi della legittimità dell’accertamento negoziale dell’usucapione parte della dottrina (2) ha sostenuto che, una volta avvenuta la conciliazione degli interessi in tema di usucapione il negozio che le parti stipulano non è dissimile da quello che le stesse avrebbero potuto concludere davanti al notaio a prescindere dal contributo del mediatore. Anche l’accordo in esito alla conciliazione è espressione dell’autonomia privata, è atto negoziale delle parti e come tale non diverso da quello che avrebbero concluso senza l’intervento conciliativo del mediatore. Il mediatore, infatti, ha come compito quello di verificare che quanto dichiarato dalle parti corrisponda alla loro volontà e di certificare nel verbale di conciliazione tale accordo pattizio.

Inoltre è da rilevare che la nuova previsione normativa è stata volutamente inserita dal legislatore nell’art. 2643 c.c. e non nell’art. 2651 c.c. che prevede la trascrizione, a fini di mera pubblicità notizia, della sentenza di accertamento dell’usucapione. Da ciò parte della dottrina fa evincere che l’accertamento negoziale dell’usucapione possa considerarsi come atto dispositivo e non meramente dichiarativo, rientrando così nella logica circolatoria degli acquisti a titolo derivativo e come tale richiedendo l’osservanza del principio di continuità, ex art. 2650 c.c. .

2.4 In conclusione si può affermare che ad oggi il negozio di accertamento di usucapione – rispondendo alla medesima ratio di ridurre il carico giurisdizionale mediante l’utilizzo di strumenti alternativi alla risoluzione delle controversie – è atto valido ed efficacie le cui evidenze devono essere portate a conoscenza dei terzi e quindi è soggetto a trascrizione, applicando in estensione il dispositivo dell’art 2643 n. 12 bis c.c. quale fattispecie sostanzialmente identica all’accordo di mediazione, ma diversa dal punto di vista della formazione del consenso.

 

3 Profili pratici: pubblicità e fiscalità

3.1 A prescindere dalla qualificazione giuridica dell’accordo accertativo di usucapione, si suggerisce, stante l’inclusione dello stesso da parte del legislatore (art. 2643 cc) nel sistema circolatorio degli acquisti a titolo derivativo, di applicare e rispettare tutte le disposizioni, a pena di nullità, riguardanti la materia urbanistica-edilizia e quelle riguardanti la c.d. conformità catastale oggettiva nonché l’obbligo di dotazione e allegazione dell’attestato di prestazione energetica. A parere di chi scrive è possibile omettere la verifica dell’allineamento tra banca dati catastale e registri immobiliari (c.d. conformità catastale soggettiva).

3.2 Dal punto di vista delle imposte indirette se l’accertamento negoziale dell’usucapione è da considerarsi come atto dispositivo e non meramente dichiarativo si applicano le imposte previste per gli atti traslativi a titolo oneroso di beni immobili (art. 8 nota II bis TUR tariffa parte prima).

Diversamente se si aderisce alla tesi che l’usucapione opera ipso iure e l’atto negoziale di accertamento ha natura dichiarativa si applicheranno allo stesso le imposte di registro, ipotecarie e catastali in misura fissa di euro 200 ai sensi dell’art 3 TUR tariffa parte prima ovvero ai sensi dell’art. 11 TUR tariffa parte prima come atto non avente per oggetto prestazioni a contenuto patrimoniale.

 

4 Bibliografia

-(1) GAZZONI, La trascrizione degli atti e delle sentenze, in Trattato della trascrizione, Vol I Tomo I;

-(2) BARALIS, L’accertamento negoziale dell’usucapione nell’ambito della mediazione riformata: il senso della trascrizione e i problemi connessi, Rivista Diritto Civile 2014;

-(3) CORRADO, Il negozio di accertamento, Torino, Istituto Giuridico della R. Università, 1942;

-MINERVINI, Il problema dell’individuazione del negozio di accertamento, Rivista Diritto Civile, 1986;

-(4) GIORGIANNI, Negozi di accertamento, voce “accertamento” in Enciclopedia del diritto , Milano, 1959;

-RUGGERI -MINERVINI, Contratti traslativi e negozi di accertamento, Trattato Perlingieri;

-PETRELLI, Trascrizione degli accordi di mediazione che accertano l’usucapione, in www.petrelli.it ;

-KROGH Studio n. 718 – 2013/C;

-SANNINO Studio n. 4 – 2017/C;

-BARALIS Studio n. 176 – 2008/C;

-Corte d’appello Reggio Calabria Sentenza del 12.11.2015

Chiara Mistretta,  Notaio in Brescia.

Gli indicatori chiave dello studio notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo

La gestione dello studio notarile può essere pianificata e tenuta sotto controllo in modo efficace se si rilevano sistematicamente alcuni indicatori accuratamente selezionati.

Il sistema di indicatori costituisce quindi un elemento fondamentale del sistema di controllo di gestione dello Studio notarile.

Il sistema di controllo di gestione dello studio notarile è rivolto a guidare lo studio verso il perseguimento dei suoi obiettivi di medio e breve termine, che dovrebbero trovare formalizzazione, rispettivamente, nel piano strategico e nel budget.

Il sistema di controllo di gestione deve produrre le informazioni per supportare il Notaio nella gestione delle risorse e nelle decisioni, affinché i comportamenti quotidianamente posti in essere siano coerenti rispetto al percorso strategico.

In generale, gli indicatori sono strumenti che consentono allo Studio di misurare e rappresentare un determinato fenomeno, interno o esterno.

Solitamente sono oggetto di misurazione i tradizionali aspetti attinenti alla dimensione economico-finanziaria (tra i quali, per esempio, il fatturato per cliente, il margine di contribuzione per Area Strategica di Attività, il risultato economico dello studio, il cash flow, i crediti insoluti, e così via). Si dovrebbero invece misurare anche altri aspetti che costituiscono comunque per lo Studio “fattori critici di successo” (FCS), ovvero fattori che consentono allo studio notarile di operare efficacemente e con risultati superiori ai propri competitor.

Gli indicatori sono rapporti tra grandezze che possono essere quantitativi o qualitativi. Nell’ambito degli indicatori quantitativi distinguiamo quelli relativi alle grandezze economiche, alle quantità (per esempio numero di adempimenti prodotti) e ai tempi (per esempio tempo impiegato per lo svolgimento di una formalità).

Un fattore critico molto importante oggi per il successo dello studio notarile è rappresentato dalla velocità con la quale si soddisfa il cliente, descritta dal tempo medio di attraversamento, cioè il tempo mediamente necessario allo studio per condurre un cliente alla stipula, calcolato dal momento del primo contatto. 

Oggigiorno uno studio che ci mette pochi giorni sarà favorito agli occhi del cliente ed otterrà un migliore passaparola rispetto ad uno studio più lento nell’arrivare a stipula, a parità di accuratezza.

Altro fattore critico di successo potrebbe essere la disponibilità di risorse umane in possesso di competenze specialistiche in determinate aree strategiche di attività, magari non particolarmente diffuse come ad esempio il diritto societario. Questo permette allo studio di distinguersi dagli altri, riuscendo a soddisfare esigenze specifiche della clientela, magari fungendo anche da elemento attrattivo anche per clienti di altre zone.

Ulteriori fattori critici di successo potrebbero essere rappresentati dal rispetto delle scadenze concordate con i clienti, o più in generale dal livello qualitativo del servizio, che naturalmente investe aspetti tangibili e, soprattutto, intangibili. Questi ultimi esempi sono collegati ad una variabile critica per eccellenza dello Studio Professionale, ovvero la soddisfazione della clientela. 

Altri elementi a cui dovrebbero essere correlati appositi indicatori, sono i cosiddetti “fattori di rischio” (business risk), che lo Studio dovrebbe sistematicamente monitorare poiché la loro eventuale manifestazione potrebbe costituire un ostacolo nel perseguimento degli obiettivi strategici, arrivando nei casi peggiori a comprometterne la continuità stessa.

Un elemento critico per lo studio notarile è certamente rappresentato dalla velocità con la quale vengono eseguiti gli adempimenti successivi alla stipula. Questo aspetto è fondamentale in quanto delinea, anche secondo la giurisprudenza della Corte di Cassazione, la responsabilità civile del Notaio nei confronti delle parti.

Anche la comunicazione esterna dello studio può essere vagliata. Un elemento utile a verificare l’efficacia della proposta dello studio è quello di verificare la quantità di preventivi non andati a buon fine rispetto al totale.

Attraverso gli indicatori, lo studio potrà anche parametrarsi con il mondo esterno e fare benchmarking confrontando i propri numeri magari con altri colleghi appartenenti alla stessa rete. Una sorta di benchmarking è quella che svolgono i Consigli Notarili nella sorveglianza del numero di atti stipulati dai vari studi, al fine del rispetto della deontologia. Anche da questa sorta di “classifica” possono derivare informazioni utili allo studio per il miglioramento della propria performance in quanto dal punto di vista squisitamente economico è una analisi delle quote di mercato.  

Prima di stabilire quali indicatori adottare occorre definire quali variabili misurare e, ancora prima necessita definire gli aspetti strategici, poiché da questi deriva l’individuazione coerente degli oggetti delle misurazioni. Un’efficace definizione del sistema di indicatori deve quindi discendere dalla strategia dello studio notarile, consentendo di monitorare e presidiare le variabili critiche.

Con questo non si vuole affermare che uno studio notarile non possa comunque attivare misurazioni su diversi aspetti se non ha prima definito la strategia, ma solo sottolineare che, in assenza di questo, c’è il rischio di monitorare aspetti non rilevanti e di impegnare risorse nella produzione di informazioni, magari anche estremamente dettagliate ed analitiche, che poi non risultano effettivamente utili per presidiare le dinamiche dello Studio e del contesto esterno.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Quando il Notaio diventa manager – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Una delle più grandi sfide nella gestione di uno studio notarile è di ottenere che i collaboratori realizzino in maniera puntuale e precisa quanto stabilito dal Notaio.

I Notai spesso lamentano che gli assistenti notarili non fanno ciò che gli viene chiesto, nonostante gli venga detto e ripetuto anche più volte.

Gli assistenti notarili non sempre collaborano efficacemente tra loro. Talvolta faticano a dare le giuste priorità alle pratiche da svolgere, oppure adottano modalità di lavoro inadeguate dettate da non competenza, da mancanza di tempo, dalla paura, dalle abitudini, da convinzioni limitanti o dalla difficoltà di gestire il cliente.

Quando uno studio diventa grande, le persone faticano a coordinarsi a vista e si inizia a sentire la necessità una maggiore supervisione e coordinamento.

Nel contempo, le spinte competitive inducono lo studio notarile a diventare più efficiente, cioè a cercare di fare più pratiche in meno tempo, mantenendo una qualità impeccabile. Tutte queste esigenze costringono il Notaio ad intromettersi molto più di una volta nell’agenda e nelle modalità di lavoro di dipendenti e collaboratori.

In altre parole il Notaio si ritrova a svolgere all’interno del proprio studio un ruolo sempre più manageriale. Per un Notaio non è facile svolgere la funzione manageriale.  

Il Notaio ha poco tempo e questo rende difficile conciliare il suo ruolo manageriale con quello tecnico che consiste nei colloqui con i clienti, nello studio delle problematiche giuridiche, nel controllo delle minute, nel presiedere alle stipule, nell’aggiornamento e così via.

Ecco perché ha bisogno di assegnare agli assistenti traguardi misurabili, in modo da gestire lo studio per obiettivi, e ad avvalersi di procedure scritte in modo da gestire lo studio per eccezioni.

Oltre a mancargli il tempo, al Notaio viene tutt’altro che naturale fare il manager.

Misura tutti sul suo metro. Quindi è convinto che i collaboratori possano arrangiarsi da soli come ha sempre fatto lui nella vita e nella professione. L’asticella che pone talvolta non è realistica, è troppo alta.

A volte il Notaio non ha fiducia nel management in quanto tale, e pensa che la gestione dello staff sia una perdita di tempo prezioso sottratto al lavoro.

Il notaio inoltre è selezionato e preparato per tutto il suo percorso professionale per le sue capacità individuali, e non per quelle di gestione di un gruppo. Dalla facoltà di giurisprudenza al concorso e poi all’esercizio della Funzione notarile, viene apprezzato in quanto individuo. Quando diventa molto bravo, a seguito dell’aumento del lavoro, il Notaio deve necessariamente dotarsi di collaboratori e assistenti. Vale a dire: deve gestire un team. Ma è stato formato per un obiettivo completamente opposto: fare tutto da solo.  La differenza è tangibile. La reazione di tutti i professionisti quando ricevono un nuovo lavoro è di iniziare a farlo mentre quella del manager è di scegliere a chi farlo fare e assegnarlo a quel collaboratore. Molti notai si ritrovano così per loro generosità e buon cuore quasi inavvertitamente a svolgere anche in parte le incombenze dei propri assistenti, che trovando accoglienza si liberano dei loro compiti.

Il percorso formativo del Notaio non ricomprende in genere lo studio di materie aziendali vuoi perché gli studi notarili sono stati poco esaminati dal punto di vista economico, ma anche per la tradizionale competizione tra facoltà universitarie.

In sintesi, utilizzando la metafora calcistica, ogni Notaio passa da un ruolo di giocatore a quello di allenatore della sua squadra senza fare il corso per commissari tecnici che la FIGC tiene a Coverciano e al quale hanno dovuto sottoporsi anche campioni del calibro di Pirlo.

Come se non bastasse, gestire lo staff di uno studio notarile è quanto di più difficile ci sia al mondo. Gli assistenti notarili svolgono in autonomia compiti molto complessi. Tendono ad essere estremamente indipendenti, scettici, hanno spesso caratteri forti e non potrebbe essere diversamente visto il carico emotivo, di responsabilità, di complessità, di produttività e ripetitività che devono gestire quotidianamente. Sono anche piuttosto permalosi, quindi ogni osservazione sul versante lavorativo anziché essere accolta come spunto di miglioramento viene vissuta come una critica personale. Inoltre, non di rado sono convinti di saper gestire le cose molto meglio del Notaio stesso e quindi si sentono legittimati a mettere becco dappertutto.

Gestire queste persone può diventare per il Notaio estremamente spiacevole perché la conflittualità è assicurata ed anche frustrante perché l’impegno emotivo e materiale spesso non trova riscontro nei risultati ottenuti. Tanto che alcuni notai rinunciano tout court ad una gestione proattiva dello studio.

Come avremo modo di approfondire in successivi interventi, il Notaio manager svolge due funzioni fondamentali. La prima è quella di assegnare i compiti, bilanciare i carichi di lavoro, e monitorare la loro realizzazione.

La seconda funzione consiste nel gestire a livello emotivo il gruppo e i singoli assistenti notarili: stabilire le regole di partecipazione al gruppo, motivare, fare da collante al team. 

Il primo passo che un Notaio può fare consiste nell’accettare l’esistenza e l’efficacia della funzione manageriale, cioè nel prendere consapevolezza che al pari del diritto anche il management è una scienza ed è un mestiere a parte, e che lo studio notarile può beneficiare notevolmente in termini di efficienza, di riduzione dei rischi e di benessere dello staff da una gestione più manageriale.

Poi il grande punto di forza del Notaio è la sua proverbiale capacità di apprendimento, forgiata da anni di studio di leopardiana memoria. Per cui ha tutti gli strumenti per apprendere anche questa nuova, utile disciplina.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Il conto economico per ASA dello studio notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Per avere una lettura immediata dell’andamento economico dello studio, lo strumento più adatto per lo studio notarile è rappresentato dal Conto Economico per ASA (Area Strategica di Attività).

Abbiamo già avuto modo di introdurre il concetto di ASA in un precedente intervento.

Il prospetto sarà utilmente costruito con la logica del direct costing evoluto, che mette in evidenza il margine di contribuzione per ciascuna ASA. Il margine di contribuzione è una misura di reddito lordo ottenuto contrapponendo ai ricavi i soli costi diretti (fissi e variabili). I costi diretti sono quelli direttamente attribuibili a ciascuna area di attività. All’area di attività immobiliare dello studio notarile afferiranno ad esempio certamente gli stipendi del personale dedicato e i compensi ai visuristi. I costi comuni di studio quali ad esempio le spese condominiali o il canone di locazione della sede non verranno invece assegnati alle Aree Strategiche, e compariranno nella loro globalità in calce al conto economico. Si avrà così l’evidenza del margine lordo complessivamente generato da ciascuna delle ASA e della sua attitudine a coprire i costi comuni di Studio, consentendo di pervenire ad un risultato finale di gestione positivo.

Schema di Conto Economico per Area Strategica di Attività

Questo strumento conoscitivo permette al Notaio di individuare le Aree Strategiche che apportano il maggior contributo alla generazione di reddito dello Studio piuttosto che, eventualmente, le Aree Strategiche che risultano in perdita (rectius con un margine di contribuzione negativo), così come di apprezzare l’incidenza dei costi comuni, relativi ad attività di supporto, piuttosto che alla gestione finanziaria. Tali evidenze sono funzionali all’assunzione di decisioni, che possono impattare anche nel medio-lungo termine. In particolare, i dati consentono di supportare scelte attinenti alle Aree Strategiche su cui è opportuno concentrarsi, o quali segmenti eventualmente ridurre o abbandonare (tenendo naturalmente conto di eventuali interrelazioni tra Aree Strategiche), con i conseguenti impatti sull’impiego delle risorse disponibili. I dati consentono inoltre di valutare l’opportunità di acquisire nuove persone e/o di riqualificare quelle esistenti.

Naturalmente le scelte di orientamento tra ASA dello studio devono tener conto della particolare funzione notarile, per la quale lo studio non può declinare arbitrariamente il ricevimento di un atto, ma può certamente orientare la clientela applicando ad esempio un prezzo di scrematura o ponendo vincoli organizzativi o temporali alle prestazioni erogate.

Nelle scelte che impattano nel medio-lungo termine, qual’é certamente il trascurare o eliminare un’ASA, le informazioni di carattere economico fornite anche dal Conto Economico per ASA non dovranno considerarsi esaustive degli aspetti da considerare. Il margine di contribuzione generato (o distrutto) da ciascuna ASA, rappresenta un importante elemento di valutazione, ma non certamente l’unico in base al quale decidere. Così, ad esempio, uno Studio può ritenere opportuno continuare ad operare in Aree Strategiche che presentano una ridotta redditività ma che risultano qualificanti in termini professionali (aspetto questo rilevante sul piano del posizionamento competitivo dello Studio). In questo senso, è opportuno affiancare al margine per ASA anche parametri atti a catturare variabili strategiche di medio/lungo termine, quali ad esempio lo sviluppo di competenze specialistiche in una certa ASA ritenuta ad alta potenzialità, e così via.

Questo tipo di prospetto può e dovrebbe essere utilizzato non solo ex-post, a fini di consuntivazione di quanto accaduto, possibilmente con cadenza almeno trimestrale, ma anche in chiave di programmazione, con dati prospettici, costituendo così uno dei prospetti di sintesi del budget dello Studio (conto economico previsionale).

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network