Le agenzie immobiliari sono uno dei soggetti con i quali più di frequente gli studi notarili si trovano ad avere a che fare.
Wikipedia definisce l’“agente immobiliare” come un operatore del mercato immobiliare che, alle dipendenze di un’agenzia immobiliare o in proprio, fornisce un servizio volto a favorire la conclusione di contratti di compravendita o di locazione immobiliare. L’attività di agente immobiliare in Italia non è libera, ma è soggetta a una serie di requisiti, previsti dalla legge n.39 del 1989 e successive modifiche nonché dal decreto legislativo n. 59 del 2010, attuato dal Decreto Ministeriale 26 ottobre 2011.
Il servizio che presta l’agente immobiliare è, in estrema sintesi, una prestazione di mediazione.
Sempre secondo Wikipedia, “durante la compravendita di un immobile l’agente ha il compito di fornire un’adeguata informazione sul valore del bene immobiliare e di pubblicizzare l’immobile, intermediando in modo imparziale tra acquirente e venditore e assistendo le parti in tutte le fasi” della compravendita (es. contrattazione del prezzo di compravendita tra le due parti): se la trattativa va in porto si procede con il cosiddetto contratto preliminare di acquisto (detto anche compromesso) prima di arrivare a un rogito finale. Con la stipula del preliminare, l’agenzia come controparte per il suo lavoro richiede una quota percentuale sul prezzo di vendita dell’immobile, di solito in parte dall’acquirente e in parte dal venditore, salvo il caso che l’agente abbia agito su mandato di una sola parte (agente con mandato a titolo oneroso).
L’agente immobiliare è quindi per definizione un classico interlocutore dello studio notarile, in quanto propizia le compravendite immobiliari.
La scelta del Notaio è per usi consolidati rimessa a parte acquirente. Molti clienti delle agenzie immobiliari non hanno ancora un loro notaio di fiducia, e pertanto la loro scelta viene spesso influenzata dall’agente che può suggerire l’uno o l’altro studio convogliando la clientela.
Spesso è direttamente l’agente immobiliare a prendere contatto con lo studio e a chiedere un preventivo per conto del proprio cliente. In questo senso si parla degli agenti immobiliari come segnalatori diretti per lo studio notarile.
Talvolta questa segnalazione deriva da un rapporto di fiducia consolidato con lo studio notarile mentre in altri casi l’agenzia mette in moto un meccanismo competitivo presentando il cliente a più studi, mettendolo in grado in questo modo di confrontare più preventivi differenti. La richiesta del preventivo da parte dell’agenzia anziché dal cliente privato può indurre gli studi notarili consultati ad applicare delle tariffe più vantaggiose proprio in nome del rapporto consolidato che hanno con questi intermediari o della consapevolezza che il preventivo sarà in gara con altri.
Anche dopo l’ottenimento dell’incarico, è fondamentale stabilire con l’agenzia un rapporto di collaborazione per ottimizzare la gestione della pratica notarile. E’ fondamentale che la comunicazione tra l’agenzia immobiliare e lo studio notarile sia completa, veloce e trasparente.
Vi sono infatti agenzie con addetti molto preparati professionalmente, ben organizzati e molto collaborativi ed altre realtà con addetti meno preparati, meno organizzati e meno collaborativi.
Sempre più spesso nelle agenzie soprattutto quelle che appartengono alle catene di franchising c’è una significativa rotazione dei procacciatori, che hanno contratti precari, con conseguente poca preparazione giuridica media e poca attenzione degli stessi alle problematiche notarili.
In alcuni casi l’agente è totalmente passivo e si limita alla presentazione delle parti, demandando allo studio notarile magari anche aspetti che non sarebbero di stretta competenza dello stesso.
Talvolta invece l’intermediario, pur di vendere minimizza o ignora alcune problematiche che però potrebbero rendere il rapporto contrattuale squilibrato nei confronti di qualcuna delle parti. Ad esempio, per agevolare la conclusione dell’affare l’agente potrebbe sorvolare sull’opportunità di adottare clausole penali a favore del venditore. In molti casi il Notaio ha il dovere di “rendersi antipatico” nei confronti dell’agenzia e del venditore sollevando la problematica. Aspetti che potrebbero essere evitati con una maggiore attenzione nelle fasi preliminari delle varie trattative.
Il comportamento dell’agente ha un impatto significativo per quanto riguarda la collazione dei documenti necessari alla stipula. Se un agente è affidabile, il notaio può fissare la data di stipula anche in assenza della documentazione completa, confidando nel fatto che l’agente provvederà puntualmente a reperire e inoltrare tempestivamente allo studio i documenti mancanti. Quando invece l’agenzia è poco proattiva, il rischio è di fissare una stipula che poi dovrà essere rinviata o peggio sospesa, con disagio delle parti e spreco per lo studio notarile.
L’agente immobiliare influenza i picchi di lavoro dello studio notarile creando degli affastellamenti assolutamente insensati in quanto nei preliminari dei suoi clienti fissa sempre le scadenze dei rogiti a fine mese. Questa circostanza naturalmente può rallentare l’esecuzione degli adempimenti e creare disagio operativo allo studio, costringendolo in alcuni casi ad un sovradimensionamento per fronteggiare le alte maree mensili di atti.
Un altro comportamento delle agenzie che può mettere in difficoltà lo studio notarile è quello dell’agente geloso del rapporto con i clienti.
Ci sono casi in cui lo studio notarile non ha i recapiti delle parti fino alla stipula.
Non è detto che di per sé l’intermediario geloso sia un problema per il Notaio. Tutto funziona se è anche ben organizzato e quindi veicola in modo efficace ed efficiente le richieste dello studio notarile alle parti e le risposte delle stesse. Più frequentemente, tuttavia, si annoverano fenomeni come il telefono senza fili, dove la consultazione delle parti per relata refero distorce la comunicazione e naturalmente i passaggi aggiuntivi ove non tempestivamente gestiti prolungano l’attesa dei clienti rispetto alla stipula.
Naturalmente lo studio notarile può gestire in maniera proattiva i picchi di lavoro convincendo le agenzie a scrivere date diverse nei loro preliminari e a dischiudere i dati delle parti impegnandosi a mantenere l’agente informato in caso di necessità di comunicazioni dirette tra lo studio e i clienti.
Lo studio può anche stabilire accordi volti alla formazione periodica degli addetti delle agenzie in modo da fidelizzare le stesse e da avere a disposizione degli interlocutori più attenti e preparati.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Networ
