Mese: Dicembre 2023

Per quanto ci si sforzi di cercare affinità e parallelismi, tra la professione notarile e l’ingegneria sembra esserci davvero poco in comune. Il ruolo, l’oggetto delle due professioni, la disciplina scientifica e la normativa sulla quale si basano non potrebbero essere più differenti e più agli antipodi. Eppure, a guardare con maggiore attenzione, qualcosa in comune c’è.

Negli studi notarili esistono competenze rare. In altri termini, in alcuni casi gli assistenti notarili eseguono delle attività per le quali è molto difficile reperire sul mercato adeguate professionalità. Si pensi ad esempio a tutte le attività successive alla stipula come la messa a repertorio o l’effettuazione degli adempimenti immobiliari e societari. O agli addetti alla stesura degli atti societari. E’ un piccolo dramma quando gli addetti che svolgono queste attività lasciano lo studio, perché non è affatto facile sostituirli. Lo studio si indebolisce e spesso arranca faticando a recuperare la professionalità perduta. In casi come questi, in cui non esistono libri, corsi o formatori, il tempo sembra essersi fermato: le competenze si trasmettono ancora oralmente, per via sciamanica, come tra druidi di migliaia di anni fa.

Gli stessi addetti ai lavori sembrano consapevoli della loro rarità. Anche quando magari sono affiancati da una persona con meno esperienza e magari sono in odor di pensione sono spesso riluttanti a trasferire la loro professionalità, conquistata con fatica e sacrificio, ai più giovani.

Ed è proprio in questi frangenti che, dovendo comunque assicurare allo studio notarile la dovuta continuità, ci soccorre un approccio organizzativo che prendiamo in prestito dal mondo dell’ingegneria industriale: il reverse engineering.  

L’inglesismo indica il processo di analizzare un oggetto, un sistema o un processo già esistente per comprendere come funziona o è stato progettato. In pratica, si tratta di lavorare all’indietro (inversamente) attraverso il prodotto finale per dedurre il suo funzionamento interno o il processo di progettazione. Questo approccio è spesso utilizzato per ottenere una comprensione approfondita di un sistema senza avere accesso diretto alla sua documentazione o al suo codice sorgente originale.

Il reverse engineering può essere applicato a diverse aree, tra cui software, hardware, prodotti industriali e processi manifatturieri. Gli esperti di reverse engineering esaminano attentamente l’oggetto di interesse, identificano i componenti chiave, analizzano il comportamento e, quando possibile, ricostruiscono o documentano il processo o il prodotto. Questo processo può essere utilizzato per migliorare, ottimizzare o replicare un sistema senza dover partire da zero.

Per ricostruire almeno in parte le competenze rare presenti nello studio notarile, ci si può quindi aiutare con una attività di reverse engineering effettuata sulle pratiche eseguite, mediante la quale si possono recuperare con un approccio “dal particolare al generale” le informazioni necessarie ad effettuare correttamente il lavoro e a costruire procedure e prontuari utili per il futuro dello studio. Ad esempio, esaminando le modalità con le quali sono stati messi a repertorio gli atti nel tempo è possibile desumere una regola valida nella generalità dei casi. Parimenti riscontrando le modalità con cui sono stati compilati i Modelli Unici Notarili è possibile verificare quali campi vengono attivati e quali informazioni inserite a seconda del tipo di atto.

Ecco alcuni passaggi che potrebbero essere inclusi in un processo di reverse engineering per acquisire competenze notarili.

Si dovrebbe partire dall’analisi delle pratiche precedenti, identificando i dettagli delle procedure, gli adempimenti legali e gli aspetti pratici delle attività svolte. ove possibile potrebbe essere utile intentare interviste e discussioni con l’ex addetto per ottenere informazioni dettagliate sulle attività svolte.

Potrebbe giovare inoltre un confronto con gli assistenti notarili aventi funzioni affini o complementari all’interno dello studio.

Queste analisi consentono di solito di assiemare in modo logico le informazioni reperite e di creare documenti dettagliati e organizzati che descrivano le procedure, i passaggi chiave e le considerazioni importanti.

Se del caso, si possono utilizzare diagrammi di flusso, checklist e altri strumenti per rendere più chiare le informazioni.

Il modello così ottenuto può essere verificato dal Notaio e collaudato svolgendo simulazioni pratiche delle attività notarili utilizzando le informazioni raccolte.

Il successo di questo approccio dipenderà dalla qualità delle informazioni raccolte durante il processo di reverse engineering e dalla capacità di tradurre tali informazioni in procedure pratiche e utilizzabili.

Un approccio molto simile viene di solito adottato anche nella costruzione di schemi di atti e nella raccolta sistematica e ragionata di clausole particolari per tipologie di atti.

Il processo di reverse engineering delle competenze si rivela dunque in molti casi vantaggioso e può essere parte integrante della strategia di gestione della conoscenza in uno studio notarile, specialmente quando si tratta di ruoli chiave e di professionalità rare.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

A seguito dell’assunzione di una nuova figura professionale all’interno dello studio notarile si apre la fase di inserimento della nuova risorsa all’interno del team di lavoro. Questa fase, dalla durata variabile, prende il nome di onboarding.

Il termine onboarding difficilmente trova una corrispondenza diretta in italiano. Viene comunemente tradotto come “inserimento”, che tuttavia fa perdere alcune preziose sfumature che l’espressione inglese porta con sé. Questo poiché la parola boarding, imbarco, rimanda all’immagine del salire a bordo, imbarcarsi insieme all’equipaggio per partire per un viaggio. Il termine quindi conferisce al concetto che rappresenta un significato di aggregazione e integrazione propedeutiche all’intraprendere un percorso insieme e, soprattutto, rimanda ad un’attività dinamica, in movimento e che si sviluppa nel tempo. Sebbene all’interno dell’etimologia della parola “inserire” si ritrovi l’aspetto di integrazione (serere = intrecciare, connettere), tale termine comunica un atto puntuale e statico, apparendo dunque semplicistico rispetto alle molteplici implicazioni del processo che dovrebbe rappresentare.

L’importanza di organizzare in modo adeguato il processo di onboarding risulta chiaro andando ad osservare le ricerche che mostrano ciò che accade quando l’onboarding avviene in modo strutturato e ciò che accade quando al contrario l’onboarding è disorganizzato o del tutto assente.

Alcune ricerche ci dicono che le organizzazioni con strategie proattive per l’onboarding mantengono il 91% delle nuove risorse a distanza di un anno, mentre le organizzazioni con un onboarding passivo o assente solo il 30%.

Nell’organizzazione dell’onboarding, va comunque tenuto presente che l’introduzione di una nuova risorsa all’interno dello studio rappresenta un cambiamento su più fronti, e gli aspetti psicologici e umani di tale cambiamento vanno tenuti in considerazione. Una nuova persona infatti è un nuovo elemento che si inserisce in un complesso sistema di dinamiche relazionali già instaurate all’interno delle quali la persona dovrà imparare a muoversi e a conoscere, considerando inoltre le reciproche aspettative che muovono tanto la persona quanto la Direzione.

Alla luce di tutti questi aspetti dunque, risulta essere evidente che un onboarding efficace che faciliti il delicato periodo iniziale di una risorsa non può essere improvvisato, ma deve seguire una strategia. Per fare ciò, sono state individuate delle precise fasi consequenziali:

1. Pre-onboarding – fase preparatoria: è la fase che anticipa il primo giorno di lavoro della nuova risorsa, e comprende tanto la predisposizione documentale, quanto azioni di pre-accoglienza che possono aiutare a ridurre il senso di disorientamento che spesso accompagna il primo giorno di lavoro in un nuovo contesto lavorativo. Un esempio può essere la predisposizione di un vademecum inviato via e-mail in cui dare indicazioni precise su dove e a che ora viene attesa la persona, a chi dovrà rivolgersi, nonché una serie di informazioni utili da imparare nei primi giorni. Può essere importante anche l’organizzazione anticipata di aspetti logistici, quali la preparazione della scrivania e degli strumenti di lavoro (pc, badge, account e accessi ai software di lavoro). Tali accortezze infatti fanno sentire la persona accolta e attesa, e conferiscono l’idea di interesse e cura al personale da parte dello studio.
2. Welcoming and role-specific training – fase di accoglienza: è la fase di accoglienza vera e propria, che deve essere adattata alla nuova risorsa. È una fase altamente personalizzata, che può includere azioni e attività differenti in base al ruolo, il carattere e le pregresse esperienze di lavoro del neoassunto. Tali attività possono includere l’assegnazione di un mentore, la creazione di un’agenda delle attività per i primi giorni, stabilire riunioni periodiche formali, fornire materiale informativo e formativo (stampato, digitale o video) sulle pratiche, le policy e le procedure di studio, la predisposizione di un piano di formazione.
3. Easing into the new role – fase di socializzazione: quando avviene un nuovo inserimento è cruciale per l’intero studio creare delle occasioni che favoriscano e incentivino la socializzazione tra lo staff e il neoassunto, per esempio attraverso momenti di convivialità. Ciò risulta essere molto importante per incoraggiare un ambiente di lavoro accogliente e sano, dal momento che la qualità dell’ambiente di lavoro e la relazione con i superiori e con i colleghi sono alcuni tra i principali motivi che portano al turnover o, al contrario, facilitano il retention del personale.
4. Ongoing development – fase propositiva: è la fase durante la quale il responsabile delle risorse umane ha il compito di monitorare il percorso lavorativo del neoassunto a medio e a lungo termine. Vanno verificati tanto gli aspetti di interesse dello studio, come i risultati raggiunti e l’andamento produttivo, quanto gli aspetti più individuali della nuova risorsa, come la corrispondenza tra le aspettative iniziali sulla posizione e l’effettivo lavoro svolto, eventuali difficoltà o intoppi che la persona può aver riscontrato, spronandola a parlare di ciò che trova di positivo o di negativo nella sua nuova posizione lavorativa e mostrandosi disponibile nel favorire la sua integrazione in studio. Può essere utile in tal senso proporre incontri regolari di monitoraggio.

Spesso viene addotta la scarsa disponibilità di tempo come giustificazione per la mancata strutturazione dell’onboarding. Considerando l’elevato costo rappresentato dal processo di nuove assunzioni che può causare il turnover del personale, che secondo alcuni studi di ricerca può raggiungere un costo di tre volte superiore allo stipendio della posizione da coprire, l’iniziale investimento fatto sull’onboarding porta di fatto ad un concreto vantaggio economico, in quanto consente un rientro rappresentato dal retention del personale.

Anna Lisa Copetto e Giorgia Tentor, Consulenti presso Intuitus Network

SENTENZA DEL 27/09/2023 N. 2867/1 – CORTE DI GIUSTIZIA TRIBUTARIA DI SECONDO GRADO DELLA LOMBARDIA

Massima

Il curatore dell’eredità giacente può essere considerato esclusivamente detentore dei beni dell’asse ereditario al fine di adempiere a una serie di obblighi amministrativi e dichiarativi, ma non possessore nemmeno temporaneo degli stessi. Di conseguenza difetta a monte, in capo al curatore dell’eredità giacente, il “presupposto impositivo diretto”. In base a tale ragionamento la Corte di giustizia tributaria di secondo grado della Lombardia ha respinto l’appello dell’Ufficio e ritenuto non dovuta l’imposta di successione. Nel caso di specie, peraltro, pur volendo aderire alla tesi prospettata dall’Amministrazione finanziaria, il de cuius era privo di eredi e l’asse ereditario aveva valore negativo per cui non era dovuta alcuna imposta.

Sentenza

Testo:

SVOLGIMENTO DEL PROCESSO

Il contenzioso ha ad oggetto un avviso di liquidazione emesso per imposte di successione (ipotecaria, catastale, bollo) a seguito del decesso di xxxx e subentro della curatela dell’eredità giacente (con nomina del Tribunale, sez. Volontaria Giurisdizione).

Il merito della questione (tralasciando una serie di eccezioni preliminari pure poste) è che la curatela ritiene non dovuto alcunché perché non ci sono eredi e l’asse ereditario è negativo per ? 217.000; per di più il curatore si limita alla amministrazione dei beni ma non ne ha il possesso sicché manca, a suo dire, il presupposto impositivo. L’Ufficio sostiene invece che se è vero che i soggetti passivi dell’imposta siano gli eredi e chi presenta la dichiarazione di successione, è altrettanto vero che i curatori dell’eredità giacente sono immessi nel possesso temporaneo dei beni sicché, dal punto di vista fiscale, il curatore è nel possesso dei beni che amministra.

La CTP ha accolto il ricorso ritenendo che il curatore dell’eredità giacente non possa essere ritenuto responsabile del pagamento delle imposte di successione, bollo, ipotecarie e catastali o di tutti i tributi riferibili alla massa ereditaria in attesa di assegnazione. Ciò perché: si limita ad amministrare i beni, non è nel possesso dei beni, nessun trasferimento di ricchezza si è verificato a suo favore. Ne consegue che manca la soggettività passiva di imposta. Le spese sono state compensate.

Propone appello l’ufficio. Ripercorre e analizza l’istituto della curatela dell’eredità giacente e sottolinea che i curatori hanno specifici obblighi anche fiscali fra cui il pagamento dell’imposta di successione, in quanto il curatore è obbligato e presentare la dichiarazione di successione ed è indicato ex lege come responsabile solidale dell’imposta, anche se non è propriamente il soggetto passivo che è invece l’erede che accetta. A dire dell’ufficio l’inesistenza di chiamati all’eredità e l’avere indicato nella dichiarazione di successione lo Stato come beneficiario non comporta l’automatico esonero dal versamento perché ciò può ritenersi definitivo solo alla scadenza del termine di 10 anni dall’apertura della successione. Si richiama una sentenza della CTP di Milano che ha confermato che il curatore deve pagare anche se è indicato lo Stato come beneficiario (n. 1499/2022). Quanto al presupposto impositivo, in ambito tributario il curatore deve intendersi fiscalmente possessore dei bei che amministra.

Si è costituita la curatela dell’eredità giacente chiedendo la conferma della sentenza di primo grado.

Ha depositato successiva memoria l’ufficio per evidenziare ulteriore giurisprudenza di merito a sé favorevole anche di secondo grado di questa Corte di II (2488/2023).

MOTIVI DELLA DECISIONE

L’appello dell’Ufficio è infondato e, pertanto, non merita accoglimento, con conseguente doverosa conferma della decisione di primo grado.

Anzitutto occorre ricordare che, per consolidata giurisprudenza della Suprema Corte, il giudice, nel motivare “concisamente” la sentenza secondo i dettami di cui all’art. 118 disp. att. cpc, non è tenuto ad esaminare specificamente ed analiticamente tutte le questioni sollevate dalle parti, ben potendosi limitare alla trattazione delle sole questioni, di fatto e di diritto, considerate rilevanti ai fini della decisione concretamente adottata. Ne consegue che quelle residue, non trattate in modo esplicito, non devono necessariamente essere ritenute come “omesse”, per effetto di “error in procedendo”, ben potendo esse risultare semplicemente assorbite (ovvero superate) per incompatibilità logico- giuridica con quanto concretamente ritenuto provato. Alla luce di quanto appena ricordato, si deve quindi precisare che la trattazione sarà in questa sede limitata all’approfondimento delle sole questioni rilevanti e dirimenti ai fini del decidere; ritenendosi quindi assorbite tutte le altre eccezioni e questioni. E ciò in applicazione del principio della cosiddetta ‘ragione più liquida’ desumibile dagli artt. 24 e 111 Cost., ulteriormente valorizzato e confermato dalla Suprema Corte (Cass. Civ., ord. n. 26214/2022; Cass. Civ., ord. n. 9309/2020; Cass. Civ., ord. n. 363/2019; Cass. Civ., ord. n. 11458/2018; Cass. Civ. SSUU sentenza n. 24883/2008; Cass. Civ. n. 26242/2014 e Cass. Civ. n. 9936/2014).

Ai sensi dell’articolo 5 del D. Lgs. 31.10.1990, n. 346 (TUS), i soggetti passivi dell’imposta sono gli eredi; ai sensi del successivo articolo 28, comma 2, l’obbligo di presentazione della dichiarazione di successione grava sui soggetti chiamati all’eredità, i legatari, ovvero i loro rappresentanti legali, gli immessi nel possesso temporaneo dei beni dell’assente, gli amministratori dell’eredità, i curatori delle eredità giacenti, gli esecutori testamentari. Quanto al pagamento delle imposte di successione, l’articolo 36 del TUS stabilisce che “Fino a quando l’eredità non sia stata accettata, o non sia stata accettata da tutti i chiamati, i chiamati all’eredità, o quelli che non hanno ancora accettato, e gli altri soggetti obbligati alla dichiarazione della successione, esclusi i legatari, rispondono solidalmente dell’imposta nel limite del valore dei beni ereditari rispettivamente posseduti”.

A parere di questa Corte il curatore dell’eredità giacente può essere al massimo considerato un detentore dei beni dell’asse ereditario in funzione dell’adempimento di una serie di obblighi di amministrazione e dichiarativi, ma non un possessore nemmeno temporaneo dei beni stessi, con la conseguenza che difetta a monte il presupposto impositivo diretto. Né tale conclusione è smentita dal disposto dell’art. 36 TUS laddove considera ‘i soggetti obbligati alla dichiarazione di successione’ comunque responsabili in via solidale delle imposte dovute; è infatti evidente, anche dalla dizione letterale della norma, che una forma di responsabilità solidale presuppone l’esistenza di un obbligato in via principale e dunque la presenza e l’identificazione di eredi o almeno soggetti chiamati alla eredità. Condizione che difetta nel caso di specie non esistendo né eredi né chiamati alla eredità, come confermato dalla dichiarazione di successione che indica lo Stato come beneficiario.

Peraltro, la stessa Amministrazione Finanziaria che considera il curatore dell’eredità giacente un possessore dei beni, con la risposta ad interpello n. 587 del 15.09.2021 ha comunque affermato che il curatore è obbligato a versare l’imposta nei limiti del valore dei beni ereditari posseduti. Ora, nel caso in esame, da un lato, l’eredità è devoluta allo Stato non risultando neppure identificati chiamati all’eredità, sicché già per questo non possono essere pretese imposte di successione o catastali o ipotecarie; dall’altro, comunque, chi è nel possesso dei beni ereditari (e come detto non è tale il curatore dell’eredità giacente) fino alla accettazione dell’eredità non può essere chiamato a rispondere dell’imposta oltre il limite del valore dei beni posseduti che nel caso di specie non esiste perché l’asse ereditario è negativo. In altri termini, pur volendo aderire alla ricostruzione dell’Ufficio sulla qualità del curatore dell’eredità giacente (che comunque questa Corte non condivide), non può pretendersi nel caso di specie alcuna imposta a nessun titolo essendo l’asse ereditario devoluto allo Stato e di valore negativo.

La giurisprudenza di merito si è già espressa più volte in questa stessa direzione: CTP Milano, sez. 16, n.604/2022; CGT II grado Lombardia, sez. 22, n.4078/2022; CTG I grado Milano, sez. 5, n.2973/2022; CTG I grado Milano, sez. 20, n.3594/2022; CGT II grado Lombardia, sez.6, n.1626/2023; CTP Torino 545/3/2020; CTP Milano 725/2022, CGT I Milano 2973/2022); CTP Milano 945/2021; CTP Milano 1632/2021; CTP Milano 604/2022.

La condanna al pagamento delle spese di lite segue la soccombenza e le stesse si liquidano, tenuto conto della natura e del valore della controversia, nonché dei parametri tabellari di riferimento, in complessivi? 1.202; oltre al 15% a titolo di rimborso spese generali e accessori di legge ove dovuti.

P. Q. M.

La Corte di Giustizia Tributaria di II° per la Lombardia

RIGETTA

L’appello dell’Ufficio e per l’effetto conferma la sentenza di primo grado.

CONDANNA

L’Ufficio soccombente alla rifusione delle spese di lite che si liquidano, con riferimento a questo grado di giudizio, in complessivi? 1.202 oltre al 15% a titolo di rimborso forfettario spese generali e accessori di legge ove dovuti.

Barbara Bosso de Cardona,  Notaio.