Una delle più grandi sfide nella gestione di uno studio notarile è di ottenere che i collaboratori realizzino in maniera puntuale e precisa quanto stabilito dal Notaio.

I Notai spesso lamentano che gli assistenti notarili non fanno ciò che gli viene chiesto, nonostante gli venga detto e ripetuto anche più volte.

Gli assistenti notarili non sempre collaborano efficacemente tra loro. Talvolta faticano a dare le giuste priorità alle pratiche da svolgere, oppure adottano modalità di lavoro inadeguate dettate da non competenza, da mancanza di tempo, dalla paura, dalle abitudini, da convinzioni limitanti o dalla difficoltà di gestire il cliente.

Quando uno studio diventa grande, le persone faticano a coordinarsi a vista e si inizia a sentire la necessità una maggiore supervisione e coordinamento.

Nel contempo, le spinte competitive inducono lo studio notarile a diventare più efficiente, cioè a cercare di fare più pratiche in meno tempo, mantenendo una qualità impeccabile. Tutte queste esigenze costringono il Notaio ad intromettersi molto più di una volta nell’agenda e nelle modalità di lavoro di dipendenti e collaboratori.

In altre parole il Notaio si ritrova a svolgere all’interno del proprio studio un ruolo sempre più manageriale. Per un Notaio non è facile svolgere la funzione manageriale.  

Il Notaio ha poco tempo e questo rende difficile conciliare il suo ruolo manageriale con quello tecnico che consiste nei colloqui con i clienti, nello studio delle problematiche giuridiche, nel controllo delle minute, nel presiedere alle stipule, nell’aggiornamento e così via.

Ecco perché ha bisogno di assegnare agli assistenti traguardi misurabili, in modo da gestire lo studio per obiettivi, e ad avvalersi di procedure scritte in modo da gestire lo studio per eccezioni.

Oltre a mancargli il tempo, al Notaio viene tutt’altro che naturale fare il manager.

Misura tutti sul suo metro. Quindi è convinto che i collaboratori possano arrangiarsi da soli come ha sempre fatto lui nella vita e nella professione. L’asticella che pone talvolta non è realistica, è troppo alta.

A volte il Notaio non ha fiducia nel management in quanto tale, e pensa che la gestione dello staff sia una perdita di tempo prezioso sottratto al lavoro.

Il notaio inoltre è selezionato e preparato per tutto il suo percorso professionale per le sue capacità individuali, e non per quelle di gestione di un gruppo. Dalla facoltà di giurisprudenza al concorso e poi all’esercizio della Funzione notarile, viene apprezzato in quanto individuo. Quando diventa molto bravo, a seguito dell’aumento del lavoro, il Notaio deve necessariamente dotarsi di collaboratori e assistenti. Vale a dire: deve gestire un team. Ma è stato formato per un obiettivo completamente opposto: fare tutto da solo.  La differenza è tangibile. La reazione di tutti i professionisti quando ricevono un nuovo lavoro è di iniziare a farlo mentre quella del manager è di scegliere a chi farlo fare e assegnarlo a quel collaboratore. Molti notai si ritrovano così per loro generosità e buon cuore quasi inavvertitamente a svolgere anche in parte le incombenze dei propri assistenti, che trovando accoglienza si liberano dei loro compiti.

Il percorso formativo del Notaio non ricomprende in genere lo studio di materie aziendali vuoi perché gli studi notarili sono stati poco esaminati dal punto di vista economico, ma anche per la tradizionale competizione tra facoltà universitarie.

In sintesi, utilizzando la metafora calcistica, ogni Notaio passa da un ruolo di giocatore a quello di allenatore della sua squadra senza fare il corso per commissari tecnici che la FIGC tiene a Coverciano e al quale hanno dovuto sottoporsi anche campioni del calibro di Pirlo.

Come se non bastasse, gestire lo staff di uno studio notarile è quanto di più difficile ci sia al mondo. Gli assistenti notarili svolgono in autonomia compiti molto complessi. Tendono ad essere estremamente indipendenti, scettici, hanno spesso caratteri forti e non potrebbe essere diversamente visto il carico emotivo, di responsabilità, di complessità, di produttività e ripetitività che devono gestire quotidianamente. Sono anche piuttosto permalosi, quindi ogni osservazione sul versante lavorativo anziché essere accolta come spunto di miglioramento viene vissuta come una critica personale. Inoltre, non di rado sono convinti di saper gestire le cose molto meglio del Notaio stesso e quindi si sentono legittimati a mettere becco dappertutto.

Gestire queste persone può diventare per il Notaio estremamente spiacevole perché la conflittualità è assicurata ed anche frustrante perché l’impegno emotivo e materiale spesso non trova riscontro nei risultati ottenuti. Tanto che alcuni notai rinunciano tout court ad una gestione proattiva dello studio.

Come avremo modo di approfondire in successivi interventi, il Notaio manager svolge due funzioni fondamentali. La prima è quella di assegnare i compiti, bilanciare i carichi di lavoro, e monitorare la loro realizzazione.

La seconda funzione consiste nel gestire a livello emotivo il gruppo e i singoli assistenti notarili: stabilire le regole di partecipazione al gruppo, motivare, fare da collante al team. 

Il primo passo che un Notaio può fare consiste nell’accettare l’esistenza e l’efficacia della funzione manageriale, cioè nel prendere consapevolezza che al pari del diritto anche il management è una scienza ed è un mestiere a parte, e che lo studio notarile può beneficiare notevolmente in termini di efficienza, di riduzione dei rischi e di benessere dello staff da una gestione più manageriale.

Poi il grande punto di forza del Notaio è la sua proverbiale capacità di apprendimento, forgiata da anni di studio di leopardiana memoria. Per cui ha tutti gli strumenti per apprendere anche questa nuova, utile disciplina.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

Articoli consigliati