In uno studio notarile, ogni atto e ogni cliente fanno storia a sé. Eppure, il fatto che esista una certa regolarità nell’iter di elaborazione degli atti e nell’esecuzione degli adempimenti si percepisce già ad istinto.

E’ interessante mappare e descrivere per iscritto questi passaggi, per aumentare l’efficacia e l’efficienza dello studio e ridurre i rischi.

Le procedure possono essere preziose in quanto determinano in modo univoco chi deve fare che cosa e come deve farlo. Chiariscono la responsabilità intesa come dovere di attivarsi ma anche di rendere conto ai superiori e la collegano all’autorità, cioè alla possibilità di impiegare idonee risorse, in termini di tempo e denaro. Soprattutto quando una pratica passa da una scrivania all’altra, si moltiplica la possibilità di buchi e doppioni. Cioè di attività anche essenziali non svolte o di attività inutilmente duplicate. Le procedure servono a ridurre la probabilità che questo accada stabilendo tempi e modi delle staffette.

Con un buon set di procedure è possibile uniformare il metodo di lavoro e i controlli tra assistenti notarili che non di rado provengono da esperienze diverse e quindi lavorano in modo completamente diverso l’uno dall’altro.

Le procedure sono anche molto preziose per l’inserimento di nuove figure all’interno dello studio, che possono disporre di una guida che consente loro di rendersi immediatamente utili.

L’esistenza di istruzioni di lavoro scritte, facilita la sostituzione e l’intercambiabilità delle mansioni in caso di necessità, ad esempio sostituzioni per malattia o maternità. Soprattutto quando sono coinvolte competenze rare e difficilmente riproducibili come ad esempio la messa a repertorio o l’esecuzione degli adempimenti immobiliari.

I protocolli così formalizzati consentono al notaio di ottimizzare il tempo dedicato all’organizzazione dello studio, utilizzando la tecnica della gestione per eccezioni (management by exceptions). Il notaio deve infatti dedicarsi ai colloqui, alla stipula, all’aggiornamento, allo sviluppo della clientela. Quanto più ha successo, tanto più deve attrezzare lo studio per ottimizzare il suo tempo dando regole di default certe e precise.

Le procedure servono infine al notaio per mitigare la responsabilità che gli deriva dall’operato dei collaboratori e dei dipendenti. Non è pensabile che sia il notaio in prima persona ad occuparsi di tutto, ma certamente ci si aspetta che organizzi al meglio e sovrintenda all’organizzazione dello studio.

Dal punto di vista del diritto del lavoro le procedure costituiscono una disposizione di servizio emanata dal Notaio-datore di lavoro in forma scritta, il cui ingiustificato inadempimento è sanzionabile a livello disciplinare per il dipendente secondo quanto stabilito dallo Statuto dei Lavoratori e dal CCNL applicabile.

Le procedure possono seguire L’intera parabola dell’atto notarile, dal primo colloquio col cliente all’archiviazione del fascicolo. Inoltre, possono regolamentare anche aspetti di carattere interno come la fatturazione e il recupero dei crediti.

Costituiscono documenti della qualità e possono fungere da base per l’adozione di sistemi di gestione documentati conformi allo standard internazionale ISO 9001:2015.

Nel loro stile redazionale, le procedure assomigliano molto da vicino alle regole per la gestione dei processi che il Notaio ha studiato alla facoltà di giurisprudenza, in esami che non a caso si chiamano proprio procedura civile e procedura penale. 

Le procedure possono rispondere a domande come: “Quali informazioni sul cliente vanno raccolte in sede di colloquio? Come vanno riportate nel fascicolo?” oppure “Cosa occorre archiviare e in che ordine. Come selezionare cosa eliminare dal fascicolo?”. Si possono anche introdurre scadenze: “entro quando deve essere effettuato l’adempimento immobiliare? “

Non è facile stabilire quanto approfondite debbano essere le istruzioni di lavoro. Non bisogna esagerare coi dettagli perché altrimenti demotiviamo le persone e togliamo loro lo spirito critico. D’altra parte disporre di una ricetta troppo succinta impedirebbe l’efficace preparazione di qualsiasi manicaretto. Vale la regola del farmacista: ogni procedura che deve essere lunga “quanto basta”. Ogni procedura è una mappa che non deve mai diventare territorio, ma contenere solo le informazioni dei punti cospicui, necessari a non perdere la strada.  

È molto importante che le procedure siano progettate e condivise con chi le utilizza. Non devono essere calate dall’alto perché altrimenti verranno cortesemente messe da parte. L’esistenza di procedure aiuta il Notaio a gestire meglio lo studio ma di certo non può sostituire del tutto il suo ruolo manageriale e di coaching nei confronti degli assistenti notarili.  

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

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