Lo studio notarile è un piccolo ecosistema nel quale un gruppo di individui e di professionalità quotidianamente interagisce e condivide spazi, strumenti, obiettivi. Col passare del tempo e in modo quasi inconsapevole si costruiscono dei ruoli, dei legami, dei principi di comportamento che trovano un proprio equilibrio – più o meno stabile – e che consentono allo studio di avere successo. Quando all’aumentare della complessità e delle dimensioni dell’organico non corrisponde una strategia consapevole e mirata, lo studio corre il rischio che si possano venire a creare delle zone d’ombra in cui nessuno in realtà è in grado di dire con certezza chi fa che cosa o chi risponde a chi. Questa mancanza di chiarezza sui ruoli, sulle responsabilità e sulle mansioni può generare delle situazioni di conflitto e incidere negativamente sui risultati dello studio nei confronti della propria clientela.
L’organigramma e il mansionario servono esattamente a questo: a sgomberare il campo da qualunque equivoco rispetto al ruolo che ciascuno può e deve avere all’interno dello studio.
Cos’è un organigramma e a cosa serve. L’organigramma rappresenta graficamente l’articolazione delle responsabilità, le relazioni gerarchiche esistenti (o auspicate) tra i singoli individui che compongono lo staff di un’organizzazione. La sua funzione è di rappresentare in maniera semplice e diretta chi prende le decisioni, chi le esegue, chi controlla, con chi si deve collaborare. Un organigramma ben concepito è quindi in grado di rispondere a poche, semplici domande: quali sono le figure rilevanti nello studio? chi ha la responsabilità di chi e di cosa? chi risponde a chi e di che cosa? È utile non solo per chiarire le dinamiche gerarchiche ma anche per sottolineare la centralità di ogni singolo individuo per il successo dello studio nel suo complesso.
Esempio di Organigramma di uno Studio notarile
L’organigramma non deve essere un semplice esercizio di stile, è un momento di vera e propria autoanalisi nel quale si richiede al Notaio di disegnare l’attuale configurazione dell’assetto organizzativo dello studio e, sulla base delle considerazioni che se ne può trarre, di rappresentare l’assetto organizzativo che si desidera per il futuro. L’organigramma, in questo senso, è una fotografia di ciò che siamo oggi ma anche una base di partenza per la riprogettazione del nostro modello organizzativo. L’organigramma ha pertanto un senso quando ancorato ad un progetto di definizione di una strategia organizzativa strutturata e consapevole.
È importante che l’organigramma non solo venga rispettato ma anche costantemente aggiornato in modo da registrare tempestivamente i cambiamenti che avvengono all’interno dello studio per effetto degli ingressi e delle uscite, ma anche dei cambi di mansione, degli avanzamenti di carriera o dei cambiamenti intervenuti eventualmente nel “core business” dello studio.
Che cos’è il mansionario e a cosa serve. Il mansionario è un documento che discende direttamente dall’organigramma e che descrive in maniera chiara e oggettiva le caratteristiche che ciascuna posizione organizzativa deve possedere. È in sostanza una descrizione analitica della posizione lavorativa in termini di mansioni e responsabilità, di requisiti minimi richiesti (titoli di studio, competenze professionali, competenze trasversali, esperienze pregresse) e di aspetti organizzativi (collocazione gerarchica, inquadramento contrattuale, retribuzione, benefit, opportunità di carriera). Le funzioni a cui assolve sono molteplici: fa chiarezza sul raggio di azione attribuito a ciascuno, guida e rende più efficiente il processo di selezione di nuovo personale, orienta la programmazione delle attività di formazione necessarie per colmare eventuali gap rilevati, consente una più agevole valutazione del personale e delle sue performance.
Conclusioni
L’organigramma e il mansionario sono strumenti che si sostengono a vicenda aiutando lo studio notarile a individuare e formalizzare gli aspetti più rappresentativi della propria struttura organizzativa.
Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network
