Nel panorama delle professioni giuridiche, il ruolo del notaio è regolamentato da una serie di norme rigide volte a tutelare l’indipendenza e l’imparzialità del pubblico ufficiale. Tuttavia, come per altre categorie professionali, anche i notai possono sentirsi attratti da forme di collaborazione organizzata che permettano di condividere risorse, conoscenze e opportunità commerciali, mantenendo al contempo l’autonomia professionale. In tale contesto, l’associazione tra notai rappresenta la principale e, al momento, l’unica struttura associativa riconosciuta dalla Legge Notarile (Legge 16 febbraio 1913, n. 89), pacificamente adottabile all’interno del sistema.
La Struttura Associativa Prevista dalla Legge Notarile
L’associazione tra notai, sebbene non molto diffusa, è considerata una forma di collaborazione flessibile che permette ai professionisti di operare in sinergia senza compromettere l’autonomia individuale e il rispetto delle norme di deontologia notarile. La Legge Notarile consente ai notai di costituire associazioni per condividere spese comuni, come quelle relative all’ufficio, ai collaboratori o ai mezzi tecnologici, e per coordinare meglio le attività professionali, sempre nel rispetto delle competenze e responsabilità individuali.
Questa tipologia di collaborazione permette di migliorare l’efficienza operativa e, in alcuni casi, di potenziare l’offerta dei servizi notarili. Tuttavia, si tratta di una struttura associativa piuttosto limitata nella sua applicazione pratica, principalmente a causa delle stringenti disposizioni normative che regolano la professione notarile e della necessità di salvaguardare la terzietà e l’indipendenza del notaio.
L’articolo della Legge Notarile italiana che consente le associazioni tra notai dello stesso distretto è l’articolo 82.
Secondo questo articolo, i notai possono associarsi tra loro al fine di esercitare in comune le loro funzioni. Tuttavia, questa possibilità è limitata ai notai aventi sede in qualsiasi comune della regione, ovvero del distretto della Corte d’Appello in cui si trova la sede, se tale distretto comprende più regioni.
L’associazione consente ai notai di condividere i locali e le risorse, ma ciascun notaio resta comunque responsabile personalmente e autonomamente per i propri atti notarili.
Ecco il testo dell’articolo 82:
“Sono permesse associazioni di notai aventi sede in qualsiasi comune della regione, ovvero del distretto della Corte d’appello in cui si trova la sede, se tale distretto comprende più regioni, per svolgere la propria attività e per mettere in comune, in tutto o in parte, i proventi delle loro funzioni e ripartirli, poi, in tutto o in parte, in quote uguali o disuguali”.
Ciò significa che la ripartizione degli utili e delle spese tra i notai associati deve essere prevista nell’atto costitutivo dell’associazione notarile, lasciando quindi ai notai stessi la possibilità di determinare i criteri di divisione. Tuttavia, queste modalità devono rispettare quanto stabilito, ossia che ogni notaio mantiene la propria autonomia e responsabilità per gli atti compiuti.
In sintesi, è l’atto costitutivo dell’associazione a regolare come saranno ripartiti utili e spese tra i notai associati. Sempre più frequentemente si stabilisce un criterio di ripartizione dei proventi predeterminato, che in generale appare preferibile, almeno fintanto che rispecchia i rispettivi apporti. La normativa fiscale (art. 5 TUIR) consente anche la determinazione a posteriori, per accordo tra gli associati, purché con atto avente data certa anteriore a quella della presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di cui trattasi.
Gli Elementi Essenziali dello Statuto di un’Associazione tra Notai
La costituzione di un’associazione tra notai richiede la predisposizione di uno statuto che definisca con precisione i termini della collaborazione e i diritti e doveri dei membri. Gli elementi essenziali dello statuto includono:
- Oggetto dell’associazione: L’associazione deve essere finalizzata esclusivamente alla gestione condivisa di alcuni aspetti operativi, come le spese per l’ufficio, l’acquisto di strumenti tecnologici o il supporto amministrativo. L’attività notarile, infatti, resta strettamente personale e deve essere svolta in modo autonomo da ciascun associato.
- Ruolo e responsabilità dei singoli notai: Lo statuto deve chiarire che ogni notaio, pur facendo parte dell’associazione, continua a esercitare la propria attività in maniera indipendente e secondo le proprie responsabilità professionali. Questo aspetto è fondamentale per mantenere la conformità alle normative vigenti e per garantire l’imparzialità del notaio.
- Modalità di gestione e ripartizione delle spese: Lo statuto deve prevedere le modalità con cui vengono gestite e ripartite le spese comuni, come l’affitto dell’ufficio, le utenze, il personale di segreteria o le attrezzature informatiche. È importante che queste modalità siano definite in maniera chiara e trasparente, per evitare conflitti tra gli associati.
- Modalità di gestione e ripartizione dei proventi e degli utili: Inoltre, lo statuto deve disciplinare anche la ripartizione degli utili. Sebbene i notai esercitino la loro attività individualmente, alcune attività comuni o collaborazioni tra associati potrebbero generare utili condivisi, come per esempio la gestione di incarichi ricevuti congiuntamente. In questi casi, le modalità di ripartizione degli utili devono essere indicate chiaramente, stabilendo le percentuali o i criteri che determinano la quota spettante a ciascun associato, tenendo conto del contributo di ciascuno alla generazione del reddito. Questo aspetto, però, va trattato con particolare attenzione, poiché ogni notaio è tenuto a rispettare l’autonomia professionale, il divieto di esercizio con finalità commerciali e la responsabilità personale del proprio operato. Di conseguenza, l’eventuale ripartizione degli utili deve essere compatibile con la normativa deontologica, garantendo che non si creino situazioni che possano minare l’indipendenza dei singoli notai.
- Governance e amministrazione dell’associazione: Sebbene si tratti di una struttura molto semplice, è utile prevedere uno o più soggetti incaricati dell’amministrazione delle spese comuni e della gestione delle risorse condivise. Tali figure possono essere designate dagli associati secondo modalità stabilite nello statuto.
- Durata e modalità di scioglimento: Lo statuto deve indicare la durata dell’associazione e le modalità di scioglimento o di recesso di un singolo associato, stabilendo le conseguenze economiche e operative di tali eventualità.
- Esclusione di finalità commerciali: È essenziale che lo statuto chiarisca che l’associazione non ha scopo di lucro né può operare con finalità commerciali, poiché questo sarebbe in contrasto con la normativa deontologica che regola la professione notarile. L’associazione deve servire esclusivamente a migliorare l’efficienza operativa dei membri.
Possibili Altre Forme di Collaborazione: Reti e Consorzi di Professionisti
Oltre all’associazione tra notai, un’altra forma di collaborazione che sembrerebbe astrattamente compatibile con il sistema notarile è rappresentata dalle reti tra professionisti e dai consorzi di professionisti, forme associative introdotte nel nostro ordinamento dal Jobs Act degli autonomi (Legge 22 maggio 2017, n. 81). Questi modelli organizzativi consentono ai professionisti di collaborare su progetti comuni o di partecipare congiuntamente a gare pubbliche, offrendo la possibilità di mettere in rete competenze e risorse senza compromettere l’autonomia dei singoli aderenti.
Tuttavia, l’applicabilità di tali modelli ai notai è ancora oggetto di discussione, poiché vi è necessità di un’interpretazione che concili le specificità della professione notarile con la flessibilità concessa dal Jobs Act. La delicatezza della figura del notaio, con la sua funzione pubblica di garanzia, rende infatti complessa l’adozione di strutture associative più ampie rispetto all’associazione notarile tradizionale.
Conclusioni
In sintesi, le associazioni tra notai rappresentano l’unica forma di collaborazione strutturata espressamente prevista e riconosciuta dalla Legge Notarile. Esse offrono un modello funzionale di condivisione delle risorse, garantendo al tempo stesso il rispetto dei principi di autonomia e indipendenza professionale che sono fondamentali per la figura del notaio. Accanto a queste, le reti e i consorzi tra professionisti previsti dal Jobs Act autonomi potrebbero forse rappresentare uno sviluppo interessante per il futuro, ma necessitano di ulteriori chiarimenti normativi e interpretativi per essere pienamente applicabili al settore notarile.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Networ