Molti Notai hanno l’impressione che i loro dipendenti e collaboratori non si esprimano sempre al massimo delle loro possibilità. Cionondimeno, i membri degli staff notarili si dichiarano sempre saturi, spossatissimi e non hanno mai tempo per gestire ulteriori pratiche. Come verificare la realtà dei fatti?
La rilevazione dell’effettivo apporto di un collaboratore rispetto alle sue potenzialità, richiede la conoscenza di alcuni elementi: l’attività in questione, il tempo necessario a portare a termine quella determinata attività, il profilo professionale in termini competenze ed esperienze che si ritiene necessario allo svolgimento di quella attività, ed infine le reali caratteristiche della persona. Rispetto quindi al tempo teoricamente necessario per eseguire il lavoro – rispettando un determinato metodo ed entro una certa unità di tempo – la misurazione del tempo effettivamente speso nell’esecuzione del lavoro può dare un’idea di quella che è la resa lavorativa dei collaboratori, presi singolarmente. Estendendo l’analisi, questa può restituire anche una misura dell’efficienza di studio nel suo complesso.
A partire da questi dati è dunque possibile, anche all’interno di uno studio notarile, procedere all’analisi dei carichi di lavoro.
Le indagini devono tener conto di una certa variabilità e aleatorietà nella definizione dei tempi necessari allo svolgimento delle diverse pratiche: la rilevazione meramente quantitativa non può esprimere, o non sempre, un risultato significativo in quanto non riesce a pesare il diverso grado di complessità tecnica e relazionale delle varie pratiche, spesso determinato da fattori difficilmente misurabili. Un esempio su tutti: la elaborazione dell’atto di un cliente collaborativo richiederà tempi e modalità differenti rispetto alla predisposizione della minuta di un cliente indisciplinato che porta i dati un po’ alla rinfusa e non sempre completi o corretti. Alcuni atti inoltre sembrano facili all’inizio ma in corso d’opera si possono appalesare difficoltà tecniche inizialmente non prevedibili. Si parla in questi casi di atti con onerosità sopravvenuta. Atti giuridicamente o catastalmente molto complessi possono portare a tempi di esecuzione molto dilatati e la persona che li predispone invece di essere premiata per la sua certosina pazienza rischierebbe di essere punita per la sua bassa produttività.
Pur non esistendo ancora nell’ambito degli studi notarili degli standard di riferimento condivisi, è possibile stimare, almeno per le attività più routinarie, il tempo medio standard di esecuzione. Tempo che andrà rapportato anche alle qualifiche e ai profili professionali necessari allo svolgimento di quella attività. La stima consentirà di confrontare le performance individuali con quella che è la best practice (di studio o del settore) cercando di cogliere ed imitare gli opportuni spunti per il miglioramento.
Se è vero che non esistono allo stato attuale degli standard condivisi per lo studio notarile, data anche la complessità dei fattori che entrano in gioco nel processo di stipula di un atto notarile, per definizione difficilmente misurabili, è vero però che esistono degli strumenti e delle modalità operative che possono fornire spunti interessanti.
A prescindere dalle modalità prescelte, l’analisi dei carichi di lavoro può fornire utili informazioni circa la misura non solo dell’effettiva espressione delle potenzialità lavorative del collaboratore ma anche della equità delle politiche retributive riferite al reale apporto del singolo allo studio in termini di redditività, di complessità della clientela, di pratiche gestite e quant’altro. Non solo, può diventare anche uno strumento di identificazione di quello che è il reale fabbisogno di risorse umane dello studio, rispetto al quale il Notaio potrà intervenire con gli opportuni adeguamenti.
Nell’ambito degli Studi Notarili Associati, l’analisi dei carichi di lavoro esprime la sua utilità anche in termini di sviluppo del piano di crescita dei giovani professionisti ma anche in termini di analisi del contributo dei professionisti senior allo sviluppo dello studio in relazione al tempo dedicato alla professione, piuttosto che all’organizzazione o all’attività di comunicazione esterna.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network