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La spartizione dei pani e dei pesci nello Studio Notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo

Una delle situazioni più complesse da gestire all’interno di uno Studio Notarile è la suddivisione delle pratiche da svolgere tra i vari dipendenti e collaboratori.

Si tratta di una materia difficile da governare o regolamentare perché soggetta a variazioni difficili da prevedere.

Ci possono infatti essere picchi nella domanda sia dovuti alla stagionalità che dovuti alla imprevedibilità delle richieste della clientela, oltre che a ondate di lavoro dovute alla emanazione di specifici provvedimenti di legge. Inoltre le pratiche sono caratterizzate daonerosità sopravvenuta e quindi anche in corso d’opera una pratica facile può arenarsi ed una difficile risolversi prima e meglio del previsto.

Alle volte sono istituiti criteri automatici, ma se non sono monitorati possono portare a una distribuzione non proporzionata.

Ad esempio, un criterio di suddivisione per segnalatori può portare a squilibri in quanto ad esempio una singola agenzia immobiliare, banca o commercialista potrebbe proporre una pluralità di atti contemporaneamente oppure rimanere quiescente per molto tempo.

Puntare sulla buona volontà dei singoli nel ripartirsi il lavoro significa penalizzare le persone più timide e disponibili a vantaggio di quelle più abili nel mascherare i propri carichi.

Teniamo presenti i differenti criteri con cui il dipendente giudica il notaio e viceversa. Per il dipendente il criteri è solo quello dell’ equità, mentre per il datore di lavoro le variabili sono efficacia, efficienza, tempestività, riduzione dei rischi, cortesia nei confronti del cliente, ecc…

Tra l’altro, non tutti i collaboratori sono ugualmente generosi nel mettere a disposizione il proprio tempo. Rarissimo ad esempio il collaboratore che venga a chiedere altro lavoro dichiarando di averne troppo poco. E certamente non è un bel segnale se se ne accorge lui e non noi. 

Comportamenti mimetici, spesso accompagnati da lamento.

Eccessiva generosità chi vuole veramente far contento,  e accentramento da parte di workaholics e altri bulimici dell’atto notarile spesso profondamente insicuri, con conseguenti rischi di ritardi, errori e di burnout.

Il compito di assegnare i carichi di lavoro è molto difficile da delegare. E’ un compito che difficilmente si accetta venga gestito dai propri pari, a meno di non avere in studio delle persone particolarmente autorevoli professionalmente e per carattere che vengano riconosciute come dei leader naturali. 

Non è facile “fare i mucchietti” in modo equo. I carichi dovrebbero infatti essere proporzionati alle skills, alla seniority e all’orario di lavoro prestato dai singoli collaboratori. Inoltre le pratiche assegnate dovrebbero essere anche volte a sfidare la persona con compiti nuovi per consentirle un percorso di crescita carrierale.

La cosa migliore è che vi provveda direttamente il Notaio più senior. Alle volte già i notai junior possono trovarsi in difficoltà soprattutto nei confronti di collaboratori di lungo corso.

Quando si affida l’incarico a qualcun altro è indispensabile che il notaio condivida e chiarisca i criteri di assegnazione e riassegnazione e che il notaio controlli periodicamente che la gestione dei carichi di lavoro sia svolta correttamente dalla persona cui è stata delegata. L’assegnazione gestita in gruppo sembra la più problematica perché può riflettere più la diversa personalità dei partecipanti al tavolo delle trattative che la loro effettiva capacità di assorbire il lavoro.

Uno dei motivi per cui la “spartizione dei pani e dei pesci” risulta particolarmente ardua è dovuta al fatto che è difficile tenere traccia del carico di lavoro perché è dinamico. È come i problemi di fisica della vasca da bagno. Non c’è solo il rubinetto da controllare ma anche il tubo di scarico e talvolta i collaboratori per far vedere come sono impegnati mettono volutamente il tappo.

Fortunatamente esistono oggi strumenti di assegnazione, gestione e monitoraggio dei task per lo studio notarile anche più sofisticati del classico foglio excel e di agevole introduzione in studio.

Una parte del problema è dovuta al fatto che nei paesi latini sono le pratiche che vengono assegnate alle persone mentre nel mondo anglosassone sono le persone che vengono assegnate alle pratiche.

La distinzione non è solo semantica, ma costituisce un vero e proprio ribaltamento di prospettive.

Nei grandi studi legali e commerciali internazionali, se vuoi far carriera e prendere i premi devi metterti in evidenza e riuscire a farti assegnare ai team dei lavori migliori e a lavorare con i partner più in vista.

Da noi invece quando il Notaio entra in studio con un nuovo lavoro da fare tutti si scansano come se fosse una puzzola morta. Si parla in questo caso di marketing interno non inteso come abilità di promuovere l’immagine dello studio agli occhi dei collaboratori ma proprio come capacità di “vendere” il lavoro ai collaboratori, di convincerli a svolgerlo.

L’opera di persuasione a volte si rende necessaria in quanto la persona non sempre riesce a valutare compiutamente il suo carico di lavoro e quindi può non essere ben disposta mentalmente ad accettare un nuovo compito.

Un efficace sistema di assegnazione delle pratiche può consentire allo studio notarile di raggiungere obiettivi di equità, efficienza e di soddisfazione dei clienti, riducendo simultaneamente anche il tempo medio necessario ad arrivare a stipula.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network