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La gestione del tempo nello Studio Notarile – di Dott. Michele D’Agnolo

La gestione del tempo è una componente essenziale per il buon funzionamento di uno studio notarile. La tempestività di una stipula rispetto al conferimento dell’incarico può essere in molti casi determinante per la soddisfazione delle parti, ma è comunque un elemento molto apprezzato anche dai clienti che non hanno una particolare fretta. Il tempo gioca anche un ruolo importantissimo sul conto economico dello studio: il tempo dedicato alle singole pratiche e attività deve essere allocato in modo ottimale per evitare di scaricare sui clienti le proprie inefficienze.

Tuttavia, il time management deve avvenire nel rispetto delle norme deontologiche, che impongono al notaio di svolgere personalmente alcune attività cruciali e non delegabili, necessarie per garantire l’integrità e la legalità degli atti notarili. Inoltre, è importante coordinare la presenza del notaio presso la sede in determinati giorni della settimana, come previsto dalla deontologia. Esaminiamo come ottimizzare il tempo del notaio e degli assistenti notarili tenendo conto di queste importanti restrizioni.

Secondo l’articolo 37 del Codice Deontologico Notarile, il notaio deve svolgere personalmente, in modo effettivo e sostanziale, le seguenti attività: Accertamento dell’identità personale delle parti, indagine sulla volontà delle parti e direzione della compilazione dell’atto

Dati i compiti non delegabili, il tempo del notaio deve essere gestito in modo da consentirgli di adempiere a queste responsabilità senza compromettere la sua efficienza complessiva. Ecco alcune strategie:

  1. Automatizzazione e Delegazione delle Attività Secondarie: Il Notaio potrà efficacemente utilizzare strumenti digitali per automatizzare attività amministrative e delegare compiti meno critici agli assistenti notarili. Questo include la gestione della documentazione preparatoria e posteriore alla stipula degli atti, che deve essere supervisionata ma può non essere necessariamente svolta direttamente dal Notaio.
  1. Formazione degli Assistenti: Il Notaio può formare gli assistenti notarili per gestire in autonomia le attività preparatorie e di supporto, riducendo al minimo il suo intervento su compiti che possono essere svolti efficacemente dal personale di supporto.
  1. Gestione per Eccezioni: Il Notaio può limitare il tempo dedicato alla gestione dello studio mediante l’utilizzo di procedure di lavoro standardizzate, che sono a tutti gli effetti disposizioni di servizio erga omnes, e di modelli di atti. La standardizzazione del processo non implica la standardizzazione della singola prestazione notarile, anzi supporta una sempre migliore personalizzazione del “prodotto” notarile.
  1. Pianificazione degli Appuntamenti: Implementare un sistema di prenotazioni che organizzi gli appuntamenti in modo tale da ridurre i tempi morti e ottimizzare le ore lavorative del notaio, riservando tempo sufficiente per le attività non delegabili.

Una gestione ottimale dell’agenda del notaio è quindi essenziale per evitare il sovraccarico di lavoro in alcune giornate e il sottoutilizzo in altre. Ecco alcune strategie per distribuire gli atti da stipulare in modo uniforme e garantire l’efficienza:

  1. Distribuzione Uniforme degli Atti: Pianificare le stipule in modo uniforme durante la settimana per evitare giornate troppo cariche o troppo vuote. Questo può essere fatto analizzando i dati storici e prevedendo il carico di lavoro futuro.
  1. Blocchi di Tempo: Riservare blocchi di tempo specifici per le stipule e altri blocchi per attività di revisione, preparazione o incontri con i clienti. Questo aiuta a mantenere un equilibrio e a garantire che ci sia tempo sufficiente per ogni attività. Non dimenticare qualche momento di relax per consentire al Notaio di recuperare le forze
  1. Evitare le giornate con Poche Stipule: Gli Assistenti cercheranno il più possibile di evitare di convocare il notaio in studio solo per una o due stipule. Uno studio efficiente pianifica le stipule in modo da avere almeno un numero minimo di atti da trattare, ottimizzando così il tempo del Notaio.
  1. Uso di Tecnologie di Pianificazione: Si possono implementare software di gestione dell’agenda per pianificare e monitorare le stipule in modo efficiente. Questi strumenti possono aiutare a visualizzare il carico di lavoro e a fare aggiustamenti in tempo reale.
  1. Presenza presso la Sede: Coordinare la presenza del notaio presso la sede in alcuni giorni della settimana, come previsto dalla deontologia. Questo garantisce che il notaio sia disponibile per le attività non delegabili e per eventuali urgenze, senza compromettere la gestione efficiente del tempo.

Anche il tempo degli assistenti notarili è prezioso, e quindi deve essere ottimizzato sulle singole pratiche e gestito in modo tale da supportare efficacemente le attività del notaio. Ecco alcune linee guida:

  1. Tracciamento del Tempo: Svariati studi notarili utilizzano software di monitoraggio del tempo per registrare le ore impiegate dagli assistenti su ogni pratica. Questo permette di avere una chiara visione del tempo necessario per diverse attività e di identificare aree di miglioramento.
  1. Preventivazione dei Tempi: Lo studio notarile può allocare in anticipo risorse e tempo specifici per ogni pratica notarile, basandosi sui dati medi raccolti tramite il time tracking. Questo permette di avere un controllo migliore sui costi e di prevedere con maggiore accuratezza le tempistiche di completamento delle pratiche.
  1. Ottimizzazione dei Processi: Lo studio notarile può analizzare i dati di tempo raccolti per identificare le attività che richiedono più tempo e trovare soluzioni per renderle più efficienti, ad esempio mediante l’adozione di nuove tecnologie o la riorganizzazione dei flussi di lavoro.
  1. Stabilire scadenze interne per tutti gli atti: Stabilire scadenze interne per l’istruttoria degli atti è fondamentale per mantenere un alto livello di efficienza e garantire che ogni pratica venga gestita in modo tempestivo.

La gestione del tempo in uno studio notarile richiede un bilanciamento tra l’ottimizzazione dell’efficienza e il rispetto delle norme deontologiche. Il notaio deve dedicare il tempo necessario per svolgere personalmente le attività non delegabili, garantendo così la qualità e la legalità degli atti. Allo stesso tempo, è essenziale implementare strategie per ottimizzare il tempo del personale di supporto, misurando e mettendo a budget il loro tempo per ogni pratica, stabilendo scadenze interne efficaci per l’istruttoria degli atti e gestendo in modo ottimale l’agenda del notaio. Utilizzando un approccio integrato, è possibile sfruttare al meglio le risorse disponibili e fornire un servizio eccellente ai clienti.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Networ