Una distinta base (in gergo tecnico DIBA, in Inglese BOM – Bill of Materials) è notoriamente un documento che elenca l’insieme di tutti i componenti, sottocomponenti e materie prime necessarie per produrre un bene economico. Nel mondo alimentare, chimico e farmaceutico corrisponde grossomodo alla ricetta.
Le distinte base sono soprattutto importanti per gli approvvigionamenti delle attività industriali, perché senza di esse non sarebbe possibile conoscere analiticamente cosa ed in quali quantità è richiesto per costruire un prodotto e, quindi, cosa e in quali quantità occorre acquistare per produrlo.
Una distinta base definisce quindi un prodotto così com’è progettato, come è costruito o come è manutenuto, rappresentando diverse viste della struttura del prodotto.
Nel momento in cui alla distinta base si associano i costi relativi alle materie prime e i semilavorati utilizzati e vi si riconducono anche i costi diretti del personale impiegato per la produzione del singolo pezzo, allora detto documento assume rilevanza anche in materia di controllo gestionale. Infatti è possibile calcolare un margine di contribuzione di prodotto rappresentato dalla differenza tra il costo diretto di produzione e il prezzo di vendita, che permette di verificare, tra l’altro, il corretto prezzo applicato al prodotto.
Dopo una opportuna quantificazione della distinta base è possibile inoltre rilevare statisticamente dei costi e tempi standard da utilizzare per la futura pianificazione della produzione e l’assegnazione dei carichi di lavoro, nonché per le analisi degli scostamenti tra quanto pianificato e quanto realizzato.
Mutatis mutandis, la struttura logica ed informativa rappresentata dalla distinta base che abbiamo appena descritto può essere di grande utilità anche nello Studio Notarile, dove si può procedere elencando e quantificando il tempo del personale diretto mediamente necessario all’erogazione di una determinata prestazione.
Nel caso di un atto notarile di compravendita, dovremo considerare le varie persone coinvolte e le attività che queste devono svolgere. Stimeremo innanzitutto i minuti necessari alla segreteria per le attività di accoglienza del cliente in sede di primo colloquio, di successivo recapito di documenti, di stipula, di ritiro di eventuali copie dell’atto, di ulteriori contatti telefonici o via mail.
Ma dovremo quantificare anche i minuti mediamente necessari all’assistente notarile responsabile della pratica per il colloquio iniziale, per la predisposizione e l’invio del preventivo, per la raccolta dei documenti, per le visure, per la collazione della bozza, per la sottoposizione della stessa al controllo preventivo del Notaio. Dovremo poi calcolare il tempo dedicato dal Notaio e dall’assistente per la fase di stipula. Idem dicasi per le attività eseguite dopo la stipula: recepiremo i minuti mediamente necessari alla messa a repertorio e a raccolta, per la predisposizione della matrice e delle copie, l’esecuzione della comunicazione unica notarile, le altre formalità eventualmente necessarie. Volendo, si potrà perfino prevedere il tempo necessario all’emissione della fattura, alla contabilizzazione e al recupero dei crediti.
La distinta di servizio sarà caratterizzata dal nome del servizio da erogare e dal materiale da utilizzare con i relativi coefficienti d’impiego (minuti medi di impegno del personale per ciascuna attività elementare). I costi del personale rivelano una certa variabilità che sarà ancora più pronunciata per le prestazioni professionali e in particolare per quelle particolarmente difficili come la stipula di un atto notarile, che potrà andare incontro a diversi casi di onerosità sopravvenuta, ad esempio a causa di disallineamenti catastali o di variazione degli accordi tra le parti in corso d’opera.
Pertanto necessariamente nelle prestazioni di servizi e ancor più in quelli professionali, la stima del tempo standard necessario avrà valore indicativo e ben potranno esservi imprevisti o situazioni di difficoltà.
La distinta base dello studio notarile si rivela molto utile per pianificare i corretti carichi di lavoro sulla base dei preventivi accettati e dell’andamento storico delle stipule permettendo tra l’altro di stabilire opportune turnistiche aggiuntive del personale già al momento della previsione di un eventuale picco di lavoro anziché a ridosso della scadenza.
Permette di conoscere il prezzo minimo necessario allo studio per andare in break-even, cioè per coprire i costi della singola prestazione.
Può consentire inoltre un confronto con i prezzi applicati e con i risultati di performance di altri studi notarili, in modo da agevolare l’apprendimento organizzativo.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network