Lo studio notarile ha generalmente una contabilità esclusivamente finalizzata all’assolvimento degli obblighi fiscali, legato all’apertura della partita IVA.

I notai neo-nominati aderiscono solitamente a regimi forfetari che non prevedono il riconoscimento delle componenti negative di reddito, mentre al crescere della dimensione dello studio diventa obbligatoria la tenuta di una contabilità c.d. semplificata. In entrambi i casi si tratta di una contabilità retta dal principio di cassa.

I regimi forfetari prescindono del tutto dalla tenuta di una contabilità, quindi, il Notaio non ha di fatto nessuna contezza della sua situazione economica, che deve ricostruire altrimenti ad esempio esaminando il proprio estratto conto bancario o sommando magari in un foglio di calcolo gli importi delle fatture emesse o ricevute. Questo può costituire un grosso limite informativo che può precludere al Notaio significative opportunità di sviluppo e non tutelarlo adeguatamente dai rischi economico-finanziari dell’attività, dei quali potrebbe accorgersi troppo tardi.  

La contabilità tenuta per cassa ha un valore informativo sicuramente significativo, ma comunque ridotto rispetto ad una contabilità più completa, tenuta anche in base al principio di competenza.

Qual è la differenza? Attenendoci al principio di cassa le componenti attive di reddito, gli incassi, si manifestano quando il cliente paga la prestazione mentre le spese o pagamenti si registrano quando lo studio notarile paga i fornitori e i dipendenti.

Un primo indice di salute dello studio è dunque dato dalla differenza tra incassi e pagamenti, che dovrebbe essere in linea di principio sempre positiva, salvo deficit momentanei dovuti ai tardivi pagamenti da parte dei clienti o magari da ascrivere a investimenti fatti che non hanno ancora trovato contropartita negli incassi. Purtroppo, questa grandezza non coincide quasi mai con il saldo del conto bancario dello studio notarile, nel quale transitano infatti anche le anticipazioni che lo studio fa in nome e per conto del cliente, che dovrebbero costituire una partita di giro.

Guardare soltanto agli incassi e spese è importante per sollecitare i creditori ma in alcuni casi può far adagiare sugli allori lo studio notarile.

Applicando il solo principio di cassa, potremmo avere il caso limite del Notaio che stipula moltissimi atti ma che i clienti non pagano. In questo caso il Notaio sa di aver lavorato moltissimo ma non ha incassato ancora nulla. Se i crediti sono buoni potrebbe forse ottenere un anticipo bancario sulle fatture, ma gli converrà iniziare a sollecitare i pagamenti arretrati o dotarsi di un finanziamento ponte che lo sostenga fino all’arrivo degli incassi.  

Per contro, potremmo avere anche il caso limite opposto, quello del Notaio che non stipula nessun atto ma “vive di rendita” incassando semplicemente il corrispettivo degli atti stipulati nell’anno precedente. Guardando soltanto il livello degli incassi, il Notaio potrebbe sentirsi al sicuro mentre in realtà dovrebbe già preoccuparsi per il poco lavoro e attivarsi di conseguenza.

Nel sistema di contabilità semplificata non teniamo conto, ad esempio, dei debiti progressivamente maturati quali ad esempio per il TFR dei dipendenti, quindi, il Notaio potrebbe sovrastimare i risultati ottenuti e non accantonare quanto necessario, trovandosi in difficoltà al momento di pagare.

Nel caso si adotti anche il principio di competenza, la contabilità dello studio rileverà non solo incassi e pagamenti ma anche ricavi e costi. Lo studio può infatti scegliere di adottare la contabilità ordinaria c.d. a partite aperte, che permette di rilevare sia le grandezze necessarie al fisco che quelle utili alla gestione. Un ricavo maturerà generalmente alla conclusione del lavoro, cioè una volta stipulato l’atto ed eseguite le relative formalità, a prescindere dal pagamento o meno della prestazione che potrebbe essere anticipato o posticipato. Parimenti un costo maturerà non più al pagamento del fornitore ma anche prima, in quanto dovrà contrapporsi ai ricavi che ha contribuito a creare. In altre parole, i fornitori costituiranno un costo per lo studio anche se non saranno ancora stati pagati.

Poiché i Notai hanno in genere una formazione prettamente giuridica è utile una precisazione.  Attenzione che né il sistema di costi e ricavi, né quello di incassi e pagamenti fanno riferimento al momento in cui sorge l’obbligo giuridico del pagamento, di solito di natura contrattuale, momento che potrebbe essere ancora diverso sia da quelli della manifestazione economica che da quello della manifestazione finanziaria.

L’adozione di entrambi i sistemi di contabilità sia di cassa che di competenza è quella che assicura allo studio notarile il massimo patrimonio informativo possibile. Infatti, è indispensabile per l’indipendenza del Notaio che lo studio sia di regola in equilibrio sia finanziario che economico. In altre parole, è bene che gli incassi siano sempre maggiori o uguali dei pagamenti e che contemporaneamente i ricavi siano sempre maggiori o uguali dei costi. La differenza tra ricavi e costi prende il nome di reddito e più precisamente di utile o perdita a seconda se è positiva o negativa.

La differenza tra incassi e pagamenti prende il nome di surplus finanziario o guadagno quando è positiva mentre di deficit finanziario quando è negativa.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network.

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