Quando lo studio notarile assume dimensioni e complessità importanti può essere, ai fini del funzionamento di tutti i processi che conducono alla erogazione della prestazione professionale, può essere di aiuto l’istituzione della figura dell’office manager. Si tratta di una figura professionale al quale il Notaio può delegare alcune delle funzioni che normalmente gestisce in prima persona in quanto titolare e responsabile dello studio. Più nello specifico, in base al livello di autonomia desiderata, le responsabilità e le mansioni che possono essere assegnate all’office manager possono essere le seguenti:
- La gestione amministrativa, ovvero
- Coordinare e supervisionare le attività quotidiane dell’ufficio
- Supportare l’attività del responsabile amministrativo
- Monitorare e ordinare le forniture necessarie per l’ufficio.
- Gestire i contratti con fornitori e servizi esterni.
- La gestione operativa, ovvero:
- Pianificare e monitorare i lavori, intervenendo in caso di difficolta
- Rilevare e trattare le non conformità
- La gestione del personale, ovvero:
- reclutare, selezionare e inserire le nuove risorse,
- verificare il fabbisogno formativo e promuovere la formazione
- valutare le performance e valorizzare le risorse esistenti
- Fornire feedback regolari e costruttivi
- gestire ferie e permessi
- motivare lo staff e risolvere eventuali conflitti
- La gestione delle Relazioni con i Clienti, ovvero:
- Monitorare la soddisfazione dei clienti e promuovere azioni di miglioramento
- Coordinare le attività di customer service per risolvere eventuali problemi o reclami
- Fare da ponte tra il cliente e il Notaio
- La gestione del know how interno, ovvero:
- Assicurare la massima condivisione delle informazioni e delle procedure interne
- Patrimonializzare il know how dei singoli a beneficio dello studio
- Monitorare l’adeguatezza degli strumenti in uso ed eventualmente intervenire
I vantaggi sono facilmente intuibili:
- Una migliore efficienza operativa, grazie ad un migliore coordinamento delle risorse, dei processi operativi e del know how interno
- Un aumento della produttività, grazie ad una più attenta attività di pianificazione e costante monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori
- Una maggiore soddisfazione dei clienti, che possono contare su un più altro standard di servizio su un riferimento per la presa in carico tempestiva di eventuali istanze
- Un ambiente di lavoro più positivo, grazie all’attività di motivazione dello staff dello studio e aiutarlo ad affrontare le piccole o grandi ansie quotidiane
A questi vantaggi, si aggiunga il tempo liberato nell’agenda del Notaio che potrà così dedicare ad attività di maggiore prestigio, come ad esempio la cura più minuziosa delle relazioni considerate strategiche per lo studio. O, perché no, alla propria vita privata!
A volte si commette l’errore di assegnare questo ruolo alla persona che all’interno dello studio ha una maggiore anzianità di servizio e alla persona che esprime maggiori competenze tecniche. In realtà, andrebbe innanzitutto valutato il possesso di competenze di carattere più manageriale. Proviamo a riassumerle nel seguente elenco:
- Competenze Organizzative
- Capacità di pianificare e organizzare il proprio lavoro e quello degli altri in modo efficiente.
- Abilità nel determinare le priorità e assegnare le risorse in modo appropriato per garantire che le scadenze siano rispettate.
- Capacità di gestire simultaneamente molteplici compiti e progetti senza perdere il controllo.
- Competenze Comunicative
- Eccellente capacità di comunicazione sia orale che scritta per interagire efficacemente con lo staff, i clienti e i fornitori.
- Capacità di ascoltare attentamente e comprendere le esigenze e i problemi degli altri.
- Abilità nel negoziare accordi vantaggiosi con fornitori e gestire conflitti interni in modo costruttivo.
- Competenze di Leadership
- Capacità di motivare e incoraggiare il team, migliorando il morale e la produttività.
- Abilità nel gestire un team, coordinare le attività e delegare compiti in modo efficace.
- Capacità di gestire e risolvere i conflitti in modo equo e tempestivo.
- Competenze Tecniche
- Familiarità con i software di gestione dell’ufficio e altre tecnologie necessarie per il funzionamento dello studio.
- Abilità di analizzare dati e informazioni per prendere decisioni informate.
- Competenze nella pianificazione, esecuzione e chiusura di progetti, garantendo il rispetto di tempi e budget.
- Competenze Interpersonali
- Capacità di comprendere e rispondere in modo appropriato alle emozioni e alle esigenze degli altri.
- Abilità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e gestire situazioni inaspettate.
- Affidabilità e capacità di gestire le responsabilità con integrità.
- Competenze Strategiche
- Capacità di vedere il quadro generale e pianificare a lungo termine.
- Abilità nel risolvere problemi in modo creativo ed efficace.
- Capacità di valutare situazioni complesse e prendere decisioni ponderate.
In sostanza, il ruolo dell’office manager è di impegnarsi affinché gli interessi dei principali stakeholder dello studio (notaio, team, cliente) siano allineati, tutelati e valorizzati al meglio. Con un evidente vantaggio dello studio in termini di maggiore competitività.
Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network