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Gli indicatori chiave dello studio notarile – a cura Dott. Michele D’Agnolo

La gestione dello studio notarile può essere pianificata e tenuta sotto controllo in modo efficace se si rilevano sistematicamente alcuni indicatori accuratamente selezionati.

Il sistema di indicatori costituisce quindi un elemento fondamentale del sistema di controllo di gestione dello Studio notarile.

Il sistema di controllo di gestione dello studio notarile è rivolto a guidare lo studio verso il perseguimento dei suoi obiettivi di medio e breve termine, che dovrebbero trovare formalizzazione, rispettivamente, nel piano strategico e nel budget.

Il sistema di controllo di gestione deve produrre le informazioni per supportare il Notaio nella gestione delle risorse e nelle decisioni, affinché i comportamenti quotidianamente posti in essere siano coerenti rispetto al percorso strategico.

In generale, gli indicatori sono strumenti che consentono allo Studio di misurare e rappresentare un determinato fenomeno, interno o esterno.

Solitamente sono oggetto di misurazione i tradizionali aspetti attinenti alla dimensione economico-finanziaria (tra i quali, per esempio, il fatturato per cliente, il margine di contribuzione per Area Strategica di Attività, il risultato economico dello studio, il cash flow, i crediti insoluti, e così via). Si dovrebbero invece misurare anche altri aspetti che costituiscono comunque per lo Studio “fattori critici di successo” (FCS), ovvero fattori che consentono allo studio notarile di operare efficacemente e con risultati superiori ai propri competitor.

Gli indicatori sono rapporti tra grandezze che possono essere quantitativi o qualitativi. Nell’ambito degli indicatori quantitativi distinguiamo quelli relativi alle grandezze economiche, alle quantità (per esempio numero di adempimenti prodotti) e ai tempi (per esempio tempo impiegato per lo svolgimento di una formalità).

Un fattore critico molto importante oggi per il successo dello studio notarile è rappresentato dalla velocità con la quale si soddisfa il cliente, descritta dal tempo medio di attraversamento, cioè il tempo mediamente necessario allo studio per condurre un cliente alla stipula, calcolato dal momento del primo contatto. 

Oggigiorno uno studio che ci mette pochi giorni sarà favorito agli occhi del cliente ed otterrà un migliore passaparola rispetto ad uno studio più lento nell’arrivare a stipula, a parità di accuratezza.

Altro fattore critico di successo potrebbe essere la disponibilità di risorse umane in possesso di competenze specialistiche in determinate aree strategiche di attività, magari non particolarmente diffuse come ad esempio il diritto societario. Questo permette allo studio di distinguersi dagli altri, riuscendo a soddisfare esigenze specifiche della clientela, magari fungendo anche da elemento attrattivo anche per clienti di altre zone.

Ulteriori fattori critici di successo potrebbero essere rappresentati dal rispetto delle scadenze concordate con i clienti, o più in generale dal livello qualitativo del servizio, che naturalmente investe aspetti tangibili e, soprattutto, intangibili. Questi ultimi esempi sono collegati ad una variabile critica per eccellenza dello Studio Professionale, ovvero la soddisfazione della clientela. 

Altri elementi a cui dovrebbero essere correlati appositi indicatori, sono i cosiddetti “fattori di rischio” (business risk), che lo Studio dovrebbe sistematicamente monitorare poiché la loro eventuale manifestazione potrebbe costituire un ostacolo nel perseguimento degli obiettivi strategici, arrivando nei casi peggiori a comprometterne la continuità stessa.

Un elemento critico per lo studio notarile è certamente rappresentato dalla velocità con la quale vengono eseguiti gli adempimenti successivi alla stipula. Questo aspetto è fondamentale in quanto delinea, anche secondo la giurisprudenza della Corte di Cassazione, la responsabilità civile del Notaio nei confronti delle parti.

Anche la comunicazione esterna dello studio può essere vagliata. Un elemento utile a verificare l’efficacia della proposta dello studio è quello di verificare la quantità di preventivi non andati a buon fine rispetto al totale.

Attraverso gli indicatori, lo studio potrà anche parametrarsi con il mondo esterno e fare benchmarking confrontando i propri numeri magari con altri colleghi appartenenti alla stessa rete. Una sorta di benchmarking è quella che svolgono i Consigli Notarili nella sorveglianza del numero di atti stipulati dai vari studi, al fine del rispetto della deontologia. Anche da questa sorta di “classifica” possono derivare informazioni utili allo studio per il miglioramento della propria performance in quanto dal punto di vista squisitamente economico è una analisi delle quote di mercato.  

Prima di stabilire quali indicatori adottare occorre definire quali variabili misurare e, ancora prima necessita definire gli aspetti strategici, poiché da questi deriva l’individuazione coerente degli oggetti delle misurazioni. Un’efficace definizione del sistema di indicatori deve quindi discendere dalla strategia dello studio notarile, consentendo di monitorare e presidiare le variabili critiche.

Con questo non si vuole affermare che uno studio notarile non possa comunque attivare misurazioni su diversi aspetti se non ha prima definito la strategia, ma solo sottolineare che, in assenza di questo, c’è il rischio di monitorare aspetti non rilevanti e di impegnare risorse nella produzione di informazioni, magari anche estremamente dettagliate ed analitiche, che poi non risultano effettivamente utili per presidiare le dinamiche dello Studio e del contesto esterno.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network