Dopo un lungo periodo di sospensione dei controlli a motivo della pandemia, la Guardia di Finanza ha nuovamente ricominciato le verifiche antiriciclaggio negli studi professionali, dedicando particolare attenzione a quelli notarili.
L’Unità di Informazione Finanziaria della Banca d’Italia infatti non ha sufficiente proprio personale ispettivo per cui ha siglato una convenzione con le Fiamme Gialle che vi provvedono con loro personale specializzato.
L’accanimento terapeutico sugli studi notarili non ha nulla di personale, ma è dovuto al fatto che gli atti di maggiore entità comunque richiedono la forma solenne e pertanto per definizione il Notaio rimane il crocevia delle transazioni economiche di maggiore entità e complessità.
Dal punto di vista sostanziale, vi sono generalmente due tipi di controllo, quelli su segnalazione specifica e quelli generali. I controlli su segnalazione specifica derivano da indagini o procedimenti penali in corso per riciclaggio, autoriciclaggio o finanziamento del terrorismo. In buona sostanza i verificatori, in presenza di un reato ascrivibile ad un ex cliente o controparte dello studio notarile si chiedono come mai i soggetti agli obblighi antiriciclaggio coinvolti nella filiera delle operazioni che hanno dato origine all’illecito non si siano accorti di nulla.
I controlli generali, invece, sono dei controlli effettuati a campione estraendo i nominativi degli studi professionali da verificare dalle banche dati di cui dispongono le autorità competenti. Anche se non è noto, è ragionevole ritenere che anche queste estrazioni rispondano comunque a delle valutazioni di rischio fatte a livello statistico in base a degli indicatori. Talvolta si è avuto l’impressione che vengano scelti gli studi di maggiore dimensione o fatturato, forse anche tenendo conto del fatto che dispongono di maggiori risorse da destinare alla compliance.
Il numero complessivo dei controlli che vengono effettuati ogni anno non è altissimo, si parla di qualche centinaio di accessi in totale, ma è anche vero che il numero complessivo degli studi notarili è relativamente esiguo. Un commercialista o un avvocato, che sono più di centomila ciascuno hanno una probabilità molto inferiore di essere controllati rispetto ad uno studio notarile che ha qualche migliaio di colleghi.
Per quanta buona volontà ci si possa mettere, l’adempimento antiriciclaggio finisce spesso nel dimenticatoio. Da un lato non viene affatto naturale accogliere un nuovo cliente con l’approccio “poliziesco” che giocoforza lo svolgimento del ruolo di contrasto comporta. Dall’altro, anche a livello organizzativo interno la modulistica da compilare e le informazioni da richiedere vengono viste come un bastone tra le ruote degli addetti che devono preparare l’atto notarile e che hanno come principale preoccupazione l’addivenire alla stipula. Il Notaio, per la natura dell’attività che svolge, fatica a controllare puntualmente e deve necessariamente delegare alcune attività, seppure soltanto di carattere ancillare, preparatorio e successivo, ai propri assistenti.
Ciononostante, il Notariato rimane la categoria che maggiormente collabora con le autorità e che più segnala operazioni sospette.
Non esistono dati ufficiali, ma le voci raccolte raccontano di provvedimenti sanzionatori molto rilevanti per entità ed ammontare, spiccati nei primi mesi del 2023.
Per quanto concerne la natura delle violazioni, l’attenzione dei verificatori sembrerebbe non essere tanto e solo diretta all’adempimento relativo alla singola pratica ma alla valutazione del sistema complessivo messo in atto dallo studio notarile per presidiare i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
E così, anche aspetti apparentemente secondari della normativa ritornano prepotenetemente alla ribalta e diventano altrettanto importanti rispetto agli adempimenti centrali, che rimangono quelli relativi al “Know Your Client”, alla conoscenza del cliente, dei suoi fondi e delle sue intenzioni, o in termini tecnici all’Adeguata Verifica nelle sue componenti di riscontro anagrafico e di valutazione del rischio del singolo cliente/incarico.
Rimane invece tradizionalmente meno rilevante nello studio notarile il tema del controllo costante, a motivo della tipica natura una tantum delle prestazioni effettuate e della generalmente breve durata della fase istruttoria e del completamento della pratica successivo alla stipula.
E così gli studi notarili stanno prendendo coscienza, nel peggiore dei modi, dell’esigenza di svolgere, documentare ed aggiornare almeno ogni tre anni una valutazione di rischio perimetrale, che riguardi tutto lo studio. Ancora, diventa importantissimo poter esibire una politica e procedura antiriciclaggio scritte che definiscano l’approccio di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo e stabiliscano chi fa che cosa e come all’interno dello studio in merito agli adempimenti in questione.
Non da ultimo, si rende necessaria anche la predisposizione, l’esecuzione e la documentazione di un adeguato piano informativo e formativo annuale rivolto agli assistenti notarili.
Da ultimo, occorre anche dimostrare di svolgere gli adempimenti antiriciclaggio nel pieno rispetto del regolamento europeo sulla tutela dei dati personali (GDPR). Viene a mente in particolare la puntuale e corretta conservazione decennale della documentazione raccolta.
L’approccio della normativa antiriciclaggio, così come quello di molti altri corpi normativi europei, è basato sulla valutazione dei rischi. Questo approccio “Risk Based” non è particolarmente adatto alla cultura dei paesi latini in quanto induce una rilevante soggettività nelle risposte che i singoli studi possono dare e nella valutazione che i singoli verificatori possono svolgere. Presume l’assoluta buona fede e la reciproca collaborazione del controllante e del controllato. Al di là delle sanzioni, al Notaio, per cultura e funzione, dà particolarmente fastidio il fatto di poter essere trovato inadempiente a prescindere dagli sforzi fatti. Da custode della legalità, ogni Notaio odia non potersi sentire sicuro di aver fatto tutto quanto previsto. Fortunatamente esistono ormai modelli organizzativi e prassi consolidate che fanno capo alle discipline della gestione della qualità e dei rischi (Risk e Quality Management) e a settori economici soggetti a normativa antiriciclaggio dove le organizzazioni sono più complesse ed articolate come il mondo bancario e quello assicurativo.
Un controllo da parte delle autorità competenti che inizi dimostrando da parte dello studio notarile un approccio sistematico alla materia dell’antiriciclaggio già ben predispone il verificatore e di solito contribuisce a limitare profondità e durata dei controlli.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network
