Dal punto di vista meramente economico, l’attività di uno studio notarile consiste essenzialmente nella predisposizione di atti e nella esecuzione di adempimenti, che vengono poi pagati dal cliente, il quale è generalmente una delle parti degli atti stipulati.
Le attività principali appena descritte si ripetono senza soluzione di continuità per ogni atto rogato dal Notaio. La gestione è quindi caratterizzata da una continua successione di processi o cicli produttivi che si intrecciano e si avvicendano.
Tali cicli possono avere una durata più o meno ampia e possono essere considerati sotto almeno tre aspetti diversi, quello tecnico, quello economico e quello monetario.
Il ciclo tecnico dell’atto notarile va dal momento in cui il cliente si appalesa per il primo colloquio o telefonata e finisce quando il fascicolo dell’atto stipulato, esaurite tutte le formalità, va finalmente in archivio. In altre parole il ciclo tecnico riguarda i processi di produzione diretta e indiretta. La durata media del processo produttivo è misurata dal ciclo tecnico tipico dello studio. Il ciclo tecnico inizia con la combinazione dei fattori produttivi necessari per porre in essere la trasformazione economica e termina con l’ottenimento della prestazione destinata al cliente, che non potrebbe certo dirsi compiuta al momento della stipula in quanto mancherebbero ad esempio le formalità, la corretta messa a raccolta dell’originale, e l’archiviazione di eventuali copie e del fascicolo.
Gli studi notarili oggi compiono ogni sforzo organizzativo per accorciare il ciclo tecnico in modo da soddisfare il più rapidamente possibile i clienti e in modo da minimizzare, per quanto ovviamente la funzione pubblica e gli elevati standard qualitativi lo consentano, il tempo profuso su ciascuna pratica. Detta in termini economici, si minimizzano cioè contemporaneamente il tempo di attraversamento del processo, ad esempio di una settimana, e il tempo dedicato alla produzione, ad esempio otto ore complessive.
Il ciclo economico invece inizia con l’acquisto dei fattori produttivi necessari alla attività (acquisto di sistemi informatici, energia, forza lavoro, ecc.) e riguarda appunto il sostenimento di costi per acquisire tali fattori e termina con il conseguimento dei ricavi derivanti dalla vendita dei beni o delle prestazione di servizi. Il ciclo economico può essere inteso come l’intervallo di tempo che intercorre tra il sostenimento dei costi e il conseguimento dei ricavi.
I costi dello studio cominciano a maturare il giorno in cui il cliente mette piede per la prima volta nello studio e i dipendenti si prendono cura di lui. I ricavi invece maturano di solito soltanto dopo la stipula, generando in questo modo una momentanea perdita. A rigore, in realtà, posto che le prestazioni dello studio continuano anche dopo la stipula i relativi ricavi maturerebbero soltanto alla conclusione del ciclo tecnico, ma convenzionalmente si emette fattura all’atto o subito dopo la stipula.
Volendo anticipare i ricavi, va ricordato che solo raramente gli studi notarili chiedono acconti e spesso solo con riguardo alle imposte e alle altre spese sostenute in nome e per conto dei clienti, che non costituiscono per lo studio notarile dei veri e propri costi ma delle mere partite di giro di credito e debito.
Come abbiamo già avuto modo di vedere in un precedente intervento, è essenziale che i costi dello studio non superino i ricavi ed anzi che rimanga una marginalità, un utile atto a remunerare il lavoro del Notaio assicurandone l’indipendenza, ma anche a coprire i notevoli rischi posti dall’attività professionale e i continui investimenti tecnologici e di struttura necessari per assolvere alla pubblica funzione e per rimanere competitivi.
Da ultimo, si distingue e si studia anche il Ciclo monetario, che riguarda i soli movimenti in entrata e in uscita dei fondi disponibili in cassa e nei conti correnti bancari e postali: inizia nel momento in cui pago il canone di locazione, il canone software, gli stipendi dei dipendenti, e gli altri fattori necessari all’attività e finisce nel momento in cui incasso i proventi della stipula. A volte i fattori produttivi devono essere pagati anticipatamente. Il ciclo monetario o ciclo di cassa o ciclo di ritorno del capitale consente di conoscere l’intervallo di tempo che intercorre tra le uscite di denaro per il pagamento degli acquisti e le entrate di denaro derivanti dall’incasso delle vendite (cash flow). Anche in questo caso lo studio notarile ha tutto l’interesse a minimizzare la durata del ciclo monetario in quanto l’esposizione finanziaria momentanea necessaria a coprire i costi e le anticipazioni fino al pagamento della parcella deve essere coperta con capitali del Notaio o messi a disposizione dagli istituti bancari, con conseguente addebito degli interessi e delle spese.
Qualche studioso affianca alla tripartizione dei cicli dello studio che abbiamo appena esaminato anche un quarto ciclo denominato finanziario, che studia il momento in cui sorgono le obbligazioni derivanti dalle transazioni economiche, anche se non hanno ancora avuto manifestazione monetaria. Questo ciclo si pone concettualmente tra quello economico e quello monetario. Dunque l’emissione della parcella genera un credito a vantaggio dello studio mentre l’esistenza di un contratto di locazione e quindi di un costo di locazione genera un debito dello studio conduttore nei confronti del locatore per la mensilità maturata appar contratto. Eventuali soldi messi a disposizione della banca costituiscono un’entrata monetaria ma un debito finanziario nei confronti dell’istituto di credito.
Come si è potuto evincere dalla breve trattazione, una accurata e precisa analisi dello stato di salute economica dello studio notarile in funzionamento passa obbligatoriamente attraverso l’analisi dei vari cicli e delle relazioni che intercorrono tra di questi.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network
