Gli studi notarili sono tipicamente organizzati in due modelli fondamentali. Il modello basato su assistenti generalisti e il modello basato sugli specialisti.
Nel modello basato su assistenti generalisti, a ciascun assistente viene assegnato un certo numero di pratiche e l’assistente le segue in tutte le fasi. Dal colloquio, alla raccolta della documentazione, alla collazione della bozza, alla relazione con il notaio prima durante e dopo la stipula. Il generalista si occupa anche della messa a repertorio, del Modello Unico Notarile, della domanda tavolare (ove dovuta) e degli altri adempimenti successivi alla stipula.
Nel modello basato su assistenti specialisti, ciascun assistente si occupa invece di una parte del processo di erogazione della prestazione notarile, per tutte le pratiche dello studio. E così abbiamo assistenti specializzati nei colloqui e nella stesura degli atti, spesso addirittura divisi tra immobiliaristi e societari ed assistenti specializzati nelle fasi successive come repertorio, adempimenti successivi. Quasi sempre la funzione di fatturazione e amministrazione è affidata ad una persona specializzata, la quale talvolta assolve anche al compito di formulare i preventivi e di predisporre i conteggi delle imposte.
Storicamente il modello più diffuso è quello degli specialisti. Uno studio notarile che si sviluppa da zero ha da subito bisogno di un addetto al repertorio, agli adempimenti e alla fatturazione. Sono incombenze di cui la maggior parte dei Notai non si occupano. Solo quando lo studio raggiunge una soglia critica di atti da elaborare ci si dota di assistenti con maggiori competenze giuridiche e relazionali che possano dare una mano al Notaio a predisporre gli atti più semplici e a gestire i primi contatti con la clientela.
Il punto di svolta nella forma organizzativa dello studio notarile è avvenuto con l’informatizzazione degli adempimenti, e più in particolare con l’avvento del Modello Unico Notarile. Essendo i dati utili al modello unico nella disponibilità del soggetto che ha predisposto la bozza, ed essendo il recupero dei dati ai fini dell’adempimento guidato dal computer, l’economia derivante dalla conoscenza dell’atto e del suo contesto da parte del generalista tende a superare il rischio di errori che meritava una seconda lettura a freddo da parte dello specialista.
La scelta di avere assistenti generalisti o specialisti crea quindi due strutture organizzative molto diverse tra loro, quella di uno studio verticale, con tanti “piccoli notai” in batteria rispetto ad una struttura orizzontale, più simile ad una “catena di montaggio” di fordiana memoria.
La struttura orizzontale consente una elevata specializzazione e quindi una grande velocità e precisione nell’esecuzione dei compiti assegnati. Talvolta una prolungata permanenza in una mansione ripetitiva può indurre demotivazione o financo burnout.
La struttura orizzontale ha anche il difetto che talvolta gli atti si perdono nei meandri dello studio perché non c’è un process owner che sia responsabile dell’atto dall’inizio alla fine. La struttura verticale può indurre a maggiore superficialità nelle soluzioni. Tuttavia, è più flessibile e meglio si adatta alle stagionalità, ai picchi di lavoro, alle assenze improvvise, alle sostituzioni di maternità.
La struttura verticale richiede però di trovare e selezionare individui con una cultura di base più ampia, una maggiore capacità relazionale e di apprendimento, e un investimento formativo, addestrativo e di ritenzione dei talenti molto maggiore da parte dello studio notarile. Soprattutto in fase iniziale.
Spesso mi viene posta la domanda di quale sia la forma migliore per uno studio notarile.
Orizzontale o verticale? Non abbiamo dati conclusivi in merito. Quello che si può affermare è che se uno studio è ben organizzato e le persone sono motivate e produttive non ci sono grandi differenze in termini di produttività, finché tutto funziona. I problemi sorgono quando viene a mancare una o più persone dotate di professionalità rare come addetti al repertorio, agli adempimenti, alla tassazione, ai rapporti con gli enti preposti alla sorveglianza. In questi casi la superiorità del modello verticale risalta immediatamente all’occhio.
Molti Notai sognano quindi di trasformare uno studio di specialisti in uno studio di generalisti. Questa è una grossa sfida perché non sempre lo specialista è in grado di svolgere ulteriori compiti, magari più difficili sul piano tecnico come un esperto di adempimenti che dopo vent’anni di menage deve apprendere l’arte della stesura.
In altri casi accade il contrario, cioè si finisce con l’aggiungere compiti più noiosi e di precisione che rallentano e disturbano come quando un addetto alla stesura si ritrova a svolgere un adempimento informatico, che spesso vive come un bastone tra le ruote rispetto alla situazione precedente.
La presenza di operatori generalisti che si dividono tra la relazione col cliente e il lavoro di back office impedisce la concentrazione e spinge di solito lo studio a immaginare dei momenti in cui il generalista possa esimersi dai colloqui, dalle mail e dalle telefonate per poter svolgere i compiti che richiedono uno straniamento come la stesura vera e propria o l’esame e lo studio di situazioni particolari.
In ogni caso un’eventuale operazione di job enlargement andrebbe lungamente preparata e gestita con il singolo collaboratore perché dal punto di vista psicologico l’allargamento delle mansioni induce la sensazione di dispersione, perdita di tempo, e di disorientamento degli addetti creando stress e demotivazione.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network
