Il tema cela un fatto personale. Nel maggio 2005 si tenne negli USA il primo Forum sull’Apostille elettronica e fui aggregato ad una prestigiosissima delegazione del notariato italiano, con Giancarlo Laurini (allora presidente UINL), Mario Miccoli e Michele Nastri. Emerse allora una frattura destinata ad allargarsi negli anni seguenti, con ripetuti confronti tra Christophe Bernasconi, Segretario Generale dell’HCCH (la Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato, responsabile del sistema Apostille) e chi scrive.

In Italia, Paese in questo campo decisamente all’avanguardia a livello mondiale, le riflessioni in tema erano già mature, e si puntava ad un sistema basato sulla firma digitale. Il documento da apostillare, si progettava, sarebbe stato scansionato (se non già digitale) e dotato di Apostille; il tutto sarebbe stato firmato digitalmente dall’Autorità emittente l’Apostille. La verifica della firma digitale su un sito centralizzato ad hoc creato presso HCCH avrebbe garantito la provenienza del plico da un’Autorità abilitata. Affare di pochi secondi e ad elevatissima sicurezza, come accade oggi per la verifica su bartolus.notariato.it di una copia autentica elettronica emessa da un collega francese. Il documento avrebbe per di più viaggiato via posta elettronica dal Paese di emissione a quello di utilizzo, con ovvie economie di tempo e denaro.

Non si approdò a nulla. Di fronte alla difficoltà di dotare di firma digitale amministrazioni pubbliche di ogni parte del mondo e che (era il primo decennio del secolo) nella quasi totalità non la conoscevano, HCCH raccomandò che ogni Paese scegliesse la tecnologia localmente ritenuta più adatta; sarebbe stata sempre più affidabile, argomentava Bernasconi, di un’Apostille cartacea che con un minimo di abilità manuale si può facilmente staccare da un documento ed appiccicare su un altro. Il meglio è nemico del bene fu insomma la filosofia vincente (non priva peraltro di un suo fondamento, ci mancherebbe).

Alcune Autorità oggi emettono comunque Apostille con firma digitale. Il problema in sede di verifica è che, mancando un sistema centralizzato, l’Ente Certificatore non è necessariamente noto al verificante, per il quale è quindi difficile maturare certezze. Un parallelo nostrano. Circolano normalmente documenti emessi da Amministrazioni Comunali con firma digitale basata su certificati del noto provider italiano Aruba. In casi del genere, ricordiamo, è Aruba, ed Aruba soltanto, a garantire che il documento X viene dal Comune Y. Per un destinatario UE non è un problema, visto che Aruba è ovviamente nella lista dei Trusted Providers dell’Unione (https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/IT), ma un destinatario extra UE alle prese con un’ipotetica Apostille elettronica italiana basata su un certificato Aruba non resterebbe forse altrettanto convinto. Potrebbe anzi essere indotto a chiedersi seriamente che c’entri il minuscolo Stato caraibico.

Altre Autorità hanno invece adottato altre forme, le più svariate, di Apostille semplificata, o comunque diversa dall’archetipo del 1961; talora (ma non sempre) vi è la semplice riproduzione di una firma. Su appositi siti è però accessibile il registro delle Apostille così emesse; l’elenco è attualmente qui: https://assets.hcch.net/docs/b697a1f1-13be-47a0-ab7e-96fcb750ed29.pdf. Digitando i dati dell’Apostille otteniamo online la conferma della genuinità dell’Apostille e, secondo i casi, elementi addizionali, come data del documento e nome del notaio. Talvolta l’Autorità pone addirittura a disposizione sul sito una scansione integrale del documento come presentato all’Apostille, il che aggiunge sicurezza.

E veniamo al punto: che deve fare il notaio italiano? Sotto il profilo formale, essendo ormai diritto internazionale vivente quella che chiamerei Dottrina Bernasconi, nulla dovrà temere in sede disciplinare il notaio che utilizzi un documento apostillato secondo la procedura in uso nel paese di provenienza (accertata tramite HCCH), per quanto distante possa apparire dalle modalità che più ci sono familiari: locus regit actum. Ovvia precauzione conservare traccia delle ispezioni effettuate.

Sul piano sostanziale, se siamo perplessi sulla genuinità di un documento, non ci resta che promuovere una verifica sul posto. Se il Paese di provenienza aderisce all’UINL, i notariati locali si rendono generalmente disponibili (via CNN) a confortare il collega italiano, qualora vi siano motivate ragioni di dubbio. Negli altri casi possiamo contattare l’Autorità emittente per ragguagli: molti dettagli, compresi quasi sempre i numeri di telefono, si trovano alla pagina https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41. L’Autorità è tenuta a rispondere, ai sensi dell’Articolo 7 della Convenzione dell’Aja del 1961.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

 

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