Anche gli studi notarili hanno le loro startup. Il caso classico è rappresentato dal giovane Notaio, fresco di prima nomina, che deve attrezzarsi per prendere possesso della sede assegnata.
Altre casistiche possono essere rappresentate dal Notaio che cambia volontariamente sede o città chiedendo un trasferimento, per motivi personali oppure confidando che l’area adita sia più florida rispetto alla precedente. Un altro caso sempre più frequente è quello di Notai che decidono di collaborare assieme fondando uno studio associato e che quindi devono far convergere le loro strutture in un’unica e più complessa organizzazione.
Quasi sempre, a meno che non si trovi a sostituire un unico collega in una zona piuttosto isolata, il Notaio startupper si troverà a competere con altri colleghi. Pensiamo al Notaio che apre un nuovo studio in una grande città come Milano, dove ci sono già centinaia di studi, tutti molto ben avviati.
Un primo dilemma nell’affrontare la questione è se iniziare presso altro studio collaborando con un collega già presente sul territorio o iniziare da soli.
Altro dilemma sarà quello di scegliere se nell’affrontare la nuova apertura si vorrà andare da soli o creare uno studio associato.
Occorre innanzitutto organizzarsi molto bene in termini logistici.
Trovare un ufficio, scegliere la forma di acquisizione, ristrutturarlo, arredarlo, ottenere gli allacciamenti alle utilities, ai telefoni e a internet. L’ufficio non potrà essere uno qualsiasi. Dovremo scegliere con attenzione la location, e inoltre la struttura interna dovrà essere adatta all’attività notarile: non potremo certo tenere gli originali degli atti nel sottoscala. Il passaggio successivo è di solito quello di selezionare e reclutare del personale, almeno una persona per la segreteria. Difficilissimo trovarne, e ancora più difficile trovare persone volenterose e preparate. Si procede poi a scegliere il software e l’infrastruttura tecnologica, dovendo anche decidere se comprarla o prenderla in affitto. E no, i software non sono tutti uguali e l’assistenza fa davvero la differenza.
Ma l’aspetto più importante (oggi poco curato) sarà quello di far sapere al mondo che lo studio esiste, e possibilmente attirare l’attenzione dei clienti e degli intermediari (banche, agenzie immobiliari, ediltecnici, commercialisti, avvocati, ecc…) differenziandosi in qualche modo dagli altri studi. Il tutto dovrà essere realizzato nel pieno rispetto della deontologia professionale.
Occorre partire dal business canvas, un documento di sintesi che descrive visivamente in una sola pagina e aiuta a validare l’”idea di business” dello studio. Il canvas spiega la proposizione di valore dello studio, cioè il perché qualcuno dovrebbe avvalersene e quali vantaggi ne ritrarrebbe. Sempre il canvas descrive a quali particolari nicchie di clienti lo studio cercherà di rivolgersi, come sarà organizzato il servizio e cosa ci si attende di ottenere anche a livello economico.
Una volta validata l’idea di business, scendendo nei dettagli, dal canvas si va ad elaborare un vero e proprio “piano industriale” dello studio notarile. Sarà importante ad esempio studiare il posizionamento dello studio inteso come livello di offerta e modo di presentarsi al pubblico. Ad esempio nell’area geografica di riferimento potrebbe esserci una rilevante comunità straniera che non viene servita e di conseguenza potrebbe essere interessante rendere disponibile un assistente notarile madrelingua e un sito web opportunamente tradotto.
Il business plan dello studio notarile comprenderà innanzitutto una descrizione del mercato di riferimento e dei principali competitor, la descrizione della strategia che il nuovo studio vorrà adottare. Ebbene si, nonostante l’obbligo di ministero, lo studio notarile ha un certo margine di manovra nello scegliere che clienti servire e in che prestazioni specializzarsi. Il plan è accompagnato da un budget economico e finanziario di solito triennale o quinquennale che metterà in evidenza gli obiettivi desiderati anche in termini di costi, spese, utili e incassi.
In questo modo i notai promotori della nuova startup saranno in grado di valutare l’investimento da fare (o il debito in banca…) e i ritorni attesi.
Il business plan dovrebbe comprendere anche un piano di progetto, cioè un elenco dettagliato con tempi, costi e responsabilità delle attività da fare prima, durante e dopo l’inaugurazione del nuovo studio. È molto importante utilizzare delle checklist perché la quantità di cose da fare quando si avvia uno studio è davvero soverchiante, e c’è il concreto rischio di dimenticare qualcosa. Inoltre, i primi passi dello studio sono molto importanti perché influenzano in modo molto rilevante quelli successivi. Ad esempio se si sceglie male il primo assistente notarile, tutto lo studio crescerà “storto” perché l’assistente “sbagliato” influenzerà anche tutti i successivi assunti.
Il piano sarà utilissimo per seguire lo stato di avanzamento del progetto e poter operare quanto prima i necessari correttivi in caso di scostamenti.
Come si è potuto constatare, l’avvio di un nuovo studio notarile richiede molto tempo e pazienza, e l’utilizzo degli strumenti indicati permette di ottimizzare e razionalizzare questa fase così importante.
Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network