Mese: Dicembre 2022

Si va al rogito tra pochi giorni, e la copia autentica di procura (od il Certificato di Destinazione Urbanistica) che il Cliente ha fornito reca una firma digitale basata su un certificato ad oggi scaduto. Inutilizzabile, quindi: L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione (CAD, articolo 24, comma 4bis). Se ne domandi al notaio (o al Comune) un nuovo esemplare.

Di rado i Clienti si rassegnano. Uno dei miei si produsse anzi in un diversivo degno di von Clausewitz: e se il notaio fosse morto? Scongiuri a parte, l’Archivio Notarile può emettere una nuova copia; digitale, se occorre. Ricorre più spesso un’altra obiezione: ma allora a cosa serve la verifica alla data? Quell’opzione che consente di eseguire una verifica della validità della firma ad una data manualmente introdotta dall’utente.                                                                                            

Scartiamo subito, in quanto inficiata da clamorosa circolarità logica, l’illusione secondo la quale, se la copia (o il certificato) reca la data del 16 febbraio 2022, si può fare una verifica a quella data. Non possiamo trarre dal documento da verificare elementi decisivi per la verifica stessa.

S’immagini invece che la procura del nostro esempio pervenga al notaio, qualunque sia il mezzo, prima della scadenza del certificato. Ritengo la si possa usare anche dopo la scadenza, in quanto il notaio è sicuro dell’anteriorità del documento rispetto alla scadenza stessa. A mia personale opinione il notaio può infatti basarsi su una simile certezza soggettiva, lasciando analitica traccia (mi è capitato di scriverne direttamente in atto) delle circostanze che lo conducono ad usare un documento scaduto. Ovviamente preferibile la prova oggettiva garantita dalla marcatura temporale (o timestamping), che sul sistema notarile è operazione facile come la firma; è di certo una buona idea apporre un bel timestamping su ogni documento in arrivo, se d’impiego non immediato. Un equivalente è l’immissione in un sistema di conservazione a norma.

Beninteso: se in sede di verifica alla data emerge che prima della data di riferimento il certificato è stato espressamente revocato (eventualità eccezionale, ben diversa dalla fisiologica scadenza) il documento è comunque inutilizzabile. E se il software di verifica avvisa di non poter controllare se vi sia stata una revoca (può capitare: sono technicalities legate all’implementazione dei protocolli che all’uopo si impiegano, noti come CRL ed OCSP) il documento, nel dubbio, va egualmente scartato.

Per l’ennesima volta non si può però sfuggire alle domande che da decenni ci accompagnano: perché mai ci poniamo con i documenti digitali tutti questi problemi, che non ci sfiorano quando abbiamo a che fare con la carta? Perché mai la scadenza del certificato travolge la validità di documenti anteriori?

I documenti cartacei posseggono caratteristiche che nei secoli abbiamo imparato ad impiegare a fini di sicurezza. A cominciare dalla carta stessa, naturalmente, ma anche inchiostri, sigilli, timbri, buste, modalità di spedizione e recapito. Tutto ciò manca nel documento firmato digitalmente, la cui genuinità è appesa ad un unico elemento matematico: la firma, appunto. Sin dagli albori della firma digitale si teme che nuove tecnologie possano in qualche modo scoprire la chiave segreta, quella celata nella nostra smart card, consentendo ad un impostore di produrre documenti che possiamo anche definire falsi, se vogliamo, ma assolutamente indistinguibili da quelli genuini in quanto prodotti col giusto procedimento matematico, anche se avviato dalle mani sbagliate. Meglio attribuire una scadenza ai documenti basati su meccanismi crittografici suscettibili di essere sconfitti, e quindi potenzialmente inaffidabili sul medio termine.

Sono discorsi che si fanno però da oltre vent’anni, e la tecnologia killer ancora non s’è vista. Non sarà venuto il momento di rilassarsi un poco?                                                                                          

Direi di no. Tutto fa pensare che l’assassino sia già tra noi: è la tecnologia quantistica. Se ne parla diffusamente da diverso tempo, ma prendo a prestito dall’Università russa di Novosibirsk il sintetico claim con cui promuove un master in argomento: Quantum computing challenges existing cryptography methods. La sfida non tranquillizza; la geografia non aiuta. Se volete la mia opinione, non abbasserei la guardia.   

Ugo Bechini, notaio in Genova, torna con queste righe su un argomento che frequenta da oltre vent’anni ormai: Contiene atto notarile, per la scadenza vedere sul tappo, è infatti apparso su Federnotizie nel maggio 2001, e si ispirava largamente al volume del notaio Raimondo Zagami,
Firma digitale e sicurezza giuridica, apparso l’anno precedente per i tipi di CEDAM. Sul tema il più recente Studio CNN 1-2017/DI, Il documento
digitale nel tempo, a firma dei notai Sabrina Chibbaro, Michele Manente ed Eugenio Stucchi.

Ugo Bechini, Notaio in Genova

Negli ultimi anni il modo di esercitare la professione notarile è profondamente mutato: oltre alla capacità di proporre soluzioni valide sul piano tecnico giuridico, è diventato ormai un imperativo saper adeguare modalità e strumenti di relazione e di interazione con una clientela che, sul punto, pretende molto di più di quanto si aspettasse in un passato nemmeno poi così lontano. Da questo punto di vista, il sito web dello studio porta con sé tutta una serie di opportunità ma anche di insidie che il Notaio deve saper governare. Naturalmente anche la comunicazione web, come tutta la comunicazione dello studio notarile, è assoggettata al rispetto della deontologia professionale.

Un’adeguata presenza sul web può garantire visibilità ad una generalità di potenziali clienti e quindi rappresenta probabilmente oggi il principale alleato nella comunicazione esterna della professione notarile. Ma l’obiettivo si raggiunge solo se lo strumento viene gestito con consapevolezza e con cognizione di causa. E la cosa non è poi così scontata come può sembrare. Capita, infatti, di imbattersi spesso in siti web standardizzati, assolutamente inadeguati o non aggiornati in termini di contenuti e di stile espositivo. Ancora non di rado si rinvengono siti approssimativi, che non rispecchiano l’identità dello studio, scarni di informazioni utili all’utente e insufficienti in termini di possibilità di interazione con lo studio, che è invece ciò che il cliente si attende.

Il sito web dello studio è allora insieme una chance e una trappola. Tutto dipende dalla visione, dalle risorse economiche, dall’impegno e dal tempo che il Notaio decide di mettere in campo.

A seconda del tipo d’investimento che si è disposti a fare, non solo in termini di progettazione ed implementazione,  ma soprattutto in termini di manutenzione e aggiornamento, il sito web può assolvere a diverse funzioni: può fungere da semplice vetrina, attraverso la quale lo studio si limita a statuire la propria esistenza nell’ambito del mondo virtuale, ma può anche diventare uno strumento di differenziazione  rispetto ai propri competitor, laddove si introducano significativi elementi di innovazione nella modalità di relazione e interazione con il cliente.

Ad esempio, accedendo ad una sezione riservata del sito, il cliente o l’agenzia immobiliare potrebbe da un lato essere parte ancora più attiva e proattiva del processo di realizzazione della prestazione professionale, conferendo ordinatamente e tempestivamente documenti, dati, informazioni. D’altro lato, il cliente acquisirebbe libero accesso alla sua pratica, potendo così esaminare i suoi documenti o scaricarne copia, in qualsiasi momento e da qualunque luogo si trovi. Con evidente beneficio per tutti: per lo studio notarile che può rendere più efficienti i processi di lavorazione della pratica, e per il cliente può reperire ciò che gli occorre in tempo reale.

Un ulteriore valore aggiunto può essere rappresentato dalla disponibilità di una serie di informazioni volte all’approfondimento di alcune tematiche ritenute utili per il target di clientela di riferimento dello studio. Si tratta di predisporre materiale tecnico scientifico, meglio se con un taglio divulgativo, che può essere proposte sia in formato di documenti da consultare e/o scaricare, sia – e questo è più interessante – in formato di video o podcast da ascoltare o visualizzare in qualunque momento a mezzo di uno smartphone.

Pur animato da buone intenzioni, lo studio notarile però non riesce sempre a trarre giovamento dal sito web che ha magari faticosamente messo a punto. Le cause principali che rendono un sito web poco frequentato e delle quali è opportuno tenere conto sono normalmente:

• L’autoreferenzialità dei contenuti (il CV del Notaio, il parco collaboratori, l’elenco delle prestazioni erogate interessano poco al potenziale cliente)
• La scarsità d’informazioni realmente utili per il potenziale cliente, che dovrebbero già costituire l’assaggio dell’approccio e della qualità professionale di quel particolare studio notarile
• Un non curato posizionamento nei motori di ricerca,
• La staticità ovvero il mancato continuo aggiornamento dei contenuti,
• La scarsa attualità e personalità del layout grafico,
• La poca linearità nella logica di navigazione,
• La lentezza o la difficoltà di navigazione,
• La mancanza di possibilità d’interazione con i visitatori

Per ovviare a questi problemi, è quanto mai opportuno affidarsi a esperti del settore. Succede, infatti, molto di frequente che il professionista aspiri ad avere un proprio sito e ambisca, come per altri aspetti organizzativi di studio, al fai da te e che poi non riesca a dedicargli il tempo necessario, rimandando tutta una serie di aspetti per mesi se non per anni e così il sito dello studio rimane statico se non incompiuto. E’ preferibile quindi ricorrere a figure professionali in grado di gestire tutti gli aspetti che riguardano la progettazione e la messa in funzione del sito web. Più specificatamente, lo studio dovrebbe affidarsi ad un web master per la progettazione, lo sviluppo e la manutenzione del sito (un po’ come se fosse l’ingegnere per una costruzione), il web designer per la messa a punto dello stile e della grafica (l’arredatore d’interni, per mantenere la metafora) e, soprattutto, avvalersi dell’assistenza continuativa di un seo specialist per garantire un buon posizionamento del sito nei motori di ricerca (un sito favoloso ma poco visibile è inutile). Per gli studi di nuova generazione o che intendono fare un ulteriore salto nel mondo del web, vale la pena considerare l’idea di affidarsi ad un social strategist per dare visibilità al sito anche sui social network più importanti, quali Facebook, LinkedIn, Twitter, Youtube.

Qualunque sia la scelta strategica che lo studio notarile intende operare, è importante costruire un sito ad hoc, coordinato con gli altri elementi che caratterizzano lo studio e in linea con l’immagine che lo studio vuole dare di sé, coerentemente che con altri strumenti di comunicazione di cui lo studio si avvale.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant  e Anna Lisa Copetto, Consulente di direzione presso Intuitus Network

Gli studi notarili sono tipicamente organizzati in due modelli fondamentali. Il modello basato su assistenti generalisti e il modello basato sugli specialisti.

Nel modello basato su assistenti generalisti, a ciascun assistente viene assegnato un certo numero di pratiche e l’assistente le segue in tutte le fasi. Dal colloquio, alla raccolta della documentazione, alla collazione della bozza, alla relazione con il notaio prima durante e dopo la stipula. Il generalista si occupa anche della messa a repertorio, del Modello Unico Notarile, della domanda tavolare (ove dovuta) e degli altri adempimenti successivi alla stipula.

Nel modello basato su assistenti specialisti, ciascun assistente si occupa invece di una parte del processo di erogazione della prestazione notarile, per tutte le pratiche dello studio. E così abbiamo assistenti specializzati nei colloqui e nella stesura degli atti, spesso addirittura divisi tra immobiliaristi e societari ed assistenti specializzati nelle fasi successive come repertorio, adempimenti successivi. Quasi sempre la funzione di fatturazione e amministrazione è affidata ad una persona specializzata, la quale talvolta assolve anche al compito di formulare i preventivi e di predisporre i conteggi delle imposte.

Storicamente il modello più diffuso è quello degli specialisti. Uno studio notarile che si sviluppa da zero ha da subito bisogno di un addetto al repertorio, agli adempimenti e alla fatturazione. Sono incombenze di cui la maggior parte dei Notai non si occupano. Solo quando lo studio raggiunge una soglia critica di atti da elaborare ci si dota di assistenti con maggiori competenze giuridiche e relazionali che possano dare una mano al Notaio a predisporre gli atti più semplici e a gestire i primi contatti con la clientela.

Il punto di svolta nella forma organizzativa dello studio notarile è avvenuto con l’informatizzazione degli adempimenti, e più in particolare con l’avvento del Modello Unico Notarile. Essendo i dati utili al modello unico nella disponibilità del soggetto che ha predisposto la bozza, ed essendo il recupero dei dati ai fini dell’adempimento guidato dal computer, l’economia derivante dalla conoscenza dell’atto e del suo contesto da parte del generalista tende a superare il rischio di errori che meritava una seconda lettura a freddo da parte dello specialista.

La scelta di avere assistenti generalisti o specialisti crea quindi due strutture organizzative molto diverse tra loro, quella di uno studio verticale, con tanti “piccoli notai” in batteria rispetto ad una struttura orizzontale, più simile ad una “catena di montaggio” di fordiana memoria.

La struttura orizzontale consente una elevata specializzazione e quindi una grande velocità e precisione nell’esecuzione dei compiti assegnati. Talvolta una prolungata permanenza in una mansione ripetitiva può indurre demotivazione o financo burnout.   

La struttura orizzontale ha anche il difetto che talvolta gli atti si perdono nei meandri dello studio perché non c’è un process owner che sia responsabile dell’atto dall’inizio alla fine. La struttura verticale può indurre a maggiore superficialità nelle soluzioni. Tuttavia, è più flessibile e meglio si adatta alle stagionalità, ai picchi di lavoro, alle assenze improvvise, alle sostituzioni di maternità.

La struttura verticale richiede però di trovare e selezionare individui con una cultura di base più ampia, una maggiore capacità relazionale e di apprendimento, e un investimento formativo, addestrativo e di ritenzione dei talenti molto maggiore da parte dello studio notarile. Soprattutto in fase iniziale.

Spesso mi viene posta la domanda di quale sia la forma migliore per uno studio notarile.

Orizzontale o verticale? Non abbiamo dati conclusivi in merito. Quello che si può affermare è che se uno studio è ben organizzato e le persone sono motivate e produttive non ci sono grandi differenze in termini di produttività, finché tutto funziona. I problemi sorgono quando viene a mancare una o più persone dotate di professionalità rare come addetti al repertorio, agli adempimenti, alla tassazione, ai rapporti con gli enti preposti alla sorveglianza. In questi casi la superiorità del modello verticale risalta immediatamente all’occhio.  

Molti Notai sognano quindi di trasformare uno studio di specialisti in uno studio di generalisti. Questa è una grossa sfida perché non sempre lo specialista è in grado di svolgere ulteriori compiti, magari più difficili sul piano tecnico come un esperto di adempimenti che dopo vent’anni di menage deve apprendere l’arte della stesura.

In altri casi accade il contrario, cioè si finisce con l’aggiungere compiti più noiosi e di precisione che rallentano e disturbano come quando un addetto alla stesura si ritrova a svolgere un adempimento informatico, che spesso vive come un bastone tra le ruote rispetto alla situazione precedente.

La presenza di operatori generalisti che si dividono tra la relazione col cliente e il lavoro di back office impedisce la concentrazione e spinge di solito lo studio a immaginare dei momenti in cui il generalista possa esimersi dai colloqui, dalle mail e dalle telefonate per poter svolgere i compiti che richiedono uno straniamento come la stesura vera e propria o l’esame e lo studio di situazioni particolari.

In ogni caso un’eventuale operazione di job enlargement andrebbe lungamente preparata e gestita con il singolo collaboratore perché dal punto di vista psicologico l’allargamento delle mansioni induce la sensazione di dispersione, perdita di tempo, e di disorientamento degli addetti creando stress e demotivazione.

Michele D’Agnolo, Executive Consultant – Intuitus Network

 A pochi mesi della scadenza del termine di applicazione dell’art. 106, secondo comma, D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020, che ha rivoluzionato il modo di tenere le assemblee in funzione di una situazione pandemica particolarmente complicata, occorre chiedersi quale sarà il futuro delle assemblee da remoto e quale sarà l’atteggiamento del notariato in merito.

Con l’inizio della pandemia e del c.d. periodo emergenziale si è manifestata l’esigenza di evitare, da un lato, gli assembramenti con il consequenziale aumento di contagi e dall’altro lo stallo societario. In questa circostanza il Notariato ha dimostrato di essere al servizio delle esigenze della collettività in modo dinamico e moderno aprendo la possibilità che le assemblee delle società e degli altri enti associativi potessero svolgersi a distanza.

Partendo dal dettato normativo dell’art. 2370, comma quarto, c.c., entrato in vigore tempo prima del periodo emergenziale, che consentiva allo statuto della società per azioni di consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione e l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, il Consiglio Notarile di Milano ha approvato, prima ancora dell’entrata in vigore del D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020 (c.d. “Cura Italia”), la Massima 187 che ha sicuramente fatto molto discutere ma ha anche dato una risposta dinamica e rivoluzionaria ad una situazione senza precedenti.

La massima consentiva – ove consentito dallo statuto o dalla vigente disciplina – l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione della totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, a condizione che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione si trovassero il segretario verbalizzante o il notaio. Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi, secondo il Consiglio notarile milanese, di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse, pertanto, non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere un verbale postumo senza parti, con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.

Poco dopo l’uscita della Massima 187, sempre per far fronte al periodo emergenziale, è entrato in vigore il D.L. 18/2020, convertito in L. 27/2020, che, all’art. 106, secondo comma, ha recepito i medesimi principi della Massima e ha dato la possibilità – anche in deroga a quanto previsto dallo statuto sociale – che gli avvisi di convocazione delle  assemblee  ordinarie  o straordinarie delle società di capitali, delle società cooperative e delle mutue  assicuratrici consentissero l’espressione  del  voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea anche esclusivamente  mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che venisse  garantita l’identificazione  dei  partecipanti,  la   loro   partecipazione e l’esercizio del diritto di voto e senza in ogni caso la necessità  che si trovino nel  medesimo  luogo,  ove  previsto dallo statuto,  il  presidente,  il segretario o il notaio.

Il termine di applicazione della suddetta disposizione, originariamente fissato al 31 luglio 2021, è stato posticipato più volte fino all’ultimo posticipo al 31 luglio 2022 per cui occorre domandarsi oggi se, scaduto tale termine, le assemblee possano continuare a tenersi esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione o meno.

Sul punto si registrano opinioni discordanti.

Alcuni autori, interpretando in modo letterale l’art. 2366 c.c. che impone di indicare nell’avviso di convocazione il luogo di svolgimento dell’assemblea, l’art. 2370 c.c. che consente un intervento a distanza, ma in presenza anche di una riunione fisica e l’art. 2363 c.c. che impone di convocare l’assemblea nel comune del luogo ove ha sede la società, sostengono che vi sia nell’ordinamento un vero e proprio divieto di svolgimento delle riunioni esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione. Alla base di questa interpretazione c’è anche un forte timore di discriminazione dei soci dettata dal fatto che non tutti hanno le competenze e gli strumenti necessari per usufruire di queste modalità tecnologiche.

Di diverso avviso il più innovativo Consiglio notarile di Milano con la Massima 200 secondo cui sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione.

La massima in esame si concentra quindi sulla possibilità che la clausola statutaria, oltre a consentire genericamente l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, preveda espressamente che l’organo amministrativo abbia la facoltà, in sede di convocazione, di prevedere che l’intervento possa avvenire esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.

Occorre chiarire che dette norme procedimentali sono finalizzate a garantire un efficiente svolgimento dei lavori collegiali e sono quindi applicabili, come conseguenza logica, anche per le riunioni degli altri organi sociali anche in mancanza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocarlo solo mediante mezzi di telecomunicazione.

Questa massima, che si inserisce in un filone interpretativo che ha da tempo caldeggiato la tenuta mediante mezzi di telecomunicazione delle assemblee, nella sostanza consente di continuare ad utilizzare la modalità da remoto anche una volta terminato il periodo emergenziale, comportando – tra l’altro – una notevole riduzione dei tempi e dei costi per le imprese e consentendo a ciascun soggetto interessato di poter partecipare personalmente invece che a mezzo di delegati.

Sicuramente questa impostazione sarà unanimemente condivisa ma è importante ricordarsi delle parole pronunciate all’ultimo Congresso Nazionale del Notariato da parte del Ministro della Giustizia Marta Cartabia: “Ma proprio sulla pandemia vorrei fare una piccola riflessione. Anche in quella situazione, soprattutto nei momenti più drammatici, più bui, più chiusi di tutta la fase della pandemia voi notai avete rispettato il vostro dovere con dignità e onore, come dice la Costituzione, anche quando continuare a prestare il vostro servizio ha richiesto una grande abnegazione. Io ho apprezzato profondamente la flessibilità del notariato che, ancor prima degli interventi di emergenza, ha saputo reinventarsi, aprendo per esempio alla possibilità di organizzare le assemblee a distanza per le società di capitali e altri enti associativi. Un esempio della capacità di essere al servizio delle esigenze della collettività in modo assolutamente dinamico, moderno e sempre all’avanguardia.”.

Veronica Ferraro, Notaio in Torino.